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衛(wèi)生院公文管理制度
為加強衛(wèi)生行政執(zhí)法文書（以下簡稱文書）的管理，維護文書的嚴肅性，保證衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作的順利進行，根據衛(wèi)生部發(fā)布的《衛(wèi)生行政執(zhí)法文書規(guī)范》（衛(wèi)生部第34號令）及有關規(guī)定，結合我局實際，制定本制度。
1、衛(wèi)生行政執(zhí)法文書是衛(wèi)生監(jiān)督工作過程中使用的具有法律效力的文書，必須加強管理，嚴格使用范圍。具體由市衛(wèi)生監(jiān)督所辦公室統(tǒng)一印制、稽查科專人負責管理，市衛(wèi)生監(jiān)督所各執(zhí)法科室根據工作需要領取。為提高工作效率，可采取提前加蓋印章，編號管理等方式。
2、文書管理分四個環(huán)節(jié)：訂購、發(fā)放、使用、回收。
2.1文書的訂購。文書的訂購工作由辦公室承擔。文書的全年訂購由辦公室于每年12月前根據稽查科的預算，購次年文書。文書的補充訂購由稽查科根據所需文書的種類和用量不定期報辦公室補充訂購。
2.2文書的發(fā)放:
(1)時間：稽查科于每年12月下旬將次年文書發(fā)放給各執(zhí)法科室。
(2)種類：具體發(fā)放種類包括除《強制執(zhí)行申請書》、《行政處罰聽證通知書》、《聽證筆錄》、《聽證意見書》、《行政處罰決定書》外的無需蓋章的文書。
(3)手續(xù)：各執(zhí)法科室應指定專人負責文書的管理工作。凡加蓋市衛(wèi)生局公章的文書，必須經稽查科同意或登記后領取。
3、文書的使用:
3.1文書的類別。有文號的文書，文號的形式為“地區(qū)簡稱+衛(wèi)+執(zhí)法類別+執(zhí)法性質+[年份]+序號”，其中執(zhí)法類別分別是：食品衛(wèi)生為“食”，醫(yī)療市場為“醫(yī)”，傳染病衛(wèi)生為“傳或消”，公共場所為“公”等。文號按先后時間順序統(tǒng)一編寫登記，不得重號。有編號的文書，編號的形式為“年份+序號”，各執(zhí)法科室分別采用流水號，不得交叉。凡設定“文號”或“編號”的文書都必須加蓋市衛(wèi)生局的公章。
3.2關于文書的審批。根據市衛(wèi)生局規(guī)范衛(wèi)生行政執(zhí)法文書的要求，在執(zhí)法過程中的案件受理記錄、立案報告、案件調查終結報告、衛(wèi)生行政控制決定書、解除衛(wèi)生行政控制決定書、證據先行登記保存決定書、證據先行登記保存處理決定書、行政處罰告知書、行政處罰決定書、結案報告等應報市衛(wèi)生局分管領導審批。所有的報批工作由市衛(wèi)生監(jiān)督所稽查科負責。
3.3關于未發(fā)放的文書。未發(fā)放的文書包括：《強制執(zhí)行申請書》、《行政處罰聽證通知書》、《聽證筆錄》、《聽證意見書》和《行政處罰決定書》。前四種文書因涉及到強制執(zhí)行和聽證程序，需稽查科配合開展工作，這四種文書的使用由稽查科操作。
3.4文書的回收。每年年終，各執(zhí)法科室應將本年度已編號未使用的文書交稽查科回收。設有存根的文書，存根應于結案后及時送交稽查科備查。如文書丟失，應及時報告科室負責人做補救處理，重要文書丟失應同時報告所領導。市衛(wèi)生監(jiān)督所對在制作文書過程中產生的作廢文書，應統(tǒng)一銷毀。
3.5凡須使用帶有行政強制措施的執(zhí)法文書，應由使用科室先請示所領導同意。
4、文書制作
衛(wèi)生監(jiān)督員應嚴格按《衛(wèi)生行政執(zhí)法文書規(guī)范》要求制作文書，項目填寫齊全，正文書寫嚴謹；寫清楚每一部分的必備要素，準確引用所依據的法律條文，作出符合法律規(guī)定的結論；使用公文語體，語言莊重、嚴肅、科學、完整，文理結構有邏輯性。
5、制作文書需注意的時限問題
①3日。在日常監(jiān)督中發(fā)現有違法案件，因情況特殊需要先行調查取證的，可先不制作立案報告，但須在3日內補辦立案報告手續(xù)�！缎姓幜P聽證告知書》中，告知當事人提出聽證要求的期限為3日�！缎姓幜P事先告知書》中，告知當事人進行陳述申辯的期限可比照聽證告知的期限，即3日。
②7日。對符合受理條件的案件應當在7日內立案。收集證據時需要先行登記保存的，應當在7日內作出處理決定，法律、法規(guī)另有規(guī)定的除外。行政處罰決定書應當在7日內依照民事訴訟法的有關規(guī)定送達當事人。
③15日�！妒称沸l(wèi)生監(jiān)督程序》規(guī)定對食品的衛(wèi)生行政控制期限為15天。《中華人民共和國食品衛(wèi)生法》規(guī)定當事人對行政處罰決定不服的，可在接到處罰通知之日起15日內直接向人民法院起訴。
④60日�！吨腥A人民共和國行政復議法》規(guī)定當事人認為具體行政行為侵犯其合法權益的，可自知道該具體行政行為之日起60日內提出行政復議申請；但法律規(guī)定的申請期限超過60日的除外。
⑤3個月。衛(wèi)生行政機關一般應當自立案之日起3個月內作出行政處罰決定。
⑥2年。違法行為在2年內未被發(fā)現的，一般不再給予行政處罰，法律另有規(guī)定的除外。
6、查處衛(wèi)生違法案件所形成的案卷材料應按一案一卷形式進行裝訂，每卷順序按有關材料形成的時間先后順序排列，并嚴格按照《全國衛(wèi)生監(jiān)督機構工作規(guī)范》有關規(guī)定中“衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理”要求執(zhí)行。市衛(wèi)生監(jiān)督所建立衛(wèi)生監(jiān)督檔案，制定相應的管理制度并指定專人管理。
7、為了規(guī)范，文書逐步統(tǒng)一用電腦打印制作。
8、本制度自****年**月**日起實施。
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