人事檔案管理咨詢

一、人事檔案管理工作主要內(nèi)容分析

1.檔案的收集。人力資源檔案的收集，是貫穿人力資源檔案工作始終的一項經(jīng)常性工作，要注重動靜結(jié)合，既保存其已有的必需材料，又要定期對檔案材料進(jìn)行鑒定，及時剔除無保存價值的材料。按照人力資源工作劃分包括招聘面試檔案、人員履歷信息檔案、考勤薪酬檔案、保險福利檔案、績效考核檔案等，存檔方式分為一人一檔和裝訂存檔兩類。收集人力資源檔案材料，涉及面廣，難度較大。

2.檔案的鑒別。人事檔案是培養(yǎng)、選拔職工的依據(jù)，一份材料會影響到用人的判斷。因此，應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的精神，慎之又慎地鑒別材料的真?zhèn)巍�決定材料的取舍。

3.檔案的傳遞和查閱。在管理實踐中，人事檔案會在申請人、經(jīng)辦人、審核人之間傳遞，有時又會出現(xiàn)多級審核。在傳遞過程中，要遵循及時、準(zhǔn)確、安全的原則，必要時應(yīng)密封并加蓋密封章，交接人要互相簽字并保存好簽字記錄，確保人力資源檔案的完整與安全。

二、當(dāng)前人事檔案管理中存在的主要問題表現(xiàn)

1.虛假的檔案材料妨礙了對人力資源的合理配置。因信息的不對稱，使得檔案中屢屢出現(xiàn)個人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象，例如，假學(xué)歷、假年齡、假工齡等。這會使得人事部門不能夠正確地對職工進(jìn)行評估，進(jìn)而無法對單位的人力資源計劃中涉及到的人員配置計劃、補充計劃、解聘及退休計劃等進(jìn)行正確的制定，對單位當(dāng)前以及未來的人力資源配置需求預(yù)測造成重大影響。

2.人事檔案材料分散，內(nèi)容簡單雷同，降低了人力資源的效力。人事檔案應(yīng)該全面、歷史、客觀地反映一個人的真實面貌。然而如今有些人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象。這種人事檔案對企業(yè)的選人、用人失去了的真正意義上的參考價值。而且，由于人事檔案使用的不規(guī)范導(dǎo)致的棄檔和重新建檔現(xiàn)象導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一性破壞，員工的真實面貌不能得到全方位地反映，增加了人力資源的管理成本，降低了人力資源的效力。

3.檔案材料管理手段落后，缺少時效性，降低了人力資源管理的效率。人事檔案中的材料過于陳舊，都是對當(dāng)事人歷史的記錄，由于對不會再審核鑒定已經(jīng)放入人事檔案的材料，而新放進(jìn)去的材料也是一些程式化的，而能夠真正的反映近期當(dāng)事人動態(tài)情況的材料卻是非常少的，人力資源管理部門不能夠從這些人事檔案中獲取到對企業(yè)有價值的信息。此外，傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強，給人力資源管理部門查閱個人檔案帶來很大不便，會浪費大量時間和人力，工作效率低下。由于管理技術(shù)的滯后，管理人員沒有好的渠道對個人信息來進(jìn)行有效的鑒定，只能被動地接收信息。

三、基于人力資源管理發(fā)展需求的人事檔案管理改進(jìn)建議

1.實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要的一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量。對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔;對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

2.切實提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理部門在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時，更要注重對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的新要求。要使其端正思想、增強意識、轉(zhuǎn)變方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。要加強溝通協(xié)作，及時有效地提供各種信息，更好地為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。要讓檔案管理人員肩負(fù)起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案法制意識，在全社會形成人人關(guān)心檔案的良好局面。

3.建立健全合理的人事檔案管理制度。對于那些不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時更新。要對檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)行規(guī)范。人事檔案管理工作的順利開展，都離不開嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。

4.更新觀念，擴大服務(wù)范圍。隨著人事制度的改革，用人方式試行聘用制，這對人事檔案利用工作提出了新課題。傳統(tǒng)的人事檔案利用服務(wù)形式較為封閉，主動服務(wù)的能動性較差，利用方法和手段也比較單一，這就要求我們必須更新觀念，樹立全方位、多層次、多角度的服務(wù)新理念，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，以積極開發(fā)、主動服務(wù)的方式提供信息資源。經(jīng)常了解單位人事工作的實際需要，開展"跟蹤服務(wù)"，把服務(wù)工作做到最需要的時刻，力爭最大限度地發(fā)揮出人事檔案工作的職能作用。

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