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寫(xiě)郵件格式及注意事項(xiàng)

一、事務(wù)郵件：

寫(xiě)郵件格式及注意事項(xiàng)

X經(jīng)理/總：

您好！

非常榮幸能夠代表我公司與您聯(lián)系。

我是XXXX公司的XXX（職位）的XXX（姓名），今天將您所感興趣的我司產(chǎn)

品報(bào)價(jià)及相關(guān)介紹發(fā)送給您，請(qǐng)您查閱！

如果郵件中有任何不清楚的地方或者您需要我們提供任何幫助，請(qǐng)您聯(lián)系我，電

話：*********，或聯(lián)系XXX（該客戶的具體主管以上負(fù)責(zé)人）手機(jī)號(hào)：XXXX。恭祝商祺！

XXX

二、問(wèn)候郵件：

例一：

X經(jīng)理/總：

您好！

在這個(gè)陽(yáng)關(guān)燦爛的日子里，祝您身體健康，心情愉快！

（在這個(gè)特別的日子里，為您送上最真摯的祝福，祝您：生日快樂(lè)！工作順利�。�

XXX公司XX敬上例二：

X經(jīng)理/總：

您好！

生活是一種態(tài)度，拼搏奮斗之間自由來(lái)去，才是生活的真諦！生活是一種心境，慢慢體會(huì)了才會(huì)有溫馨浪漫的甜蜜……今晨陽(yáng)光燦爛，空氣清爽怡人，我愿將這人間最美的時(shí)刻送給您。

祝您生活愉快，事業(yè)蒸蒸日上！

XXX公司XX敬上例三：

X經(jīng)理/總：

您好！

一份真誠(chéng)，能勝萬(wàn)兩黃金；一縷溫暖，能抵萬(wàn)里寒霜；一句真心的問(wèn)候，送來(lái)我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘記照顧自己的身體，祝您身體健康，工作順利！

XXX公司XX敬上例四：

X經(jīng)理/總：

新年好！

值此2012新年來(lái)臨之際，XXXX（公司）向貴公司表示最衷心的感謝和最誠(chéng)摯的祝福，

感謝您長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)我們的支持和信任！

在過(guò)去的一年中，我們的團(tuán)隊(duì)在您的支持、鼓勵(lì)、批評(píng)下得到了一定的成長(zhǎng)。未來(lái)的中國(guó)是服務(wù)的王國(guó)，得服務(wù)真諦者得天下！你我攜手共同為車(chē)主創(chuàng)造出體驗(yàn)更加溫馨、融洽、激-情的消費(fèi)天空。您的標(biāo)準(zhǔn)就是我們努力的方向。在私下直言批評(píng)的是我們的真朋友！請(qǐng)?zhí)岣吣鷮?duì)我們的標(biāo)準(zhǔn)！

讓我們共同攜手創(chuàng)造明天、后天!我們的團(tuán)隊(duì)還很幼稚，需要指點(diǎn)、批評(píng)、鼓勵(lì)等各種成長(zhǎng)的“營(yíng)養(yǎng)素”，這是您賜予我們最有價(jià)值的禮物。

愿我們成為您生命中的禮物，雖然不期而至闖入您的世界，但從此為您打開(kāi)全新的一扇窗——那一片天空下，生命真摯而溫暖，彼此尊重、呵護(hù)，彼此溫暖。這是我們共同的愿景，這是我們共同的理想！

新春來(lái)臨，萬(wàn)象更新，XXXX全體員工衷心祝愿貴公司大展宏圖、事業(yè)興旺！順祝春節(jié)愉快，身體健康，闔家歡樂(lè)！

XXXX公司

三、感謝信：

X經(jīng)理/總：

您好！

感謝您長(zhǎng)期以往對(duì)我司的支持與信任，

注意：

一、關(guān)于主題

1. 一定不要空白標(biāo)題。

2. 最好寫(xiě)上來(lái)自**公司的郵件，以便對(duì)方一目了然，又便于留存。

3. 標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。

4. 一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理。

5. 可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母字符（如“* ！”等）來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，

特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼。

6. 回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE一大串。

7. 最重要的一點(diǎn)，主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前

忘記檢查主題。

二、關(guān)于稱呼與問(wèn)候

1. 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。

郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人。稱呼是第一行頂格寫(xiě)。

2. Email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)

“你好”或者“您好”，開(kāi)頭問(wèn)候語(yǔ)是稱呼換行空兩個(gè)寫(xiě)。

結(jié)尾常見(jiàn)寫(xiě)個(gè)“祝您順利”之類(lèi)的。若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“�！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或者換行開(kāi)頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫(xiě)。

三、正文

1. Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順。

若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說(shuō)明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重。

2. 注意Email的論述語(yǔ)氣

尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類(lèi)的語(yǔ)氣要經(jīng)常出現(xiàn)。

3. Email正文多用1234之類(lèi)的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短干練。

4. 一次郵件交待完整信息

5. 盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查

四、附件

1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。

2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。

3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。

4. 附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。

5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用。

6. 如果附件過(guò)大（不宜超過(guò)2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。

五、語(yǔ)言的選擇和漢字編碼

中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。

六、結(jié)尾簽名

1. 簽名信息不宜過(guò)多。

電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。

2. 不要只用一個(gè)簽名檔

對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

七、回復(fù)技巧

1. 及時(shí)回復(fù)Email

收到他人的重要電子郵件后，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)。

對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)。如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)收到，說(shuō)明正在處理。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2. 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)

當(dāng)答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。

3. 回復(fù)不得少于10個(gè)字

4. 不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論

如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。

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