企業(yè)人事檔案如何建立

　　人事檔案是企業(yè)人事管理活動中形成的，以個人為單位組合起來，以備考察的文字材料。以下是小編為你整理的企業(yè)人事檔案如何建立，希望能幫到你。

　　企業(yè)人事檔案如何建立

　　人事檔案是企業(yè)人事管理活動中形成的，以個人為單位組合起來，以備考察的文字材料。人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體，歷史、全面、真實地記載和反映著員工個人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。人事檔案包括員工的經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成長歷史，員工在工作調(diào)動、職務(wù)提升、思想品德、業(yè)務(wù)才能所作的鑒定和評價材料;學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;政治歷史情況的審查材料;參加中國共-產(chǎn)-黨、共青團及民-主黨派的材料;各種獎勵、處分材料;錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料(包括工人的招用、勞動合同、調(diào)動、復(fù)員退伍、保險福利待遇等材料)等十多項內(nèi)容。就企業(yè)而言，準確、齊全、完整的員工人事檔案管理管理工作人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施，特別是對專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。就人力資源部門而言，認真審閱接收、收集整理員工人事檔案管理就能為企業(yè)決策者提供準確、齊全、完整情況，為合理配置人力資源提供有力依據(jù)。就企業(yè)員工個人而言，檔案反映的是人生的歷程。是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它真實記錄著每個人在學(xué)習(xí)、工作中的成就及過失。是評價一個人供最基本、最權(quán)威的證明材料，，具有法律效用，實行養(yǎng)老保險社會統(tǒng)籌之后，參加養(yǎng)老保險統(tǒng)籌還須通過人事檔案管理中記載的工齡來確認，因此，人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個相當(dāng)長的時期，無論對單位和個人都有不可替代的作用。

　　目前企業(yè)人事檔案管理工作，還存在不少問題，主要表現(xiàn)在: 隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，工作中心的轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對減少，原來計劃經(jīng)濟用人單位招人時遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路，在人才流動頻繁的今天被逐漸打破，許多單位用人不再審檔，認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，特別是私營民營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位，懷著一種要不要人事檔案管理無所謂的態(tài)度，根本就沒有設(shè)立檔案管理部門。對人事檔案管理的要求有所松動。有些企業(yè)盡管有人事檔案管理部門，但由于負責(zé)管理負責(zé)的是企業(yè)的組織或人事部門，這些部門不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，所以企業(yè)決策者對人事檔案管理工作不十分重視，在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問題:不嚴格執(zhí)行《人事檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成自己的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中存在不嚴格現(xiàn)象;有些企業(yè)因辦公用房緊張，人事檔案管理室一直和辦公室在一起。企業(yè)減員增效，人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他非專業(yè)人員兼管，在人事檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和人事檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案管理材料不能及時歸檔整理，存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動、不及時;有些企業(yè)管檔人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)人事檔案管理“保管員”的角色，對接收到的員工人事檔案，只是在原人事檔案管理袋上直接編號就萬事大吉;這種不規(guī)范的操作導(dǎo)致了人事檔案管理內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案管理工作作用，更談不上為企業(yè)決策者提供第一手資料了了。上述這些對人事檔案管理欠缺的認識和做法，勢必會影響人事檔案管理在人才資源開發(fā)中所起的作用。

　　新時期員人事檔案管理工作的思路及對策什么?企業(yè)究竟如何管理利用好人事檔案，讓它發(fā)揮出應(yīng)有的作用，這是需要探討的問題。筆者認為應(yīng)從以下幾方面入手:

　　1 提高企業(yè)決策者對人事檔案管理工作重要性的認識

　　一是加強宣傳力度，提高企業(yè)決策者對員工人事檔案管理重要性的認識。利用多種渠道向企業(yè)決策者宣傳有關(guān)人事檔案管理的管理知識，要讓企業(yè)決策者充分認識到，人事檔案理是反映員工綜合素質(zhì)的一個重要方面，是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對員工本人進行定位的重要參考，人事檔案管理并不是可有可無的，它對員工今后的.就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。我們經(jīng)常在講要建立企業(yè)完善的企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，這其中中就包含著企業(yè)人事檔案管理的整體管理水平的完善和提高。

　　2 人事檔案管理工作要制度化、標準化、現(xiàn)代化

　　隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，人事制度改革和人員模式改變，也給人事檔案管理的管理模式提出了要求。檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。作為企業(yè)的人力資源管理部門或組織部門，應(yīng)該把當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法與企業(yè)的人事檔案管理工作實際相結(jié)合，形成一套適合企業(yè)人事檔案管理制度化、標準化的管理方法，制定一些列管理制度，如:企業(yè)人事檔案管理管理條例、檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)、人事檔案保管制度的基本內(nèi)容、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、人事檔案管理的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定;人事檔案管理材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作的規(guī)定等，使人事檔案管理的管理制度更加完善、嚴謹和行之有效。通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，保證人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中取得最佳的效益。

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　　企業(yè)人事檔案管理規(guī)定范文篇1

　　一、目的

　　為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

　　二、檔案管理內(nèi)容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關(guān)系，死亡等情形。

　　三、檔案相關(guān)規(guī)定

　　1、基礎(chǔ)管理

　　1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

　　1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二)，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動時(如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等)，應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。

　　1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的`檔案都應(yīng)登記。

　　1.6對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。

　　1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

　　1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

　　2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

　　2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2.4所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

　　2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。

　　3、查、借閱檔案注意事項

　　3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

　　3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

　　4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五)，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。

　　4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

　　人力資源部

　　企業(yè)人事檔案管理規(guī)定范文篇2

　　第一條 為加強和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。

　　第二條 員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責(zé)管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。

　　第三條 員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧有姓�部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。

　　第四條 人事檔案管理員的職責(zé)

　　(一)、保管員工檔案;

　　(二)、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;

　　(三)、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù);

　　(四)、登記員工工作、工資、獎懲情況;

　　(五)、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供員工的情況;

　　(六)、做好員工檔案的安全、保密、保護工作;

　　(七)、定期向檔案室等部門移交檔案;

　　(八)、辦理其它有關(guān)事項。

　　第五條 人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔

　　(一)、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表;

　　(二)、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成長歷史等自傳材料;

　　(三)、本人自我鑒定，組織鑒定材料;對員工的考察、考核、評價材料;

　　(四)、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料;

　　(五)、員工參入黨、團材料;

　　(六)、獎勵(包括科技和業(yè)務(wù))及各種先進事跡材料;

　　(七)、入伍、退伍、辭退職、出國等材料;

　　(八)、處分、取消處分的材料;

　　(九)、任免、工資、職稱等材料;

　　(十)、學(xué)歷和評定的技能等材料;

　　(十一)、其它有較大價值的可供參考的材料。

　　第六條 人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。

　　第七條 人事檔案的收集、保管和銷毀

　　一、調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報到一個月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。

　　二、對員工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。

　　三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的`真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

　　五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并編制銷毀清冊。

　　六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

　　七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。

　　八、檔案應(yīng)分類編號后存放，編號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

　　第八條 人事檔案的利用和傳遞

　　一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。

　　二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應(yīng)由部門出具證明，由人力資源部負責(zé)人批準后方可查閱。

　　三、公司級領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。

　　四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。

　　五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)提交報告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴格履行登記手續(xù)。

　　六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。

　　七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

　　八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個月內(nèi)移交其檔案。

　　九、員工調(diào)動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。

　　十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準郵寄或交本人自帶。

　　十一、對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。

　　第九條 新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計算機內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時，應(yīng)從計算機內(nèi)注銷員工基本檔案情況。

　　第十條 本細則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。

　　第十一條 本管理細則由公司人力資源部負責(zé)解釋。

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