招標采購管理辦公室

1 目的

為規(guī)范集團辦公用品（包含日常用品、勞保用品）招標采購流程，加強采購工作的管理，特制定本規(guī)定。

2 適用范圍

本規(guī)定適用于集團各事業(yè)部、各部門。

3 職責

3.1總裁辦

3.1.1負責集團辦公用品供應商的篩選

3.1.2負責集團辦公用品需求的匯總、整理

3.1.3負責集團辦公用品的集中采購、存儲和發(fā)放

3.2各事業(yè)部、各部門

負責辦公用品的合理使用和控制（計劃合理，防止浪費）。

3.3財務中心

負責辦公用品費用票據(jù)進行監(jiān)督審核。

3.4審計監(jiān)察中心

3.4.1負責對辦公用品招標、采購過程進行監(jiān)控

3.4.2負責對集團各事業(yè)部、各部門辦公用品使用情況進行監(jiān)察

3.4.3負責對集團辦公用品招標、采購、發(fā)放、領用和使用情況進行監(jiān)察，對存在問題提出整改意見。

4 辦公用品采購

4.1供應商招標

4.1.1集團辦公用品采用年度定標、季度結算、月度審核的方案，每年11月底之前確定下一年集團辦公用品供應商并簽訂合同。

4.1.2總裁辦負責篩選出至少5家辦公用品供應商，通過初次報價確定入圍供應商。

4.1.3總裁辦負責組織集團辦公用品招標會，組織有關人員對入圍供應商進行評審。

4.1.4通過二次報價、議價、定標流程確定集團年度辦公用品供應商報總裁審批，同時至少儲備1家備選供應商。

4.2辦公用品采購

4.2.1辦公用品需求部門在每月25日前，將本部門物品采購需求和預算費用經(jīng)本部門第一負責人審核同意后上報至總裁辦行政處內(nèi)勤進行匯總；

4.2.2集團庫管員協(xié)同行政處內(nèi)勤結合集團物品庫存，對各部門采購需求進行審核并提出下月采購計劃，經(jīng)總裁辦主任、財務中心負責人審核后上報總裁審批。

4.2.3總裁辦內(nèi)勤根據(jù)總裁批示意見，對集團辦公用品供應商提出需求，由供應商將集團所需辦公用品進行送貨，總裁辦內(nèi)勤和庫管負責對辦公用品進行清點驗收，確認無誤后辦理入庫手續(xù)。

4.2.4各部門根據(jù)本部門需求對辦公用品按照《辦公用品領用流程》進行領用。

4.3審核結算

4.3.1總裁辦后勤、審計監(jiān)察中心每月對辦公用品價格進行市場調(diào)研，確保供應商提供的同品牌、同類型的辦公用品質優(yōu)價廉。

4.3.2每月審計監(jiān)察中心對辦公用品價格市場調(diào)研出具調(diào)研報告，對于辦公用品供應商提供的物品是否符合集團要求提出監(jiān)察意見。

4.3.3每季度對辦公用品采購進行一次結算，總裁辦后勤提供結算票據(jù)，經(jīng)總裁辦主任審核，財務中心負責人審核后報總裁審批。

4.3.4辦公用品供應商提供物品的價格高于同期同品牌、同規(guī)格市場均價的應要求其按照最近價格提供結算票據(jù)，如果供應商拒不按最低價格執(zhí)行的，總裁辦要尋找新供應商。

5其它采購

5.1固定資產(chǎn)及大宗物品

5.1.1集團固定資產(chǎn)及大宗物品采購應由需求部門擬定需求報告，經(jīng)部門負責人簽字同意后報總裁辦主任審核。

5.1.2資產(chǎn)管-理-員審核是否可在集團范圍內(nèi)進行調(diào)撥，可調(diào)撥解決的，經(jīng)總裁辦主任審核同意后科調(diào)撥到位。

5.1.3如確實需要購買的，經(jīng)總裁辦主任審核、財務預算審核審核后報總裁審批，由總裁辦行政處進行組織，申請購買部門、審計監(jiān)察中心全程參與，以談判、競價、招標等方式進行購買。

5.1.4單件或批量價格在1萬元以上的物品（低值易耗品除外），應采取招標方式進行采購。凡進行公開招標和邀標的，應成立專項招標小組，按照規(guī)定組織實施招投標。經(jīng)招標小組集體討論后提出意見報總裁審批簽訂采購合同。

5.1.5單件或批量價格在1萬元以下的物品，采用競價談判或詢價方式，由總裁辦、使用部門、財務中心、審計監(jiān)察中心組成采購小組，在進行市場調(diào)研、多方比較的基礎上，經(jīng)采購小組集體討論后提出意見報總裁審批執(zhí)行。

5.2臨時采購

5.2.1事業(yè)部、各部門需緊急采購的單筆金額在200元以內(nèi)，由使用部門填寫采購申請單經(jīng)部門第一負責人同意后報總裁辦主任審批。

5.2.2總裁需緊急采購的物品，由總裁司機、秘書或隨衛(wèi)根據(jù)總裁指示直接進行購買。

5.2.3維修需急需采購物品單筆金額在200元以內(nèi)的采購，由維修人員填寫采購申請單，維修主管和使用部門第一負責人審核后報總裁辦主任審批。

5.2.4超權限緊急采購單筆金額在200元以上的采購，由使用人員填寫采購申請單，使用部門第一負責人審核同意后報總裁辦主任審核，當面或電話請示總裁審批。

5.2.5其它臨時接待物品采購經(jīng)使用部門負責人同意后直接購買，購買時必須開具發(fā)票，經(jīng)部門負責人、總裁辦主任、財務中心負責人和總裁簽字同意后方可報銷。

6物品驗收及出入庫

6.1辦公用品

6.1.1集團辦公用品供應商將物品送至集團后，總裁辦后勤和庫管員根據(jù)月度采購計劃清點物品數(shù)量、規(guī)格，確保辦公用品的正常采購。

6.1.2庫管員按照集團規(guī)定辦理辦公用品入庫手續(xù)，并根據(jù)事業(yè)部、各部門月度采購計劃，對需領用辦公用品的按照流程辦理出庫手續(xù)。

6.1.3庫管員對于辦公用品的領用要嚴格按照部門月度采購計劃執(zhí)行，控制辦公物品成本。

6.2固定資產(chǎn)及大宗物品

6.2.1根據(jù)需求部門要求，將固定資產(chǎn)或大宗物品采購到位后，需求部門對物品進行驗收，確保所采購的物品達到需求部門的使用要求，驗收通過后方可辦理入庫手續(xù)。

6.2.2需求部門按照《出入庫管理規(guī)定》及時領用，財務中心與總裁辦行政處要及時對固定資產(chǎn)進行登記并計入集團固定資產(chǎn)賬目。 7過程監(jiān)控

7.1審計監(jiān)察中心人員依據(jù)公司規(guī)章制度、有關的法律、法規(guī)、政策及相關標準，按照一定的程序和方法，對負責物品采購的各部門和環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動等行為進行獨立監(jiān)督和評價，目的是改善物品采購質

量，降低采購費用，控制管理風險，維護集團的合法權益。

7.2審計監(jiān)察中心對集團物品采購過程進行監(jiān)督和評價，主要內(nèi)容包括物品采購計劃、合同、招標、供應商選擇、采購數(shù)量、價格、質量、結算付款及采購后相關事宜等。

7.3審計監(jiān)察中心對在物品采購過程中出現(xiàn)違反集團有關制度、國家法律、法規(guī)等的行為有權予以制止，并上報集團有關領導。 8物品采購報銷

8.1集團采購辦公用品、維修材料等物品一律要由資產(chǎn)管-理-員辦理入庫手續(xù)，報銷單上需附有入庫單方可報賬。

8.2固定資產(chǎn)要經(jīng)總裁辦行政處驗收，并對其供銷合同、報賬憑證進行審核后方可報銷。

8.3財務中心與總裁辦行政處要及時對固定資產(chǎn)進行登記并計入集團固定資產(chǎn)賬目。

9罰則

9.1任何參與物品采購的集團工作人員，禁止一切吃拿卡要等行為：不準參加可能影響公平競爭的任何活動；不準收取任何名目“中介費”、“好處費”；不準在供貨方報銷任何費用；不準損害集團利益，徇私舞弊，為對方謀取不正當利益。

9.2物品采購過程中發(fā)生的“折扣”、“讓利”等款項，應首先用于降低采購價格；確屬難以用于降低采購價格的，一律進入集團財務帳內(nèi)，不得由部門坐收坐支，不得提成給經(jīng)辦人員。

9.3對違反規(guī)定的行為，處以違法所得的20-50倍罰款，并予以開除處理，情節(jié)嚴重的應追究有關責任人法律責任。

10附則

本規(guī)定由總裁辦負責解釋，自總裁批示之日起執(zhí)行。

總裁辦

2012年5月22日

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