人事檔案的接受流程

我國的人事檔案工作經(jīng)過幾十年的發(fā)展，取得了較大的成就，建立了初具規(guī)模的干部檔案、企業(yè)職工檔案、及學(xué)生檔案的全國檔案工作管理體系。然而，在新時(shí)期，“一紙定命運(yùn)”的傳統(tǒng)人事檔案陷入“可有可無”的尷尬：根據(jù)人事部全國人才流動(dòng)中心及各省人才交流服務(wù)中心的不完全統(tǒng)計(jì)，全國各級(jí)人才流動(dòng)中心為15.4萬個(gè)國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系�？梢�，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的深入，我國的人事勞動(dòng)關(guān)系逐漸從政治關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)關(guān)系，從行政隸屬關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)槠降鹊钠跫s關(guān)系，現(xiàn)有的人事檔案工作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會(huì)的變化和需求。本文立足于人事檔案工作自身，試探性的對(duì)人事檔案管理流程這一基本問題進(jìn)行闡述。

一、現(xiàn)行人事檔案管理流程亟待完善

人事檔案管理流程同紙質(zhì)檔案一樣，同樣分為收集、鑒定、整理(分類)、保管、利用幾個(gè)檔案管理流程，以及特殊的轉(zhuǎn)遞工作。時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，創(chuàng)立了幾十年的傳統(tǒng)人事檔案制度卻仍舊在運(yùn)行，其中的核心——檔案管理流程http://emrowgh.com早已不適應(yīng)國家新的人才戰(zhàn)略和人事改革。

人事檔案材料的收集渠道很廣泛，收集制度如移交制度、索要制度、檢查核對(duì)制度、補(bǔ)充制度等都比較完善，但由于材料的收集涉及多個(gè)部門，在實(shí)踐中也出現(xiàn)了許多缺漏。人事檔案是記述和反映一個(gè)人的自然情況、重要經(jīng)歷、政治情況、業(yè)務(wù)知識(shí)與技能、思想與工作作風(fēng)、工作業(yè)績(jī)等方面的綜合記錄，那么它記錄的材料不論是對(duì)社會(huì)還是對(duì)個(gè)人的人事需求來說應(yīng)該是全面、客觀、真實(shí)的。然而，長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)我國人事檔案的內(nèi)容都是永恒不變的，內(nèi)容陳舊空洞、缺乏新意，種類單一。這些內(nèi)容只能簡(jiǎn)單地反映個(gè)人的生平等基本情況，對(duì)人才選拔、培養(yǎng)、評(píng)定、預(yù)測(cè)等則作用不大，對(duì)社會(huì)極需的信用材料、工作表現(xiàn)材料則根本沒有，因此無法對(duì)當(dāng)事人作出全面的評(píng)價(jià)，也反映不出個(gè)人的專長(zhǎng)與特點(diǎn)。

人事檔案的鑒定是辨別真?zhèn)�、確定人事檔案范圍的重要一關(guān)，它要求判斷材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整�！叭辈牧稀备�源于收集工作的不作為，“假材料”則與鑒定工作的不到位直接相關(guān)。假材料充斥;領(lǐng)導(dǎo)干部隨意改動(dòng)員工檔案;對(duì)形成部門缺乏監(jiān)督，太多暗箱操作，缺乏透明公開;材料收集上來后又缺乏鑒定，“假檔案”便有機(jī)可乘。

人事檔案的分類目前是設(shè)為十類。這種分類，是根據(jù)人事檔案所反映的內(nèi)容和形式特征，分門別類、系統(tǒng)組織與揭示人事檔案材料的一種方法�？捎行╊悇e，如第二類自傳材料、第五類政治歷史審查材料政治性太強(qiáng)，顯然已不適應(yīng)現(xiàn)今民-主化、平民化的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。另外，目前的分類方法的不科學(xué)性和類目設(shè)置的不合理性致使類別內(nèi)容的不平衡。一般來說，第四類學(xué)歷、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)與評(píng)定崗位技能的材料與第九類錄用、任免、出國(處境)、工資、待遇及各種會(huì)議代表的材料是最多的。然而，與當(dāng)今人事工作聯(lián)系甚密的信用材料、聘用合同材料、專業(yè)資格材料等則在分類中沒有相應(yīng)的類目。

人事檔案的保管最大的問題是保管范圍混亂、保管方式陳舊。我國人事檔案的管理體制，是與干部的任免和權(quán)限相一致的，干部和工人由哪一級(jí)任免和招收，檔案就由哪一級(jí)管理。這種由“地位”“身份”來劃分“干部”、“工人”、“學(xué)生”、“軍人”非常地不合適宜，已經(jīng)不能適應(yīng)快節(jié)奏、高效率及職業(yè)角色轉(zhuǎn)換快速的社會(huì)。另外，單就現(xiàn)今人才流動(dòng)的快速性、復(fù)雜性、隨意性老說，這種管理體制就會(huì)引起保管范圍的不確切性，從而引起實(shí)踐上的混亂，導(dǎo)致無頭檔案和棄檔現(xiàn)象的產(chǎn)生。人事檔案的保管方式也還停留在打孔、裝線、切紙等手工操作階段，這種管理方式和手段的落后不言而喻。

對(duì)人事檔案的利用控制過嚴(yán)是檔案人士和社會(huì)公眾的普遍看法。這種控制具體表現(xiàn)在人事檔案查閱的原則和范圍過嚴(yán)過緊，如與人事工作聯(lián)系不大的單位，不得直接查閱人事檔案;對(duì)查閱的要求過于苛刻，如必須是中共-黨員，查檔人員不得查閱本人及親屬的檔案等等;查閱的程序和手續(xù)復(fù)雜，如必須有介紹信、審批表、領(lǐng)導(dǎo)批示簽字蓋章等。

人事檔案的轉(zhuǎn)遞是人事檔案管理流程中的一項(xiàng)非常重要的工作。轉(zhuǎn)遞工作要求及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，可現(xiàn)實(shí)情況卻背道而馳。單位扣押人事檔案的情況比比皆是;轉(zhuǎn)出去后沒有及時(shí)跟蹤或接收部門無回執(zhí)等造成的檔案的丟失屢見不鮮;轉(zhuǎn)遞地址不準(zhǔn)確等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生;這給當(dāng)事人帶來了許多不必要的困擾和麻煩，甚至影響了當(dāng)事人正常的工作、生活等。

二、完善人事檔案管理流程的方法

1、做好各人事檔案管理流程的規(guī)范與協(xié)調(diào)工作

我國的人事檔案制度，在收集、歸檔、整理、借閱、利用等具體業(yè)務(wù)方面的規(guī)章制度還不夠完善，而且，即便有些制度仍具有較強(qiáng)的實(shí)踐意義，但由于沒有嚴(yán)格按照檔案管理流程辦事，或流程之間不協(xié)調(diào)而影響整體工作。

人事檔案工作的起點(diǎn)——收集工作，就要運(yùn)用各種收集制度，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，對(duì)反映個(gè)人基本生平概況的資料盡可能的收集齊全，對(duì)社會(huì)極需的反映工作業(yè)績(jī)、廉潔、德行等材料則應(yīng)有意識(shí)的重點(diǎn)收集，以信用社會(huì)、信用制度的建立為契機(jī)豐富人事檔案內(nèi)容。

鑒定工作是在人事檔案管理中幾乎缺失的檔案管理流程，對(duì)形成材料的鑒定、對(duì)無頭檔案、死亡人員檔案的鑒定工作都要實(shí)實(shí)在在開展起來。堅(jiān)決剔除沒有價(jià)值的材料、假材料，鼓勵(lì)收集部門多收集適應(yīng)社會(huì)需求發(fā)展的材料，“凈化”和“優(yōu)化”人事檔案內(nèi)容。

保管范圍的明朗化和保管方式的現(xiàn)代化是人事檔案保管工作的發(fā)展方向。現(xiàn)有的保管范圍的劃分已經(jīng)不能全面覆蓋人才流動(dòng)引起的人事檔案歸屬范圍的變化。人事檔案相關(guān)工作人員要在傳統(tǒng)領(lǐng)域進(jìn)一步明確保管范圍，將無法歸宿的新材料暫時(shí)集中保存起來，一旦新體制下的保管機(jī)構(gòu)和范圍確定后就及時(shí)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，歸入相關(guān)類別，為新體制的建立做好充分準(zhǔn)備。改革傳統(tǒng)的檔案管理流程，要求檔案管理設(shè)備現(xiàn)代化、檔案管理手段現(xiàn)代化以及檔案管理人員的現(xiàn)代化，即檔案工作人員采用現(xiàn)代化的思維，以計(jì)算機(jī)為主要工具，充分運(yùn)用數(shù)據(jù)庫和各種辦公軟件，實(shí)現(xiàn)編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作的自動(dòng)化和現(xiàn)代化，恢復(fù)檔案的原始面貌，簡(jiǎn)化整理工序，代替手工操作。

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