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職場(chǎng)郵件禮儀
職場(chǎng)郵件禮儀1
“郵件禮儀”是職場(chǎng)中其中一種禮儀，每個(gè)公司每個(gè)崗位對(duì)于郵件使用的要求都不一樣，但畢老師所知，絕大部分的公司都習(xí)慣在郵件中匯報(bào)工作、傳達(dá)信息以及和顧客溝通。
但在寫(xiě)郵件、發(fā)郵件、回復(fù)郵件的過(guò)程中，都有可能出現(xiàn)很多細(xì)節(jié)上的錯(cuò)誤，導(dǎo)致對(duì)方感受到不被尊重，嚴(yán)重的直接失去了一個(gè)顧客。
遇到這些問(wèn)題的時(shí)候，你是否思考過(guò)，是在發(fā)郵件的過(guò)程中是否哪個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)做好呢?對(duì)于郵件的使用，你是否知道職場(chǎng)中存在“郵件禮儀”呢?
今天畢老師就給大家列出幾個(gè)職場(chǎng)郵件禮儀，相信有80%人都不會(huì)，那么一起去看看吧。
①
··········
主題清晰，用詞規(guī)矩
郵件與其他具有個(gè)人思想表達(dá)的文章一樣，都有一個(gè)主題，而主題往往是絕大多數(shù)人對(duì)于郵件的第一印象。郵件的內(nèi)容及其重要性，在主題上可以展現(xiàn)的`淋漓盡致。
1.標(biāo)題要簡(jiǎn)潔，干練；
2.標(biāo)題要符合郵件正文內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了；
3.標(biāo)題絕對(duì)不可以空，除非是給自己發(fā)的；
4.標(biāo)題可適當(dāng)使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)進(jìn)行強(qiáng)化信息的重要性，譬如感嘆號(hào)等；
5.若在多次回復(fù)過(guò)程中，討論事情發(fā)生變化，要及時(shí)更換郵件標(biāo)題。
②
··········
謙虛客氣，用好措辭
俗話說(shuō)，禮多人不怪。尤其生活在號(hào)稱禮儀之邦的我們而言，更是如此。雖然郵件是網(wǎng)絡(luò)上的一種溝通方式，但也不要忘了禮貌用語(yǔ)，要在郵件中盡量表現(xiàn)的禮貌客氣一些，這樣即便處理事情有所不周，也能夠讓人最大可能的寬恕你。
1.區(qū)別好上下級(jí)關(guān)系。
倘若是高管，在措辭上，多用您來(lái)稱呼對(duì)方，切不要直呼大名。如果是同事或者下屬，為了不讓郵件顯得生分，盡量不要使用明顯區(qū)別關(guān)系的你、我等詞語(yǔ)。
2.開(kāi)頭和結(jié)尾的套路要把握好
對(duì)于開(kāi)頭，如果你和收件人很熟，可以用Dear，XX。否則，盡量用HI，就可以了。
此外，結(jié)尾用些best regards，或者祝好，一切順利等詞就行。
③
··········
正文要通順，邏輯要恰當(dāng)
正文是郵件的核心內(nèi)容，在表大上一定要通順，特別是正文內(nèi)容較長(zhǎng)的情況下，一定要邏輯清晰，讓人能更快的讀懂你所要表達(dá)的內(nèi)容。搞定郵件內(nèi)容是很重要的事情：
1.將所有內(nèi)容一次說(shuō)清
考慮好如何將自己所有的內(nèi)容組織在一封郵件中。不要等發(fā)出去郵件之后，繼續(xù)補(bǔ)充更新郵件。
2.正文敘述流暢，邏輯性強(qiáng)
如果正文很長(zhǎng)，建議采用麥肯錫的結(jié)構(gòu)化思維，結(jié)論先行。其次，對(duì)于具體的多事項(xiàng)說(shuō)明，建議采用1、2、3、4條理性地去總結(jié)。
3.合理對(duì)正文內(nèi)容進(jìn)行強(qiáng)調(diào)
對(duì)正文通篇強(qiáng)調(diào)，等于沒(méi)有強(qiáng)調(diào)。因此，在對(duì)正文書(shū)寫(xiě)的時(shí)候，一定要注意克制自己強(qiáng)調(diào)的欲望。
只選擇，你認(rèn)為最重要的地方進(jìn)行強(qiáng)調(diào)即可。強(qiáng)調(diào)方式有很多，加粗，加文字背景色等。
4.慎用表情
郵件代表商務(wù)，慎重使用表情。往往一個(gè)表情，會(huì)讓整個(gè)氣氛輕佻起來(lái)。當(dāng)然，如果很有必要這么做，也是可以的。這里只是說(shuō)慎用而已。
5.避免錯(cuò)別字
這是對(duì)人最起碼的尊重問(wèn)題。并且，在發(fā)出郵件之前，要再三檢查一下，以保證萬(wàn)無(wú)一失。
④
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關(guān)于附件的使用
有時(shí)候，工作的需要，不得不在郵件中上傳附件。但在上傳附件的過(guò)程中很容易出現(xiàn)故障，所以你必須要記住：
1.附件不要過(guò)大
比如outlook最大的文件大小為50M，但是不是說(shuō)只有文件超過(guò)50M你才想其他方式解決。
一般情況下，郵件附件不要超過(guò)2M，當(dāng)然適當(dāng)大一些是可以的。必要時(shí)，可以考慮用云盤(pán)來(lái)代替附件直接放在郵件中。
2.有附件，必須要在正文指出
倘若有附件，一定要告知收件人，有附件的存在。比如：如附件，是XXX
此外，如果是百度云代替附件，請(qǐng)寫(xiě)好具體的鏈接和密碼在上面。最后，還要注意附件名字要符合主題和正文的內(nèi)容。
⑤
··········
關(guān)于郵件的回復(fù)
你是否覺(jué)得回復(fù)郵件比發(fā)郵件要輕松。其實(shí)不然，回復(fù)郵件依舊有許多要注意的地方。
1.及時(shí)性回復(fù)對(duì)方郵件
一定要及時(shí)反饋，一般不要超過(guò)2個(gè)小時(shí)。如不能及時(shí)，要說(shuō)明下原因。記住，及時(shí)反饋信息，是對(duì)發(fā)送郵件的人的尊重。
2.回復(fù)文字不要太少
其實(shí)，內(nèi)容上文字過(guò)少，也會(huì)給人不尊重的感覺(jué)。所以，最好能控制在10個(gè)字以上。
3.回復(fù)和回復(fù)全部的區(qū)別
不要將這兩個(gè)混淆!!回復(fù)只是給發(fā)送給你郵件的那個(gè)人進(jìn)行回復(fù)，而回復(fù)全部則不然�；貜�(fù)全部，是將郵件中相關(guān)干系人，都進(jìn)行通知回復(fù)。
如果搞不清楚這兩個(gè)區(qū)別，很可能你會(huì)將自己的郵件錯(cuò)發(fā)到CEO那里。
4.控制回復(fù)郵件的量
如果你發(fā)現(xiàn)，一件事情你發(fā)了多次郵件都沒(méi)有解決，那就考慮開(kāi)個(gè)會(huì)或當(dāng)面進(jìn)行溝通協(xié)商。等協(xié)商結(jié)束，在進(jìn)行相關(guān)郵件的備忘等操作。
⑥
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畢老師結(jié)束語(yǔ)
除了上面講的五個(gè)方面，還有一些微小的細(xì)節(jié)需要說(shuō)明一下，在發(fā)送，或者抄送的時(shí)候，要注意職位的先后順序。比如說(shuō)你不能將一個(gè)普通職員放在CXO之前。并且主送人是必須進(jìn)行回復(fù)的，而抄送人則沒(méi)有義務(wù)強(qiáng)制性回復(fù)。在跨部門(mén)合作時(shí)，一定要記得將相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)抄送好。
以上就是畢老師給大家分享的職場(chǎng)郵件禮儀，其實(shí)在使用郵件時(shí)所出現(xiàn)的問(wèn)題都是非常細(xì)微的，所以在使用過(guò)程中一定要非常的細(xì)心，并且學(xué)會(huì)復(fù)查。
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職場(chǎng)郵件禮儀，你GET到了嗎？
職場(chǎng)郵件禮儀2
關(guān)于主題
主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。
1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。
2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。
3…… 最好寫(xiě)上來(lái)自**公司的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成，寫(xiě)了反而累贅。
4. 標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無(wú)實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”
5.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理
6.可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符(如“* !”等)來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
7.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。
8、最最重要的一點(diǎn)，主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
關(guān)于稱呼與問(wèn)候
1. 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度
郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.
如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。
關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫(xiě)。
2. Email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)
最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”，中文的寫(xiě)個(gè)“你好”或者“您好”，開(kāi)頭問(wèn)候語(yǔ)是稱呼換行空兩格寫(xiě)。
結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)Best Regards，中文的寫(xiě)個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“�！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開(kāi)頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫(xiě)。
俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待
正文
1. Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順
若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說(shuō)明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來(lái)意。不可沒(méi)頭沒(méi)腦就是正事，別人不知道你是誰(shuí)還得拉到最后看。但也不可過(guò)多，有些聯(lián)系方式之類與正文無(wú)關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。
Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。
2. 注意Email的論述語(yǔ)氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系;郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。
尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。 “郵件門(mén)”就是深刻的教訓(xùn)!
3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。
4. 一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。
5. 盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查
這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi); 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。
6. 合理提示重要信息
不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的'提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。
7. 合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述
對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。
8. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 ：) 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻
Business Email 不是你的情書(shū)，所以：)之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在-：)
附件
1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理
3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)
4. 附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用
6. 如果附件過(guò)大(不宜超過(guò)2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，
語(yǔ)言的選擇和漢字編碼
1. 只在必要的時(shí)候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問(wèn)題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書(shū)。
2. 尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件
如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。
3. 對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問(wèn)題，而影響郵件所涉及問(wèn)題的解決。
4. 選擇便于閱度的字號(hào)和字體
中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。
不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。
不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過(guò)大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情;也不要過(guò)小，費(fèi)神又傷眼睛。
結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。
1. 簽名信息不宜過(guò)多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。
引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。
2. 不要只用一個(gè)簽名檔
對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。
3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。
回復(fù)技巧
1. 及時(shí)回復(fù)Email
收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。
對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)。
如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō)“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記�。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。
如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
2. 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)
當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。
3. 回復(fù)不得少于10個(gè)字
對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。
4. 不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓
如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。
對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。
5.要區(qū)分Reply和Reply All(區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體)
如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了
如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道;不要讓對(duì)方幫你完成這件事情 .
如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來(lái)RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。
點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行!
6. 主動(dòng)控制郵件的來(lái)往
為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。
正確使用發(fā)送，抄送，密送
要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)
1. To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。
2. 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒(méi)有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email.
3. 而B(niǎo)CC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。
4.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門(mén)排列;按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!
5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源
6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息
在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。
如果有需要 還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。
不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。
職場(chǎng)郵件禮儀3
郵件主要功能
1、使所有參與方對(duì)于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識(shí)一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成。
2、能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功。
3、充當(dāng)意見(jiàn)不和、起爭(zhēng)端時(shí)的證明。email能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見(jiàn)不和以及爭(zhēng)端。
〖關(guān)于郵件擬訂、發(fā)送原則〗
——原則：尊重他人時(shí)間。
——在職場(chǎng)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。表現(xiàn)在電子郵件方面就是：只把有價(jià)值的信息最快、最直接地提供給需要的人。
〖關(guān)于郵箱名字〗
——如果你不用于職場(chǎng)，不用于商務(wù)信函，你的郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、用火星文命名之類的……隨你叫什么都可以！但是用于正式商務(wù)交流，就不行。如果沒(méi)有公司統(tǒng)一的郵箱，自己的QQ、163等免費(fèi)郵箱不管是發(fā)工作文件還是投遞簡(jiǎn)歷，我建議將郵箱顯示名設(shè)置成自己的名字。因?yàn)榘l(fā)送正式商務(wù)文件，一定不要讓收件人猜猜你是誰(shuí)。
〖關(guān)于主題〗
——發(fā)送郵件要擬訂一個(gè)主題，讓收件人看標(biāo)題就明白你要將說(shuō)什么內(nèi)容。當(dāng)然也便于郵件分類保存后的搜索、查閱。主題如此重要，建議：
——1、不要空，也不要空洞。比如，有人投簡(jiǎn)歷時(shí)要么空起，要么“簡(jiǎn)歷”二字，這對(duì)收件人來(lái)講起不到任何提醒作用;
——2、要簡(jiǎn)潔，不要很長(zhǎng)一段話才能表示，更不要直接把正文寫(xiě)在主題欄里;
——3、要真實(shí)反應(yīng)郵件主題的重要性，不要隨便使用緊急標(biāo)識(shí);
——4、一封郵件一個(gè)主題，不要大雜燴;
——5、千萬(wàn)不要出現(xiàn)錯(cuò)別字;
——6、回復(fù)郵件太多次時(shí)最好修改主題，防止“Re：Re：Re：”這樣疊加蓋樓。
〖關(guān)于稱呼和問(wèn)候〗
——郵件的開(kāi)頭應(yīng)當(dāng)稱呼和問(wèn)候收件人，第一是提醒本郵件是面向他/他們的;第二稱呼和問(wèn)候能夠體現(xiàn)一個(gè)人的修養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。建議：
——1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往來(lái)郵件，有職務(wù)一般按職務(wù)尊稱，如李總、劉經(jīng)理、王工之類的;如果沒(méi)有或不知道的，可以稱呼先生/女士，搞不清楚性別可以稱呼××老師;如果面向多人發(fā)郵件，可以稱呼各位同事、各位領(lǐng)導(dǎo)。如果是西方郵件，按西方商務(wù)函電規(guī)矩進(jìn)行。
——2、郵件的開(kāi)始結(jié)尾一般都有問(wèn)候，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)”你好！“、”您好！“”大家好！“就可以了。美文閱讀網(wǎng)提醒您，結(jié)尾一般簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)用”祝順利、平安、安好，頌商祺之類的就可以。
〖關(guān)于正文〗
——正文很關(guān)鍵，基本要求是簡(jiǎn)明扼要、行文通順。
——1、根據(jù)自己與收件人的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系，郵件對(duì)內(nèi)還是對(duì)外，選擇恰當(dāng)?shù)腵語(yǔ)氣和語(yǔ)言，防止造成誤解;
——2、用簡(jiǎn)單詞匯和句子把要描述的內(nèi)容敘述清楚、表達(dá)清晰，最好不要出現(xiàn)晦澀難懂的語(yǔ)句。
——3、如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文最好只做摘要介紹，單獨(dú)寫(xiě)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
——4、如果必要，正文用序號(hào)列表，以示清晰明確;合理利用表格、圖片輔助闡述更加直觀。
——5、一封郵件交待完整信息，不要在發(fā)出郵件后又想起事情沒(méi)交待完再發(fā)郵件補(bǔ)充，標(biāo)以更正、補(bǔ)充，容易引人反感。
——6、盡量避免錯(cuò)別字或拼寫(xiě)錯(cuò)誤。
——7、合理提示重要信息。重要信息要特別提示，但提示切忌沒(méi)有重點(diǎn)，更不要滿篇都是紅色、加粗、斜體的提示，恐影響收件人閱讀郵件。
——8、選擇合適的字體，不要太大，也不要太小。同時(shí)郵件中一般不要使用：)之類的笑臉字符。因?yàn)樵谏虅?wù)郵件特別是對(duì)外郵件中，這樣的字符顯得有些輕佻。
〖關(guān)于附件〗
1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件
2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理
3.正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)
4.附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用
6.如果附件過(guò)大(不宜超過(guò)2mB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。
〖關(guān)于個(gè)性簽名〗
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。
1.簽名信息不宜過(guò)多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。
2.不要只用一個(gè)簽名檔
對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。
3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。
〖回復(fù)郵件的技巧〗
——1、如果公司里郵件交往是一種常用方式，建議每天查看郵箱并養(yǎng)成習(xí)慣，不要錯(cuò)漏緊急或重要信息。也不要等大家發(fā)了郵件后，反復(fù)電話、短信提醒你收郵件啊收郵件。
——2、及時(shí)回復(fù)。
——收到他人重要郵件之后，要及時(shí)回復(fù)以示尊重。理想的回復(fù)郵件時(shí)間是2小時(shí)，特別是對(duì)于一些緊急、重要的郵件。
——如果事情復(fù)雜，無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，可以及時(shí)回復(fù)說(shuō)“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)”等等。
——總之及時(shí)回應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到。
——3、現(xiàn)在郵件一般都有收件回執(zhí)功能。如果你在休假，可以設(shè)置自動(dòng)回復(fù)功能。但如果沒(méi)有休假，最好不要設(shè)置，否則別人不知道你到底有沒(méi)有收到郵件。
——4、有針對(duì)性的回復(fù)。
——5、回復(fù)郵件，字不要太少，一般不少于10個(gè)字，如“嗯”一個(gè)字之類的就不要來(lái)了。
——6、如果同一問(wèn)題反復(fù)郵件往來(lái)說(shuō)不清楚，建議電話溝通或面談。
——7、要注意回復(fù)和回復(fù)全部。郵件里回復(fù)功能是指回復(fù)本人，若點(diǎn)回復(fù)全部就是回復(fù)所有的人。
——8、懂得區(qū)分收件人、抄送人和密送人。
——收件人就是To為郵件主送人，主要由本人進(jìn)行處理;抄送人cc一般指需要知道這回事的人，一般無(wú)回復(fù)處理的義務(wù)，但若cc的人有建議可以回復(fù);密送人Bcc，收信人不知道你Bcc了誰(shuí)，可能用于非正式場(chǎng)合，職場(chǎng)中一般不用Bcc。
發(fā)送郵件時(shí)要注意的禮儀
1、及時(shí)回復(fù)email。
收到他人重要郵件后，即可回復(fù);理想回復(fù)2小時(shí)內(nèi)(緊急重要郵件)。不是每封郵件都立即處理，占用時(shí)間太多，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集。
復(fù)雜郵件不能及時(shí)確切回復(fù)時(shí)，不要讓對(duì)方苦苦等待，及時(shí)做出相應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了并正在處理等。
2、針對(duì)性回復(fù)。
當(dāng)回復(fù)問(wèn)題列表郵件時(shí)，應(yīng)把問(wèn)題單抄上，并逐一附上答案。進(jìn)行必要闡述，讓對(duì)方一次理解;避免反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。
3、回復(fù)認(rèn)真對(duì)待
對(duì)方發(fā)來(lái)一大段郵件時(shí)，回復(fù)字?jǐn)?shù)不能過(guò)少，“是的”、”對(duì)的“、“好的”、“收到”、“謝謝”等字眼，非常不禮貌。
4、不要同一問(wèn)題蓋高樓。
如果Re太多，說(shuō)明交流不暢，沒(méi)說(shuō)清楚。此時(shí)應(yīng)電話溝通后在做判斷。
5、較復(fù)雜問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)發(fā)表看法后，應(yīng)立即對(duì)討論結(jié)果小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。
6、區(qū)分Reply和ReplyAll。
如果只需一人知道，Reply;如果發(fā)信人提出的要求需要有結(jié)論，ReplyAll。
如果你對(duì)發(fā)件人提出的問(wèn)題不清楚或有不同意見(jiàn)，不要當(dāng)著所有人的面不停的Re，應(yīng)于發(fā)件人單獨(dú)溝通，有結(jié)果后再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。
7、主動(dòng)控制郵件往來(lái)。
8、避免將細(xì)節(jié)性討論意見(jiàn)發(fā)給topmanager，特別是可以預(yù)見(jiàn)的topmanager不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)。
職場(chǎng)郵件禮儀4
一、標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌用詞含糊不清
添加郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概況出這跟個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人衡量郵件的輕重緩急，分別處理。
尤其是回復(fù)的信件，要注意添加，或者更換郵件的主題，最好寫(xiě)上來(lái)自XX公司，年，月，日等方便對(duì)方一目了然和便于儲(chǔ)存。
二、忌不寫(xiě)稱呼
許多人寫(xiě)郵件一上來(lái)就直接說(shuō)事情，給人的感覺(jué)是你應(yīng)該知道我是誰(shuí)；有時(shí)至多用個(gè)你好這些都是不禮貌的做法。
正確的做法是：如果對(duì)方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當(dāng)然十分熟悉的情況下，可以用雙方都習(xí)慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用您好比用你好更有禮貌，除非確定自己是上級(jí)或長(zhǎng)者。
三、忌亂用稱呼
比較忌諱的是有些人管所有人都叫經(jīng)理。普通員工當(dāng)然高興了。但是會(huì)冒犯比經(jīng)理職位高的人。
通常稱呼他人可省去副字，但盡量不要跳級(jí)，更不可給人降級(jí)，例如對(duì)方是副經(jīng)理，可以稱呼姓氏+經(jīng)理；但不要稱呼姓氏+總；而如果對(duì)方是副總裁，則不可稱呼對(duì)方為經(jīng)理或總經(jīng)理。
四、忌全文使用英文大寫(xiě)字母
這樣寫(xiě)郵件太強(qiáng)勢(shì)，甚至暗示寄件人懶得使用標(biāo)準(zhǔn)的文法，這還是種文字溝通方式，遵守尺度的文書(shū)規(guī)范是一種職業(yè)禮貌。
五、理清回復(fù)的內(nèi)容
比如有位女士收到過(guò)這樣一封郵件，其中包括了輾轉(zhuǎn)收送的十二個(gè)人之姓名，他其實(shí)沒(méi)有必要知道這些訊息。
留意回答題目的技巧，當(dāng)回件答復(fù)題目的時(shí)候，最好只把相關(guān)的題目抄到回件，然后附上謎底。也不要僅僅以“是的”二字回復(fù)，那樣太生硬了。而且讓讀的人摸不著頭腦。
六、忌人名不排序
收件人（包括抄送人）若為一個(gè)以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要排序。
最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。
七、忌不分段
有的人整篇郵件從頭至尾寫(xiě)成一大片，象小說(shuō)一樣，給人眉目不清晰的感覺(jué)，不想看下去，從而自然影響處理的效率。
推薦的方式是，盡量在一個(gè)顯示頁(yè)面完成全文，一段一個(gè)核心意思，然后空行寫(xiě)第二段；如果說(shuō)的事項(xiàng)較多，建議加上序號(hào)，但一次最好不超過(guò)三項(xiàng)，否則不容易記住。
當(dāng)然，如果能根據(jù)收件人的具體情況調(diào)整字號(hào)大小、字體樣式等，則為最佳。例如對(duì)方均是五十多歲的領(lǐng)導(dǎo)，可以適當(dāng)調(diào)大字號(hào)，以便對(duì)方閱讀，從而也提高了回復(fù)效率。
八、忌不感謝
有些人沒(méi)有感謝的習(xí)慣，而這往往是郵件回復(fù)率低的一個(gè)主要原因。不論是尋求合作、請(qǐng)教問(wèn)題、請(qǐng)人幫助，還是只是告知，都可以感謝對(duì)方的善意或配合。即便是領(lǐng)導(dǎo)命令對(duì)方與自己合作，說(shuō)句感謝就能表明自己有修養(yǎng)；更何況自己請(qǐng)對(duì)方幫忙呢。
九、忌不署名
不署名，言外之意，對(duì)方應(yīng)該能從郵件地址判斷出自己是誰(shuí)，或者不用那么客氣，而這樣做會(huì)給對(duì)方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時(shí)，還需要再查找。
發(fā)件人切忌以自我為中心，自認(rèn)為了解對(duì)方的圈子，其實(shí)不然，有時(shí)真的不知道是誰(shuí)發(fā)來(lái)的郵件（更不用說(shuō)現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名），耽誤了事情。
署名是尊重對(duì)方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò)方式，一勞永逸。
養(yǎng)成良好傳送習(xí)慣
1、注明送信者及其身分
除非是熟識(shí)的人，否則收信人一般無(wú)法從賬號(hào)解讀出發(fā)信人到底是誰(shuí)，因此標(biāo)明發(fā)信人的身分是電子郵件溝通的基本禮節(jié)。有許多人將自己的身分設(shè)計(jì)成一個(gè)附著檔案，每當(dāng)發(fā)信出去時(shí)，此檔案也將自動(dòng)地貼附該訊息后面。我們希望針對(duì)"身分設(shè)計(jì)"強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)注意事項(xiàng)：（1）："身分設(shè)計(jì)"應(yīng)充分代表發(fā)信者自己，無(wú)論是引用文學(xué)名作詞句或以圖繪表示，都必須真實(shí)且充分地反映自己。有些人的身分設(shè)計(jì)為：**&%^$&（^）@C。Y>Liang，讀來(lái)不免讓人感覺(jué)他或許是一個(gè)"精神錯(cuò)亂"的人；（2）：切勿過(guò)度裝飾自己的"身分設(shè)計(jì)"，例如引用名作太多或圖繪太華麗等等均會(huì)妨礙電子郵件的正常溝通效益。
2、遵守一般法律規(guī)定
進(jìn)行網(wǎng)際溝通時(shí)，一般日常生活中的行為準(zhǔn)則亦須遵守。因透過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，要擷取、復(fù)制或篡改他人作品是相當(dāng)容易的，因此在網(wǎng)際空間中對(duì)于智慧財(cái)產(chǎn)權(quán)的尊重是非常重要的.。凡是引用或改編他人文字或圖繪作品時(shí)，須要對(duì)原作者與原作品的出處詳加注明，以示尊重。
3、勿任意或無(wú)心地浪費(fèi)頻寬
傳送冗長(zhǎng)文字與大型圖繪均會(huì)占用大量的頻寬，造成網(wǎng)絡(luò)塞車(chē)。為避免浪費(fèi)網(wǎng)際空間使用者的寶貴時(shí)間，應(yīng)謹(jǐn)慎考慮傳送訊息容量的大小。
4、小心附件功能的使用
在若干電子郵件系統(tǒng)中，由于「附件」功能的缺乏或不成熟，會(huì)造成使用者無(wú)法順利閱讀文件。使用者經(jīng)常會(huì)因不便而直接去除來(lái)函，以致喪失溝通功能。如果附件內(nèi)容不長(zhǎng)時(shí)，請(qǐng)直接撰寫(xiě)于信件中。若一定要使用附件功能，也須注明附件的撰寫(xiě)軟件，例如："本信附件內(nèi)容撰寫(xiě)軟件為Word 6.0 for Windows"。
5、勿重復(fù)傳送同一訊息
勿一再傳送相同的訊息給相同的對(duì)象，這不僅會(huì)使網(wǎng)絡(luò)超載而降低傳輸速率，同時(shí)占用他人的信箱容積。此外，傳送電子信件時(shí)也須注意，不要分別發(fā)送相同的訊息給多個(gè)組群（group），因?yàn)橛胁簧倬W(wǎng)絡(luò)使用者同時(shí)隸屬于幾個(gè)不同的電子郵件組群，如此一傳送，這些使用者勢(shì)必會(huì)重復(fù)收到相同的訊息。若要傳送郵件給多個(gè)組群，請(qǐng)一次傳送完畢。
6、定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的時(shí)間與日期之自動(dòng)標(biāo)示
電子郵件傳送時(shí)會(huì)以所用計(jì)算機(jī)的設(shè)定日期與時(shí)刻來(lái)標(biāo)示信發(fā)送的時(shí)間，為避免不必要的誤會(huì)或窘態(tài)發(fā)生，使用者須定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)間與日期之設(shè)定是否正確。
職場(chǎng)郵件禮儀5
第一，在商務(wù)交往中，電子郵件也是一種商務(wù)文本，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫(xiě)。
向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫(xiě)。在撰寫(xiě)電子郵件時(shí)，尤其要注意下面三點(diǎn)。
1.郵件的主題要明確。一個(gè)電子郵件，大都只有一個(gè)主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見(jiàn)到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了。
2.郵件的語(yǔ)言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語(yǔ)言流暢為要。盡量別寫(xiě)生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。
3.郵件的內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。網(wǎng)上的時(shí)間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好。
第二，電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用，不發(fā)無(wú)意義的郵件。
在現(xiàn)代信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無(wú)比珍貴的。對(duì)商界人士來(lái)講，這一點(diǎn)就顯得更加重要了。所以有人才會(huì)說(shuō)：“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間�！�
有鑒于此，若無(wú)必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說(shuō)地，或是只為了檢驗(yàn)一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出。
不過(guò)一般而言，收到他人的.重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的。
第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼問(wèn)題。
編碼的問(wèn)題是由于中文文字自身的特點(diǎn)加上一些其他的原因，我國(guó)的內(nèi)地、臺(tái)灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國(guó)家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)一位商界人士使用中國(guó)內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國(guó)內(nèi)地之外的其他一切國(guó)家和地區(qū)里的中國(guó)人發(fā)出電子郵件時(shí)，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對(duì)方便很有可能只會(huì)收到一封由亂字符所組成的天書(shū)。
因此，商界人士在使用中文向除了中國(guó)內(nèi)地之外的其他國(guó)家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以收到自己的郵件。
第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選花哨功能。
現(xiàn)在市場(chǎng)上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強(qiáng)化電子郵件的個(gè)人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。
這主要是因?yàn)�，一方面，�?duì)電子郵件修飾過(guò)多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)間增長(zhǎng)，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢(qián)，而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來(lái)，他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。
職場(chǎng)郵件禮儀6
電子郵件在給人們帶來(lái)方便的同時(shí)，也帶來(lái)了職場(chǎng)禮儀方面的新問(wèn)題。我們都應(yīng)當(dāng)講究有關(guān)電子郵件的禮節(jié)，別讓電子郵件出笑話。電子郵件是職業(yè)信件的一種，而職業(yè)信件中是沒(méi)有不嚴(yán)肅的內(nèi)容的。尤其在商業(yè)界，我們崇尚信譽(yù)、掌握時(shí)機(jī)及合作分工，信奉顧客至上，著重與顧客的溝通，以達(dá)成促銷、增產(chǎn)與營(yíng)利的目的。但我們常忽視了有關(guān)電子郵件的禮節(jié)，一些邋遢懶散的習(xí)慣，不僅會(huì)引起員工的竊笑，更容易在顧客面前鬧笑話。在今天的許多公司里，電子郵件充斥著笑話、垃圾郵件和私人便條，與工作相關(guān)的內(nèi)容反而不多。
1) 標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標(biāo)題，例如：“嘿！”或是“收著！”
添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回復(fù)的信件，要重新添加、更換郵件主題是要格外注意的環(huán)節(jié)，最好寫(xiě)上來(lái)自**公司的郵件，年、月、日以便對(duì)方一目了然又便于保留。
2) 電子郵件的文體格式應(yīng)該類似于書(shū)面交談式的風(fēng)格，開(kāi)頭要有問(wèn)候語(yǔ)，但問(wèn)候語(yǔ)的選擇比較自由，像“你好”、“hi”，或者僅僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的稱呼，結(jié)尾也可隨意一些，比如“以后再談”、“祝你愉快”等；也可什么都不寫(xiě)，直接注上自己的名字。但是，如果你寫(xiě)的是一封較為正式的郵件，還是要用和正式的信箋一樣的文體。開(kāi)頭要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好!”結(jié)尾要有祝福語(yǔ)，并使用“此致/敬禮!”這樣的格式。
3) 內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，針對(duì)需要回復(fù)及轉(zhuǎn)寄的電子郵件，要小心寫(xiě)在電子郵件里的每一個(gè)字，每一句話。因?yàn)楝F(xiàn)在法律規(guī)定電子郵件也可以作為法律證據(jù)，是合法的，所以發(fā)電子郵件時(shí)要小心，如果對(duì)公司不利的，千萬(wàn)不要寫(xiě)上，如報(bào)價(jià)等。發(fā)郵件時(shí)一定要慎重，還要定期重新審查你發(fā)過(guò)的電子郵件，評(píng)估其對(duì)商業(yè)往來(lái)所產(chǎn)生的影響。
4) 一定要清理回復(fù)的內(nèi)容。在美國(guó)加州有一位傳播學(xué)專家摩根女士曾舉例說(shuō)：我最近收到一份電子郵件，其中包括了輾轉(zhuǎn)收送的十二個(gè)人之姓名，我實(shí)在沒(méi)有必要知道這些訊息。有一個(gè)妙方就是寄信時(shí)采匿名附件收信者(bc) 取代附件收信者(cc) 方式，或是在轉(zhuǎn)寄之前刪除一切無(wú)關(guān)緊要或重復(fù)的內(nèi)容，例如：原件中摘要(memo to) 部分之主題、地址及日期等。
注意回答問(wèn)題的技巧。當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好只把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件 ，然后附上答案。不要用自動(dòng)應(yīng)答鍵，那樣會(huì)把來(lái)件所有內(nèi)容都包括到回件中﹔但也不要僅以「是的」二字回復(fù)，那樣太生硬了，而且讓讀的人摸不著頭腦。
5) 合宜地稱呼收件者，并且在信尾簽名。雖然電子郵件本身已標(biāo)明了郵自哪方，寄與何人，但在郵件中注明收信者及寄件者大名乃是必須的禮節(jié)，包括在信件開(kāi)頭尊稱收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的`姓名以及通訊地址、電話，以方便收信者未來(lái)與你的聯(lián)系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的郵件地址中注上自己的姓名，同時(shí)在郵件的結(jié)尾添加個(gè)人簽名欄。人們通常會(huì)把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給過(guò)多的人，打開(kāi)郵件箱你可能發(fā)現(xiàn)有一半的郵件是與你無(wú)關(guān)的，刪除它們費(fèi)時(shí)費(fèi)力，所以在轉(zhuǎn)發(fā)前要做一下整理，把郵件的數(shù)量控制在最校條件允許的話要每天檢查自己的郵箱，及早回復(fù)郵件。重要郵件發(fā)出后要電話確認(rèn)。另外，重要的機(jī)密和敏感的話題不要使用電子郵件，因?yàn)樗荒鼙ＷC嚴(yán)守機(jī)密。
6) 切忌全文使用英文大寫(xiě)字母。這樣寫(xiě)成的郵件太強(qiáng)勢(shì)，甚至暗示寄件人懶得使用正確的文法。畢竟，這仍是種文字溝通方式，遵守標(biāo)準(zhǔn)的文書(shū)規(guī)范是一種職業(yè)禮貌。
職場(chǎng)郵件禮儀7
（一）慎重選擇發(fā)信對(duì)象
確認(rèn)傳送訊息的對(duì)象，并將Cc：人數(shù)降至最低（Cc全名為CarbonCopy，中文譯為「副本轉(zhuǎn)送」）
1、傳送電子訊息之前，須確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將信函復(fù)本同時(shí)轉(zhuǎn)送相關(guān)人員以供參考時(shí)，可善用Cc：的功能，但要將人數(shù)降至最低，否則，傳送與復(fù)本轉(zhuǎn)送的用途將混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。
掌握“廣播”清單
2、“廣播”功能是電子郵件系統(tǒng)最具威力的功能之一。使用者只須將其問(wèn)題或意見(jiàn)傳送至特定網(wǎng)絡(luò)廣場(chǎng)或群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多在線朋友的回復(fù)。然而問(wèn)題在于：一個(gè)人的問(wèn)題或建議是否會(huì)成為另一個(gè)人的垃圾郵件，甚或無(wú)心地觸怒他人？因此，當(dāng)使用者有“廣播”需求時(shí)，務(wù)必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。
（二）注意撰寫(xiě)信件內(nèi)容
1、切記收信對(duì)象是一個(gè)「人」，而不是一臺(tái)機(jī)器
因?yàn)殡娮佑嵪⒌幕?dòng)是透過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的，使用者經(jīng)常會(huì)不自覺(jué)地「忘記」與自己真正互動(dòng)的是遠(yuǎn)程的「人」。許多情緒激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對(duì)方甚至引起沖突。記住寫(xiě)電子郵件，實(shí)際上和你寫(xiě)一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。
2、電子信件「標(biāo)題」要明確且具描述性
電子郵件一定要注明標(biāo)題（Subject），因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)使用者是以標(biāo)題來(lái)決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標(biāo)題應(yīng)盡量寫(xiě)得具描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。
3、信件內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要
在線溝通講求時(shí)效，經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語(yǔ)、客套語(yǔ)、祝賀詞等，在在線溝通時(shí)都可以省略。盡量掌握「一個(gè)訊息、一個(gè)主題」的原則。
4、考慮他人計(jì)算機(jī)的容量
上線溝通的網(wǎng)友所擁有的.系統(tǒng)與硬件不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統(tǒng)的終端機(jī)和陳舊的電子郵件系統(tǒng)（如系統(tǒng)無(wú)法自動(dòng)斷行）。為確保對(duì)方能讀到自己發(fā)出的訊息，撰寫(xiě)郵件時(shí)應(yīng)特別注意傳送對(duì)象，考慮其是否有系統(tǒng)的限制。以一般的英文信件撰寫(xiě)而言，一行最好維持不要超過(guò)80個(gè)字母，并以Enter鍵結(jié)束每一行文字。
5、了解傳送出去的訊息將潛在會(huì)永久留存
盡管信件有一定的郵寄對(duì)象，但經(jīng)過(guò)無(wú)遠(yuǎn)弗屆的網(wǎng)絡(luò)，也許郵寄出去的信件將會(huì)永久被存于某處私人檔案或轉(zhuǎn)印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎地評(píng)閱所撰寫(xiě)的字句，以免他日落人笑柄。
6、理清建議或意見(jiàn)
若要表達(dá)對(duì)某一事情的看法，可先簡(jiǎn)要地描述事情緣起，再陳述自己的意見(jiàn)；若是想引發(fā)行動(dòng)，則應(yīng)針對(duì)事情可能的發(fā)展提出看法與建議。有時(shí)因訊息太過(guò)簡(jiǎn)短或標(biāo)明不夠清楚，收信對(duì)象可能會(huì)不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見(jiàn)，因而造成不必要的誤解或行動(dòng)。
7、避免使用太多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)
我們經(jīng)常會(huì)看到一些電子信件中夾雜了許多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，特別是驚嘆號(hào)的使用！若真要強(qiáng)調(diào)事情，應(yīng)該在用詞遣字上特別強(qiáng)調(diào)，而不應(yīng)使用太多不必要的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
8、小心幽默的使用
在缺乏聲調(diào)的抑揚(yáng)頓挫、臉部表情與肢體語(yǔ)言的電子郵件中，應(yīng)特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現(xiàn)幽默或特定情緒，發(fā)信者必須寫(xiě)明或使用“情緒符號(hào)”（smilies，如：）代表笑臉、高興）。無(wú)論所開(kāi)的玩笑是多么明顯，最好加注以提醒收信者真正的意思。
9、切勿講一些不會(huì)在公眾場(chǎng)所對(duì)他人講的話
在發(fā)信之前問(wèn)問(wèn)自己，你會(huì)在公眾場(chǎng)所中公開(kāi)面對(duì)面地對(duì)他人講這些話嗎？如果答案是否定的，請(qǐng)?jiān)僦刈x重寫(xiě)，或重新思考到底要不要發(fā)出這么一份訊息。千萬(wàn)不可以因?yàn)闆](méi)看到對(duì)方的臉，就毫不客氣講一些沒(méi)有經(jīng)大腦思考的話語(yǔ)。切勿在不給予響應(yīng)或申辯機(jī)會(huì)的情況下批評(píng)或污蔑他人。
職場(chǎng)郵件禮儀8
現(xiàn)如今，可能已經(jīng)找不到?jīng)]有電子郵箱的網(wǎng)民了。特別是職業(yè)人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業(yè)人士的利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)別，存在著職場(chǎng)郵件禮儀方面的新問(wèn)題。
據(jù)統(tǒng)計(jì)，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達(dá)數(shù)百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的�！霸谏虅�(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。
寫(xiě)email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫(xiě)每封email的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封email，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)勿對(duì)別人之回答過(guò)度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對(duì)別人之回答不屑一顧。
關(guān)于主題
主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。
1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的'
2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題
3.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”
4.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理
5.可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符（如“*！”等）來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
6.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要rere一大串。
關(guān)于稱呼與問(wèn)候
1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度
郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、all.
如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。
2.email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)
最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“hi”，中文的寫(xiě)個(gè)“你好”；結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)bestregards，
中文的寫(xiě)個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了。
俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。
關(guān)于正文
1.email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順
email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。
2.注意email的論述語(yǔ)氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。
尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀�！班]件門(mén)”就是深刻的教訓(xùn)！
3.email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的長(zhǎng)篇大論。
怎么樣，經(jīng)過(guò)這一系列的討論，大家對(duì)職場(chǎng)電子郵件中的禮儀應(yīng)該有初步的認(rèn)識(shí)了吧！歸結(jié)到底，兩句話：只發(fā)有必要的郵件，認(rèn)真發(fā)郵件！
職場(chǎng)郵件禮儀9
職場(chǎng)禮儀的基本原則
(一)真誠(chéng)尊重的原則
我注意到在與同事和上司交往時(shí)，真誠(chéng)尊重是禮儀的首要原則。只有真誠(chéng)待人，才是尊重他人;只有真誠(chéng)尊重，方能創(chuàng)造和諧愉快的人際關(guān)系，真誠(chéng)和尊重是相輔相成的。真誠(chéng)是對(duì)人對(duì)事的一種實(shí)事求是的態(tài)度，是待人真心實(shí)意的友善表現(xiàn)。
(二)平等適度的原則
在職場(chǎng)社交上，禮儀行為總是表現(xiàn)為雙方的，你給對(duì)方施禮，自然對(duì)方也會(huì)相應(yīng)的還禮于你，這種禮儀施行必須講究平等的原則，平等是人與人交往時(shí)建立情感的基礎(chǔ)，是保持良好的同事關(guān)系的訣竅。平等在交往中，我應(yīng)表現(xiàn)為處處時(shí)時(shí)平等謙虛待人，唯有此，才能結(jié)交更多的朋友。
(三)自信自律原則
自信的原則是社交場(chǎng)合中一個(gè)心理健康的原則，唯有對(duì)自己充滿信心，才能在工作中如魚(yú)得水，得心應(yīng)手。自信是社交場(chǎng)合中一份很可貴的心理素質(zhì)。
一個(gè)有充分自信心的人，才能在交往中不卑不亢、落落大方，遇到強(qiáng)者不自慚，遇到艱難不氣餒，遇到侮辱敢于挺身反擊，遇到弱者會(huì)伸出援助之手。
(四)信用寬容的原則
信用即就講究信譽(yù)的原則。守信是我們中華民族的美德。在職場(chǎng)中，尤其講究守時(shí)和守約。在社交場(chǎng)合，如沒(méi)有十分的把握就不要輕易許諾他人，許諾做不到，反落了個(gè)不守信的惡名，從此會(huì)永遠(yuǎn)失信于人。
寬容的原則即與人為善的原則。在社交場(chǎng)合，寬容是一種較高的境界。寬容是人類一種偉大思想，在人際交往中，寬容的思想是創(chuàng)造和諧人際關(guān)系的法寶。站在對(duì)方的立場(chǎng)去考慮一切，是你爭(zhēng)取朋友的最好方法。
職場(chǎng)中打電話的禮儀
打電話前，要知道“你要打給誰(shuí)，打電話的目的是什么?”不要單純做老板的傳聲筒，做事前要了解清楚，有自己的思考，以便靈活應(yīng)對(duì)突發(fā)的情況。
電話接通后，首先要自報(bào)家門(mén)，告知對(duì)方，你是X公司的_，然后等對(duì)方有了回應(yīng)后，再說(shuō)出打這通電話的目的，說(shuō)話時(shí)要講重點(diǎn)，切記廢話一籮筐，每個(gè)人時(shí)間都有限，沒(méi)人愿意頂著被老板罵的風(fēng)險(xiǎn)聽(tīng)你啰嗦。
接電話時(shí)，不要拿起電話就喊“喂”在職場(chǎng)中，“喂”是個(gè)很不禮貌的字眼，應(yīng)該用“您好”，同樣也要自報(bào)家門(mén)，告訴打電話的人，“我是_公司_”“這里是_公司”
在打電話的過(guò)程當(dāng)中，多用一些敬語(yǔ)，比如“請(qǐng)”“不好意思”“麻煩您”“幫忙”等，電話結(jié)束時(shí)要說(shuō)“謝謝”“再見(jiàn)”等。
不管是接電話人還是打電話人，在講電話過(guò)程中，不要跟旁邊的人閑談，顯得很不尊重正在跟你通話的人，如果真的有事需要溝通，也要事先跟通話的對(duì)方說(shuō)清楚，讓別人在線等一下再去處理。
掛電話時(shí)也有相關(guān)的禮儀，一般情況下，打電話的先掛，但是如果遇到位尊者，比如“你的上級(jí)”或者有特舒身份的人“女士”“長(zhǎng)者”“老師”等等。
要先等他們把電話掛斷后，打電話的人再掛電話，以示尊重，畢竟電話掛斷后的盲音很刺耳。
職場(chǎng)握手禮儀
主動(dòng)握手，與客戶見(jiàn)面交談的時(shí)候一定要積極主動(dòng)的去握手，而不是等著客戶去與你握手哦，積極主動(dòng)表明你對(duì)客戶的真誠(chéng)和尊重。
出手要快，握手的`時(shí)候你不要等著客戶伸出手來(lái)等待你去接手，這樣是對(duì)客戶的大大不禮貌哦，你握手時(shí)候出手速度快說(shuō)明你愿意與人交流，非常重視對(duì)方哦。出手慢對(duì)方就會(huì)覺(jué)得你沒(méi)有誠(chéng)意，就有可能不會(huì)和你合作哦。
握手時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，握手是見(jiàn)面的一種禮儀，但是時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，一般以10秒以內(nèi)為好哦。倘若是你的老客戶的話你們可以握手時(shí)間長(zhǎng)一點(diǎn)表示非常想念的意思也是可以的哦。
握手的時(shí)候身體要微向前傾斜，握手的時(shí)候一般都是面對(duì)客戶的，為了表示最大的熱情與誠(chéng)意，一定要在握手的時(shí)候身體略微向前傾斜，這也是對(duì)客戶尊重的一種表現(xiàn)方式哦。
握手問(wèn)好的時(shí)候要微笑面對(duì)客戶，握手問(wèn)好的時(shí)候，一定要發(fā)自內(nèi)心的高興，表示見(jiàn)到對(duì)方非常高興的樣子。不可以與客戶握手的面部沒(méi)有任何表情哦，這樣的話對(duì)方就會(huì)沒(méi)有與你交談的欲望了呢。
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