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調(diào)閱人事檔案申請單
一、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》(附表3)，并經(jīng)相應核準人核準后方可調(diào)閱。
二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。(保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》)。
三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。
四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。
五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。
七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應按調(diào)檔程序重新辦理。檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄，是實現(xiàn)決策科學化的重要依據(jù)。為使各部門認真做好檔案管理工作，特制定本方法。一、檔案范圍：公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。其中，文件包括：規(guī)劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。二、檔案分類及編號：1、檔案按其內(nèi)容及關聯(lián)部門可分為六大類：(1)行政類(2)財務類(3)人事類(4)業(yè)務類(5)工程類(6)拓展類2、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三條第二款。3、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。歸檔后須填寫《檔案管理登記表》。三、機要檔案：1、機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。2、劃分標準：絕密檔案包括：公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在30萬元以上的重大合同。機密檔案包括：(1)財務資料;(2)公司重要會議紀要;(3)公司經(jīng)營情況;(4)人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;(5)技術(shù)資料;(6)金額在5萬-30萬元的合同。秘密檔案包括：(1)重要項目資料;(2)項目合同協(xié)議。四、檔案裝訂：1、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。2、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。五、保存期限：檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：1、永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要;(4)公司證照;(5)各級批文;(6)印鑒;(7)公司年度經(jīng)營計劃;(8)公司年度經(jīng)營總結(jié);(9)年度財務報表;(10)技術(shù)資料;(11)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(12)人事資料;(13)大型活動圖片、音像資料;(14)其他核定須永久保存的文書。2、十年保存：(1)會計憑證;(2)其他經(jīng)核定須十年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行)3、五年保存：(1)期滿或解除的合同協(xié)議;(2)完結(jié)后的項目方案;(3)其他經(jīng)核定須保存五年的文書。4、一年保存：(1)部門工作計劃及工作總結(jié);(2)完結(jié)后的部門請求報告;(3)完結(jié)后無長期保存必要文書。5、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。六、保管部門：1、財務專項機要檔案由財務部負責保管。2、人事專項機要檔案由總經(jīng)辦負責保管。3、股東會、董事會等資料由總經(jīng)辦負責保管。
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