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員工電子檔案管理制度
一、 管理目的
1、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
2、原則上公司所有的員工檔案管理依本制度執(zhí)行。
二、 人員定義
公司所有員工劃分為四種：
檔案依據(jù)四種人員采取相應(yīng)的管理。
三、 檔案文件定義
1．員工入職前及入職后提供的個(gè)人資料，簡(jiǎn)稱員工個(gè)人資料。 及入職后補(bǔ)充的資料（如學(xué)歷變更的證書復(fù)印件）
2．員工入職前及入職后需與公司簽訂的合同及協(xié)議。簡(jiǎn)稱員工協(xié)議文件。 依據(jù)不同類人員有不同的合同與協(xié)議 以上，包括但不限于，所有入職人員都必須提供以上資料，并保證完整、齊全、真實(shí)、整潔。
四、 檔案收藏工具
在職人員每人使用一個(gè)檔案袋，檔案袋左上角貼上一片不干膠，并在不干膠上面使用黑色水筆清晰、端正的寫上工號(hào)及姓名，工號(hào)寫在姓名前面。檔案袋之間以工號(hào)順序排列。
五、 檔案管理細(xì)則
1、檔案的封面： 在職人員的檔案封面都要貼上一份《檔案管理清單表》，依據(jù)檔案內(nèi)容作標(biāo)注，即有則打勾�！稒n案管理清單》見(jiàn)附件一。
2、檔案內(nèi)容的放置順序 不同員工的檔案均分為兩疊，第一疊為員工個(gè)人資料，第二疊為員工協(xié)議文件。這兩疊資料按照以下順序分別用回形針夾好。 員工個(gè)人資料：身份證→學(xué)歷證書、職稱證書、英語(yǔ)及計(jì)算機(jī)等相關(guān)證書→ 員工協(xié)議文件：勞動(dòng)合同→ →轉(zhuǎn)正資料 →合同續(xù)簽文件，若存在一些文件沒(méi)有包括在內(nèi)的如職務(wù)發(fā)生協(xié)議、戶口調(diào)動(dòng)申請(qǐng)等，則按照事件的發(fā)生順序排放在員工協(xié)議文件的后面。
3、檔案資料的規(guī)格
資料原則上以A4為標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，若規(guī)格比A4小的，則以上方及左邊為對(duì)齊標(biāo)準(zhǔn)；若規(guī)格比A4大的，則超出部分折疊為A4規(guī)格。
4、在職人員管理權(quán)限
A類人員的檔案除總裁有特別規(guī)定外，一律由人力資源總監(jiān)保管；
B類人員中的部門經(jīng)理及人力資源部成員的檔案由人力資源總監(jiān)保管，但人力資源總監(jiān)的檔案由其上級(jí)人員保管。
5、檔案管理需建立電子檔及給相關(guān)人員復(fù)印件的。
若員工協(xié)議文件有存在以下較特別的內(nèi)容時(shí)，需建立電子文檔以方便的查詢及工作銜接，如果這些內(nèi)容有涉及到第三方的，原則對(duì)方應(yīng)保存一份復(fù)印件。 a) 薪酬福利，即在相關(guān)協(xié)議中約定特別的薪酬福利，如：住房補(bǔ)貼、探假的車費(fèi)報(bào)銷、電話補(bǔ)貼、住房補(bǔ)貼（公司幫忙付房租的）、合同期滿兌現(xiàn)的福利等，這些需復(fù)印一份給薪酬專員或人力總監(jiān)并建立在電子文檔； b) 競(jìng)業(yè)協(xié)議，需備注在電子文檔并寫明競(jìng)業(yè)的年限；c) 個(gè)人有涉及到薪酬福利的申請(qǐng)如住房公積金繳費(fèi)比例申請(qǐng)，需備注在電子文檔； d) 培訓(xùn)協(xié)議，復(fù)印一份給培訓(xùn)專員，并把培訓(xùn)的后應(yīng)增加的服務(wù)期及金額備注在電子； e) 簽訂其他特別相關(guān)協(xié)議的并有必要建立電子檔或給第三方人員的；
6、復(fù)職人員及返聘人員 復(fù)職人員及返聘人員應(yīng)把原先的資料抽調(diào)出來(lái)，單獨(dú)一疊夾好并放入新的檔案中，為了便于SAP管理，復(fù)職人員及返聘人員的工號(hào)與原先的一致。
7、離職人員檔案管理
1、員工辦理離職時(shí)，負(fù)責(zé)辦理離職手續(xù)的HR應(yīng)查看檔案及電子檔案是否有特別規(guī)定會(huì)影響到目前離職事宜或離職后的事項(xiàng)規(guī)定。若存在特別的規(guī)定應(yīng)及時(shí)反饋給上級(jí)及相關(guān)人員。
2、離職人員離職時(shí)簽訂的協(xié)議、離職移交表、離職申請(qǐng)的相關(guān)文件應(yīng)放入其檔案。
3、每月初3號(hào)前對(duì)上個(gè)月離職人員的檔案進(jìn)行分列管理：
A類人員及B類人員中的部門經(jīng)理的離職檔案，用文件夾裝好，文件夾第一張?jiān)黾訌埱鍐危⒚麟x職人員的工號(hào)、姓名、部門、職位、離職日期信息。如果人數(shù)不多以一年或半年為一個(gè)季度為宜，并在文件夾的側(cè)面貼上離職的年月。A類人員的離職檔案由人力資源總監(jiān)保管，保管期限原則上為永久保管；
B類人員除部門經(jīng)理外及D類中的顧問(wèn)、科室的離退休返聘人員的檔案，按月份歸集，同樣用原檔案袋裝好，以工號(hào)為順序放置。在工號(hào)為第一個(gè)人的檔案上面放一張清單注明離職人員的工號(hào)、姓名、部門、職位、離職日期，側(cè)面用一紙寫上離職年月后，用一條繩子扎緊后再放入檔案柜，保管期限至少為五年，十年為佳。
C類人員及D類的臨時(shí)工、一線二線離退休返聘人員，他們的檔案自離職日期起保管期為兩年，按離職人員的月份抽出其檔案逐份裝訂并放入統(tǒng)一的檔案袋中，其檔案袋封面貼上這些人的工號(hào)、姓名、部門、職位、離職日期信息。
六、 檔案借閱權(quán)限
1、員工檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出人力資源部查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說(shuō)明理由，經(jīng)人力資源部總監(jiān)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，嚴(yán)格辦理登記手續(xù)，并按期歸還。
2、任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。 借閱檔案人嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任。
3、若相關(guān)部門需要從檔案中取證的，須分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。
七、 檔案管-理-員的職責(zé)
保證員工檔案的資料及齊全完整、安全保密和使用方便。
八、 檔案銷毀
1、公司任何個(gè)人非經(jīng)允許不得銷毀員工的檔案資料。
2、.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管-理-員填寫《檔案資料銷毀審批表》交分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管-理-員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
4、在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須派人力資源部的其他人監(jiān)督銷毀。
檔案管理制度
第一條
為規(guī)范公司的勞動(dòng)用工管理，保護(hù)勞動(dòng)關(guān)系雙方的合法權(quán)益，在遵守《勞動(dòng)法》及其他相關(guān)法律、法規(guī)的前提下，結(jié)合公司實(shí)際情況制定本管理規(guī)定。
第二條
適用范圍：本規(guī)定適用于公司全體員工。
第三條
主管部門：公司人力資源部為勞動(dòng)用工管理的職能部門，負(fù)責(zé)員工勞動(dòng)合同、勞務(wù)協(xié)議的簽訂、人事檔案的管理，以及處理和解決有關(guān)勞動(dòng)糾紛、勞動(dòng)爭(zhēng)議等。
第二章 勞動(dòng)合同管理
第四條
合同或協(xié)議的簽訂
一、公司遵循合法、自愿、協(xié)商一致的原則與招聘錄用的員工簽訂勞動(dòng)合同。
二、公司員工所簽勞動(dòng)合同的主體為青島菱通電子科技有限公司，由人力資源部組織實(shí)施。
三、試用期內(nèi)雙方簽訂勞動(dòng)協(xié)議，待轉(zhuǎn)正式后，公司與員工簽訂勞動(dòng)合同。
四、與公司簽訂勞動(dòng)合同的員工須提供與原位解除勞動(dòng)關(guān)系的證明（原件）和社保關(guān)系轉(zhuǎn)移相關(guān)材料或在入職前未與任何單位建立勞動(dòng)關(guān)系，否則簽訂勞動(dòng)協(xié)議，并按公司要求出具書面聲明。
五、公司與員工協(xié)商一致簽訂勞動(dòng)合同或勞動(dòng)協(xié)議，雙方的權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任等內(nèi)容在合同、協(xié)議中具體規(guī)定。
六、簽訂勞動(dòng)合同期限原則上為1至2年，視公司具體情況而定；重要崗位及公司出資培訓(xùn)人員的勞動(dòng)合同或勞務(wù)協(xié)議期限為2至5年。
七、勞動(dòng)合同或勞務(wù)協(xié)議一經(jīng)簽訂即發(fā)生法律效力，非經(jīng)雙方協(xié)商或法律規(guī)定程序不得擅自變更和解除合同或協(xié)議關(guān)系。
八、公司新入職員工試用期計(jì)入勞動(dòng)合同或勞動(dòng)協(xié)議期限。 第五條合同或協(xié)議的變更和解除 .勞動(dòng)合同與人事檔案管理辦法
一、勞動(dòng)合同或勞動(dòng)協(xié)議簽訂后，經(jīng)雙方協(xié)商一致或發(fā)生重大情勢(shì)變化（依據(jù)的法律、法規(guī)及規(guī)定發(fā)生變化；依據(jù)的管理情況發(fā)生變化等）或符合同、協(xié)議中規(guī)定的條件，可以變更勞動(dòng)合同、協(xié)議內(nèi)容或解除關(guān)系。
二、變更和解除勞動(dòng)合同或勞務(wù)協(xié)議關(guān)系須在符合合同或協(xié)議約定或法律規(guī)定的前提下，經(jīng)雙方協(xié)商一致，方可變更和解除關(guān)系，否則應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和賠償由此給對(duì)方造成的損失。
三、試用期內(nèi)，公司可隨時(shí)解除勞務(wù)協(xié)議關(guān)系；員工也可要求解除勞務(wù)協(xié)議關(guān)系，但須提前7天提出，以便辦理相應(yīng)的離職和工作交接手續(xù)。
四、員工轉(zhuǎn)正后，要求解除勞動(dòng)合同的一方應(yīng)提前30天提出，經(jīng)雙方協(xié)商一致可以解除勞動(dòng)合同。
五、有下列情形之一者，公司可以解除勞動(dòng)合同或勞動(dòng)協(xié)議
（一）試用期內(nèi)被證明不符合聘用條件者；
（二）違反公司規(guī)章制度，造成惡劣影響或給公司造成重大損失者；
（三）徇私舞弊、以權(quán)謀私，造成惡劣影響或給公司造成重大損失者；
（四）無(wú)法勝任現(xiàn)任崗位經(jīng)培訓(xùn)或者調(diào)整工作崗位仍不能勝任工作者；
（五）受到刑事處罰者；
（六）勞動(dòng)合同、勞動(dòng)協(xié)議訂立時(shí)所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化，致使合同、協(xié)議無(wú)法履行，經(jīng)雙方協(xié)商不能變更原合同、協(xié)議的；
（七）公司經(jīng)營(yíng)狀況、經(jīng)營(yíng)方向或內(nèi)部機(jī)構(gòu)、編制等發(fā)生變化，經(jīng)協(xié)商對(duì)方不同意變更部分合同、協(xié)議內(nèi)容并拒絕接受合理安排的；
（八）其他法定事由或公司規(guī)定的其他事由。 第六條合同或協(xié)議的終止
一、合同或協(xié)議期滿或符合合同、協(xié)議中約定的終止條件，勞動(dòng)合同或勞動(dòng)協(xié)議關(guān)系自然終止。
二、合同或協(xié)議期滿須續(xù)簽的，由人力資源部于合同或協(xié)議期滿前30天書面通知對(duì)方，經(jīng)雙方協(xié)商一致后，辦理續(xù)簽手續(xù)。任何一方不同意續(xù)簽的，合同或協(xié)議期滿即行終止。
第七條勞動(dòng)爭(zhēng)議的處理
一、在符合法律規(guī)范的前提下，勞動(dòng)爭(zhēng)議和勞務(wù)糾紛的處理應(yīng)本著友好協(xié)商、及.勞動(dòng)合同與人事檔案管理辦法時(shí)處理的原則，按照合同或協(xié)議中的約定和有關(guān)法律規(guī)定執(zhí)行。
二、勞動(dòng)爭(zhēng)議及勞務(wù)糾紛處理的具體事務(wù)，由公司人力資源部負(fù)責(zé)，相關(guān)部門配合辦理。 第八條注意事項(xiàng)
一、公司在簽訂勞動(dòng)合同或勞務(wù)協(xié)議時(shí)，應(yīng)針對(duì)重要崗位、機(jī)密崗位等可能接觸到商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的加簽保密條款。
二、員工在職期間及離職后應(yīng)遵守職業(yè)道德，嚴(yán)格執(zhí)行保密條款的規(guī)定，禁止泄露或非法使用與公司有關(guān)的商業(yè)和技術(shù)秘密等。
三、員工因違反合同或協(xié)議中保密條款的規(guī)定給公司造成損失的，應(yīng)負(fù)責(zé)全部經(jīng)濟(jì)賠償，并承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。
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