內(nèi)控文件檔案管理

一、業(yè)務(wù)目標(biāo)

1.保證檔案管理規(guī)范有序，實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2.保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，為公司業(yè)務(wù)的有效運(yùn)作和決策提供必要的資料服務(wù)。

3.檔案管理過程中，各種檔案涉及的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)、有效。

4.檔案管理符合國家法律、法規(guī)的規(guī)定。 

二、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

1.檔案管理混亂無序，影響公司各項(xiàng)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.檔案管理無法滿足經(jīng)營中的檔案需求，影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有序進(jìn)行。

3.檔案數(shù)據(jù)不真實(shí)，信息不準(zhǔn)確造成的風(fēng)險(xiǎn)。

4.檔案管理和使用不符合國家法律、法規(guī)的規(guī)定，帶來公司形象及經(jīng)濟(jì)損失。

三、業(yè)務(wù)范圍

本業(yè)務(wù)流程主要描述公司與檔案管理有關(guān)的內(nèi)控制度。

四、業(yè)務(wù)流程描述

1.崗位職責(zé)及授權(quán)

1.1.公司行政部門為本單位文件檔案管理的主管部門，并對各部門的文件檔案管理實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查；行政部門設(shè)立統(tǒng)一的檔案室，設(shè)專職管理人員，負(fù)責(zé)公司文件檔案管理。

1.2.其他各部門負(fù)責(zé)本部門各項(xiàng)專業(yè)文件檔案資料的管理。

1.2.1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)各種會(huì)計(jì)憑證（單證、記賬、匯總）、會(huì)計(jì)帳簿（明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)帳等）、會(huì)計(jì)報(bào)表等文件檔案資料的管理。

1.2.2.人行部負(fù)責(zé)人事檔案、考勤表、工資報(bào)表、員工《勞動(dòng)合同》等文件檔案資料的管理。

1.2.3.銷售部負(fù)責(zé)市場調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、發(fā)展策劃報(bào)告、營銷策劃報(bào)告、客戶檔案、認(rèn)購書、賣房契約、銷售資料等文件檔案資料的管理。

1.3.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，嚴(yán)格保密，確保文檔和檔案機(jī)密的安全。

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