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協(xié)調(diào)主任崗位職責(zé)
辦公室是直接為各個(gè)部門開展工作和協(xié)調(diào)工作服務(wù)的綜合性辦事機(jī)構(gòu)，是溝通上下左右、聯(lián)系四面八方的樞紐和橋梁。辦公室工作涉及面廣，管理層次眾多，辦公室主任如何協(xié)調(diào)處理好各方面的關(guān)系，做好溝通協(xié)調(diào)工作，是做好辦公室工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。
臺(tái)灣資深秘書石詠琦說過這樣一句話：“無論辦公室大小、人員多寡，秘書所做工作如何繁瑣、技能如何熟練，到頭來決勝因素的取舍，往往系之于人際關(guān)系是否良好。” 她所要表達(dá)的就是辦公室做好其它事情的前提是必須有很好的人際關(guān)系，出色的協(xié)調(diào)能力。辦公室主任其實(shí)是一個(gè)雙重性的角色，他不僅僅是秘書隊(duì)伍的領(lǐng)導(dǎo)者、管理者，他也是秘書隊(duì)伍中的一員。辦公室主任作為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的“參謀者”和辦公室工作的“主持者”，必須要有出色的協(xié)調(diào)藝術(shù)，才能做好溝通協(xié)調(diào)工作。下面我就如何開展協(xié)調(diào)工作談一談自己的粗淺認(rèn)識(shí)。
一、正確認(rèn)識(shí)協(xié)調(diào)工作
辦公室工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜，協(xié)調(diào)工作有時(shí)候就被忽視了，事實(shí)上，協(xié)調(diào)工作是各項(xiàng)工作順利開展的基本。協(xié)調(diào)工作做好了，就能使整個(gè)工作處在一種平衡、協(xié)作、有序的狀態(tài)下，才能較好地開展其他各項(xiàng)工作。
辦公室主任在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理整體性、全局性事務(wù)的同時(shí)，要直接負(fù)責(zé)一些協(xié)調(diào)工作。辦公室主任的協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)和委托的一部分工作，目的是幫助領(lǐng)導(dǎo)擺脫具體事務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)集中精力考慮和研究重大決策。協(xié)調(diào)是在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行的，只能向協(xié)調(diào)對象協(xié)商、說明，事后再將協(xié)調(diào)結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，而不能發(fā)號(hào)施令，擅自作出決斷。所以，辦公室主任在協(xié)調(diào)時(shí)要以平等的地位與其他部門進(jìn)行溝通，而不能居高臨下、盛氣凌人。
二、協(xié)調(diào)工作的作用
協(xié)調(diào)工作是辦公室主任的一項(xiàng)主要職責(zé)，通過協(xié)調(diào)，能夠?qū)⒏鞑块T凝聚在一起，將個(gè)體優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為整體優(yōu)勢，更大限度地發(fā)揮部門的整體作用。通過協(xié)調(diào)，可以加強(qiáng)各部門的聯(lián)系，暢通部門之間的信息渠道；可以密切領(lǐng)導(dǎo)和群眾的關(guān)系。通過協(xié)調(diào)，可以為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，讓領(lǐng)導(dǎo)擺脫具體事物的糾纏，使他們集中精神謀劃建設(shè)和發(fā)展問題。協(xié)調(diào)能夠使一些亟需加以解決的問題得到及時(shí)解決，緩解矛盾，理順各部門的關(guān)系，使無序轉(zhuǎn)化為有序，促進(jìn)各項(xiàng)工作平穩(wěn)順利、有條不紊地開展下去。
三、認(rèn)真細(xì)致地做好協(xié)調(diào)工作
曾國藩曾有一句名言：“馭下之道，最貴推誠，不貴權(quán)術(shù)�！边@句話用來指導(dǎo)協(xié)調(diào)工作的開展再合適不過了。要做好協(xié)調(diào)工作首先就必須“誠”，只有誠心誠意待人，真心溝通，才能做好協(xié)調(diào)工作。作為辦公室主任，要處理好各部門的關(guān)系，做好協(xié)調(diào)工作，就要掌握好協(xié)調(diào)的原則和方法。
1、原則性和靈活性原則
辦公室主任在處理事務(wù)時(shí)，必須堅(jiān)持從全局出發(fā)，為全局服務(wù)的原則，協(xié)調(diào)工作不能以損害全局利益為代價(jià)進(jìn)行。在遇到局部利益與整體利益發(fā)生沖突時(shí)，辦公室主任應(yīng)從全局出發(fā)、從長遠(yuǎn)利益出發(fā)，努力說服有關(guān)部門服從原則。但有時(shí)過分堅(jiān)持原則，反而會(huì)出現(xiàn)適得其反的作用，導(dǎo)致嚴(yán)重失調(diào)的局面，這就需要我們在不失原則的前提下，靈活運(yùn)作，使應(yīng)該落實(shí)的問題盡快落實(shí)，使協(xié)調(diào)的各方能較滿意地接受協(xié)調(diào)的意見。但妥協(xié)和讓步必須是在保持整體利益的前提下進(jìn)行，否則將會(huì)帶來更尖銳的矛盾和沖突。
2、互相尊重和平等待人原則
人與人之間是平等的，各職能部門之間也是平等的，大家是共同協(xié)作的關(guān)系，所以在協(xié)調(diào)時(shí)，一定要采取平等協(xié)商的態(tài)度，而不能以命令代替協(xié)商，強(qiáng)加于人。辦公室主任在協(xié)調(diào)時(shí)，一定要擺正自己的態(tài)度，與協(xié)調(diào)對象平等交換意見，只有這樣才能和協(xié)調(diào)對象拉進(jìn)距離、平等協(xié)商，才有可能較快、較順利地達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。在協(xié)調(diào)溝通時(shí)，要站在對方的角度處理問題，體諒對方的實(shí)際困難，及時(shí)聽取對方的意見和建議，在思想溝通的基礎(chǔ)上達(dá)到求同存異的目的。即使在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對某項(xiàng)協(xié)調(diào)事宜有明確批示時(shí)，也要認(rèn)真地聽取協(xié)調(diào)對象的意見和建議，曉之以理，動(dòng)之以情。如果領(lǐng)導(dǎo)的批示確有不妥，也應(yīng)如實(shí)向批示的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以求問題的正確解決。
3、公平公正和實(shí)事求是原則
在協(xié)調(diào)工作中要增強(qiáng)透明度，避免暗箱操作，要有正確的依據(jù)，不能憑主觀武斷，更不能摻雜個(gè)人成見。協(xié)調(diào)部門之間的關(guān)系，做到上傳下達(dá)，其實(shí)質(zhì)還是人與人之間的接觸。要使交流渠道變得通暢，辦公室主任必須堅(jiān)持立場公正，當(dāng)部門之間“公說公有理，婆說婆有理”時(shí)，協(xié)調(diào)者應(yīng)以整體利益為重，站在絕對公平的立場上，秉公辦事。協(xié)調(diào)者在聽取各方意見的同時(shí)，應(yīng)始終堅(jiān)持實(shí)事求是原則，要及時(shí)掌握相關(guān)情況，深入了解事情的實(shí)質(zhì)，然后以客觀事實(shí)為依據(jù)進(jìn)行協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)者要把握自己的立場，不能在多種意見之間迷失方向。
4、維護(hù)團(tuán)結(jié)和服務(wù)溝通原則
協(xié)調(diào)工作一般是因?yàn)橛嘘P(guān)部門之間有紛爭或意見不一致，才需要調(diào)解，調(diào)解的目的就是通過溝通消除裂痕，避免各行其是、各自為政，影響團(tuán)結(jié)、影響集體戰(zhàn)斗力等現(xiàn)象的發(fā)生。因此，我們在協(xié)調(diào)工作中，一定注意維護(hù)各方面的團(tuán)結(jié)和友誼，特別是在協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)班子成員工作關(guān)系時(shí)，一定要十分注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)。而辦公室主任作為協(xié)調(diào)者，其實(shí)也是服務(wù)者，要牢固樹立服務(wù)意識(shí)，在協(xié)調(diào)的時(shí)候要認(rèn)真負(fù)責(zé)、熱情周到，主動(dòng)服好務(wù)。在某些必要的時(shí)候，為了避免引起不必要的爭議，甚至可以委曲求全，充當(dāng)一下“替罪羊”的角色。
總之，做好協(xié)調(diào)工作，是其他各項(xiàng)工作得以順利開展的基礎(chǔ)，但這并不是說做好了協(xié)調(diào)工作就好了其他工作。社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，要做好新形勢下辦公室主任工作，必須時(shí)刻注意提高自己的政治理論水平、文化水平和各項(xiàng)業(yè)務(wù)能力，必須認(rèn)清形勢、把握大局、立足大局、服務(wù)大局，必須增強(qiáng)責(zé)任感、緊迫感、使命感，提高工作的自覺性、主動(dòng)性，才能出色地履行各項(xiàng)職責(zé)，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。
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