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有關(guān)員工檔案管理規(guī)定
為了加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理工作，按照檔案完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，使企業(yè)職工檔案工作納入全國(guó)檔案工作管理體系，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，現(xiàn)頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
企業(yè)中由國(guó)家任命的干部，其檔案管理，仍按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和人民團(tuán)體中的工人檔案管理，參照本規(guī)定執(zhí)行。
附：一、企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格
二、轉(zhuǎn)遞企業(yè)職工檔案材料通知單及存根（本刊略） 企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門(mén)在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國(guó)家檔案的組成部分。
第三條 企業(yè)職工檔案工作，在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動(dòng)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理，同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)。
第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。
第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)
第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)專(zhuān)人管理職工檔案。第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動(dòng)或出國(guó)不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門(mén)代為保管。
第七條 職工死亡后，其檔案由原管理部門(mén)保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門(mén)保存。對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門(mén)按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第八條 企業(yè)職工檔案管理部門(mén)的職責(zé)：�。ㄒ唬┍９苈毠n案；�。ǘ┦占�、鑒別和整理職工檔案材料；�。ㄈ┺k理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；�。ㄋ模┑怯浡毠すぷ髯儎�(dòng)情況；�。ㄎ澹橛嘘P(guān)部門(mén)提供職工情況； （六）做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；�。ㄆ撸┒ㄆ谙蚱髽I(yè)檔案室（館）移交檔案。 （八）辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。
第三章 檔案的內(nèi)容
第九條 企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類(lèi)：�。ㄒ唬┞臍v材料；�。ǘ┳詡鞑牧�；�。ㄈ╄b定、考核、考察材料；�。ㄋ模┰u(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料）；�。ㄎ澹┱䦟彶牧�；�。﹨⒓又袊�(guó)共-產(chǎn)-黨、共青團(tuán)及民-主黨派的材料；�。ㄆ撸┆�(jiǎng)勵(lì)材料；�。ò耍┨幏植牧希弧。ň牛┱杏�、勞動(dòng)合同，調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料；�。ㄊ┢渌晒┙M織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷(xiāo)毀
第十條 職工所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
第十三條 按規(guī)定需要銷(xiāo)毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)（見(jiàn)附件一）。
第十五條 嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對(duì)違反《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》的，要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的提供利用
第十七條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：�。ㄒ唬┎殚啓n案應(yīng)憑蓋有黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位公章的介紹信�！。ǘ┎殚�、使用企業(yè)職工檔案的單位，應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱�！。ㄈn案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說(shuō)明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。�。ㄋ模┤魏蝹�(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案�！。ㄎ澹└鲉挝粦�(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，直至紀(jì)律處分，或追究法律責(zé)任�！。┮蚬ぷ餍枰獜臋n案中取證的，須請(qǐng)示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。
第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第十八條 企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng)（組織人事）部門(mén)。職工被勞教、勞-改，原所在單位今后還準(zhǔn)備錄用的，其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：�。ㄒ唬┩ㄟ^(guò)機(jī)要交通或派專(zhuān)人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶�！。ǘ⿲�(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”（見(jiàn)附件二）的項(xiàng)目登記，并密封包裝�！。ㄈ⿲�(duì)轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出�！。ㄋ模┙邮諉挝皇盏綑n案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問(wèn)，以防丟失。
第七章 附 則
第二十條 本規(guī)定由勞動(dòng)部負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條 本規(guī)定自下達(dá)之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國(guó)務(wù)院各部門(mén)可結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施辦法或細(xì)則。
有關(guān)員工檔案管理規(guī)定
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書(shū)面說(shuō)明材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。
3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：
⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫(xiě)《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門(mén)無(wú)權(quán)查閱員工原始檔案。
⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷(xiāo)毀。
⑶員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
⑷非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門(mén)如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
⑸員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫(xiě)《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案：
員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書(shū)等相關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對(duì)員工評(píng)價(jià)、考核等。
⑴人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案的整理歸檔及日常管理。
⑵員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案實(shí)行分級(jí)管理。部門(mén)主管級(jí)以上的員工檔案單由人資行政或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級(jí)以下(不含主管級(jí))培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔由人事文員管理。
⑶部門(mén)部長(zhǎng)可以調(diào)閱本部門(mén)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案。
⑷員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案按國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
⑸員工離職后，員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案由人資行政部留存作為備查。
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