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員工報銷管理制度
一、原則:
本著既有效節(jié)約、又要考慮出差人員工作與生活需要,同時保證工作效率與公司形象的原則,制訂本制度。
二、適用范圍:
因公出差的員工。
三、差旅費標準:
(一)市區(qū)
1、員工中午因工作外出不能在公司就餐時,午餐補助5元/人。
2、市內(nèi)交通費按月填報,經(jīng)考勤等有關(guān)部門審核后報銷。
3、員工因公外出一般乘坐公交車、地鐵,實報實銷。
4、如特殊情況需乘坐出租車時,應(yīng)先請示,報銷時必須寫清楚起始地點及原因,由公司總經(jīng)理簽字后方可報銷。
(二)短途
1、尋找客戶盡量乘坐公交車,如需乘坐出租車,費用控制在30元以內(nèi),憑票報銷。
2、拜訪客戶也應(yīng)盡量乘公交車;如需乘坐出租車,費用控制在20元以內(nèi),憑票報銷。
3、拜訪客戶應(yīng)有計劃性、連續(xù)性,盡量減少當(dāng)日往返、重復(fù)路線。
(三)外地
1、員工出差實行包干制。即住宿、交通、膳食統(tǒng)一計算。標準如下:
1)北京、上海、廣州、深圳:每天160元。若一人出差,沒有確定住宿標準,第一天首選公司規(guī)定的地方(如家),第二天另找就近合適的地方住宿。不產(chǎn)生住宿費的,午餐費、交通費給予補助10元。
2)省會城市及天津、重慶、青島、蘇州、無錫:每天100元。若一人出差,沒有確定住宿標準,第一天首選公司規(guī)定的地方(如家),第二天另找就近合適的地方住宿。不產(chǎn)生住宿費的,午餐費、交通費給予補助10元。
3)地級城市:每天80元。不產(chǎn)生住宿費的,午餐費、交通費給予補助10元。報銷單程出租車票。能當(dāng)日回來的盡量回來住宿。
(遼寧。撼枴⒏沸、鐵嶺、撫順、本溪、遼陽、鞍山、丹東、營口、盤錦、錦州、葫蘆島;吉林省:吉林市、白城、松原、四平、遼源、通化、白山。)
4)縣級市(包括縣):每天60元。不產(chǎn)生住宿費的,午餐費、交通費給予補助10元。報銷單程出租車票。能當(dāng)日回來的盡量回來住宿。
(遼寧省:新民、瓦房店、普蘭店、莊河、北票、凌源、調(diào)兵山、開原、燈塔、海城、鳳城、東港、大石橋、蓋州、凌海、北寧、興城;吉林。旱禄、九臺、榆樹、磐石、蛟河、樺甸、舒蘭、洮南、大安、雙遼、公主嶺、梅河口、集安、臨江、延吉、圖們、敦化、琿春、龍井、和龍)
5)出差至設(shè)有固定住宿酒店的城市,必須住在固定住宿酒店(如有特殊情況,確實無法入住該酒店,應(yīng)尋找與其價格相仿的其它酒店);出差至無固定住宿酒店的城市應(yīng)該就近尋找合理的住處,作為固定的住宿地點。
6)員工報銷時盡量提供車票、餐票等,住宿票必須提供。
7)包干費用的計算時間以24小時為一天。
* 不夠12小時,不享受補貼;
* 超過12小時不夠20小時按半天計算;
* 超過20小時按一天計算(以產(chǎn)生住宿為標準)。
2、員工出差可乘坐火車、長途汽車、輪船(包括三等艙、四等艙票)。沒有批示不得乘坐軟臥、飛機。乘坐火車超過六個小時可購硬臥車票(夜間特殊)。
3、公司員工出差期間,確因工作需要宴請客戶時,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核準,費用標準需跟領(lǐng)導(dǎo)請示,在此范圍內(nèi)依票據(jù)實報實銷。
4、公司員工出差期間,因游覽或非工作需要的開支,均由個人自理。
5、特殊情況特殊申請。
(四) 公司出車
1、當(dāng)日出差能夠往返:午餐補助10元/人,憑票報銷。
2、當(dāng)日不能夠往返:逐額減去短途交通費10元。
3、司機費用報銷:隨車輛使用部門申報。省內(nèi)三人以上出差盡量派車。
(五) 參加培訓(xùn)
1、國外工廠
1)博世揚州培訓(xùn):(根據(jù)其規(guī)定標準執(zhí)行)
住宿地點:?投;
住宿費用:淡季:54元/人,旺季:69元/人(人員搭配分擔(dān));
餐費補助:20元/人,憑票報銷。
2)博世無錫RBCD培訓(xùn):
住宿地點:宜必斯;
住宿費用:155元/人,憑票報銷;
餐費補助:早、晚餐補助20元/人,憑票報銷;
車費補助:短途車費早25元、晚上乘公交,憑票報銷。
3)蓋瑞特培訓(xùn):
住宿地點及費用:按照其住宿規(guī)定標準執(zhí)行;
餐費補助:40元/人,憑票報銷。
4)德爾福等國外企業(yè)培訓(xùn)按出差標準執(zhí)行。
2、國內(nèi)工廠:按照各工廠的標準執(zhí)行,憑票報銷。
1)成都威特:
住宿地點:成飛賓館;
住宿費用:30元/人(三人間);
餐費補助:20元/人。
(六) 參加會議
1、會議主辦方承擔(dān)當(dāng)日餐費的,不予餐費補助;
2、會議不負責(zé)當(dāng)日餐食的每日補助20元/人(包括往返路程)。
(七) 現(xiàn)場服務(wù)
1、主機廠有特殊要求:按其要求執(zhí)行;
2、主機廠無特殊要求:按照正常出差標準執(zhí)行。
(八)BDP現(xiàn)場培訓(xùn)服務(wù)
按照正常出差標準執(zhí)行。
(九)分部間的培訓(xùn)及辦公
1、分部有住宿能力:住在分部提供的宿舍。
2、分部無住宿能力:按出差標準執(zhí)行(不包括餐費 補貼)。
3、餐費:所有人員用餐均在當(dāng)?shù)胤植拷鉀Q。
五、出差及報銷流程
1、員工因公出差,需事前填寫《出差申請單》,經(jīng)部門負責(zé)人審核并由總經(jīng)理批準方可出差;
2、如因事情緊急而未能事前申請,須事前由部門負責(zé)人口頭報告總經(jīng)理;待返回公司后,立即補辦手續(xù);
3、員工出差費用報銷的程序如下:
1) 出差申請:詳細填寫《出差申請單》,經(jīng)部門負責(zé)人審核后呈報總經(jīng)理批準。
2)預(yù)支費用:憑總經(jīng)理批準的《出差申請單》,填寫借款單,向財務(wù)部預(yù)支差旅費。
3)費用報銷:
* 出差人應(yīng)在返回后3日內(nèi)應(yīng)逐項詳細填寫《出差旅費報銷單》,至財務(wù)部報銷。
* 《出差旅費報銷單》由所屬部門和財務(wù)部負責(zé)人審核后報總經(jīng)理批準,由財務(wù)部在報銷時沖銷預(yù)支款。
員工報銷管理制度
第一章 總 則
第一條 本制度旨在確定公司管理人員和員工因公司業(yè)務(wù)出差的手續(xù)及差旅費支付標準。由于出差目的、性質(zhì)、時間及費用支出千差萬別,難作統(tǒng)一規(guī)定,故本制度僅作一般性規(guī)定。
第二條 本制度未涉及事項,均接有關(guān)細則處理。對海外出差,將另行規(guī)定。
第三條 出差分為“近距離外出”、“當(dāng)日出差”(當(dāng)日回來)和“住宿出差”三類。
第四條 近距離外出是指利用交通工具,以公司總部為中心,半徑為×千米范圍的外出。外出范圍由總務(wù)部主管與總經(jīng)理協(xié)商決定。在必要時,近距離外出可變更為當(dāng)日出差,或作住宿出差處理。
第五條 當(dāng)日出差,是指從公司出發(fā)后,當(dāng)日可返回的出差。當(dāng)日出差的地域范圍由總務(wù)部主管與總經(jīng)理協(xié)商決定。但它不得與前條所述地域重復(fù)。地理偏僻或交通不使地區(qū),可按住宿出差處理。
第六條 住宿出差,是指出差到較遠的地方,通常需要住宿的出差。因出差內(nèi)容和需要時間的差別,有些住宿出差也可以作為近距離外出或當(dāng)日出差處理。
第七條 出差路線一般應(yīng)選擇最短的且最方便的線路。應(yīng)盡量減少出差所用時間。出差途中如遇天災(zāi)人禍等不可抗拒因素,需改變路線時,需得到總務(wù)部主管同意,按實際旅費支付。
第八條 員工私人旅行公務(wù)出差時,公司向其支付用于公務(wù)出差部分的差旅費。
第九條 出差費在區(qū)分“近距離外出”、“當(dāng)日出差”和“住宿出差”前提下分別支付。
第十條 出差費及報銷
1.出差費包括以下內(nèi)容:
(1)鐵路、船舶、飛機票費;
(2)交通費;
(3)出差補貼;
(4)住宿費;
(5)通訊費;
(6)其他伴隨出差發(fā)生的正當(dāng)費用。
2.鐵路、船舶、飛機票費依種類和等級實報實銷;
3.交通費指短距離乘坐公共汽車、地鐵等的費用,據(jù)個人中報,接實際費用支付。原則上不得乘坐出租車;
4.出差補貼用于出差者的飲食和雜費支出,按出差回報定額支付。上午出差按全額支付,下午出差按半額支付,晚上8時以后不支付;
5.住宿費按定額住宿天數(shù)支付,在火車上過夜的按半額支付;
6.出差中的電話、傳真、信函、匯款、郵票等通信費依據(jù)報銷憑證實費支付。
第十一條 出差費原則上應(yīng)在一周前,通過《出差計劃表》提出預(yù)算,經(jīng)分公司主管批復(fù)后支付。
第十二條 當(dāng)交易客戶、相關(guān)公司人員或公司管理人員隨行,或因不得已理由,出差費超出規(guī)定時,經(jīng)隨行管理人員或公司財務(wù)主管批準后,按實際費用報銷。
第十三條 駕駛或搭乘公司車輛出差時,不支付交通費。
第十四條 出差過程中,利用出租車僅限于有交易客戶同行、緊急情況、有可能耽誤出發(fā)時間或攜帶物品過重、下雨天訪問客戶等情況。這時按實額支付出租車費。但必須在出差費報銷單中說明理由,并經(jīng)隨行管理人員或分公司主管批準。
第十五條 出差過程中,如遇出差人公休日,應(yīng)以公務(wù)為重,繼續(xù)執(zhí)行出差任務(wù)。但是,如遇出差單位公休日,無法開展工作時,可安排休息。為避免這種情況發(fā)生,出差前,應(yīng)事先與有關(guān)單位聯(lián)系。出差歸來后,可補足休息日。
第十六條 出差過程中,因生病、交通中斷或其他意外情況超過預(yù)定期限停留時,在查清事實基礎(chǔ)上,可按長期滯留費標準支付費用。
第十七條 在出差過程中,如需向客戶提供禮金(用于慶賀、吊唁、探望等),或贈送土特產(chǎn)時,其金額應(yīng)限在××元以內(nèi)。超出此金額須經(jīng)上級主管批準。
第十八條 在出差地招待客戶,原則上應(yīng)先在《出差計劃表》中提出具體預(yù)算,并經(jīng)上級主管批準。其金額一般限定在×××元之內(nèi),部門主管以上限定在×××元之內(nèi)。
第二章 近距離外出及當(dāng)日出差
第十九條 出差者必須提交《出差申請表》,經(jīng)主管批準后方可出發(fā)。
第二十條 出差者從公司出發(fā)和歸來時,必須向上級主管報到。:不能按期回公司時,需通過電話等與化司聯(lián)系。
第二十一條 當(dāng)日出差者完成出差任務(wù),回公司后,應(yīng)填寫出差回報,提交給上級主管。
第二十二條 近距離外出,僅對交通費實報實銷。當(dāng)日出差,依不同職務(wù)支付出差補貼和交通費。
第二十三條 日常性的當(dāng)日出差費,可依據(jù)出差計劃表提出概算,并預(yù)付出差費。
第二十四條 當(dāng)日出差如遏緊急情況或其他不可抗拒的原因,需在外住宿時,按住宿出差的有關(guān)規(guī)定支付住宿費。但應(yīng)提前與主管上司聯(lián)系,井得到其批準。
第三章 住宿出差
第二十五條 出差者必須事先提出出差計劃表,提交上級主管批準。
第二十六條 出差者依據(jù)批復(fù)的出差計劃表,向財務(wù)部提出出差費預(yù)算,并申請預(yù)付出差費。財務(wù)部對未清算上次出差費者,拒絕預(yù)付出差費。
第二十七條 出差者必須每日自出差地向上級主管寄進出差回報一式兩份。但出差時問為二天者,可回公司后提交。
對不按規(guī)定郵送或提交出差回報者,停發(fā)相應(yīng)的出差補貼,但經(jīng)主管上司認為特殊情況者除外。
第二十八條 出差者回公司后,應(yīng)于二日以內(nèi)填寫出差費表,經(jīng)主管上司簽字后,提交給財務(wù)部,以作結(jié)算。
如出差者回公司后遇公休日,原則上應(yīng)在次日辦理出差費結(jié)算。
第二十九條 對住宿出差者依不同職務(wù)支付鐵路、船舶、飛機票費以及住宿費和交通費。
第三十條 出差者原則上應(yīng)在公司指定的旅館住宿。如變更旅館,領(lǐng)事先進行聯(lián)系。
第三十一條 在特殊情況下,經(jīng)主管上司批準后,可搭乘快速列車或飛機出差。除總經(jīng)理外,一般坐普通艙。
第四章 特別旅費處理
第三十二條 出席招待會、客戶接待出差、投宿于公司駐外機構(gòu)時,不支付住宿費。
來往于公司總部和各分,公司之問的出差,原則上必須利用,公司的住宿設(shè)施。 投宿于親友家時,支付50%的住宿費。
第三十三條 在同一地區(qū)連續(xù)停留超過7日時,視為長期滯留出差。
第三十四條 出差目的與內(nèi)容跟一般出差有區(qū)別的,為特殊業(yè)務(wù)出差,如參加研討會、招待客戶、隨客戶出差、到本公司分公司赴任等。
特殊業(yè)務(wù)出差的出差費支付標準如下:
1.出席研討會時,支付火車、船舶、飛機票費,住宿費及其他必要的費用,原則上實報實銷;
2.因招待客戶出差時,支付預(yù)算范圍內(nèi)的接待費,火車、船舶、飛機票費,住宿費、其他雜費和相當(dāng)于30%的補貼,原則上實報實銷;
3.異地赴任則按另行規(guī)定處理。
第三十五條 出差中不允許進行私人旅行。在不得已情況下,如欲進行私人旅行,需得到上級主管的批準。
私人旅行日數(shù)應(yīng)從本制度中的出差日期數(shù)中扣除。
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