采購(gòu)內(nèi)控管理制度
第一節(jié) 總則
第一條 為了加強(qiáng)對(duì)公司物資采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，堵塞采購(gòu)漏洞，防范采購(gòu)與付款過(guò)程中的差錯(cuò)和舞弊，減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制定本制度。
第二條 本制度所稱采購(gòu)是指本公司購(gòu)進(jìn)的用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或提供勞務(wù)消耗的各種物資（包括原材料、半成品、成品及低值易耗品等）的行為，付款是指支付與上述物資有關(guān)的款項(xiàng)的行為。
第三條 采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度的基本要求是采購(gòu)與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，其中包括：
（一）付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和洽談價(jià)格的業(yè)務(wù)；
（二）采購(gòu)合同的洽談人員、訂立人員和采購(gòu)人員不能由一人同時(shí)擔(dān)任；
（三）貨物的采購(gòu)人員不能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收和記賬工作。
第四條 請(qǐng)購(gòu)依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分適當(dāng)，請(qǐng)購(gòu)事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)明確，所有采購(gòu)與付款事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照本流程執(zhí)行。
第二節(jié) 分工與授權(quán)
第六條 公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)相關(guān)人員職責(zé)：
（一）生產(chǎn)總監(jiān)，負(fù)責(zé)以下工作：
1、在公司總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)下，與財(cái)務(wù)總監(jiān)共同制定公司年度采購(gòu)預(yù)算。
2、在公司總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)下，與財(cái)務(wù)總監(jiān)共同審批公司大宗商品的采購(gòu)工作，包括確定供應(yīng)商、洽談采購(gòu)合同等。
3、對(duì)采購(gòu)部提供的合格供應(yīng)商名單進(jìn)行審批，并報(bào)總經(jīng)理審批。
4、組織和管理公司物資采購(gòu)及保管工作，確保物資采購(gòu)正常進(jìn)行。
5、制定并貫徹執(zhí)行本部門和下轄各崗位職責(zé)和規(guī)章制度，確保采購(gòu)物資和原、輔材料的質(zhì)量符合公司標(biāo)準(zhǔn)。
（二）采購(gòu)部主管，負(fù)責(zé)以下工作：
1、按照采購(gòu)計(jì)劃，與財(cái)務(wù)總監(jiān)共同審批各部門的采購(gòu)申請(qǐng)單。
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2、按各部門的采購(gòu)申請(qǐng)單，按時(shí)、保質(zhì)、按量采購(gòu)價(jià)格低、品質(zhì)好的商品。嚴(yán)格執(zhí)行公司對(duì)各種商品庫(kù)存量的規(guī)定，防止商品積壓造成不必要的損失。
3、監(jiān)督和做好物資的驗(yàn)收工作。所有物資必須由使用部門、倉(cāng)庫(kù)管-理-員、采購(gòu)員、質(zhì)檢部進(jìn)行驗(yàn)收。不需要質(zhì)檢的物資，質(zhì)檢部可不參與。嚴(yán)格把好品種、數(shù)量、質(zhì)量和價(jià)格關(guān)，督導(dǎo)及配合倉(cāng)庫(kù)管-理-員做好簽收、進(jìn)倉(cāng)及保管工作。
4、經(jīng)常進(jìn)行市場(chǎng)物資行情調(diào)查，搜集市場(chǎng)新資料，及時(shí)了解貨源供求和價(jià)格動(dòng)向，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、供貨的質(zhì)量保證能力進(jìn)行調(diào)查和評(píng)審，并向生產(chǎn)總監(jiān)、總經(jīng)理提供合格供應(yīng)商名單，所有采購(gòu)應(yīng)在經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商中采購(gòu)，在非合格供應(yīng)商中采購(gòu)需事先經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度，及時(shí)辦好結(jié)賬報(bào)銷工作，采購(gòu)物資以及有關(guān)費(fèi)用開(kāi)支必須取得有效的報(bào)銷憑證，并在當(dāng)月報(bào)銷入賬。
（三）倉(cāng)庫(kù)管-理-員，負(fù)責(zé)以下工作：
1、負(fù)責(zé)與采購(gòu)員、質(zhì)檢員、物資使用單位指定的負(fù)責(zé)人做好入庫(kù)商品的驗(yàn)收工作，填寫驗(yàn)收單。
2、所有庫(kù)存物資必須做好其收入、發(fā)出、盤存記錄手續(xù)，建立完備的物資薄記，收、發(fā)貨憑證、單據(jù)齊全。
3、隨時(shí)掌握庫(kù)存物資動(dòng)態(tài)，對(duì)低于最低庫(kù)存量的物資及時(shí)提醒生產(chǎn)部主管等相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申購(gòu)，并報(bào)知生產(chǎn)總監(jiān)。
4、必須具備一定的商品知識(shí)，正確處理物資的儲(chǔ)存保管方法，做好物資的防火、防潮、防腐、防鼠、防盜竊，以保證所保管物資的完整、完好及安全。
5、定期進(jìn)行清倉(cāng)盤點(diǎn)，按時(shí)完成月度倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)表及其他報(bào)表。
（四）采購(gòu)員。按采購(gòu)指令和操作規(guī)范的要求完成具體采購(gòu)作業(yè)，對(duì)供應(yīng)商實(shí)施招投標(biāo)或詢比價(jià)程序，跟蹤供應(yīng)商備貨，記錄和回饋采購(gòu)業(yè)務(wù)的基本情況和異常情況，負(fù)責(zé)收集、匯總和上報(bào)供應(yīng)市場(chǎng)行業(yè)信息，提出供應(yīng)商規(guī)劃建議，合理建議付款安排并及時(shí)催收貨物和增值稅專用發(fā)票。
（五）出納員。辦理按照經(jīng)審批后的付款申請(qǐng)單辦理貨幣資金支付業(yè)務(wù)；
（六）會(huì)計(jì)。負(fù)責(zé)稽核采購(gòu)申請(qǐng)、付款申請(qǐng)與驗(yàn)收單等是否相符，審批手續(xù)是否齊全等。并依據(jù)驗(yàn)收單、發(fā)票、付款申請(qǐng)單等原始單據(jù)填制記賬憑證�？筛鶕�(jù)需要參加物資驗(yàn)收。
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（七）財(cái)務(wù)總監(jiān)。負(fù)責(zé)與生產(chǎn)總監(jiān)審批采購(gòu)申請(qǐng)單、付款申請(qǐng)單。
第七條 公司根據(jù)具體情況（一般不超過(guò)三年）對(duì)采購(gòu)主管進(jìn)行崗位輪換。 采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德，忠于職守，廉潔奉公，遵紀(jì)守法。嚴(yán)禁收受商業(yè)賄賂行為。
第三節(jié) 請(qǐng)購(gòu)與審批流程控制
第九條 公司采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)不同物資的具體消耗情況制定主要物資最低庫(kù)存量，對(duì)低于最低庫(kù)存量的物資應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出采購(gòu)申請(qǐng)單。無(wú)采購(gòu)申請(qǐng)單的物資，倉(cāng)庫(kù)不得驗(yàn)收入庫(kù)，財(cái)務(wù)部不得給予報(bào)賬。
第十條 公司物資采購(gòu)權(quán)由采購(gòu)部集中行使，未經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán)，其他部門一律不得自行采購(gòu)。
第十一條 公司物資采購(gòu)原則上都要簽訂購(gòu)銷合同（在所在地市場(chǎng)購(gòu)買的零星物資除外），明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、運(yùn)輸方式、付款方式、違約責(zé)任等要素，合同印章要由專人保管，發(fā)現(xiàn)有越權(quán)簽訂合同的行為，印章保管人有權(quán)拒絕蓋章并向合同簽訂人的上級(jí)授權(quán)部門報(bào)告。
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第十二條 公司建立供應(yīng)商檔案制度，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)維護(hù)。
在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮的主要因素包括：
（一）價(jià)格
物美價(jià)廉的商品是每個(gè)企業(yè)都想獲得的。各個(gè)供應(yīng)商提供的價(jià)格連同各種折扣是最明顯的比較，價(jià)格的高低是選擇供應(yīng)商的一個(gè)重要指標(biāo)。
（二）質(zhì)量
質(zhì)量的選擇應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況而定，公司應(yīng)用最低的價(jià)格買到最適合本企業(yè)的質(zhì)量要求的產(chǎn)品。
（三）服務(wù)
選擇供應(yīng)商時(shí)，服務(wù)也是一個(gè)很重要的考慮因素。例如，更換殘次品，指導(dǎo)設(shè)備使用，修理設(shè)備等。類似這樣的一些服務(wù)在采購(gòu)某些項(xiàng)目時(shí)可能會(huì)在選擇過(guò)程中起到關(guān)鍵作用。
（四）位置
供應(yīng)商所處的位置對(duì)送貨時(shí)間、運(yùn)輸成本、緊急定貨與加急服務(wù)的回應(yīng)時(shí)間等都有影響。當(dāng)?shù)刭?gòu)買有助于發(fā)展地區(qū)經(jīng)濟(jì)，形成社區(qū)信譽(yù)以及良好的售后服務(wù)。
(五) 供應(yīng)商存貨政策
如果供應(yīng)商的存貨政策要求自己隨時(shí)持有備件存貨，擁有安全庫(kù)存則將有助于突發(fā)事件的解決。
生產(chǎn)總監(jiān)每季度對(duì)檔案中的供應(yīng)商進(jìn)行一次業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)，以便確認(rèn)合格供應(yīng)商，優(yōu)勝劣汰。
第十三條 請(qǐng)購(gòu)與審批流程：
1、制定采購(gòu)計(jì)劃。公司采購(gòu)計(jì)劃由采購(gòu)部會(huì)同生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部，根據(jù)下月物資的消耗情況并結(jié)合相關(guān)物資的實(shí)際庫(kù)存制定，報(bào)生產(chǎn)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
2、提出采購(gòu)申請(qǐng)單。公司凡需要購(gòu)買物品的均需要填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽批后交給采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)。
3、審批。采購(gòu)申請(qǐng)單首先由部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，生產(chǎn)總監(jiān)在采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)審核批準(zhǔn)，在采購(gòu)申請(qǐng)單上簽字，對(duì)大額的非經(jīng)常性物資采購(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。對(duì)超出采購(gòu)計(jì)劃的采購(gòu)申請(qǐng)報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，如果超出年度計(jì)劃，應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4、確定供應(yīng)商。采購(gòu)部根據(jù)需求說(shuō)明在供應(yīng)商檔案中選擇成績(jī)良好的供應(yīng)商，通知其報(bào)價(jià)，或登報(bào)公告等方式公開(kāi)征求供應(yīng)商，采取競(jìng)標(biāo)、邀標(biāo)等方式確定供應(yīng)商。
5、核價(jià)、簽訂供貨合同。確定可能的供應(yīng)商后，由采購(gòu)部主管與其進(jìn)行價(jià)格談判，金額超過(guò)十萬(wàn)元的采購(gòu)合同生產(chǎn)總監(jiān)應(yīng)參與談判。公司財(cái)務(wù)部、審計(jì)部應(yīng)定期到市場(chǎng)了解價(jià)格，并根據(jù)政府公布的市場(chǎng)價(jià)格及其它價(jià)格信息進(jìn)行核價(jià)，對(duì)于公司長(zhǎng)期使用的物質(zhì)財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)實(shí)際對(duì)市場(chǎng)的調(diào)查制訂物資采購(gòu)價(jià)格限定表。價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理定貨簽約手續(xù)。公司采購(gòu)合同由生產(chǎn)總監(jiān)或總經(jīng)理簽署，合同簽署程序按照《合同管理辦法》執(zhí)行。
6、合同追蹤。合同簽訂后，為保證供應(yīng)商的如期、如質(zhì)、如量交貨，采購(gòu)部主管應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定及時(shí)督促供應(yīng)商按規(guī)定交運(yùn)，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方有違約現(xiàn)象，及時(shí)向生產(chǎn)總監(jiān)報(bào)告，以便控制違約后果。
第四節(jié) 采購(gòu)與驗(yàn)收流程控制
第十四條 公司采購(gòu)的物資內(nèi)容包括原材料、半成品、成品及低值易耗品。
（一）原材料、半成品、成品采購(gòu)的要點(diǎn)
1、遵照采購(gòu)部的工作方針及工作原則開(kāi)展工作，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，做到價(jià)比三
家，貨比三家，保質(zhì)、保量、保供應(yīng)。
2、嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)物資使用部門的使用要求，保證質(zhì)量和數(shù)量，不超計(jì)劃采購(gòu)。
（二）低值易耗品采購(gòu)的要點(diǎn)
嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃，質(zhì)高、價(jià)低，及時(shí)滿足供應(yīng)。
第十五條 所有物資驗(yàn)收應(yīng)有采購(gòu)員、倉(cāng)庫(kù)管-理-員、物資使用部門、質(zhì)檢部（根據(jù)物資檢驗(yàn)需要）進(jìn)行驗(yàn)收。
第十六條 參加驗(yàn)收的人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，不得徇私舞弊、弄虛作假，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)生產(chǎn)總監(jiān)或?qū)徲?jì)部。
第十七條 采購(gòu)與驗(yàn)收流程：
1、發(fā)出訂單。采購(gòu)部根據(jù)物資管理使用部門提出的采購(gòu)申請(qǐng)單向已簽定合同的供應(yīng)商發(fā)出訂單，訂單應(yīng)當(dāng)明確交貨的時(shí)間、地點(diǎn)。若合同已約定上述事項(xiàng)的，可不再單獨(dú)發(fā)出訂單。
2、驗(yàn)收。物資到達(dá)后，應(yīng)當(dāng)由采購(gòu)人員、倉(cāng)庫(kù)管-理-員、物資使用部門、質(zhì)檢部（根據(jù)物資檢驗(yàn)需要）一同對(duì)供應(yīng)商提供的物資進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收。所有參加驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)在驗(yàn)收單上簽字。驗(yàn)收單一式三聯(lián)。一聯(lián)由采購(gòu)部自存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部，一聯(lián)交供貨單位。如果驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)有不符合要求的原料，由物資使用部門負(fù)責(zé)人填寫退貨單并注明退貨原因，當(dāng)即退貨，并通知采購(gòu)員補(bǔ)買。
3、登記庫(kù)管賬。倉(cāng)庫(kù)管-理-員對(duì)倉(cāng)庫(kù)保管的貨物登記收、發(fā)、存明細(xì)賬。
4、制單。會(huì)計(jì)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收確認(rèn)的驗(yàn)收單以及供應(yīng)商提供的發(fā)票編制記賬憑證。每月底，會(huì)計(jì)應(yīng)當(dāng)將本月已驗(yàn)收入庫(kù)但發(fā)票未到的采購(gòu)物資暫估入賬。供應(yīng)商提供發(fā)票時(shí)再紅字沖銷。
5、記賬。會(huì)計(jì)人員審核會(huì)計(jì)處理是否正確后確認(rèn)記賬憑證，生成賬簿。
6、對(duì)賬。會(huì)計(jì)應(yīng)當(dāng)每月按原材料大類與采購(gòu)部門核對(duì)本月的出入庫(kù)金額和月末余額。
第五節(jié) 付款流程控制
第十八條 公司按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和本流程的規(guī)定辦理采購(gòu)付款業(yè)務(wù)，并按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定進(jìn)行核算和報(bào)告。
第十九條 按合同約定需要預(yù)付購(gòu)貨款的，由采購(gòu)人員提供合同復(fù)印件并填寫付款申請(qǐng)單，注明付款事由、合同編號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)及名稱、付款金額、對(duì)方單位名稱、開(kāi)戶銀行及賬號(hào)等，按批準(zhǔn)物資采購(gòu)的權(quán)限經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交出納辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。
第二十條 公司每月末由會(huì)計(jì)與供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來(lái)款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)當(dāng)查明原因，及時(shí)處理。
第二十四條 采購(gòu)付款流程：
1、申請(qǐng)。采購(gòu)物資結(jié)賬由采購(gòu)人員填寫付款申請(qǐng)單，經(jīng)生產(chǎn)總監(jiān)審核，交財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理依次審核、批準(zhǔn)。
付款申請(qǐng)單后應(yīng)當(dāng)附上采購(gòu)申請(qǐng)單，驗(yàn)收單、合法發(fā)票、合同等原始單據(jù)。
2、限額內(nèi)批準(zhǔn)。生產(chǎn)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限和相應(yīng)程序?qū)Ω犊钌暾?qǐng)單進(jìn)行審批。對(duì)不符合規(guī)定的貨幣資金支付申請(qǐng)，批準(zhǔn)人應(yīng)當(dāng)拒絕批準(zhǔn)。
3、審核。會(huì)計(jì)應(yīng)當(dāng)對(duì)批準(zhǔn)后的貨幣資金付款申請(qǐng)單及其附件進(jìn)行審核，審核貨幣資金付款申請(qǐng)的批準(zhǔn)范圍、權(quán)限、程序是否正確，手續(xù)及相關(guān)合同或證明資料是否真實(shí)完整、合法合規(guī)，金額計(jì)算是否準(zhǔn)確，支付方式、支付單位是否妥當(dāng)?shù)�。審核無(wú)誤后，由審核人在貨幣資金付款申請(qǐng)單上簽字并交由出納人員辦理支付手續(xù)。
4、支付。出納人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核無(wú)誤并經(jīng)審核人員簽字的付款申請(qǐng)單，辦理貨幣資金支付手續(xù)。
5、制單。會(huì)計(jì)應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核無(wú)誤的支付申請(qǐng)編制記賬憑證。
6、記賬。會(huì)計(jì)人員審核會(huì)計(jì)處理是否正確后確認(rèn)記賬憑證，生成賬簿。
第六節(jié) 監(jiān)督檢查
第二十五條 公司審計(jì)部、財(cái)務(wù)部在各自職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)本公司的采購(gòu)與付款內(nèi)部控制情況進(jìn)行檢查監(jiān)督。
第二十六條 對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)檢查監(jiān)督的主要內(nèi)容包括：
（一）采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)崗位設(shè)置和批準(zhǔn)權(quán)限的授權(quán)和執(zhí)行情況。
（二）申請(qǐng)物資采購(gòu)的程序是否正確，審批物資采購(gòu)是否有越權(quán)行為。
（三）物資采購(gòu)合同的訂立情況，合同要約是否完整、規(guī)范、合法有效。
（四）物資采購(gòu)專屬權(quán)的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查物資采購(gòu)是否由采購(gòu)部門集中辦理，其他部門辦理物資采購(gòu)是否獲得批準(zhǔn)并經(jīng)采購(gòu)部門授權(quán)。
（五）付款環(huán)節(jié)的控制。重點(diǎn)檢查付款通知書填寫是否完整，審批手續(xù)是否正確有效，是否憑付款申請(qǐng)單支付購(gòu)貨款。
第二十七條 對(duì)監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的采購(gòu)與付款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)要求被檢查單位糾正和完善，發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題應(yīng)寫出書面檢查報(bào)告，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門匯報(bào)，以便及時(shí)采取措施，加以糾正和完善。
第二十八條 對(duì)嚴(yán)重積壓物資超過(guò)規(guī)定的限額，扣發(fā)采購(gòu)申請(qǐng)部門當(dāng)月獎(jiǎng)金，次月仍未控制住的，取消年終獎(jiǎng)。
第二十九條 對(duì)違反上述有關(guān)崗位職責(zé)及流程控制相關(guān)規(guī)定的人員，除有特別規(guī)定外，發(fā)現(xiàn)一次扣罰獎(jiǎng)金50元，并提出警告，累計(jì)3次以上者報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)決定予以處罰。
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