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企業(yè)檔案管理包含哪些內(nèi)容
隨著我國人事制度的改革，人事檔案工作面臨著非常大的挑戰(zhàn)，一系列矛盾不斷顯現(xiàn)，成為了當前迫切需要解決的問題。這是小編整理的企業(yè)檔案管理包含哪些內(nèi)容，希望你能從中得到感悟！
企業(yè)檔案管理包含哪些內(nèi)容 1
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。
（1）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。
�。�2）檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
（1）突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：
（2）對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
�。�3）發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
�。�4）轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的。
企業(yè)檔案管理的制度
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
企業(yè)人事檔案的存檔方式
國家對于畢業(yè)后尚未就業(yè)的大學生的檔案，一般采取三種管理辦法：
一是把檔案轉至生源地，由所在地級市的人社局下屬人才交流中心接收，并由個人去辦理托管手續(xù)。這種方式比較適合準備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時不想就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點是在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便，而缺點是兩年內(nèi)如離開生源地就業(yè)，需重新辦理改派手續(xù)。
二是把檔案留在學校，待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點是學校誠信度較高，代為保管戶口關系和檔案不收取額外費用，其缺點是畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期，與學校沒有人事隸屬關系，涉及人事關系的證明都不能出具。
三是把檔案轉至就業(yè)代理或人才交流中心。這種方式比較適合準備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)點是易于畢業(yè)生解決一些實際問題，缺點是如果畢業(yè)生與指導中心交流相對少，則容易造成信息不暢。
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( 1) 日常性的保管與保護工作。它包括溫濕度的觀察監(jiān)測、庫房清潔、庫房的安全保衛(wèi)和企業(yè)檔案的人柜上架整理等。
( 2) 預防性的保管與保護工作。主要指針對企業(yè)檔案的防火、防潮、防高溫、防盜等采取的維護措施。
( 3) 搶救性的保管與保護工作。主要指對破損或載體變質(zhì)的企業(yè)檔案進行的修補、復制等。
( 4)條件性的保管與保護工作。主要指庫房的規(guī)劃建設與使用、企業(yè)檔案裝具的挑選及設備的購置與維護等。
庫房管理工作是企業(yè)檔案保管工作的主要內(nèi)容，是檔案保管工作的基礎，因而只有做好經(jīng)常、具體的庫房管理工作，才能為整個檔案工作的順利進行創(chuàng)造必要的條件。
一、檔案庫房的布局
庫房布局是指對庫房的使用安排及對庫房區(qū)間和保管區(qū)段的劃分。庫房區(qū)域應盡可能集中，同一基本大類的企業(yè)檔案應盡量安排在一個房間或幾個相鄰的房間中；辦公室、閱覽室等應靠近庫房門口及樓梯間；業(yè)務技術用房應盡量布置在庫房的一樓；利用頻率較高的企業(yè)檔案應放在靠近辦公室的房間里。
庫房房間較多的企業(yè)檔案部門，應編制庫位號及庫位索引，進行定位管理。庫位號一般由房間號、柜架號及擱板號構成。其中柜架號自房間入口處計，從左到右依次編排；擱板號以一組檔案柜架為準，從上到下依次編排。確定了庫位號后，就應在此基礎上制成庫位索引。
二、檔案架( 柜) 的排放和編號
庫房中的檔案架( 柜) 的排放，應符合下列幾個要求：
1. 排列一致，橫豎成行。如有大小式樣不同的架( 柜) 子，則應適當分類，盡可能做到整齊一致。
2. 有窗庫房的架( 柜) 子的排列，應與窗子垂直，以避免強烈光線直射；無窗庫房的架( 柜) 子的排列，縱橫均可但應注意不要有礙通風。
3. 架( 柜) 子排列應最大限度地利用庫房的地面與空間，并要便于檔案的搬運和取放，不宜太松或太緊。
三、檔案的存放和全宗排列
企業(yè)檔案存放應按全宗進行，一個全宗內(nèi)的檔案應集中在一起。庫房內(nèi)各個全宗單位應進行系統(tǒng)排列。全宗排列法主要有兩種，即全宗順序號流水排列法和全宗分類排列法。前者對庫房空間和全宗實體的安排比較方便，后者對全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。在安排一個全宗內(nèi)的案卷的排列次序時，必須嚴格地按照全宗內(nèi)既定的分類體系和案卷的順序號進行，以保持案卷之間的聯(lián)系。
當確定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以組織上架。上架的次序應根據(jù)檔案架( 柜) 及其“欄”、 “格”的編號次序進行。
企業(yè)檔案的存放通常采用豎放的方式，這樣做的好處是檢取和存放案卷比較方便。而對于那些珍貴檔案和不宜于豎放的檔案( 如卷皮質(zhì)軟、沒有裝訂的案卷、畫幅過大等) ，通常采用平放的方法，這樣使文件較舒展，有利于保護檔案。
平放檔案時，為了取放方便和避免文件承擔過重的壓力，堆疊的高度以不超過四十厘米為宜。
四、建立全宗卷
在企業(yè)檔案管理工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說明全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成專門案卷，即稱為“全宗卷”。
全宗卷是在企業(yè)檔案室本身的工作活動中形成的一種檔案。它與檔案室所保管的全宗有密切的聯(lián)系，是對全宗進行整理、鑒定、統(tǒng)計、提供利用以及進一步收集該全宗范圍內(nèi)的檔案的重要依據(jù)，是檔案室管理全宗和保管工作人員掌握全宗情況的不可缺少的一種工具。因此，全宗卷應單獨集中，按全宗順序保管。
五、溫、濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生管理
科學地控制溫度和濕度，保持庫房的環(huán)境和庫內(nèi)衛(wèi)生，是做好企業(yè)檔案保管工作的重要措施。為有效地完成這些任務，必須按照檔案保護的技術要求，建立庫房管理制度，堅持進行各種測定和防治，采取一系列必要的具體措施。
六、保衛(wèi)和保密管理
檔案是企業(yè)的文化財富，其中許多是機密性的。企業(yè)檔案工作人員必須時刻提高警惕，加強庫房的各項保衛(wèi)保密工作以保證檔案的安全。檔案庫房一定要有嚴密的管理制度。庫房管理人員首先應做好防盜，必須堵塞一切可能失竊的漏洞。非庫房管理人員，未經(jīng)批準，不得隨便入庫。珍貴的、絕密的檔案應放入保險柜，在專門的地點保存。出入庫房的檔案應進行仔細的清點和登記。
在企業(yè)庫房管理工作上還必須杜絕一切失密的可能，管理人員非因工作不得談論檔案內(nèi)容。關于庫房內(nèi)檔案的存放狀況和管理制度的具體內(nèi)容，也應列入企業(yè)檔案室的保密范圍。
七、防火的管理
企業(yè)檔案管理部門必須建立防火制度，并把防火作為經(jīng)常性的重要任務之一。防火工作的管理主要體現(xiàn)在三個方面：
1. 加強檢查，消除一切發(fā)生火災的可能性
要定期檢查電氣設備，有毛病的立刻修理。庫房內(nèi)應嚴禁吸煙，忌用移動式的火燭。規(guī)模大的庫房，一般應安裝避雷針。
2. 做好滅火的準備
有條件的地方，可安裝自動滅火設備或消防栓。一般均應備有滅火工具、沙箱和充足的水源，這些都應設在便于取用的地方。在檔案工作部門要經(jīng)常進行防火教育，學習有關的理論知識和技術方法。
3. 擬制檔案搶救方案
即根據(jù)檔案的重要程度、機密程度和庫房的內(nèi)外條件，擬出一個方案，規(guī)定搶救檔案的先后次序、搬運路線、搬運方法、人力及設備。還可設想發(fā)生火災的幾種可能性，擬出幾個方案，以備萬一發(fā)生火災時可指揮有序，搶救出最貴重的檔案，并避免在搶救過程中發(fā)生散失和失密現(xiàn)象。
八、檔案在搬動中的保護
由于種種原因，庫內(nèi)檔案有時需要搬動，在搬動過程中常常遭到不同程度的機械磨損和污染，因此，應注意檔案在搬動中的保護措施。
在庫房內(nèi)搬動數(shù)量較多的案卷時，必須準備一定的工具，如小型的手推車、案卷托板等。如果不使用搬運工具，那么每次搬動的案卷不要太多，以免損壞檔案。有的檔案如需要捆扎搬運，應注意忌用粗糙的捆扎用料或方法。取放檔案必須輕拿輕放，防止搓揉、擠塞或撕裂檔案。整理、捆扎和暫放檔案的位置與條件等均應注意選擇。
做好搬動中的保護工作，除了物質(zhì)和技術措施以外，特別重要的是，要求檔案管理人員有高度的責任心和踏實細致的工作作風。不負責任、粗枝大葉是搬動中發(fā)生機械磨損和污染的主要根源。
九、檔案的安全檢查
定期和不定期地對檔案進行檢查，是企業(yè)檔案管理工作中的一項重要工作。只有細致地檢查，才能確切地了解檔案安全保管的程度，從而采取有效的措施改善保管條件，制止檔案被繼續(xù)損壞。檔案的定期檢查，可根據(jù)本部門的具體情況而定。不定期的檢查，應在下列情況下進行：水災、火災之后；發(fā)現(xiàn)檔案遺失或被盜竊后；對某些檔案( 如利用頻繁的部分) 是否遺失發(fā)生懷疑時；發(fā)生蟲害、霉爛、水濕等現(xiàn)象時。
檢查方法，最基本的是以登記的簿冊與實際檔案進行對照和檢查人員的實地觀察，為此檢查人員應當由比較有經(jīng)驗的人來擔任。
檢查時必須有檢查記錄，記錄應以全宗為單位進行，最后應根據(jù)記錄做出檢查報告。檢查工作完畢后，對檢查出的問題，應仔細進行研究，做認真的處理，必要時對某些制度做適當?shù)男薷摹?/p>
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