裝訂人事檔案工作總結(jié)

一、人事檔案管理的內(nèi)容

　人事檔案管理的內(nèi)容可大致分為以下幾個方面：

　一是人事檔案材料收集、補充。收集是指通過各種渠道將分散在各處的人事檔案集中起來。補充是指人事檔案經(jīng)過整理后形成的新材料的接收工作，是收集的繼續(xù)。收集和補充是人事檔案管理的第一步，它保證了管理對象的完備，是進行檔案管理的基礎(chǔ)。

　二是人事檔案材料的鑒別。收集、補充的檔案材料往往繁雜無序，真假混雜，這就需要對材料進行清理、甄別和鑒定。這項工作是保證人事檔案真實完整的必要手段。

　三是人事檔案的整理。檔案材料經(jīng)過鑒別之后，就要進行分類整理，使其更加規(guī)范化。

　1980年中央組織部門頒發(fā)了《干部檔案整理辦法》為檔案和整理提供了依據(jù)。整理的具體工作包括對檔案進行分類、排列、技術(shù)加工、裝訂等。

　四是人事檔案的保管。這是檔案管理的重要環(huán)節(jié)。保管的具體工作包括：建立健全有關(guān)的規(guī)章制度；檔案庫房建設(shè)和管理；按一定規(guī)律編號存放檔案，建立檢索卡片，并定期核對，及時將補充材料歸人檔案；保管的其他日常工作。

　五是人事檔案的利用。進行人事檔案管理的目的，就是為企業(yè)管理提供檔案資料。為人事工作及其他有關(guān)工作提供依據(jù)。因此，檔案的利用是檔案管理的內(nèi)在功能之一。但是，在利用檔案的過程中容易出現(xiàn)遺失疏漏，這就是需要建立嚴密的制度。

　六是人事檔案的業(yè)務(wù)研究與指導(dǎo)。這雖然不是檔案管理的具體業(yè)務(wù)內(nèi)容，但與檔案管理工作密切相關(guān)。業(yè)務(wù)研究與指導(dǎo)包括多方面的內(nèi)容，如人事檔案基礎(chǔ)理論、一般原理和方法的研究，人事檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化問題的研究，上級有關(guān)部門的檢查、輔導(dǎo)、督促等。

　二、人事檔案管理的原則

　如上所述，人事檔案管理包括許多具體的工作，如何將這些具體繁雜的工作做好呢?這需要遵循一定的原則。人事檔案管理的基本原則和要求有：

　樹立認真負責的思想。人事檔案管理是一項服務(wù)性很強的工作，繁雜而重要，管理人員應(yīng)具有細心、負責的工作態(tài)度。這是檔案管理要遵循的首要原則。

　集中管理原則。人事檔案必須集中起來由人事部門統(tǒng)一管理。這是因為：一方面，集中管理便于使用，另一方面，人事檔案具有一定的保密性，不宜分散管理，因此，個人不得私自保存人事檔案材料�！陡刹繖n案工作條例》中明確規(guī)定：“嚴禁任何人私自保存任何人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出或利用私自保存的檔案材料整人的，應(yīng)視情節(jié)輕重，予以嚴肅處理�！�

　保守機密原則。人事檔案中記載著各種人員的歷史，現(xiàn)實情況，屬于機密文件，現(xiàn)代企業(yè)身處復(fù)雜多變的經(jīng)濟環(huán)境中，企業(yè)內(nèi)部機密，尤其是有關(guān)人事的檔案機密更應(yīng)注意保存。保守機密是企業(yè)中人事檔案管理人員的基本素質(zhì)要求。

　高效管理原則。人事檔案管理應(yīng)貫徹高效率原則，建立高效、有序的管理環(huán)境，現(xiàn)代科技的發(fā)展，計算機，自動化設(shè)備的廣泛應(yīng)用為高效管理提供了新的手段。此外，業(yè)務(wù)研究與指導(dǎo)也是提高效率，貫徹高效原則的重要內(nèi)容。

　三、人事檔案材料的收集

　1．收集工作的要求

　(1)及時。人事檔案是進行人事工作的重要依據(jù)，必須及時，全面地反映某個人的情況，這要求檔案的收集工作必須及時、迅速。做到有則即收，收則即歸，使人事檔案內(nèi)容時常保持完整狀況和最新狀態(tài)。

　(2)保質(zhì)。收集工作在保證及時的前提下，還應(yīng)保證質(zhì)量。首先，收集到的材料要完整，不能缺頁、缺份，不能出現(xiàn)破損、缺頭少尾等情況；其次，材料要有效，即手續(xù)要齊備，不能出現(xiàn)少章或手續(xù)不全等情況；最后，材料范圍要準確可靠，材料內(nèi)容要真實，一方面，不能將非檔案材料收集進來，另一方面，不能收集那些失實的材料。

　(3)適量。在收集材料的過程中，應(yīng)注意歸檔需要的數(shù)量。若檔案只建正本，則只需一份即可。若分建正副本，則下列材料須收兩份近期履歷表、各階段的主要鑒定，考核材料，政治歷史問題的審查、甄別、復(fù)查、平反結(jié)論，獎勵、處分材料，職稱、學(xué)位等審批表，工資級別等級表，出國人員審查表等。

　2．收集工作的方法

　企業(yè)人事檔案的收集并非局限于企業(yè)內(nèi)部。我國長期以來的傳統(tǒng)體制及現(xiàn)狀決定了檔案材料的收集必須經(jīng)過多種渠道進行。常見

　(1)通過各級人事部門收集如下材料：個人經(jīng)歷材料(履歷表、簡歷表等)；審批材料(職務(wù)任免表，職稱學(xué)位審批表，工資調(diào)整審批表，離休、退休、退職審批表等)；鑒定材料(鑒定書、鑒定表等)；考核材料；自傳材料等。

　(2)通過基層黨組織收集人黨入團材料及各種先進模范材料。

　(3)通過具體業(yè)務(wù)部門收集業(yè)務(wù)考核成績，技術(shù)業(yè)務(wù)方面的材料及論文著作篇目等。

　(4)通過民政部門收集復(fù)員軍人檔案材料和榮軍登記表、殘廢等級表等材料。

　(5)通過學(xué)校和教育部門收集學(xué)生時期形成的檔案材料，如成績冊、表現(xiàn)鑒定、獎勵處分、畢業(yè)分配表等。

　(6)通過原工作單位收集過去形成的檔案材料，等等。

　在通過以上渠道收集材料的過程中，人事檔案管理人員要發(fā)揚積極主動精神，認真細致地做好工作。首先，要建立定期清理制度，根據(jù)情況每年一次或兩次進行檔案的清理核對，了解檔案缺損情況；其次，建立定期索要制度，根據(jù)情況與有關(guān)單位定期聯(lián)系，索要有關(guān)的檔案材料。

　四、人事檔案材料的補充

　補充工作是收集工作的繼續(xù)，主要是指對一些新材料的接收。這里介紹兩項最常見的補充工作。

　1．履歷表的補充

　履歷表的主要內(nèi)容是反映個人的經(jīng)歷，大致包括五個組成部分：

　一是個人基本情況。如姓名、性別、出生年月，分部狀況等。二是政治歷史和社會關(guān)系情況。如歷史問題、家庭成員情況等。三是本人德才情況。如獎勵、處分、職稱、特長等。四是個人簡歷。五是其他需說明的問題和審批手續(xù)部分。

　新近履歷表的補充過程，主要是組織填寫，審批履歷表的過程，這里應(yīng)該注意以下幾點：

　第一，做好動員。應(yīng)向填表者講明填表的目的和意義，并解釋有關(guān)項目，指導(dǎo)填表者認真填寫。

　第二，明確填表人責任。原則上履歷表由本人填寫，若因故不能填寫，請人代填后必須經(jīng)本人核對并蓋章。

　第三，做好審核工作。個人將履歷表填好后，要交有關(guān)部門審核。審核中應(yīng)堅持實事求是，嚴格把關(guān)。審核合格后，及時歸檔，完成對新近履歷表的補充。

　2．鑒定表的補充

　鑒定表的主要內(nèi)容是對職工的優(yōu)缺點進行全面的或針對某一方面的評價，一般包括自我鑒定和組織鑒定兩部分。鑒定表的填寫大致分三個步驟進行。

　第一步：個人總結(jié)，自我鑒定。此前應(yīng)對被鑒定者做好動員，明確有關(guān)規(guī)定、方法和要求，使其提高認識，實事求是地寫出自我鑒定。

　第二步：小組評議，組織鑒定。小組成員間進行民-主評議，作出組織鑒定，該鑒定應(yīng)與本人見面。

　第三步：上級審批，簽署意見。上級部門對個人鑒定和下級組織鑒定表示意見，作出補充。因為新近鑒定表要補充到檔案中，所以在填寫時要符合歸檔的要求，具體應(yīng)做到：

　——觀點材料要完整統(tǒng)一。缺乏材料說明，觀點便沒有說服力；而沒有觀點，則材料間缺乏內(nèi)在聯(lián)系，這些問題應(yīng)注意避免。

　——語言要準確，文字要簡潔，評價要適當，切忌空洞、噦嗦。

　——字跡要清楚、整潔。一律使用鋼筆和毛筆填寫，不得馬虎潦草。

　五、人事檔案的保管制度

　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

　1．材料歸檔制度

　新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：

　首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。

　其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的要求。

　再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。

　最后，將新材料放人檔案。

　2．檢查核對制度

　檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

　——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后。

　——對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

　——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　3．轉(zhuǎn)遞制度

　轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序是：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；按發(fā)文要求包裝、密封。

　在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

　4．保衛(wèi)保密制度

　具體要點如下：

　對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負責檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。

　庫房備有必要的防火、防潮器材。庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關(guān)物品。

　任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

　5．統(tǒng)計制度

　人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：

　(1)人事檔案的數(shù)量。(2)人事檔案材料收集補充情況。(3)檔案整理情況。(4)檔案保管情況。(5)利用情況。(6)庫房設(shè)備情況。(7)人事檔案工作人員情況。

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