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個(gè)人人事檔案的作用
人事檔案的作用
2012-05-24
問：我已離開某企業(yè)多年，但由于某種原因，該企業(yè)一直扣住我的個(gè)人檔案不放。我想請(qǐng)問一下，個(gè)人檔案對(duì)一個(gè)勞動(dòng)者來說，現(xiàn)在還有沒有用?
答：個(gè)人檔案現(xiàn)在還是比較重要的，隨便想來，它至少有這么幾個(gè)用途：
⑴絕大多數(shù)單位在接收你時(shí)，會(huì)要求調(diào)你的檔案;
⑵結(jié)婚開證明時(shí)，你要到檔案存放處去開;
⑶出國(guó)政審時(shí)要用到檔案;
⑷退休時(shí)要用檔案。
問：我們公司既有本地人，也有外地人。并且都要求要調(diào)檔案。本地人的檔案調(diào)起來還容易點(diǎn)，外地人的檔案有時(shí)要用幾個(gè)月的時(shí)間才能調(diào)過來。我也發(fā)現(xiàn)有許多公司甚至連本地員工的檔案也不要求調(diào)入。請(qǐng)問，調(diào)入員工檔案到底對(duì)公司有什么意義?如果我們不調(diào)入外地人員的檔案可以嗎?政府是否有明文規(guī)定，用人單位必須調(diào)動(dòng)職工的檔案呢?
答：一、調(diào)入員工檔案對(duì)公司的主要意義在于：
⑴可以了解和掌握員工的歷史，免得在錄用員工時(shí)，被其表象所蒙蔽。因?yàn)闄n案中記載了員工的主要經(jīng)歷及受到的重大獎(jiǎng)懲;
⑵對(duì)員工本人來說，檔案很重要，公司調(diào)入它有利于約束員工規(guī)矩地工作并按正常程序調(diào)離公司，預(yù)防員工給公司造成損失后不辭而別事件的發(fā)生;
⑶當(dāng)需要為員工對(duì)外開證明時(shí)，經(jīng)常要查閱檔案，以檔案中的記載作為依據(jù);
⑷為員工辦理社會(huì)保險(xiǎn)手續(xù)時(shí)，有時(shí)要用到檔案。
二、外地員工的檔案完全可以不調(diào)入。
三、政府有規(guī)定，用人單位招用本地員工應(yīng)當(dāng)調(diào)入檔案。
“個(gè)人檔案”是一個(gè)人一生生命軌跡的縮寫，是用人單位了解一個(gè)人情況的非常重要的資料，也是一個(gè)人政治生涯中的重要組成部分，絕不可小看和忽視。一個(gè)人只要需要工作、需要生活，就離不開與社會(huì)上一些單位、一些部門、打交道，建立起個(gè)人檔案既是工作的需要，也是社會(huì)的需要，更是一個(gè)人在社會(huì)上工作和生活的需要，這是單位或企業(yè)了解一個(gè)人的重要手段。沒有檔案的人當(dāng)然就不便于單位或企業(yè)了解你，對(duì)個(gè)人是肯定不利的。存放和保管好當(dāng)然是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。至于怎樣保管、在哪里保管?一般應(yīng)在縣(市)團(tuán)級(jí)及以上的人事檔案管理部門，這主要是指國(guó)家行政或事業(yè)單位的在冊(cè)人員等;對(duì)于廣大的農(nóng)村人口一般應(yīng)有鄉(xiāng)鎮(zhèn)戶籍管理部門;對(duì)于企業(yè)單位另有規(guī)定，一般應(yīng)在他的所屬上級(jí)行管單位。對(duì)于目前大量的流動(dòng)人口則另有規(guī)定，詳見以下內(nèi)容：
流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定
第一章 總則
第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案的管理，維護(hù) 人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，完善人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體 系，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》 、《干部檔案工作條例》及有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱流動(dòng)人員人事檔案是指：
(一)辭職或被辭退的機(jī)關(guān)工作人員、企事業(yè)單位專 業(yè)技術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
(二)與用人單位解除勞動(dòng)合同或聘用合同的專業(yè)技 術(shù)人員和管理人員的人事檔案;
(三)待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;
(四)自費(fèi)出國(guó)留學(xué)人員的人事檔案;
(五)外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營(yíng)科 技企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)等非國(guó)有企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和管 理人員的人事檔案;
(六)外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案;
(七)其它流動(dòng)人員的人事檔案。
第三條 流動(dòng)人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一，歸口 管理”的原則，接受同級(jí)黨委組織部門、政府人事行政部 門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章 流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)
第四條 流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上(含縣) 黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī) 構(gòu)(以下簡(jiǎn)稱人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu))，其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案;嚴(yán)禁個(gè)人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區(qū)流動(dòng)的流動(dòng)人員人事檔案，可由其戶籍所在地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，也可由其現(xiàn)工作單位所 在地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。
第六條 尚未建立人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)的地區(qū)，流動(dòng)人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。
第七條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做 好與流動(dòng)人員人事檔案管理有關(guān)的流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔 案工資記載、出國(guó)(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的 職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作。
第三章流動(dòng)人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第八條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)憑符合國(guó)家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動(dòng)的有效文書，向流動(dòng)人員原單位開具調(diào)檔函，原 單位接到調(diào)檔函十五天內(nèi)，將流動(dòng)人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn) 遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。轉(zhuǎn)遞的流動(dòng)人員人事檔 案必須完整齊全，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動(dòng)服 務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)審核無誤后，及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原 單位。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來的檔案材料不齊全或不 清楚的，應(yīng)要求原單位補(bǔ)齊或查清楚。
第九條 流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞，應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶。對(duì)流動(dòng)人員 本人自帶的人事檔案，人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)不得接收。
第十條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)接管流動(dòng)人員人事檔案，須由流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動(dòng) 服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同 書，合同書須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容。
第十一條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)，與機(jī)關(guān) 、國(guó)有企事業(yè)單位開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)具有相同效力。機(jī)關(guān)、 國(guó)有企事業(yè)單位必須憑人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù) ，方可接收流動(dòng)人員人事檔案。
第四章 流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)與流動(dòng)人員及其現(xiàn)所在工作單位的聯(lián)系，做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作 ，不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容。收集的材料，必須 經(jīng)過認(rèn)真的鑒別。需經(jīng)單位蓋章或本人簽字的，簽字蓋章 后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照干部檔案整理工作的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好流動(dòng)人員檔案材料的整理工作。在 整理檔案過程中，要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi) 容，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動(dòng)人員人事檔案 材料。
第十四條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《干部檔案工作條例》中的有關(guān)規(guī)定，建立健全流動(dòng)人員人事檔案查閱、借 閱工作制度和注意事項(xiàng)。
(一)查閱流動(dòng)人員人事檔案應(yīng)辦理審批手續(xù)。查閱單位應(yīng)申明查閱理由，管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提 供的檔案材料。
(二)查閱單位應(yīng)派中共-黨員到人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)查閱流動(dòng)人員人事檔案。對(duì)不符合規(guī)定條件的，人才流動(dòng)服 務(wù)機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關(guān)情 況。
(三)人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員和涉及國(guó)家秘密的流動(dòng)人員人事檔案要嚴(yán)格保管，嚴(yán)格查閱手續(xù)。
(四)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露 或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
第五章 流動(dòng)人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)具備管理流動(dòng)人員人事檔案的物質(zhì)條件，建立堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫(kù)房 ，配備鐵質(zhì)的檔案柜;經(jīng)常檢查庫(kù)房的防火、防潮、防蛀 、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施;檔案庫(kù)房、閱 檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。要不斷研究和改進(jìn)檔 案的保管方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第十六條 建立健全流動(dòng)人員人事檔案管理的內(nèi)部規(guī)章制度，加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案工作的政策研究和理論研究 ，實(shí)行目標(biāo)管理，不斷提高流動(dòng)人員人事檔案管理的效率 和質(zhì)量。
第十七條 流動(dòng)人員人事檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。檔案管理人員必須是黨性強(qiáng)、作風(fēng)正、忠于職守、具有一定的 檔案管理專業(yè)知識(shí)的共-產(chǎn)-黨員。
第六章 監(jiān)督與處罰
第十八條 對(duì)違反本規(guī)定有下列情形的，由黨委組織部門和政府人事行政部門會(huì)同有關(guān)部門進(jìn)行處理：
(一)擅自管理流動(dòng)人員人事檔案的單位或個(gè)人;
(二)擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的;
(三)擅自向外公布、泄露檔案內(nèi)容的;
(四)在流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作中，出現(xiàn)違反本規(guī)定行為，造成嚴(yán)重 后果的。
對(duì)前款所列情形負(fù)有責(zé)任的單位或直接責(zé)任者，要視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育或黨紀(jì)、政紀(jì)處分;觸犯法律的 ，要依法追究責(zé)任。
第七章 附則
第十九條 人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理流動(dòng)人員人事檔案，應(yīng)本著“服務(wù)為主，適當(dāng)收費(fèi)”的原則，按照有關(guān)規(guī)定收 取服務(wù)費(fèi)，但不得以贏利為目的。
第二十條 各省、自治區(qū)、直轄市可根據(jù)本規(guī)定制定實(shí)施辦法或工作細(xì)
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