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文件管理內(nèi)控制度（通用11篇）
在現(xiàn)在社會，越來越多人會去使用制度，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編為大家收集的文件管理內(nèi)控制度，歡迎閱讀與收藏。
文件管理內(nèi)控制度 1
1.0 目的
為做好文件與資料的歸口管控工作，保證檔案歸檔質(zhì)量，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，以更好地為公司運(yùn)營、內(nèi)控、管理、基建等工作提供支持與服務(wù)，特制定本管理規(guī)范。
2.0 范圍
2.1僅適用于深圳市三旺通信技術(shù)有限公司的文控管理。
3.0 定義
3.1立卷歸檔：按照一定的要求和方法，對建檔范圍內(nèi)的文件與資料進(jìn)行有序且系統(tǒng)性的整理、組合成案卷并（交）由管理部的文控中心歸檔的過程。
3.2 內(nèi)控：主要是指財務(wù)、會計、審計、預(yù)算等方面的管控。
3.3文控中心：即DCC(Document Control Central)，是公司建檔文件資料歸口管控單位。
4.0 職責(zé)
4.1管理部負(fù)責(zé)本制度的歸口管控。
4.2管理部文控中心負(fù)責(zé)對公司建檔范圍內(nèi)的所有文件與資料進(jìn)行歸口管控，非文控中心管理人員不得私自接收、保管、發(fā)放、回收和銷毀之。
4.3公司內(nèi)部各職能部門和個人應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理規(guī)范，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件與資料的義務(wù)。
4.4管理性作業(yè)文件如規(guī)程、作業(yè)表格、制度、質(zhì)量記錄等由各部門負(fù)責(zé)按“類別→日期”進(jìn)行立卷并每月1次（次月10日前）將當(dāng)月“公司建檔范圍內(nèi)的文件與資料”統(tǒng)一移交文控中心歸檔管控。
4.5外來文件可由相應(yīng)的對外接口部門做預(yù)簽（接）收→再轉(zhuǎn)文控中心簽收、立卷歸檔。
5.0 內(nèi)容
5.1文控中心建檔范圍
5.1.1體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)規(guī)范/表單（原始體系文件）
5.1.2技術(shù)文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙/BOM、控制計劃、工藝流程圖、項(xiàng)目研發(fā)各類文檔。
5.1.3外來文件、工程規(guī)范：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)及相關(guān)識別、第二/三方圖紙等。
5.1.4運(yùn)營內(nèi)控及基建檔案：公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料；勞動工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報方面的文件材料；其它具有利用和保存價值的文件材料。
5.1.5以上（5.1.4）文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價值的文件資料，以及公司總部與外埠工廠集體活動和員工在從事技術(shù)革新和管理改善等各項(xiàng)工作活動中形成的，對公司具有保存價值的文件材料。
5.1.6公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動）；公司歷史成長音像圖片資料。
5.2管理機(jī)制、機(jī)構(gòu)職責(zé)
5.2.1管理機(jī)制：實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的機(jī)制。由公司管理部負(fù)責(zé)主體文件資料的歸口管理，并對其它部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。管理部設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作并由管理部負(fù)責(zé)人直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
5.2.2機(jī)構(gòu)職責(zé)：文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時又是開發(fā)利用文件資料資源的.信息交流中心。其主要職責(zé)如下。
�、儇�(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件與資料管控工作，對各職能部門文件與資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
�、谥朴喓徒M織實(shí)施公司關(guān)于文件與資料工作的規(guī)章制度。
�、圬�(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計等工作。
�、車�(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級控制和守密、解密工作。
�、蓍_展文件與資料宣傳、咨詢活動，做好文件與資料開放和利用工作，主動為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。
�、薨l(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。
⑦開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。
�、嘟M織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。
⑨做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。
5.3文件資料的收集
5.3.1建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分長期、5年、3年、1年等）；注明文件的版本號。相關(guān)具體內(nèi)容按《記錄控制程序》執(zhí)行。
5.3.2對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；
5.3.3及時跟進(jìn)并將辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。
5.4文件資料的歸檔、立卷與管理
5.4.1區(qū)分業(yè)務(wù)模塊，確定立檔職能部門。
5.4.2分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。
�、俅箢惙譃椋篠制度/規(guī)定、F文件、D資料、A檔案、C合同。
�、跇I(yè)務(wù)模塊漢字拼音縮寫：深圳市三旺通信技術(shù)有限公司：SW； 銷售部：XS；商務(wù)部：SW； 外貿(mào)部：WM；技術(shù)部：JS；管理部行政：XZ；管理部人事：RS； 研發(fā)部：YF；生計部：SJ；倉庫：CK；品質(zhì)：PZ其它依此類推。
�、郾Ｃ苡肶表示，非密級則用N表示。密級：TS絕密、VS機(jī)密、SE秘密、NO無
5.4.3歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。
5.4.4案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。
5.4.5整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；每一案卷須端正書寫標(biāo)題。
5.4.6對所有文件資料進(jìn)行系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
5.4.7每年對文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。
5.4.8對文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并定期上報主管部門。
5.4.9公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。
5.5文件資料的保管
5.5.1為維護(hù)文件與資料的安全（預(yù)防損壞、延長壽命），絕密、機(jī)密與秘密類電子檔文件與資料須刻錄成光盤或在專用服務(wù)器上做備份。
5.5.2公司應(yīng)設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募䦷毂４嫖募Y料；文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對文件資料進(jìn)行管理，以提高管理效率。
5.5.3管理人員應(yīng)做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。
5.6文件資料借閱
5.6.1副總級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》，經(jīng)文控中心負(fù)責(zé)人審核后方能調(diào)閱。
5.6.2公司文件密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調(diào)閱；機(jī)密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借且需辦理相關(guān)借閱審批手續(xù)；秘密級文件資料經(jīng)審批后可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱—如屬本部門則由部門負(fù)責(zé)人審批；如屬于跨部門的則由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，具體須按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
5.6.3案卷一般僅供在文控中心查閱，立卷的文件與資料可外借，但外借的必須辦理登記及相關(guān)審批手續(xù)。
5.6.4借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
5.6.5借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，文控中心管理人員應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
5.6.6外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。
5.6.7公司內(nèi)文件資料利用的方式有：①提供文件資料原件；②提供文件資料復(fù)印件；③提供文獻(xiàn)索引資料。
5.6.8出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時，文控中心應(yīng)主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。
5.7文件資料的鑒定和銷毀
5.7.1公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時，由文控中心管理人員填寫《作廢文件（記錄）銷毀登記表》，交所屬負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。
5.7.2銷毀時，必須由總經(jīng)理或主管副指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。
5.7.3對已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理人員須認(rèn)真核對，編制《銷毀清單》，將批準(zhǔn)的《作廢文件（記錄）銷毀登記表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。
文件管理內(nèi)控制度 2
1.目的
為了更好的規(guī)范公司各類文件的發(fā)放與存檔管理，樹立公司正規(guī)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧己眯蜗蟆?/p>
2.適用范圍
公司及公司各部門、各門店對內(nèi)發(fā)文。
3.標(biāo)準(zhǔn)
結(jié)合公司實(shí)際要求，在遵循文件格式及標(biāo)準(zhǔn)的前提下，對其格式及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了靈活運(yùn)用。
4.內(nèi)容
4.1公司常用文件
4.2規(guī)格：統(tǒng)一使用A4紙張，上下邊距2.54㎝，左右邊距3.17㎝。
4.3公司各部門代碼：
總經(jīng)辦：ZJB；
人事行政部：RZ；
運(yùn)營部：YY；
商品部：SP；
市場部：SC；
財務(wù)部：CW；
4.4保密等級：公司文件管理分A、B、C、D、E五個保密等級
A級：機(jī)密文件，限總經(jīng)理、董事會等以上成員知悉；
B級：高級文件，限部門經(jīng)理以上管理成員知悉；
C級：中級文件，限相關(guān)部門內(nèi)部成員及經(jīng)理以上管理成員知悉； D級：普通文件，限公司內(nèi)部所有成員知悉；
E級：一般文件，限公司內(nèi)部及門店所有成員知悉。
5.文件的擬稿、審批、發(fā)放與簽收
5.1擬稿
5.1.1各部門文件的草擬由各部門負(fù)責(zé)起草，起草應(yīng)做到符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)管理制度，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)文件審核。
5.1.2正文要情況清楚、觀點(diǎn)明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、直述不曲，字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅力求簡短。
5.2審批
5.2.1公司級所有發(fā)文、制度由公司總經(jīng)理審批后，方可用印并流轉(zhuǎn)；
5.2.2如未經(jīng)審批進(jìn)行發(fā)文或發(fā)文中存在明顯錯誤，造成不良后果的將追究相關(guān)負(fù)責(zé)人責(zé)任。
5.2.3考慮到公司實(shí)際情況，公司對內(nèi)緊急公文先以總經(jīng)理確認(rèn)后的電子版上傳到共享并以電話通知方式先行操作，后補(bǔ)發(fā)紙質(zhì)版并簽收。
5.2.4公司職能部門對部門的.通知等不需上升至公司級文件的無需以此文件要求執(zhí)行。
5.3發(fā)放與簽收
5.3.1公司文件發(fā)放/流轉(zhuǎn)/存檔均由人事部負(fù)責(zé)
5.3.2公司的文件均由各部門負(fù)責(zé)人在原稿上簽收，同時部門負(fù)責(zé)人好做部門內(nèi)其他員工的文件流轉(zhuǎn)工作。
6.生效日期
6.1本管理制度自20xx年4月8日起實(shí)施。
6.2本制度最終解釋權(quán)歸人事部負(fù)責(zé)
文件管理內(nèi)控制度 3
為規(guī)范集團(tuán)監(jiān)事會文件、檔案管理工作，充分發(fā)揮其作用，更好地為監(jiān)事會各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《x集團(tuán)有限公司檔案管理暫行規(guī)定》，特制定本辦法。
一、集團(tuán)監(jiān)事會文件檔案范圍定義
1、集團(tuán)監(jiān)事會文件檔案指集團(tuán)監(jiān)事會在運(yùn)作過程中產(chǎn)生的具有再次查詢和使用價值的結(jié)果性和結(jié)果支持性文件。
2、由集團(tuán)監(jiān)事會運(yùn)作過程中產(chǎn)生但上報集團(tuán)公司及以上單位的文件、市政府職能部門及以上單位下發(fā)經(jīng)集團(tuán)公司辦理的文件，上升為集團(tuán)公司文件，集團(tuán)公司文件納入集團(tuán)檔案管理范圍進(jìn)行管理，監(jiān)事會保留復(fù)印件，復(fù)印件的管理遵循本辦法。
二、流轉(zhuǎn)
監(jiān)事會文件指定專人負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)，按權(quán)限逐級遞交各級人員審批。審批結(jié)束后收歸監(jiān)事會檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔。
三、整理存檔
(一)監(jiān)事會檔案管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)事會文件收集和整理歸檔。
(二)監(jiān)事會檔案歸檔遵循“應(yīng)歸盡歸”的原則，在集團(tuán)監(jiān)事會文件檔案范圍定義內(nèi)的文件均應(yīng)歸檔成為監(jiān)事會檔案。
(三)文件整理、目錄編制遵循國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
四、檔案的借閱利用
(一)凡監(jiān)事會成員，均可查詢在自己職責(zé)范圍內(nèi)的`檔案。
(二)查閱機(jī)要檔案、重要會議記錄必須經(jīng)監(jiān)事會主席批準(zhǔn)。
(三)檔案原則上只能在檔案保管室內(nèi)閱讀使用，如確因工作需要帶離檔案保管室，需辦理借閱登記手續(xù)。
(四)非監(jiān)事會成員查閱、借閱監(jiān)事會檔案，需經(jīng)監(jiān)事會主席批準(zhǔn)。
(五)檔案資料不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆頁、不得帶出公司外，更不得劃道填字，涂改、損壞文件。
(六)外單位查閱檔案一律憑單位介紹信，經(jīng)監(jiān)事會主席批準(zhǔn)方可查閱。
(七)檔案管理工作人員應(yīng)結(jié)合監(jiān)事會管理工作的需要，在有關(guān)部門的支持下，開展監(jiān)事會文件匯編、大事記、深層次編研等各種信息服務(wù)工作。
五、獎懲
(一)對違反本辦法的監(jiān)事會成員，給予警告批評，同時可酌情扣罰監(jiān)事會內(nèi)部考核分。
(二)對于違反本規(guī)定，給集團(tuán)或監(jiān)事會造成損失者，將建議集團(tuán)公司或市國資委對其給予處份直至免去其監(jiān)事會成員資格，觸犯法律者移交司法機(jī)關(guān)辦理。
六、本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
文件管理內(nèi)控制度 4
一、病房護(hù)士長負(fù)責(zé)醫(yī)療文件的管理，護(hù)長不在時，由當(dāng)班護(hù)士負(fù)責(zé)管理，各班人員均需按管理要求執(zhí)行。
二、住院期間的'醫(yī)療文件要求存放有序，病歷中各種表格均應(yīng)排列整齊，不得撕毀毀，涂改或丟失，病歷用后必須歸還原處。
三、病人不得自行攜帶病歷出科室，外出會診或轉(zhuǎn)院時攜帶病歷摘要。
四、病人出院或死亡后，病歷次序按規(guī)定排列，一周內(nèi)送病案室保留管理。
五、病房交接班記錄，必須按要求書寫，并妥善保管一年，以備查閱。
六、病房醫(yī)囑本的保存期限，按各醫(yī)院規(guī)定，一般不少于一年。
七、護(hù)士長必須定期檢查護(hù)理文件書寫質(zhì)量。
文件管理內(nèi)控制度 5
一、管理職現(xiàn)
1、技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件(工藝、檢驗(yàn)規(guī)范)的編制、更改、負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核。
2、總經(jīng)理負(fù)責(zé)對技術(shù)文件的適宜性進(jìn)行審批。
3、品控部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的歸檔管理、發(fā)放等管理工作。
二、工作程序
1、生產(chǎn)行政部針對產(chǎn)品的要求，通過，確定應(yīng)有的技術(shù)文件(包括配方、工藝、檢驗(yàn)規(guī)范等)。
2、根據(jù)技術(shù)文件的要求相應(yīng)落實(shí)到有關(guān)人員，收集有關(guān)資料，作為開發(fā)產(chǎn)品的依據(jù)，這些資料應(yīng)由技術(shù)部負(fù)責(zé)人對其適宜性進(jìn)行評審。
3、通過評審，由開發(fā)人員對產(chǎn)品進(jìn)行開發(fā)，編制相應(yīng)的技術(shù)文件，這些文件在適當(dāng)?shù)腵階段，由生產(chǎn)行政部對其符合性進(jìn)行評審，必需時由質(zhì)量負(fù)責(zé)人如今有關(guān)部門一同進(jìn)行評審。評審符合要求后，交技術(shù)部負(fù)責(zé)審核、總經(jīng)進(jìn)批準(zhǔn)后進(jìn)行小樣試驗(yàn)。
4、通過批準(zhǔn)，由化驗(yàn)室 負(fù)責(zé)小親試樣，對小樣進(jìn)行產(chǎn)品特性的總體驗(yàn)證。
5、在驗(yàn)證中如發(fā)現(xiàn)不符原開發(fā)要求，應(yīng)由原開發(fā)人員負(fù)責(zé)對設(shè)計開發(fā)文件作更改，更改后仍應(yīng)進(jìn)行審批。
6、通過驗(yàn)證，產(chǎn)品符合要求，可采用產(chǎn)品鑒定或顧客確認(rèn)的方法對產(chǎn)品進(jìn)行鑒定。
7、通過鑒定，由開發(fā)人員對技術(shù)進(jìn)行一次完整性的檢查，正式定稿，定稿的文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人員進(jìn)行審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，作為批量投產(chǎn)的依據(jù)。
8、審批后的正搞，由品控部移交到技術(shù)部進(jìn)行歸檔，根據(jù)需要，技術(shù)部負(fù)責(zé)指派專人對文件進(jìn)行復(fù)制，發(fā)放到需使用的部門，進(jìn)行使用。
9、在使用中發(fā)現(xiàn)文件中有差錯或需進(jìn)行更改，由使用部門提出報技術(shù)部，負(fù)責(zé)人簽注意見后，由原開發(fā)人員進(jìn)行更盡管，當(dāng)指定其它人員更改，應(yīng)取得相應(yīng)的背景資料。
10、更改后，應(yīng)通過4.4、4.5、4.7、4.8程序后，由技術(shù)部負(fù)責(zé)原稿進(jìn)行修改，對發(fā)下文件同時進(jìn)行修改。
11、任何人員、任何部門均不得擅自更改文件，對制訂審批后的文件應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。
12、本制度由生產(chǎn)行政結(jié)合平時工藝執(zhí)行情況一同監(jiān)督實(shí)施情況。
13、當(dāng)發(fā)現(xiàn)擅自更改或不執(zhí)行情況，質(zhì)檢部將開出《糾正措施處理單》限期進(jìn)行整改，嚴(yán)重的應(yīng)按違反廠紀(jì)廠規(guī)進(jìn)行處理，對造成損失將追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任，對造成事故的移交有關(guān)方面處理。
文件管理內(nèi)控制度 6
1、內(nèi)容與適用范圍
本制度規(guī)定了工藝文件的編制，工藝文件的會簽，工藝文件的貫徹保密。
2、工藝文件的編制
2.1工藝文件是企業(yè)進(jìn)行工藝管理，組織生產(chǎn)，指導(dǎo)操作的技術(shù)依據(jù)，工藝文件的編制必須正確、完整、統(tǒng)一。
2.2工藝文件的編制應(yīng)簡明易懂，避免繁瑣，但必須確保產(chǎn)品質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)，具有較好的經(jīng)濟(jì)效益。
2.3根據(jù)產(chǎn)品類型，確定必備的工藝文件。
2.3.1樣機(jī)試制必備的工藝文件。
工藝方案：產(chǎn)品零部件工藝路線表：自制件明細(xì)表，外協(xié)件明細(xì)表，外購及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)工具明細(xì)表，工裝設(shè)計任務(wù)書，專用工藝裝備圖，專用工藝裝備驗(yàn)證單，材料消耗工藝定額明細(xì)表，材料消耗工藝定額匯總表及工藝總結(jié)等有關(guān)文件。
2.3.2小批量生產(chǎn)必備工藝文件對照產(chǎn)品系列鑒定資料要求由技術(shù)科酌情自定。
2.3.3批量生產(chǎn)必備工藝文件--除了小批量生產(chǎn)的工藝文件外，各工序還必須有工藝守則及工序質(zhì)量管理表，由產(chǎn)品主管工藝員根據(jù)實(shí)際需要確定。
2.4工藝文件的編制分工
產(chǎn)品工藝文件由技術(shù)科負(fù)責(zé)編制、審核。
3、工藝文件的會簽、驗(yàn)證和審批
3.1工藝文件會簽、技術(shù)科的.工藝文件由所屬車間負(fù)責(zé)會簽、互相制約。
3.2工藝文件的驗(yàn)證，樣機(jī)試制及小批量生產(chǎn)的工藝文件，均應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)證，由車間負(fù)責(zé)人、技術(shù)科會同質(zhì)檢人員，負(fù)責(zé)收集整理試制過程中的情況，進(jìn)行一次可行性鑒定，然后由技術(shù)科認(rèn)真進(jìn)行修訂，經(jīng)修訂審批后的工藝文件即為正式工藝文件，是工廠工藝文件工作的法規(guī)，各級人員都必須嚴(yán)格遵守。
3.3工藝文件的審批與簽字
根據(jù)新的工藝文件統(tǒng)一格式規(guī)定，每一種工藝文件必須統(tǒng)一編制，審核，會簽，審查及標(biāo)準(zhǔn)化五個程序，并履行簽字手續(xù)。
3.3.1編制一一-由工藝文件編制者簽字。
3.3.2審核一一由技術(shù)科科長。
3.3.3會簽一一由相互制約單位履行，具體按3.1條貫徹執(zhí)行。
3.3.4審查一一產(chǎn)品工藝統(tǒng)一由技術(shù)副廠長進(jìn)行審查，并履行簽字手續(xù)。
3.3.5標(biāo)準(zhǔn)化一一為了確保產(chǎn)品工藝文件正確完整，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)審查工作。一律由標(biāo)準(zhǔn)化員承擔(dān)，并履行簽字手續(xù)。
3.3.6非產(chǎn)品工藝文件的審查由車間主任簽字，標(biāo)準(zhǔn)化由標(biāo)準(zhǔn)化員簽字。
4、工藝文件的貫徹與實(shí)施..
4.1工藝文件是企業(yè)工藝工作的法規(guī)，各級人員都必須嚴(yán)格遵守，認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
4.2技術(shù)科對車間工藝文件執(zhí)行情況及工藝紀(jì)律的貫徹情況，要定期組織檢查督促及時向技術(shù)副廠長作出報告。
4.3車間主任對工藝文件在本車間正確貫徹執(zhí)行負(fù)責(zé)，要教育車間職工嚴(yán)格按工藝文件進(jìn)行操作。
4.4生產(chǎn)班組是貫徹實(shí)施工藝的基層單位，要堅持按設(shè)計圖樣、工藝文件，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn)，對執(zhí)行中的問題和需要作出改進(jìn)的建議，應(yīng)及時向車間主任提出，未經(jīng)許可，不得擅自不按工藝加工。
4.5質(zhì)檢人員應(yīng)按上述三按進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)員工不按工藝操作時，有權(quán)制止，并及時反映給車間領(lǐng)導(dǎo)處理。
4.6技術(shù)科對工藝文件不全與差錯，工藝措施不力，工藝文件的實(shí)施、工藝管理混亂負(fù)責(zé)。
5、工藝文件修改
5.1工藝文件修改一般原則。..
5.1.1工藝文件需要修改時，一般由技術(shù)部門下達(dá)工藝文件更改通知單，憑更改通知單修改。
5.1.2保證修改后的文件正確統(tǒng)一。
5.1.3工藝文件修改通知單下達(dá)后，需修改的文件應(yīng)在規(guī)定日期內(nèi)部修改完畢。
5.1.4由于臨時性的設(shè)備、工藝裝備或材料等問題，需臨時修改工藝時，應(yīng)填寫“臨時脫離工藝通知單”，經(jīng)有關(guān)部門會簽和批準(zhǔn)后生效，但不能修改正式工藝文件。
5.2工藝文件修改程序
5.2.1填寫工藝文件更改通知單，其格式應(yīng)符合文件的更改程序規(guī)定。
5.2.2工藝文件更改通知單應(yīng)經(jīng)有關(guān)部門會簽并經(jīng)審核和批準(zhǔn)后才能下發(fā)。
5.2.3按批準(zhǔn)的工藝文件更改通知單要求進(jìn)行修改。
5.3修改方法
5.3.1修改時不得涂改，應(yīng)將更改部分用細(xì)實(shí)線劃去，使劃去部分仍能看清，然后在附件填寫更改后的內(nèi)容。
5.3.2在更改部位附近標(biāo)注本次修改所用標(biāo)記，標(biāo)記符號應(yīng)按更改通知單中的規(guī)定。
5.3.3修改時必須在被改文件表尾的更改欄內(nèi)填寫本次更改的標(biāo)記、更改次數(shù)、更改通知單的編號，日期和修改人簽字。
5.3.4在下列情況下，工藝文件修改后需更改描曬。
5.3.4.1經(jīng)多次修改，文件已模糊不清。
5.3.4.2雖初次修改，但修改內(nèi)容較多，修改后文件已不清晰。
5.3.5更新描的底圖，更改欄內(nèi)應(yīng)按以下規(guī)定填寫。
5.3.5.1標(biāo)記欄填寫重描寫前本次更改所用的標(biāo)記。
5.3.5.2處數(shù)欄填寫重描字樣。
5.3.5.3更改文件號欄填寫重描前本次更改通知單編號。
5.3.5.4簽字和日期欄內(nèi)，負(fù)責(zé)復(fù)核的工藝人員簽上姓名和日期。
5.3.5換發(fā)新描曬的工藝文件時，舊工藝文件必須收回存檔備查，而且新的文件應(yīng)加區(qū)分標(biāo)記，嚴(yán)禁新舊兩種文件混用。
6、工藝文件的保管和處理胃
6.1凡保管的工藝文件應(yīng)及時登記，根據(jù)順序分類捕，裝訂或袋裝保管。
6.2技術(shù)科應(yīng)常備全套文件復(fù)制件
6.3凡需曬發(fā)的工藝文件，必須經(jīng)技術(shù)科審批后方可發(fā)放。
6.4工藝文件由技術(shù)科統(tǒng)一保管，失效廢除的工藝文件應(yīng)蓋作廢章后單獨(dú)存檔五年以上備查。-
6.5凡保管的工藝文件字跡要清晰、完整、符合標(biāo)準(zhǔn)，簽字手續(xù)齊全。
7、工藝文件的借用與保密
7.1未經(jīng)批準(zhǔn)，對外不準(zhǔn)借用工藝文件。
7.2本廠工作人員借用工藝文件要辦理登記手續(xù)，并限期歸還，歸還時應(yīng)清點(diǎn)。
7.3借閱者應(yīng)保證工藝文件的完整、無缺，不得拆裝、涂改、抽換、損壞和遺失，不得轉(zhuǎn)借，否則，一律作違反工藝紀(jì)律處理。
文件管理內(nèi)控制度 7
1、醫(yī)院內(nèi)部文件由職能科或辦公室擬稿，辦公室主任核稿，院長簽發(fā)，辦公室同意行文。
2、上級下發(fā)的文件由院辦公室收文登記，送交院長閱批，由院辦室督促有關(guān)職能科辦理，所有來文均先交院辦公室統(tǒng)一登記。
3、凡收文、發(fā)文、文電、公函等文件及外出開會、檢查工作帶回的文件資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門的文件應(yīng)定期收回，對到期未退的應(yīng)進(jìn)行催退，院辦公室定期對所管文件清點(diǎn)、對帳，保證文件不遺失。
5、醫(yī)院下發(fā)的.各類文件、通知，各科應(yīng)及時傳達(dá)，妥善保管，不得遺失，傳達(dá)貫徹情況，科主任須在文件上簽字。
6、院辦公室對需歸檔的文件應(yīng)根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、文種、時間等特征組卷，并于次年三月底前向檔案室移交。
7、醫(yī)院下發(fā)的重要文件，各病區(qū)、科室應(yīng)及時傳達(dá)貫徹，病區(qū)負(fù)責(zé)人或科室主任簽字，并在規(guī)定時間上交院辦公室歸檔備查。
文件管理內(nèi)控制度 8
一、體系文件的構(gòu)成及分類
生產(chǎn)、研發(fā)
一級文件
二級文件
三級文件
四級文件
對物業(yè)管理企業(yè)而言，公司的管理體系，基本可由以下四個子系統(tǒng)構(gòu)成：質(zhì)量、環(huán)境管理體系；營銷管理體系；人事行政管理體系；財務(wù)管理體系。其分別對應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā)；營銷；人事；財務(wù)五種基本職能。
文件體系分四個層次，管理手冊為一級文件，程序文件為二級文件，工作手冊為三級文件，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為四級文件。
二、體系文件使用指南
質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件
我司提供的質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件是將質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的。通過認(rèn)證，符合iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標(biāo)準(zhǔn)要求。
質(zhì)量、環(huán)境手冊：iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標(biāo)準(zhǔn)，適用于各種行業(yè)、各種組織。因行業(yè)差別，企業(yè)、組織需根據(jù)自身特點(diǎn)，用行業(yè)的語言來理解、描述iso9001、 iso14001標(biāo)準(zhǔn)條款的要求，從而產(chǎn)生了企業(yè)的《質(zhì)量、環(huán)境手冊》。本企業(yè)編制的《質(zhì)量、環(huán)境手冊》章節(jié)號和iso9001標(biāo)準(zhǔn)基本相同，通過把iso14001條款映射到iso9001結(jié)構(gòu)中，將其進(jìn)行整合�！顿|(zhì)量、環(huán)境手冊》是企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境體系的一級文件，通過閱讀《質(zhì)量、環(huán)境手冊》，可對物業(yè)管理行業(yè)的服務(wù)理念、組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)職權(quán)分配、資源配備、產(chǎn)品(服務(wù))實(shí)現(xiàn)過程、環(huán)保節(jié)能、監(jiān)測分析和改進(jìn)方法等有一個整體綜合的理解。
程序文件：《程序文件》對物業(yè)管理活動中的重要過程、重要環(huán)境因素進(jìn)行了識別，并告訴每個過程應(yīng)做什么、什么時間做、什么地點(diǎn)做、由誰來做、為什么要做，如何做，即所謂的5w1h。程序文件是質(zhì)量體系中的第二級文件。
接管入伙手冊：本手冊和以下手冊均為質(zhì)量體系中的第三級文件，基本按專業(yè)進(jìn)行劃分。本手冊詳細(xì)地描述了房屋接管過程與業(yè)主入伙過程的5w1h(比程序文件要詳細(xì)得多)，并提供了部分工作標(biāo)準(zhǔn)、方法、流程及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)索引等。
工程管理手冊：包含房屋修繕、業(yè)主裝修管理及設(shè)備管理三部分內(nèi)容。介紹了土建、設(shè)備、精裝修管理模式、制度及運(yùn)作程序。
支持《工程管理手冊》的文件有《房屋設(shè)備使用指南》、《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》、《紅旗設(shè)備檢評標(biāo)準(zhǔn)》、《計量器具檢定方法》、《節(jié)能環(huán)保指南》五個企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(四級文件)。《房屋設(shè)備使用指南》描述主要(重要)房屋設(shè)備的操作方法、使用規(guī)程、經(jīng)濟(jì)性運(yùn)行措施等內(nèi)容，《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》為我司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按三級保養(yǎng)詳細(xì)敘述保養(yǎng)內(nèi)容及應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。《節(jié)能環(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導(dǎo)書。
清潔綠化手冊：實(shí)施清潔綠化工作的管理手冊。包括清潔標(biāo)準(zhǔn)、綠化標(biāo)準(zhǔn)、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序、清潔檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、綠化檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。
安全護(hù)衛(wèi)手冊：由安全管理、消防管理、車輛管理三大部分構(gòu)成。其中物業(yè)管理安全護(hù)衛(wèi)全方位管理、消防管理中的人防管理、車輛管理中的轄區(qū)和車場管理。包括部分應(yīng)急情況的處理，如消防演習(xí)、緊急集合等方面。另對護(hù)衛(wèi)員的職責(zé)、紀(jì)律、權(quán)限、著裝方面進(jìn)行詳細(xì)說明。
應(yīng)急手冊：識別了物業(yè)管理活動中可能出現(xiàn)的'緊急情況、災(zāi)害、事故，并制定了預(yù)防、反應(yīng)措施及解決方案。
服務(wù)手冊：廣義上講，物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進(jìn)行的全部活動均稱為服務(wù)，可分為公共服務(wù)、專項(xiàng)服務(wù)和特約服務(wù)。本手冊中的服務(wù)是指除基礎(chǔ)性的公共服務(wù)外的專項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)及社區(qū)文化活動，客戶指業(yè)主及物業(yè)使用者等。本手冊是進(jìn)行專項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)、家政服務(wù)、社區(qū)文化活動及會所管理的指導(dǎo)性文件。
人事行政管理體系
行政管理手冊：按照行政管理方法編制而成的，在公司內(nèi)部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規(guī)則、檔案管理、保密制度、印章管理、車輛管理、督辦辦法、公共關(guān)系、對外宣傳等。
人事手冊：文件規(guī)定了公司對人力資源的需求、識別、招聘、評估、培訓(xùn)、考核、續(xù)約、解聘方面的制度。對員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細(xì)說明。
財務(wù)管理體系
財務(wù)管理手冊：財務(wù)管理手冊是在嚴(yán)格按照國家財務(wù)管理制度的基礎(chǔ)上編制的適合行業(yè)、企業(yè)的手冊，包括財務(wù)人員職責(zé)、財務(wù)管理、核算體制、各類費(fèi)用政府標(biāo)準(zhǔn)等。
營銷管理體系
市場拓展手冊：是企業(yè)開拓市場的指導(dǎo)性文件。
文件管理內(nèi)控制度 9
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第一條爲(wèi)減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
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第四條公文的簽收
1、凡來廠公啓文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啓的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）後分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的四對口核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機(jī)要秘書對上級來文拆封後應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啓文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啓封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。
3、爲(wèi)加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
（三）發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群衆(zhòng)團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群衆(zhòng)團(tuán)體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群衆(zhòng)團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
�。�1）公布全廠規(guī)章制度；
�。�2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；
�。�3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng)；
�。�4）公布全廠性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
�。�5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
（6）其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
�。�1）對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生産、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。
（四）發(fā)文程式與要求
第十條發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；
2、黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；
5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號送打字室列��；
11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
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第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機(jī)要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般爲(wèi)月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報告。
第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
�。┪募�。立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
�。�1）上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；
（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生産經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
�。�3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
�。�5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
�。�6）叁加上級召開的'各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
�。�7）上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；
�。�8）反映本廠生産、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
�。�10）工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群衆(zhòng)團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群衆(zhòng)團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
�。ㄆ撸┪募匿N毀
第十七條對於多馀、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
文件管理內(nèi)控制度 10
1.目的
為了加強(qiáng)對安全生產(chǎn)制度的管理，確保安全生產(chǎn)制度和操作規(guī)程的編制、發(fā)布、使用、評審、修訂等得到控制，確保使用文件的適宜性和有效性，特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
本規(guī)定適用于燒結(jié)廠各部門。
3.管理職責(zé)：
3.1綜合辦公室是文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)所有廠級文件的發(fā)布和歸檔工作。負(fù)責(zé)起草有關(guān)培訓(xùn)、職業(yè)衛(wèi)生、經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核等文件的編制。
3.2安全科負(fù)責(zé)起草有關(guān)安全文件的編制。
3.3技術(shù)科負(fù)責(zé)起草有關(guān)質(zhì)量、工藝等文件的編寫。
3.4機(jī)動科負(fù)責(zé)起草有關(guān)設(shè)備、維護(hù)、能源消耗、備件材料等文件的編制。
3.5生產(chǎn)科負(fù)責(zé)起草有關(guān)生產(chǎn)、環(huán)保等文件的編寫。
4.文件管理要求：
4.1引用法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)
文件制定要依據(jù)國家法律法規(guī)、天津市地方法規(guī)、《冶金企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化評定標(biāo)準(zhǔn)》、《企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本規(guī)范》及公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
4.2文件編寫要求：
4.2.1簡單說明編寫目的；
4.2.2明確執(zhí)行文件涉及的范圍；
4.2.3實(shí)施活動的主管部門與相關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限。
4.2.4文件內(nèi)容和要求：作為文件的主要內(nèi)容，要明確相關(guān)部門應(yīng)做些什么，由誰來做，如何做，達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)，信息如何反饋，獎勵與考核等。
4.2.5文件實(shí)施日期。
5.文件審批
文件編寫后，由部門負(fù)責(zé)人核稿后，送交主管廠領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。
6.評審與修訂
6.1文件評審
6.1.1評審的頻次：正常情況下，每年組織評審一次；當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，可隨時組織評審。
a)安全生產(chǎn)的法律、法規(guī)發(fā)生變化；
b)生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；
c)安全生產(chǎn)相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化；
d)管理機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)發(fā)生重大變化時；
6.1.2評審內(nèi)容
a)與法律、法規(guī)符合性；
b)與企業(yè)發(fā)展總體水平的相適應(yīng)性；
c)與工藝流程和裝置變化的相適應(yīng)性；
d)安全管理制度之間的.相容性和匹配性；
6.2文件修訂
6.2.1修訂頻次：正常情況下，每兩年組織修訂一次。當(dāng)出現(xiàn)以下情況，可隨時組織修訂。
a)安全生產(chǎn)法律、法規(guī)發(fā)生變化，現(xiàn)行安全規(guī)章制度與之出現(xiàn)沖突，或不能充分滿足法律、法規(guī)要求；
b)生產(chǎn)裝置和工藝技術(shù)發(fā)生重大變化；
c)新裝置、新產(chǎn)品投產(chǎn)，現(xiàn)行管理制度不能覆蓋其安全管理；
d)組織機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化，需重新分配安全生產(chǎn)職責(zé)；
e)各級人員素質(zhì)發(fā)生較大變化，規(guī)章制度的要求已經(jīng)充分轉(zhuǎn)變?yōu)閱T工的自覺行動；
6.2.2修訂組織權(quán)限：制度文件的修訂，本著制訂部門組織修訂的原則，當(dāng)制訂部門發(fā)生職能變化時，由該職能的后續(xù)承接部門組織。必要時，需了解該制度的制訂的原始背景。
6.2.3修訂依據(jù)：
6.2.3.1國家行業(yè)的安全生產(chǎn)法律、法規(guī)、條例。
6.2.3.2安全生產(chǎn)制度評審結(jié)果。
6.2.3.3制度執(zhí)行過程中，員工提出的合理化建議。
6.2.4修訂后的制度文件，要履行會簽手續(xù)，最后由廠長審批后，修訂版發(fā)布實(shí)施。
7.制度文件的終止執(zhí)行
因特殊原因，終止執(zhí)行的安全生產(chǎn)制度，按原審批程序申請批準(zhǔn)終止。
文件管理內(nèi)控制度 11
1、學(xué)校各部門對學(xué)校以上文件的收發(fā)，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管，并按要求定期交回。
2、收發(fā)文件有登記。收到上級文件后，由專人拆封，認(rèn)真核對份數(shù)，統(tǒng)一編號，及時登記；向下發(fā)文時，明確份數(shù)，嚴(yán)格履行發(fā)文登記（簽字）手續(xù)。
3、傳閱文件有專夾。做到及時，準(zhǔn)確，去向清楚；達(dá)到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴(kuò)大。
4、借閱文件有手續(xù)。借閱秘密文件要嚴(yán)格履行領(lǐng)導(dǎo)簽批，本人（借閱者）簽字手續(xù)，閱后及時歸還。
5、繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規(guī)定該存檔的存檔，該上繳的'上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查。
6、存放文件有專柜。需要繼續(xù)保存的文件，要設(shè)專柜專人分類保管，存放文件的室內(nèi)要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。
7、秘密文件不準(zhǔn)與其它公文混存，更不準(zhǔn)亂放損壞或丟失。丟失者要追查責(zé)任并予以必要的紀(jì)律處分。
8、上級召開會議由領(lǐng)導(dǎo)帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調(diào)動工作，事先要把文件交清。
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