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商務(wù)郵件注意事項

　　今天來分享非常重要的內(nèi)容，就是關(guān)于寫郵件給全球客戶必須注意的一些事項寫好郵件給客戶是一個很重要的事情，不是嗎？以下是小編為大家整理的有關(guān)商務(wù)郵件注意事項，希望對大家有所幫助。

商務(wù)郵件注意事項

　　商務(wù)郵件注意事項1

　　因為我們 B2B 的操作就是一臺電腦對著一臺電腦

　　當(dāng)然客戶看不到你，你也看不到他，所以不容易就會信任對方

　　我今天來給大家分享寫郵件或者回復(fù)客戶郵件的一些技巧，簡單一點(diǎn)的說一些技巧，希望能夠幫大家，必須注意的技巧就是如下

　　1：及時有效的回復(fù)

　　很多同事都不這么快回復(fù)客戶的郵件，可能因為很多原因，但是盡量早一點(diǎn)回復(fù)客戶的郵件，我告訴你一個最簡單的方法

　　A：收到郵件后如果你很明白郵件的內(nèi)容，能馬上報價，那就最好直接回復(fù)他， B:收到郵件后如果你是新手或者內(nèi)容不是很清楚，你就做個簡單的回復(fù)給客戶，讓他知道你已經(jīng)收到了他的郵件，這樣的做的意義就是表現(xiàn)你對客戶的尊重，然后問你的老的同事或者負(fù)責(zé)報價的人，然后盡量在兩個小時內(nèi)給客戶很專業(yè)的回復(fù)（請注意美國的詢盤最好晚上下班后回家睡覺前回復(fù)）

　　2：表現(xiàn)專業(yè)

　　當(dāng)你收到客戶的郵件或者寫郵件給客戶的時候盡量表現(xiàn)你很專業(yè)的，對產(chǎn)品的很了解，就算客人沒有問到很多知識，你自己可以寫多一點(diǎn)東西讓他知道你非常專業(yè)，而且最好用一些專業(yè)一點(diǎn)的商務(wù)英語詞語（建議多多看看馬克老師商務(wù)英語課程-在阿里巴巴外貿(mào)圈）

　　3：不要很著急

　　很多同事在剛剛認(rèn)識客戶的時候就去問他要買多少數(shù)量，這個不是很對的，最好你要先了解客戶的一些事情，一些信息，讓客戶對你有一種安全感，外國客戶如果你直接問他你要買多少數(shù)量，客人會有一點(diǎn)反感（這個是我個人的意見）,（盡量把客戶從客人的角度拿到朋友的角度）

　　我一般不會在前段問客戶你要買多少數(shù)量，我一般首先都會問客戶是哪里來的，有沒有在中國采購過，是不是第一次在中國采購，多一點(diǎn)跟客戶聊天一些跟生意沒有關(guān)系的'話題，讓客戶感覺我不一樣的，讓他感覺我是很特別的業(yè)務(wù)員，不是那種很著急接單的，當(dāng)客戶對我有了安全感之后，我就開始把我的條件告訴他，比如起訂量，交貨期，等等（建議多多學(xué)習(xí)各國文化背景）

　　4：不要用公用郵箱

　　比如 hotmail ，yahoo ，Gmail ，因為這些都是公用的郵箱，最好用你們企業(yè)郵箱，這樣的客人會更有安全感，會感覺你是個存在的企業(yè)

　　5：文字

　　請你盡量不要用彩色的字，盡量不用大寫（除非中東人的開發(fā)信），盡量用同一個寫法，

　　除非有個很重要的事情要提醒客戶，你就可以大寫或者彩色，但是在一般的情況下就盡量用一模一樣的 FONT

　　6：祝福節(jié)日

　　盡量多一點(diǎn)去了解國外的那些主要節(jié)日，在那些節(jié)日里寫個郵件給客戶祝福一下

　　你想做好外貿(mào)嗎，你就必須提供你的文化水平。

　　對過國外的了解不少東西，這樣的你就不會失去任何的機(jī)會為了讓你的客戶對你更有安全感，更有趣

　　7：SHORTCUT

　　根據(jù)我接觸這么多外國客戶，接觸不少國家的客戶，我發(fā)現(xiàn)很多客戶對那些用 shorcut 的業(yè)務(wù)員不是很感興趣，很多業(yè)務(wù)員在寫郵件的時候就用那個方法 THX 代表 thanks ，wlc 代表welcome ，HOW R U ? 代表 HOW ARE YOU ?

　　其實我不少客戶跟我說過了，在歐美用這個方法寫郵件給客戶，給客戶感覺你是個很懶的人，都想把所有的事情做個很簡單，客戶覺得你也會對他的產(chǎn)品也用一樣的方式來做個很簡單的產(chǎn)品

　　所以盡量你寫郵件或者回復(fù)郵件不要用這個shorcut的方式，特別如果是新客戶的話（建議用正確一點(diǎn)正式一點(diǎn)的英文）

　　免得讓客戶感覺你是個很 lazy 寫字的業(yè)務(wù)員的

　　8：細(xì)節(jié)決定成敗

　　發(fā)郵件之前再一次認(rèn)真仔細(xì)看你寫的郵件的內(nèi)容，盡量寫比較標(biāo)準(zhǔn)的語法和單詞，會有很大的幫助。

　　請注意：這些事項是我個人的想法，不一定是100%對的，因為每一個人做的行業(yè)做的產(chǎn)品都不一樣的，所以有的時候不一定我說的這些東西是100%對的，但是對我來說我基本上都會注意這些東西

　　希望大家能夠做的更好，接更多訂單。

　　商務(wù)郵件注意事項2

　　一、關(guān)于主題

　　主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

　　1．一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。

　　2．標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用才能顯示完你的標(biāo)題。

　　3.. 最好寫上來自XX公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

　　4. 標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”

　　5．一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

　　6．可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“X !”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

　　7．回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。

　　8. 最最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

　　二、關(guān)于稱呼與問候

　　1．恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

　　郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

　　如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

　　不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xx-x”，顯得很熟絡(luò)。

　　關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。

　　2． Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

　　最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

　　結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“�！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

　　俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

　　三、正文

　　1. Email正文要簡明扼要，行文通順

　　若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。

　　Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

　　正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。

　　2. 注意Email的論述語氣

　　根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。

　　尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

　　電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。 “郵件門”就是深刻的教訓(xùn)！

　　3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

　　如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。

　　4. 一次郵件交待完整信息

　　最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

　　5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

　　這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

　　在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

　　6. 合理提示重要信息

　　不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。

　　7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

　　對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚(yáng)你的體貼。

　　8. 不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

　　Business Email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在－:)

　　四、附件

　　1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

　　2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理

　　3. 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

　　4. 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件

　　5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

　　6. 如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送，

　　五、語言的選擇和漢字編碼

　　1. 只在必要的時候才使用英文郵件

　　英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

　　2. 尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件

　　如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

　　3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

　　4. 選擇便于閱度的字號和字體

　　中文老實點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。

　　不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。

　　不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費(fèi)神又傷眼睛。

　　六、結(jié)尾簽名

　　每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。

　　1. 簽名信息不宜過多

　　電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。

　　引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

　　2. 不要只用一個簽名檔

　　對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。

　　3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

　　七、回復(fù)技巧

　　1. 及時回復(fù)Email

　　收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。

　　對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

　　如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記�。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。

　　如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

　　2. 進(jìn)行針對性回復(fù)

　　當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。

　　3. 回復(fù)不得少于10個字

　　對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

　　4. 不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓

　　如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

　　對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

　　5．要區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）

　　如果只需要單獨(dú)一個人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個人就行了

　　如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。

　　如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

　　點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！

　　6. 主動控制郵件的來往

　　為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

　　八、正確使用發(fā)送，抄送，密送

　　要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）

　　1． To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

　　2．而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。

　　3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。

　　4．TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

　　5．只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

　　6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

　　在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

　　如果有需要還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

　　不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

　　郵件發(fā)送技巧：TO, CC, BCC（收件人、抄送、密送）

　　TO（收件人），CC（抄送），BCC（密送）都放誰喲？

　　1. 發(fā)送會議記錄

　　俺們這樣的.小助理，經(jīng)常要做各種會議記錄，與會者，有該來的沒來，有不該來的來了的，以前我都亂發(fā)一氣，把他們?nèi)慷挤诺绞占艘粰诶�，抄送欄里只放我的直屬上司�?To（收件人）一欄，放的是所有到場的與會者，不管該來的還是不該來的，只要出席會議，就有權(quán)收到會議記錄；CC一欄，放的那些應(yīng)該知道會議內(nèi)容的大領(lǐng)導(dǎo)，集團(tuán)董事，總經(jīng)理，以及那些應(yīng)該來開會而沒來的。

　　從那以后我一直按照這個原則發(fā)送會議記錄，前一陣子，我老板夸我發(fā)郵件很專業(yè)。

　　2. 發(fā)送通知，內(nèi)部通訊錄等知會性文件

　　以前，我覺得這些東西所有人都應(yīng)該知道，把公司所有有郵箱的人全部放到收件人，每次都覺得頭昏眼花，而且那會兒不會設(shè)置outlook群組。而且感覺把總經(jīng)理也放到收件人一欄不太合適哎。

　　現(xiàn)在，發(fā)送這些知會性文件，我在收件人一欄里放所有部門經(jīng)理的郵箱，并在郵件內(nèi)容里提到“please share with your department”，接著在抄送欄里先放上總經(jīng)理，我老大，等這些領(lǐng)導(dǎo)，然后（這也很關(guān)鍵哦）再放上各部門行政助理，因為是知會性文件，部門行政助理有這個責(zé)任幫助部門經(jīng)理將信息傳達(dá)給大家。

　　3. 給單個部門外的同事或領(lǐng)導(dǎo)發(fā)郵件

　　有時，別的部門會向我咨詢一些信息，回復(fù)的時候收件人當(dāng)然是那個同事或領(lǐng)導(dǎo)，抄送一欄里，我必定要放上我的直屬上司，這至少有三個含義：一個是體現(xiàn)對上司的尊重；二是CC給上司他沒有反應(yīng)表明通過他批準(zhǔn)了（如果他不批準(zhǔn)，馬上會回復(fù)澄清，而不會被蒙在鼓里，把上司蒙在鼓里然后還被上司知道的下場，很恐怖的）；三是讓上司知道你都干了什么，不做默默奉獻(xiàn)的老黃牛。

　　此外，抄送一欄里還要放上對方上司的郵箱，這個道理和上面是一樣的，如果這位同事做了什么不該做或越權(quán)的事情，TA的領(lǐng)導(dǎo)知道了不僅僅會遷怒于那個同事，也會遷怒于你，雖然不是你的上司，也不要得罪的好。

　　而且，如果是要求對方做的事，你抄給自己領(lǐng)導(dǎo)是為了以后領(lǐng)導(dǎo)能保護(hù)你，抄給對方領(lǐng)導(dǎo)是給對方一個威懾力。

　　同樣的，回答客戶或者供應(yīng)商的問題，我也是這么做的。 BCC（密送）我稍候講哈門道二——附件要謹(jǐn)慎

　　不知道大家是不是都跟我一樣，在初入職場的時候總是丟三落四的。有一次一個大領(lǐng)導(dǎo)管我要一個文件，我畢恭畢敬發(fā)了過去"Dear Mr....please see the attached...."，不到5秒鐘，他立馬回復(fù)"Where???"這一連串的三個問號害我做了好幾天噩夢。

　　所以在發(fā)送帶有附件的郵件之前，收件人、抄送欄里我都是空白的，先寫郵件正文，然后附附件，仔細(xì)檢查了一遍確認(rèn)無誤然后再挨個放上收件人、抄送，最后再看一遍，檢查一下附件是否準(zhǔn)確，然后再發(fā)出去。

　　還有一個小訣竅哈，只要設(shè)置了outlook的電腦，對你要發(fā)送的文件點(diǎn)右鍵，就會有一個“發(fā)送到——郵件接收者”，然后就自動跳轉(zhuǎn)到發(fā)郵件頁面，附件也自動附上了，速度快又準(zhǔn)確。缺點(diǎn)是這樣發(fā)送郵件的話，原來設(shè)置的簽名就沒有了，而且只能發(fā)送出去后才能再回到outlook收件箱，很多大公司要求設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)郵件簽名的，尤其是對外郵件，所以這個只適合內(nèi)部發(fā)送文件。

　　門道三——BCC（密件抄送），危險又迷人

　　之所以說BCC迷人，因為確實覺得很有意思，你能在收件人不知道的情況下神不知鬼不覺抄送給其他人。

　　那會兒，在餐廳吃飯偶爾聽到一個銷售部的助理抱怨要給二百多個客戶發(fā)產(chǎn)品信息，又不能讓對方知道還發(fā)給別的客戶了，不停的轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)，一天不干別的了。我很奇怪問她，為什么不用BCC？她問BCC是什么呀。我詳細(xì)跟她說了，她樂壞了，說原來郵箱還有這個功能，那她就好辦了。

　　BCC，有時別的部門領(lǐng)導(dǎo)或同事問一些比較隱晦的信息，而又不方便公然把我老板放在抄送欄，就可以用這個功能。領(lǐng)導(dǎo)能做到心里有數(shù)。

　　之所以危險是因為outlook里還有一個“全部答復(fù)”的功能，你將那個人放到密件抄送里，當(dāng)然不想讓收件人知道你發(fā)給密件抄送的人，而密件抄送的那個人有時沒注意看自己的位置在哪里，事情到節(jié)骨眼兒上一著急就答復(fù)所有，這樣你的小心計就付諸東流了。

　　曾經(jīng)有一次，兩個部門經(jīng)理打架，在郵件上爭得不可開交，不同的是甲密抄送給總經(jīng)理了（估計心里的小九九是讓總經(jīng)理了解事情真相），而總經(jīng)理一著急就直接答復(fù)所有澄清這事，乙則怒了，覺得這么小的事情還BCC給總經(jīng)理，這個甲也太小人了，從此和甲結(jié)下了不解之仇，到現(xiàn)在還無法坐到一個會議室開會。

　　所以BCC的時候，最好提前知會一下被BCC的那個人，說明是密件抄送給TA的，如果TA要介入，謹(jǐn)慎一點(diǎn)。

　　補(bǔ)充一點(diǎn)——“收件箱”“已發(fā)送”郵件分類整理

　　我想，大多數(shù)用郵箱的應(yīng)該都很好的將收件箱分別建立文件夾，分類管理郵件，有個小訣竅要說一下哦，發(fā)送郵件也應(yīng)該分類管理。

　　收到的郵件多，發(fā)出去的自然也不少。發(fā)送出去的郵件，可是各種白紙黑字的憑證，只要是發(fā)送出去工作郵件我都分門別類弄好。

　　前幾天，有個馬大哈經(jīng)理第三次管我要一份文件，他總是不愿意自己整理郵件，更懶得在自己的電腦里找，把我當(dāng)免費(fèi)數(shù)據(jù)庫了，我對此很反感。我生氣，但我指責(zé)他是不對的。于是我把之前第二次給他發(fā)送的郵件找出來，在那郵件的基礎(chǔ)上再轉(zhuǎn)發(fā)一次給他，然后CC給我上司。

　　開會的時候，上司特意提醒那經(jīng)理，以后文件分門別類保存好，別讓XXX（我）老給你發(fā)，做這種重復(fù)的工作，浪費(fèi)她的時間。哦也，勝利。這要?dú)w功于我把發(fā)送的文件也都分類整理，省去了找來找去。

　　這點(diǎn)在催促對方做事的情況下也是非常管用的。曾經(jīng)有一次這個部門老大去催那個部門老大處理一個問題，每次都是把原來發(fā)送的郵件找出來，再發(fā)一次，最后總經(jīng)理出來說話了：為什么都詢問了三次事情還沒解決？那個部門老大馬上就畢恭畢敬辦了。

　　補(bǔ)充二點(diǎn)——主題千萬不要忘了呀

　　這是最基本的了吧，主題一定要寫。不僅是方便對方閱讀，方便對方分類，將來自己查找郵件的時候方便查找。不寫主題的郵件，看起來太頭疼了。