車輛內(nèi)控管理辦法

為了嚴格車輛管理，合理使用車輛，節(jié)約費用開支，最大限度地發(fā)揮車輛的使用效益，以適應(yīng)企業(yè)公務(wù)用車的需要，特制定本辦法。

第一條 適用范圍

本辦法適用公司行政用車、通勤班車、值班車輛。

第二條 車輛使用管理

綜合部是公司服務(wù)車輛運行和維修管理的主管部門，負責(zé)所有服務(wù)車輛運行、維修保養(yǎng)的管理及考核工作。

1、行政用車實行派車指令制。駕駛員必須按行車指令出車，中途不得隨意改變路線，出車期間因特殊情況不能按時返回的，駕駛員應(yīng)及時向綜合部報告。

2、行政用車實行預(yù)約申請制。用車單位提前一天填寫《公務(wù)車輛使用申請表》向綜合部提出用車申請，綜合部統(tǒng)籌安排后給予回復(fù)。省外出車，由公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可安排。

3、行政用車實行計程考核制。駕駛員每次出車后應(yīng)將行程里程填寫在《車輛派遣表》（見附表一）上，并經(jīng)用車單位及用車人簽字認可，以此作為費用結(jié)算和考核依據(jù)。

4、長途（臨沂市以外）出行車輛駕駛員到達目的地后，2小時內(nèi)要電話告知綜合部車輛主管。

第三條 車輛用油管理

綜合部車輛主管負責(zé)對公務(wù)車輛的用油進行監(jiān)督、控制，財務(wù)部輔助配合監(jiān)控管理。

一、車輛油卡管理

1、公司所有公務(wù)車輛統(tǒng)一油卡加油，實行一車一卡制度。

2、公司所有公務(wù)車輛禁止現(xiàn)金加油，駕駛?cè)藛T應(yīng)隨時攜帶油卡，不得以任何理由用現(xiàn)金加油，如遇特殊情況需現(xiàn)金加油，須經(jīng)綜合部車輛主管批準，并報綜合部備案。

3、車輛加油卡辦理后，車輛主管應(yīng)按車牌號與油卡號碼進行備案登記，每月進行核對。油卡一經(jīng)備案，不允許變更，如遇到特殊情況，比如油卡壞了，不能正常加油時，應(yīng)及時報車輛主管。

4、禁止車輛間互換油卡，禁止使用其它車輛的油卡加油，如遇特殊情況，應(yīng)經(jīng)車輛主管同意。

5、 駕駛員在油卡充值前，應(yīng)統(tǒng)一根據(jù)車輛主管要求，在某一統(tǒng)一的時間點記錄本月車輛用油的實際數(shù)據(jù)，其中： a.月初余額為油卡在上次充值前的余額。

b.本月充值為油卡上次充值的金額。

c.月末余額為油卡最后一次加油后的金額。

d.本月用油=月初余額+本月充值-月末余額+現(xiàn)金加油 f.起始公里數(shù)為上次記錄數(shù)據(jù)時的車輛公里數(shù)。 l.中止公里數(shù)為本次記錄數(shù)據(jù)時的車輛公里數(shù)。

j.中止公里時油箱所剩油量為本次記錄數(shù)據(jù)時油箱的油量金額化。

6、一車一卡，一車一表，車輛主管在申請充值時應(yīng)將每輛車的《車輛用油統(tǒng)計表》上報財務(wù)審核。

7、特別注意事項：《車輛用油統(tǒng)計表》中的現(xiàn)金加油應(yīng)詳細記錄日期、金額、妥善保存發(fā)票。

8、油卡充值內(nèi)控流程

第四條 車輛維修、保養(yǎng)管理 1、公司

服務(wù)

車輛實

行定

點加

油、定點維修。確需外修的車輛，由綜合部填寫《車輛維修申請單》經(jīng)綜合計劃部審批后，到定點廠家維修，其費用由財務(wù)部統(tǒng)一結(jié)算。外出執(zhí)行任務(wù)的車輛發(fā)生故障，經(jīng)請示車輛主管并由綜合計劃部同意后，方可就近維修。

2、對車輛更換的部件實行交舊制度。車輛大修須按流程提報大修計劃。

3、車輛發(fā)生交通事故，在向交-警部門報案的同時，

報告公司保衛(wèi)部處理。

4、對車輛的保養(yǎng)、油耗、維修費用等實行單車核算獎懲，由綜合計劃部審核。

5、車輛維修內(nèi)控流程：

6、突發(fā)修理的內(nèi)控流程：

7、結(jié)算流程：

8、保養(yǎng)、維修后的車輛須經(jīng)綜合部車輛主管及駕駛員驗收，合格后方可進行使用。

第五條 審簽人員職責(zé)范圍與依據(jù)

1、綜合部：油卡充值、車輛維修保養(yǎng)完成后，由綜合部業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員根據(jù)填制要求填制結(jié)算憑證。部門負責(zé)人對報送的結(jié)算資料進行審核，并對項目內(nèi)容的真實性、維修價格、完整性、是否履行相關(guān)要求等審核負責(zé)。

2、財務(wù)部：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員把本部門負責(zé)人簽審后的紙質(zhì)資料報財務(wù)部。財務(wù)部負責(zé)對票據(jù)的合法性、合規(guī)性及金額的準確性進行審核負責(zé)。

3、綜合計劃部：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員把經(jīng)財務(wù)部審核并簽字的紙質(zhì)資料報綜合計劃部，綜合計劃部負責(zé)對業(yè)務(wù)項目是否按照制度要求履行、業(yè)務(wù)內(nèi)容是否與審批一致、是否符合內(nèi)控流程等進行審核負責(zé)。

4、經(jīng)辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)：經(jīng)綜合計劃部審核后的紙質(zhì)資料報經(jīng)辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)對業(yè)務(wù)項目的真實性、合規(guī)性及是否符合公司利益，進行審核簽字負責(zé)。

5、財務(wù)總監(jiān)：財務(wù)總監(jiān)收到經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后的紙質(zhì)資料，審核其是否符合有關(guān)財經(jīng)法規(guī)制度及是否符合公司的利益等簽字負責(zé)。

6、總經(jīng)理對通過以上審簽的紙質(zhì)資料進行審批。

第六條 責(zé)任與考核

1、公司對車輛維修保養(yǎng)等業(yè)務(wù)項目審批建立以“誰批準、誰負責(zé)”的責(zé)任追究制度。

2、各審核（審批）環(huán)節(jié)要對業(yè)務(wù)項目發(fā)生的真實性、合理程序及是否違反財經(jīng)法規(guī)等負責(zé)；對內(nèi)控流程出現(xiàn)不符合規(guī)定的，每處罰款50-200元。

3、對經(jīng)辦部門工作不認真，弄虛作假的，除退回業(yè)務(wù)費用金額外，業(yè)務(wù)費用審核（審批）的下一環(huán)節(jié)對上一環(huán)節(jié)行使責(zé)任追究，視輕重程度給予200-2000元的罰款。情節(jié)嚴重的另行處理。

第八條：本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。

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