- 相關(guān)推薦
衛(wèi)生監(jiān)督所檔案管理制度
第一部分：衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法文書
為加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法文書（以下簡稱文書）的管理，維護(hù)文書的嚴(yán)肅性，保證衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作的順利進(jìn)行，根據(jù)衛(wèi)生部發(fā)布的《衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法文書規(guī)范》（衛(wèi)生部第34號(hào)令）及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局實(shí)際，制定本制度。
1 、衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法文書是衛(wèi)生監(jiān)督工作過程中使用的具有法律效力的文書，必須加強(qiáng)管理，嚴(yán)格使用范圍。具體由市衛(wèi)生監(jiān)督局辦公室統(tǒng)一印制、稽查科專人負(fù)責(zé)管理，市衛(wèi)生監(jiān)督局各執(zhí)法科室根據(jù)工作需要領(lǐng)取。為提高工作效率，可采取提前加蓋印章，編號(hào)管理等方式。
2 、文書管理分四個(gè)環(huán)節(jié)：訂購、發(fā)放、使用、回收。
2.1 文書的訂購。文書的訂購工作由辦公室承擔(dān)。文書的全年訂購由辦公室于每年12月前根據(jù)稽查科的預(yù)算，購次年文書。文書的補(bǔ)充訂購由稽查科根據(jù)所需文書的種類和用量不定期報(bào)辦公室補(bǔ)充訂購。
2.2 文書的發(fā)放:
(1) 時(shí)間：稽查科于每年12月下旬將次年文書發(fā)放給各執(zhí)法科室。
(2) 種類：具體發(fā)放種類包括除《強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書》、《行政處罰聽證通知書》、《聽證筆錄》、《聽證意見書》、《行政處罰決定書》外的無需蓋章的文書。
(3) 手續(xù)：各執(zhí)法科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書的管理工作。凡加蓋市衛(wèi)生局公章的文書，必須經(jīng)稽查科同意或登記后領(lǐng)取。
3 、文書的使用:
3.1 文書的類別。有文號(hào)的文書，文號(hào)的形式為“地區(qū)簡稱+衛(wèi)+執(zhí)法類別+執(zhí)法性質(zhì)+[年份]+序號(hào)”，其中執(zhí)法類別分別是：食品衛(wèi)生為“食”，醫(yī)療市場(chǎng)為“醫(yī)”，傳染病衛(wèi)生為“傳或消”，公共場(chǎng)所為“公”等。文號(hào)按先后時(shí)間順序統(tǒng)一編寫登記，不得重號(hào)。有編號(hào)的文書，編號(hào)的形式為“年份+序號(hào)”，各執(zhí)法科室分別采用流水號(hào)，不得交叉。凡設(shè)定“文號(hào)”或“編號(hào)”的文書都必須加蓋市衛(wèi)生局的公章。
3.2 關(guān)于文書的審批。根據(jù)市衛(wèi)生局規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法文書的要求，在執(zhí)法過程中的案件受理記錄、立案報(bào)告、案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告、衛(wèi)生行政控制決定書、解除衛(wèi)生行政控制決定書、證據(jù)先行登記保存決定書、證據(jù)先行登記保存處理決定書、行政處罰告知書、行政處罰決定書、結(jié)案報(bào)告等應(yīng)報(bào)市衛(wèi)生局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。所有的報(bào)批工作由市衛(wèi)生監(jiān)督局稽查科負(fù)責(zé)。
3.3 關(guān)于未發(fā)放的文書。未發(fā)放的文書包括：《強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書》、《行政處罰聽證通知書》、《聽證筆錄》、《聽證意見書》和《行政處罰決定書》。前四種文書因涉及到強(qiáng)制執(zhí)行和聽證程序，需稽查科配合開展工作，這四種文書的使用由稽查科操作。
3.4 文書的回收。每年年終，各執(zhí)法科室應(yīng)將本年度已編號(hào)未使用的文書交稽查科回收。設(shè)有存根的文書，存根應(yīng)于結(jié)案后及時(shí)送交稽查科備查。如文書丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告科室負(fù)責(zé)人做補(bǔ)救處理，重要文書丟失應(yīng)同時(shí)報(bào)告局領(lǐng)導(dǎo)。市衛(wèi)生監(jiān)督局對(duì)在制作文書過程中產(chǎn)生的作廢文書，應(yīng)統(tǒng)一銷毀。
3.5 凡須使用帶有行政強(qiáng)制措施的執(zhí)法文書，應(yīng)由使用科室先請(qǐng)示局領(lǐng)導(dǎo)同意。
4 、文書制作
衛(wèi)生監(jiān)督員應(yīng)嚴(yán)格按《衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法文書規(guī)范》要求制作文書，項(xiàng)目填寫齊全，正文書寫嚴(yán)謹(jǐn)；寫清楚每一部分的必備要素，準(zhǔn)確引用所依據(jù)的法律條文，作出符合法律規(guī)定的結(jié)論；使用公文語體，語言莊重、嚴(yán)肅、科學(xué)、完整，文理結(jié)構(gòu)有邏輯性。
5 、制作文書需注意的時(shí)限問題
① 3 日。在日常監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)有違法案件，因情況特殊需要先行調(diào)查取證的，可先不制作立案報(bào)告，但須在3日內(nèi)補(bǔ)辦立案報(bào)告手續(xù)�！缎姓幜P聽證告知書》中，告知當(dāng)事人提出聽證要求的期限為3日�！缎姓幜P事先告知書》中，告知當(dāng)事人進(jìn)行陳述申辯的期限可痹徽聽證告知的期限，即3日。
② 7 日。對(duì)符合受理?xiàng)l件的案件應(yīng)當(dāng)在7日內(nèi)立案。收集證據(jù)時(shí)需要先行登記保存的，應(yīng)當(dāng)在7日內(nèi)作出處理決定，法律、法規(guī)另有規(guī)定的除外。行政處罰決定書應(yīng)當(dāng)在7日內(nèi)依照民事訴訟法的有關(guān)規(guī)定送達(dá)當(dāng)事人。
③ 15 日�！妒称沸l(wèi)生監(jiān)督程序》規(guī)定對(duì)食品的衛(wèi)生行政控制期限為15天。《中華人民共和國食品衛(wèi)生法》規(guī)定當(dāng)事人對(duì)行政處罰決定不服的，可在接到處罰通知之日起15日內(nèi)直接向人民法院起訴。
④ 60 日�！吨腥A人民共和國行政復(fù)議法》規(guī)定當(dāng)事人認(rèn)為具體行政行為侵犯其合法權(quán)益的，可自知道該具體行政行為之日起60日內(nèi)提出行政復(fù)議申請(qǐng)；但法律規(guī)定的申請(qǐng)期限超過60日的除外。
⑤ 3 個(gè)月。衛(wèi)生行政機(jī)關(guān)一般應(yīng)當(dāng)自立案之日起3個(gè)月內(nèi)作出行政處罰決定。
⑥ 2 年。違法行為在2年內(nèi)未被發(fā)現(xiàn)的，一般不再給予行政處罰，法律另有規(guī)定的除外。
6 、查處衛(wèi)生違法案件所形成的案卷材料應(yīng)按一案一卷形式進(jìn)行裝訂，每卷順序按有關(guān)材料形成的時(shí)間先后順序排列，并嚴(yán)格按照《全國衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作規(guī)范》有關(guān)規(guī)定中“衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理”要求執(zhí)行。市衛(wèi)生監(jiān)督局建立衛(wèi)生監(jiān)督檔案，制定相應(yīng)的管理制度并指定專人管理。
7 、為了規(guī)范，文書逐步統(tǒng)一用電腦打印制作。
第二部分 衛(wèi)生監(jiān)督檔案
為加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)發(fā)展中的作用，為我市經(jīng)濟(jì)建設(shè)服條，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合實(shí)際，制定本制度。
一、基本原則
1 、衛(wèi)生監(jiān)督檔案，是指在衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測(cè)(衛(wèi)生質(zhì)量抽檢)、衛(wèi)生行政稽查、衛(wèi)生行政許可、衛(wèi)生行政處罰、衛(wèi)生宣教、科研培訓(xùn)及黨政管理等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)本單位工作具有查考、利用和保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種門類、各種載體的歷史記錄。
2 、衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作是衛(wèi)生監(jiān)督工作的重要組成部分，是提高衛(wèi)生監(jiān)督工作質(zhì)量和科學(xué)管理水平、加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)的必備條件。
3 、提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，配備計(jì)算機(jī)和適用的檔案管理軟件，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理。
4 、衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作列入單位發(fā)展規(guī)劃和檢查、考核、評(píng)比內(nèi)容，市衛(wèi)生監(jiān)督局稽查科和辦公室負(fù)責(zé)對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的督促。
5 、對(duì)本單位形成的各種門類、載體的檔案實(shí)行相對(duì)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。
二、崗位職責(zé)
6 、市衛(wèi)生監(jiān)督局各科室要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理，應(yīng)確定一名以上專職或兼職檔案管理人員，保證檔案管理人員從事檔案工作的時(shí)間，保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，并切實(shí)解決檔案工作中的實(shí)際問題。檔案員負(fù)責(zé)本科室文件材料的積累、整理和歸檔工作。檔案員應(yīng)忠于職守，努力學(xué)習(xí)，具備一定專業(yè)知識(shí)。
7 、市衛(wèi)生監(jiān)督局稽查科負(fù)責(zé)全所綜合檔案的基本職責(zé)：建立、健全本單位檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度；督促、指導(dǎo)和協(xié)助辦公室和現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法科室對(duì)所形成的文件材料進(jìn)行整理和歸檔工作；統(tǒng)一管理本單位的案卷檔案；遵守有關(guān)保密規(guī)定，維護(hù)本單位及管理相對(duì)人的利益；組織開發(fā)利用本單位的檔案信息資源。
8 、各科室必須有專用的檔案室（柜），要有防火、防盜、防霉等安全保管措施。
9 、單位對(duì)在管理和開發(fā)利用檔案信息資源工作中做出顯著成績的科室或個(gè)人，予以適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反檔案管理制度的，予以批評(píng)教育處理。
三、檔案管理
10 、市衛(wèi)生監(jiān)督局要建立健全文件材料歸檔制度，并把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)、工作程序及各科室和人員的崗位職責(zé)，作為考核的重要內(nèi)容。
11 、歸檔時(shí)間：
（1）市衛(wèi)生監(jiān)督局各科室在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件材料，按規(guī)定在第二年初將應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位系列，由科室負(fù)責(zé)人審定后歸檔。專項(xiàng)工作如衛(wèi)生監(jiān)督檢查、公共衛(wèi)生突發(fā)事件、衛(wèi)生質(zhì)量抽檢、專題調(diào)查、會(huì)議、培訓(xùn)、宣傳等重要活動(dòng)待結(jié)束或告一段落時(shí)，及時(shí)做出總結(jié)，一周內(nèi)歸檔。論文、文章正式發(fā)表后原件即歸檔。單位編印的簡報(bào)等，印本與電子文稿印畢后一并歸檔。
（2）對(duì)管理相對(duì)人的衛(wèi)生監(jiān)督檔案按一戶一表的形式管理，并將衛(wèi)生行政許可的情況錄入微機(jī)中，便于索引和查找。
（3）衛(wèi)生行政處罰案件按一案一卷的形式管理。各科室將結(jié)案后的案卷材料及時(shí)移交稽查科統(tǒng)一保管。
（4）當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案、人事檔案的管理，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
（5）照片、錄音帶、錄像帶、光盤等特種載體檔案隨紙質(zhì)檔案一并歸檔。
12 、各科室檔案要與本單位工作緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)“四同步”，即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收。在檢查、考核工作時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確情況，文件材料不合要求的，要加以補(bǔ)充完善。
13 、單位工作人員因公外出學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和參加各種會(huì)議等，其帶回的文件材料必須按規(guī)定，及時(shí)歸檔。
14 、歸檔要求：
(1) 歸檔文件整理工作一般由文件材料形成科室承辦人承擔(dān)，檔案員負(fù)責(zé)指導(dǎo)和協(xié)助。綜合性會(huì)議和跨科室聯(lián)合承辦的文件材料應(yīng)由稽查科、辦公室及牽頭科室共同負(fù)責(zé)收集整理。
(2) 歸檔文件盡量是原件(外來復(fù)印件除外)，做到完整、齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。底稿與印件、傳真件與復(fù)印件一并歸檔。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制；歸檔文件上有金屬物的，應(yīng)去掉，重新縫(粘)合；紙張質(zhì)量符合要求，用紙尺寸須采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙規(guī)格；書寫必須使用符合歸檔要求的耐久字跡材料，不得使用涂改液；一式數(shù)份的發(fā)票、檢驗(yàn)報(bào)告、鑒定證書及報(bào)表等，如必須使用復(fù)寫紙，應(yīng)當(dāng)使用檔案用復(fù)寫紙。
(3) 歸檔文件要求排列、編號(hào)、編目規(guī)范有序，編制準(zhǔn)確，按件號(hào)裝盒。歸檔文件目錄、歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項(xiàng)目的填寫應(yīng)采用計(jì)算機(jī)打印或符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，禁止使用不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。
(4) 歸檔文件必須經(jīng)形成科室負(fù)責(zé)人審定，并在盒內(nèi)備考表檢查人欄簽字。
(5) 單位內(nèi)綜合檔案統(tǒng)一編寫全宗號(hào)，進(jìn)行排列、編號(hào)和編制必要的檢索目錄。
15 、衛(wèi)生監(jiān)督檔案保管期限一般分為永久、長期、短期三種，最短2年。
16 、單位成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)本單位檔案工作的組織和實(shí)施。銷毀失去保存價(jià)值的檔案，須由領(lǐng)導(dǎo)小組提出意見，登記造冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由2人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員需在銷毀清冊(cè)上簽字。
四、檔案利用
17 、各科室要應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)保存檔案進(jìn)行存儲(chǔ)與檢索，積極主動(dòng)地開展檔案信息的利用工作，為本單位各項(xiàng)工作提供服條，并加強(qiáng)利用效果的宣傳工作。
18 、檔案外借，須請(qǐng)示單位領(lǐng)導(dǎo)同意。在向利用者提供檔案的同時(shí)，應(yīng)明確期限，及時(shí)歸還。
19 、各科室和人員應(yīng)積極開展檔案的編研工作，圍繞單位中心工作相互合作，編寫通用性材料和專題材料，促進(jìn)單位事業(yè)發(fā)展。
20 、在保守國家、單位和個(gè)人秘密的前提下，應(yīng)依照規(guī)定，對(duì)社會(huì)提供利用的方便，滿足社會(huì)各方面需要。
五、附則
21 、應(yīng)積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，實(shí)行文字、圖表、聲像等不同門類、載體檔案的存貯和開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸，信息共享。
衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度
一、檔案分類及內(nèi)容：
1、上級(jí)文件：上級(jí)衛(wèi)生行政部門和衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)下發(fā)的文件。
2、計(jì)劃總結(jié)：年度工作計(jì)劃、總結(jié)、情況匯報(bào)、檢查安排、其他專項(xiàng)工作小結(jié)及圖片資料等。
3、會(huì)議記錄：召開或參加各類工作會(huì)議應(yīng)留有記錄。
4、投訴舉報(bào)：群眾投訴舉報(bào)的受理和查處結(jié)果記錄。
5、轉(zhuǎn)交案件：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管員向縣衛(wèi)生監(jiān)督所轉(zhuǎn)交案件的交接文字性材料以及處理結(jié)果。
6、宣傳培訓(xùn) ：開展衛(wèi)生法律法規(guī)宣傳活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、宣傳資料、工作記錄及圖片影像資料；衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管參加縣衛(wèi)生監(jiān)督所組織的培訓(xùn) 活動(dòng)課件、學(xué)習(xí)筆記；衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督信息員開展培訓(xùn)活動(dòng)的培訓(xùn)計(jì)劃、通知、課件、簽到冊(cè)、試卷及圖片資料。
7、年度報(bào)表：每年報(bào)送衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管工作信息匯總表的存檔。
8、被監(jiān)督單位本底資料：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管轄區(qū)單位名冊(cè)。
9、行政相對(duì)人監(jiān)督檔案：按照職業(yè)衛(wèi)生、公共場(chǎng)所衛(wèi)生、餐飲單位、供水單位和醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，并做到一戶一檔。每戶行政相對(duì)人監(jiān)督檔案中應(yīng)包含：被監(jiān)管單位的名稱、地址、負(fù)責(zé)人、衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)、從業(yè)人員健康證持有情況和衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、衛(wèi)生監(jiān)督意見書及存在的主要問題等。
二、衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案資料應(yīng)按上級(jí)文件、計(jì)劃總結(jié)、會(huì)議記錄、投訴舉報(bào)、轉(zhuǎn)交案件、宣傳培訓(xùn)、年度報(bào)表、被監(jiān)督單位本底資料、行政相對(duì)人監(jiān)督檔案等項(xiàng)目進(jìn)行分類，并裝訂成冊(cè)。
【衛(wèi)生監(jiān)督所檔案管理制度】相關(guān)文章：
衛(wèi)生監(jiān)督所考勤制度05-12
衛(wèi)生監(jiān)督所績效考核05-18
動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督所工作總結(jié)04-09
動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督所工作總結(jié)05-04
衛(wèi)生監(jiān)督管理制度04-21
衛(wèi)生檔案的管理制度03-10
動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督所工作總結(jié)15篇03-29
衛(wèi)生檔案管理制度12-28