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檔案館安全保密制度
公司檔案室檔案管理及保密制度
第一條： 總則
本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料，包括：國家政府部門重要公文、工程技術檔案、財務檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案（人事檔案由人才交流中心代管）。公司對檔案實行集中管理。
第二條： 檔案管理架構(gòu)
公司檔案管理由辦公室主管，并設有綜合檔案室。
綜合檔案室由辦公室檔案管-理-員負責管理，各部門設兼職檔案管-理-員。
綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各部門由兼職檔案管員負責檔案的收集、整理和移交工作。
第三條： 檔案分類：
文書類檔案
政府部門各類文件
公司對外、對內(nèi)各類正式發(fā)文
法律公文
項目文件
工程技術類
開發(fā)檔案
預算合同檔案
工程檔案
財務類檔案
合同類檔案
公司各類證照
第四條： 歸檔工作流程
檔案工作分為八個環(huán)節(jié)：收集 、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、利用。
各部門以工程項目為單位，按檔案分類要求，在第一時間將文件、證照原件整理后，負責移交至公司綜合檔案室歸檔。
各部門按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)部門負責人審簽后，及時交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如部門確需留存原件的，應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條： 歸檔要求
歸檔文件必須完整齊全。
歸檔文件必須按規(guī)定分類整理、編目。（登記目錄見附表1）
檔案編目
文書類檔案：年度+（項目）部門+案卷號
如：2004/市場/001
工程類檔案：年度+工程項目+檔案分類+案卷號
如：2004/回龍觀/工程/001
財務類檔案：會計年度設置
合同類檔案：部門（項目）+合同類型+年份+案卷號
歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復印件均不能歸檔。
音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版；計算機軟盤、光盤要可運行。
照片、底片要求清晰完整，并附有說明文字材料，包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。裝入照片檔案盒
錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明：題目（內(nèi)容）、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號等。
第六條： 檔案借閱、移交
公司檔案室檔案原則上不外借其他單位，如確需外借，需經(jīng)公司主管副總批準。
借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)（檔案借閱單見附表3）。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復印及轉(zhuǎn)借他人。
各部門只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經(jīng)檔案主管部門負責人批準 。
公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時，由辦公室主任負責監(jiān)督辦理檔案的交接工作, 將檔案移交表填寫清楚。（附表4）
第七條： 保管和保密制度
存放檔案的檔案柜排放整齊；采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標識明確。
檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
檔案的保密嚴格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷，防止泄密。
節(jié)假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。
第八條： 附則
工程檔案、財務檔案管理制度細則由部門另行制定
檔案室保密制度
1. 檔案是黨和國家的寶貴財富，保守黨和國家的機密是檔案工作者的光榮職責，檔案工作者要嚴格遵守《檔案法》，提高警惕，堅持原則。樹立嚴格的保密觀點，認真執(zhí)行各項規(guī)章制度，保證檔案的絕對安全。
2. 檔案工作者是機要人員，對黨的機密要守口如瓶，在任何場合，對任何人都不議論檔案內(nèi)容。不準將檔案私自帶出室外或借給他人。
3. 嚴格執(zhí)行上級關于保密工作的一切規(guī)定。
4. 非檔案室人員，不經(jīng)允許，不準私自開柜查找案卷或隨便翻閱案卷。
5. 借閱案卷必須嚴格執(zhí)行檔案借閱制度妥善保管；退回的案卷立即放入柜內(nèi)，以防丟失和泄密，工作人員離開崗位要上鎖。
6. 調(diào)出的檔案材料，不準帶入公共場所，不得和無關人員談論檔案內(nèi)容，要妥善保管，用后及時退回。
7. 清理鑒定銷毀的案卷，必須填寫“銷毀清單”， 經(jīng)征求立卷人意見后，由校保密委員會簽定，并經(jīng)主管領導批準后到指定造紙廠監(jiān)銷。
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