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如何和項(xiàng)目高層管理者溝通
在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，項(xiàng)目經(jīng)理很大部分的工作在于溝通，我在干系人管理中，處理干系人需求中很大部分的工作在于溝通，在于談判；而在所有的溝通工作中，與本方領(lǐng)導(dǎo)的溝通是必不可少的，因?yàn)椋簠f(xié)調(diào)資源需要與領(lǐng)導(dǎo)溝通，項(xiàng)目進(jìn)度需要與領(lǐng)導(dǎo)溝通，項(xiàng)目重大決策很多時候需要領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)頭。但對于項(xiàng)目經(jīng)理而言，與領(lǐng)導(dǎo)溝通也存在不少的障礙。如：
1、個性因素所引起的障礙。信息溝通在很大程度上受個人心理因素的制約。個體的性質(zhì)、氣質(zhì)、態(tài)度、情緒、見解等的差別，都會成為信息溝通的障礙。
a、知識、經(jīng)驗(yàn)水平的差距所導(dǎo)致的障礙。在信息溝通中，如果雙方經(jīng)驗(yàn)水平和知識水平差距過大，就會產(chǎn)生溝通障礙。因?yàn)椴煌R水準(zhǔn)，不同經(jīng)驗(yàn)的人員之間，對同一個論據(jù)可能導(dǎo)致不同的結(jié)果，因此也會造成溝通的障礙。
b、對信息的態(tài)度不同所造成的障礙。這又可分為不同的層次來考慮。一是認(rèn)識差異。在管理活動中，不少員工和管理者忽視信息的作用的現(xiàn)象還很普遍，這就為正常的信息溝通造成了很大的障礙。二是利益觀念。在團(tuán)體中，不同的成員對信息有不同的看法，所選擇的側(cè)重點(diǎn)也不相同。很多員工只關(guān)心與他們的物質(zhì)利益有關(guān)的信息，而不關(guān)系組織目標(biāo)、管理決策等方面的信息，這也成了信息溝通的障礙。
c、相互不信任所產(chǎn)生的障礙。有效的信息溝通要以相互信任為前提，這樣，才能使向上反映的情況得到重視，向下傳達(dá)的決策迅速實(shí)施。管理者在進(jìn)行信息溝通時，應(yīng)該不帶成見的聽取意見，鼓勵下級充分闡明自己的見解，這樣才能做到思想和感情上的真正溝通，才能接收到全面可靠的情報，才能做出明智的判斷與決策。
d、溝通者的畏懼感以及個人心理品質(zhì)也會造成溝通障礙。在管理實(shí)踐中，信息溝通的成敗主要取決于上級與上級、領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的全面有效的合作。但在很多情況下，這些合作往往會因下屬的恐懼心理以及溝通雙方的個人心理品質(zhì)而形成障礙。一方面，如果主管過分威嚴(yán)，給人造成難以接近的印象，或者管理人員缺乏必要的同情心，不愿體恤下情，都容易造成下級人員的恐懼心理，影響信息溝通的正常進(jìn)行。另一方面，不良的心理
品質(zhì)也是造成溝通障礙的因素。
e、直覺選擇偏差所造成的障礙。接收和發(fā)送信息也是一種知覺形式。但是，由于種種原因，人們總是習(xí)慣接收部分信息，而摒棄另一部分信息，這就是知覺的選擇性。知覺選擇性所造成的障礙既有客觀方面的因素，又有主觀方面的因素。客觀因素如組成信息的各個部分的強(qiáng)度不同，對受訊人的價值大小不同等，都會致使一部分信息容易引人注意而為人接受，另一部分則被忽視。主觀因素也與知覺選擇時的個人心理品質(zhì)有關(guān)。在接受或
轉(zhuǎn)述一個信息時，符合自己需要的、與自己有切身利害關(guān)系的，很容易聽進(jìn)去，而對自己不利的、有可能損害自身利益的，則不容易聽進(jìn)去。凡此種種，都會導(dǎo)致信息歪曲，影響信息溝通的順利進(jìn)行。
2、除此之外，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)問題，同樣也會造成溝通的障礙：
在管理中，合理的組織機(jī)構(gòu)有利于信息溝通。但是，如果組織機(jī)構(gòu)過于龐大，中間層次太多，那么，信息從最高決策傳遞到下屬單位不僅容易產(chǎn)生信息的失真，而且還會浪費(fèi)大量時間，影響信息的及時性。有的學(xué)者統(tǒng)計，如果一個信息在高層管理者那里的正確性是100%，到了信息的接受者手里可能只剩下20%的正確性。這是因?yàn)�，在進(jìn)行這種信息溝通時，各級主管部門都會花時間把接受到的信息自己甄別，一層一層的過濾，然后有可能
將斷章取義的信息上報。此外，在甄選過程中，還摻雜了大量的主觀因素，尤其是當(dāng)發(fā)送的信息涉及到傳遞者本身時，往往會由于心理方面的原因，造成信息失真。這種情況也會使信息的提供者畏而怯步，不愿提供關(guān)鍵的信息。因此，如果組織機(jī)構(gòu)臃腫，機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，各部門之間職責(zé)不清，分工不明，形成多頭領(lǐng)導(dǎo)，或因人設(shè)事，人浮于事，就會給溝通雙方造成一定的心理壓力，影響溝通的進(jìn)行。
那么我們怎樣處理與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通？以下從三個方面進(jìn)行闡述：
首先，從溝通的態(tài)度方面進(jìn)行闡述
1．尊重而不吹棒
作為下屬，我們一定要充分尊重領(lǐng)導(dǎo)，在各方面維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，支持領(lǐng)導(dǎo)的工作，這也是下屬的本份。首先，對領(lǐng)導(dǎo)工作上要支持、尊重和配合；其次，在生活上要關(guān)心；再次，在難題面前解圍，有時領(lǐng)導(dǎo)處于矛盾的焦點(diǎn)上，下屬要主動出面，勇于接觸矛盾，承擔(dān)責(zé)任，排憂解難。
2．請示而不依賴
一般說來，作為部門主管在自己職權(quán)范圍內(nèi)大膽負(fù)責(zé)、創(chuàng)造性工作，是值得倡導(dǎo)的，也是為領(lǐng)導(dǎo)所歡迎的。下屬不能事事請示，遇事沒有主見，大小事不作主。這樣領(lǐng)導(dǎo)也許會覺得你辦事不力，頂不了事。該請示匯報的必須請示匯報，但決不要依賴、等待。
3．主動而不越權(quán)
對工作要積極主動，敢于直言，善于提出自己的意見。不能唯唯喏喏，四平八穩(wěn)。在處理同領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系上要克服兩種錯誤認(rèn)識：一是領(lǐng)導(dǎo)說啥是啥，叫怎么著就怎么著，好壞沒有自己的責(zé)任；二是自恃高明，對領(lǐng)導(dǎo)的工作思路不研究，不落實(shí)，甚至另搞一套，陽奉陰違。當(dāng)然，下屬的積極主動、大膽負(fù)責(zé)是有條件的，要有利于維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，維護(hù)團(tuán)體內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，在某些工作上不能擅自超越自己的職權(quán)。
其次，確定從何種策略說服領(lǐng)導(dǎo)
1、選擇恰當(dāng)?shù)奶嶙h時機(jī)
剛上班時，領(lǐng)導(dǎo)會因事情多而繁忙，到快下班時，領(lǐng)導(dǎo)又會疲倦心煩，顯然，這都不是提議的好時機(jī)�？傊�，記住一點(diǎn)，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)心情不太好時，無論多么好的建議，都難以細(xì)心靜聽。
那么，什么時候會比較好呢？我們通常推薦在上午10點(diǎn)左右，此時領(lǐng)導(dǎo)可能剛剛處理完清晨的業(yè)務(wù)，有一種如釋重負(fù)的感覺，同時正在進(jìn)行本日的工作安排，你適時的以委婉方式提出你的意見，會比較容易引起領(lǐng)導(dǎo)的思考和重視。還有一個較好的時間段是在午休結(jié)束后的半個小時里，此時領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過短暫的休息，可能會有更好的體力和精力，比較容易聽取別人的建議�？傊�，要選擇領(lǐng)導(dǎo)時間充分、心情舒暢的時候提出改進(jìn)方案。
2、資訊及數(shù)據(jù)都極具說服力
對改進(jìn)工作的建議，如果只憑嘴講，是沒有太大說服力的。但如果事先收集整理好有關(guān)數(shù)據(jù)和資料，做成書面材料，借助視覺力量，就會加強(qiáng)說服力。
案例研究
A主管：關(guān)于在通州地區(qū)設(shè)立灌裝分廠的方案，我們已經(jīng)詳細(xì)論證了它的可行性，大概3～5年就可以收回成本，然后就可以盈利了。請董事長一定要考慮我們的方案。
B主管：關(guān)于在通州地區(qū)設(shè)立灌裝分場的方案，我們已經(jīng)會同財務(wù)、銷售、后勤部門詳細(xì)論證了它的可行性。根據(jù)財務(wù)評價報告顯示，該方案在投資后的第28個月財務(wù)凈現(xiàn)金流由負(fù)值轉(zhuǎn)為正值，這預(yù)示著該項(xiàng)投資將從第三年開始盈利，經(jīng)測算，該方案的投資回收期是4-6年。從社會經(jīng)濟(jì)評價報告上顯示，該方案還可以拉動與我們相關(guān)的下游產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。這有可能為我們將來的企業(yè)前向、后向一體化方案提供有益的借鑒。與該方案有關(guān)的
可行性分析報告我已經(jīng)帶來了，請董事長審閱。
上述兩位主管的報告，顯然B主管更具說服力，所以，領(lǐng)導(dǎo)感到比較滿意。
記�。褐挥袛[出新方法的利與弊，用各種數(shù)據(jù)、事實(shí)逐項(xiàng)證明，才能讓領(lǐng)導(dǎo)不認(rèn)為你有頭腦發(fā)熱、主觀臆斷的嫌疑。
3、設(shè)想領(lǐng)導(dǎo)質(zhì)疑，事先準(zhǔn)備答案
領(lǐng)導(dǎo)對于你的方案提出疑問，如果你事先毫無準(zhǔn)備，吞吞吐吐，前言不搭后語，自相矛盾，當(dāng)然不能說服領(lǐng)導(dǎo)。因此，應(yīng)事先設(shè)想領(lǐng)導(dǎo)會提什么問題，自己該如何回答。
4、說話簡明扼要，重點(diǎn)突出
在與領(lǐng)導(dǎo)交談時，一定要簡單明了。對于領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心的問題要重點(diǎn)突出、言簡意賅。如對于設(shè)立新廠的方案，領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心的還是投資的回收問題。他希望了解投資的數(shù)額，投資回收期，項(xiàng)目的盈利點(diǎn)，盈利的持續(xù)性等等問題。因此你在說服領(lǐng)導(dǎo)時，就要重點(diǎn)突出，簡明扼要地回答領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心的問題，而不要東拉西扯，分散領(lǐng)導(dǎo)的注意力。
5、面帶微笑，充滿自信
我們已經(jīng)知道，在與人交談的時候，一個人的語言和肢體語言所傳達(dá)的信息各占50%。一個人若是對自己的計劃和建議充滿信心，那么他無論面對的是誰，都會表情自然；反之，如果他對自己的提議缺乏必要的信心，也會在言談舉止上有所流露。試想一下，如果你的下屬表情緊張、局促不安地對你說：“經(jīng)理，我們對這個項(xiàng)目有信心�！蹦銜粫嘈潘�
你肯定會說，我從他的肢體語言上讀到了“不自信”這三個字，我不太敢相信他的建議是可信任的。同樣道理，在你面對自己的領(lǐng)導(dǎo)時，要學(xué)會用你自信的微笑去感染領(lǐng)導(dǎo)，征服領(lǐng)導(dǎo)。
6、尊敬領(lǐng)導(dǎo)，勿傷領(lǐng)導(dǎo)自尊
最后要注意一點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)畢竟是領(lǐng)導(dǎo)，因此，無論你的可行性分析和項(xiàng)目計劃有多么完美無缺，你也不能強(qiáng)迫領(lǐng)導(dǎo)接受他們。畢竟，領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)管全局，他需要考慮和協(xié)調(diào)的事情你并不完全明白，你應(yīng)該在闡述完自己的意見之后禮貌的告辭，給領(lǐng)導(dǎo)一段思考和決策的時間。即使領(lǐng)導(dǎo)不愿采納你的意見，你也應(yīng)該感謝領(lǐng)導(dǎo)傾聽你的意見和建議，同時讓領(lǐng)導(dǎo)感覺到你工作的積極性和主動性即可。
再次，不同的溝通目的的要點(diǎn)分析
1．接收領(lǐng)導(dǎo)的命令
一項(xiàng)工作在確定了大致的方向和目標(biāo)之后，領(lǐng)導(dǎo)通常會指定專人來負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作。如果領(lǐng)導(dǎo)明確指示你去完成某項(xiàng)工作，那你一定要用最簡潔有效的方式明白領(lǐng)導(dǎo)的意圖和工作的重點(diǎn)。此時你不妨利用傳統(tǒng)的5W2H的方法來快速紀(jì)錄工作要點(diǎn)，即弄清楚該命令的時間（when）、地點(diǎn)（where）、執(zhí)行者（who）、為了什么目的(why）、需要做什么工作（what）、怎么樣去做（how）、需要多少工作量(howmany)。在領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)完命令之后，立即將自己的記錄進(jìn)行整理，再次簡明扼要地向領(lǐng)導(dǎo)復(fù)述一遍，看是否還有遺漏或者自己沒有領(lǐng)會清楚的地方，并請領(lǐng)導(dǎo)加以確認(rèn)。如領(lǐng)導(dǎo)要求你完成一項(xiàng)關(guān)于ABC公司的團(tuán)體保險計劃，你應(yīng)該根據(jù)自己的記錄向領(lǐng)導(dǎo)復(fù)述并獲取領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)。你可以說：“總經(jīng)理，我對這項(xiàng)工作的認(rèn)識是這樣的，為了增強(qiáng)我們公司在團(tuán)體壽險市場的競爭力（why），您希望我們團(tuán)險部門（who）不遺余力（how）于本周五之前（when）在ABC公司總部（where）和
他們簽訂關(guān)于員工福利保險的的合同（what），請您確認(rèn)一下是否還有遺漏�！比绻I(lǐng)導(dǎo)對你關(guān)于目標(biāo)的理解點(diǎn)頭認(rèn)可了，那么你們可以進(jìn)入下一個環(huán)節(jié)。
2．與領(lǐng)導(dǎo)探討目標(biāo)的可行性
領(lǐng)導(dǎo)在下達(dá)了命令之后，往往會關(guān)注下屬對該問題的解決方案，他希望下屬能夠?qū)υ搯栴}有一個大致的思路，以便在宏觀上把握工作的進(jìn)展。所以，作為下屬，在接受命令之后，應(yīng)該積極開動腦筋，對即將負(fù)責(zé)的工作有一個初步的認(rèn)識，告訴領(lǐng)導(dǎo)你的初步解決方案，尤其是對于可能在工作中出現(xiàn)的困難要有充分的認(rèn)識，對于在自己能力范圍之外的困難，應(yīng)提請領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)別的部門加以解決。比如上例中關(guān)于爭取ABC公司的員工福利保險合
同這個目標(biāo)，你應(yīng)該快速的反映行動的步驟和其中的困難。
3．?dāng)M定詳細(xì)的工作計劃
在明確工作目標(biāo)并和領(lǐng)導(dǎo)就該工作的可行性進(jìn)行討論之后，你應(yīng)該盡快擬定一份工作計劃，再次交與領(lǐng)導(dǎo)審批。在該工作計劃中，你應(yīng)該詳細(xì)闡述你的行動方案與步驟，尤其是對你的工作時間進(jìn)度要給出明確的時間表，以便于領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)控。
4．在工作進(jìn)行之中隨時向領(lǐng)導(dǎo)匯報
現(xiàn)在，你已經(jīng)按照計劃開展工作了，那么，你應(yīng)該留意自己工作的進(jìn)度是否和計劃書一致，無論是提前還是延遲了工期，你都應(yīng)該及時向你的領(lǐng)導(dǎo)匯報，讓領(lǐng)導(dǎo)知道你現(xiàn)在在干什么，取得了什么成效，并及時聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見和建議。
5．在工作完成后及時總結(jié)匯報
經(jīng)過你和部門同事的共同努力，你們終于完成了這項(xiàng)工作，獲得了ABC公司的團(tuán)險保單，當(dāng)大家都在興高采烈地歡慶成功之時，作為部門主管的你仍不應(yīng)該有松懈的理由。你應(yīng)該及時將此次工作進(jìn)行總結(jié)匯報，總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)和其中的不足之處，以便于在下一次的工作中改進(jìn)提高。同時不要忘記在總結(jié)報告中提及領(lǐng)導(dǎo)的正確指導(dǎo)和下屬的辛勤工作。至此，一項(xiàng)工作的請示與匯報才算基本結(jié)束。
千萬不要忽視請示與匯報的作用，因?yàn)樗悄愫皖I(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通的主要渠道。你應(yīng)該把每一次地請示匯報工作都做得完美無缺，領(lǐng)導(dǎo)對你的信任和賞識也就會慢慢加深了。
請?zhí)顚懸韵玛P(guān)于向領(lǐng)導(dǎo)請示與匯報的工作單，思考一下你的請示與匯報工作是否做到了盡善盡美？
企業(yè)高層項(xiàng)目管理者的項(xiàng)目溝通藝術(shù)
要管好人有各種方法，但有個方法總是繞不開的，那就是思想工作的方法。而目前普遍存在的一種誤區(qū)是認(rèn)為現(xiàn)在的大環(huán)境是員工工作就是為了賺錢，現(xiàn)在的人都是講實(shí)惠的，思想工作又不能當(dāng)飯吃，太虛都是哄大家干活的，做思想工作沒用員工也不愛聽。其實(shí)，做思想工作與講實(shí)惠并不矛盾，而且是息息相關(guān)。作為企業(yè)高層項(xiàng)目管理者該如何做好思想工作。本人談一下自已的看法。
人們所奮斗的一切都跟利益有關(guān)，也就是說人們是否愿意做這項(xiàng)工作的動機(jī)都跟他們的利益追求點(diǎn)有關(guān)。所以思想工作的實(shí)質(zhì)就是幫助大家認(rèn)識到自己的根本利益，而為之奮斗。做思想工作就是要你給下屬講清大中小，遠(yuǎn)中近等六個方面的利害關(guān)系，從而引導(dǎo)下屬趨利避害。
首先、項(xiàng)目管理的根本態(tài)度和意識要對，要知道做思想工作不是為了哄著下屬去工作，而是為下屬服務(wù)。這就要求企業(yè)高層項(xiàng)目管理者要能將企業(yè)需要與下屬的需要
結(jié)合起來，一是為企業(yè)服務(wù)，二是為下屬服務(wù)。企業(yè)高層項(xiàng)目管理者要全面了解下屬的客觀需要，講就要講下屬真正需要聽的，而不是想當(dāng)然。要做到凡是下屬客觀需要的，都要盡可能為下屬解決;凡是下屬客觀需要的但是自身未意識到的，都要引導(dǎo)下屬認(rèn)識到;凡是下屬主觀想要但與客觀需要有沖突的，都要引導(dǎo)下屬認(rèn)識到這種想法的危害，并引導(dǎo)其放棄。
其次、作為企業(yè)高層項(xiàng)目管理者在做思想溝通時必須要做到講的道理與客觀事實(shí)和實(shí)際相符，不能是硬編一套道理，編造事實(shí)，否則都將被下屬識破，喪失信任。同時，作為企業(yè)高層項(xiàng)目管理者的辦事行為一定要和你所講的道理相符，第一自己提倡的要自己先做到，要求別人不做的要自己先不做，這才能體現(xiàn)你自己對你所講的一切是真信，塑造你的公信力;第二自已手中握有一些權(quán)力，處理著與下屬切身利益相關(guān)的很多事情，那么你處理的結(jié)果一定要與你的理念相一致，才會讓大家可信。第三，對自已提倡的理念不能只是說說，一定要與企業(yè)中心任
務(wù)相結(jié)合，要伴隨、滲透、結(jié)合在企業(yè)各項(xiàng)項(xiàng)目管理活動的全過程。
再次，在思想工作中一定要有平等交流的意識，要善于挖掘?qū)Ψ降膬?yōu)點(diǎn)和長處�，F(xiàn)在人的平等意識、自主意識、民-主意識越來越強(qiáng)，如果企業(yè)高層項(xiàng)目管理者總是以職位壓人，居高臨下以教育者的姿態(tài)出現(xiàn)，往往都會引起下屬的逆反心理。因此要提供下屬暢所欲言的機(jī)會，讓下屬將內(nèi)心的看法，意見甚至是牢騷、不滿和抱怨都要說出來，這才能疏解下屬心中的怨氣，同時還要循循善誘，加以引導(dǎo)，確保正確的輿-論導(dǎo)向，凡是下屬思想問題的都必須通過商量、討論、探討的方式去解決，不能簡單地通過行政命令去壓服，壓服的最終結(jié)果就是壓而不服;在溝通中還要善于發(fā)現(xiàn)對方積極正面的東西，對于這些要給予肯定，充分體現(xiàn)作為企業(yè)高層項(xiàng)目管理者的謙虛、親和，不能總是挑對方話語中的毛病，凡是與自己不同的就開始批評，這樣勢必引起下屬的對立情緒，也會挑你的毛病。
最后、與下屬做思想溝通工作必須是用
真情，講真話，講真理，兌現(xiàn)承諾。我個人認(rèn)為，現(xiàn)在下屬關(guān)注的不是你對我好不好，而是你對我好的背后的動機(jī)是什么，因此在思想溝通工作中如果缺乏真情，道理很難聽的進(jìn)去;你所講的話必須是你的真心話，是你真正相信的，這樣才有說服力;你的承諾必須兌現(xiàn)，要想真讓思想工作有效果就必須杜絕說空話、說大話、說套話、說假話、許空愿、放空炮的行為，這些行為將徹底敗壞思想工作的信譽(yù)和企業(yè)高層項(xiàng)目管理者本人的信譽(yù)。
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