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職場(chǎng)電子郵件禮儀
職場(chǎng)電子郵件禮儀1
一、標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，切忌用詞含糊不清
添加郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概況出這跟個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人衡量郵件的輕重緩急，分別處理。
尤其是回復(fù)的信件，要注意添加，或者更換郵件的主題，最好寫上來自XX公司，年，月，日等方便對(duì)方一目了然和便于儲(chǔ)存。
二、忌不寫稱呼
許多人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是你應(yīng)該知道我是誰(shuí)；有時(shí)至多用個(gè)你好這些都是不禮貌的做法。
正確的做法是：如果對(duì)方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當(dāng)然十分熟悉的情況下，可以用雙方都習(xí)慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用您好比用你好更有禮貌，除非確定自己是上級(jí)或長(zhǎng)者。
三、忌亂用稱呼
比較忌諱的是有些人管所有人都叫經(jīng)理。普通員工當(dāng)然高興了。但是會(huì)冒犯比經(jīng)理職位高的人。
通常稱呼他人可省去副字，但盡量不要跳級(jí)，更不可給人降級(jí)，例如對(duì)方是副經(jīng)理，可以稱呼姓氏+經(jīng)理；但不要稱呼姓氏+總；而如果對(duì)方是副總裁，則不可稱呼對(duì)方為經(jīng)理或總經(jīng)理。
四、忌全文使用英文大寫字母
這樣寫郵件太強(qiáng)勢(shì)，甚至暗示寄件人懶得使用標(biāo)準(zhǔn)的文法，這還是種文字溝通方式，遵守尺度的文書規(guī)范是一種職業(yè)禮貌。
五、理清回復(fù)的內(nèi)容
比如有位女士收到過這樣一封郵件，其中包括了輾轉(zhuǎn)收送的十二個(gè)人之姓名，他其實(shí)沒有必要知道這些訊息。
留意回答題目的技巧，當(dāng)回件答復(fù)題目的時(shí)候，最好只把相關(guān)的題目抄到回件，然后附上謎底。也不要僅僅以“是的”二字回復(fù)，那樣太生硬了。而且讓讀的人摸不著頭腦。
六、忌人名不排序
收件人（包括抄送人）若為一個(gè)以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要排序。
最講禮儀的.方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。
七、忌不分段
有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。
推薦的方式是，盡量在一個(gè)顯示頁(yè)面完成全文，一段一個(gè)核心意思，然后空行寫第二段；如果說的事項(xiàng)較多，建議加上序號(hào)，但一次最好不超過三項(xiàng)，否則不容易記住。
當(dāng)然，如果能根據(jù)收件人的具體情況調(diào)整字號(hào)大小、字體樣式等，則為最佳。例如對(duì)方均是五十多歲的領(lǐng)導(dǎo)，可以適當(dāng)調(diào)大字號(hào)，以便對(duì)方閱讀，從而也提高了回復(fù)效率。
八、忌不感謝
有些人沒有感謝的習(xí)慣，而這往往是郵件回復(fù)率低的一個(gè)主要原因。不論是尋求合作、請(qǐng)教問題、請(qǐng)人幫助，還是只是告知，都可以感謝對(duì)方的善意或配合。即便是領(lǐng)導(dǎo)命令對(duì)方與自己合作，說句感謝就能表明自己有修養(yǎng)；更何況自己請(qǐng)對(duì)方幫忙呢。
九、忌不署名
不署名，言外之意，對(duì)方應(yīng)該能從郵件地址判斷出自己是誰(shuí)，或者不用那么客氣，而這樣做會(huì)給對(duì)方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時(shí)，還需要再查找。
發(fā)件人切忌以自我為中心，自認(rèn)為了解對(duì)方的圈子，其實(shí)不然，有時(shí)真的不知道是誰(shuí)發(fā)來的郵件（更不用說現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名），耽誤了事情。
署名是尊重對(duì)方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò)方式，一勞永逸。
職場(chǎng)電子郵件禮儀2
�。ㄒ唬┥髦剡x擇發(fā)信對(duì)象
確認(rèn)傳送訊息的對(duì)象，并將Cc：人數(shù)降至最低（Cc全名為CarbonCopy，中文譯為「副本轉(zhuǎn)送」）
1、傳送電子訊息之前，須確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將信函復(fù)本同時(shí)轉(zhuǎn)送相關(guān)人員以供參考時(shí)，可善用Cc：的功能，但要將人數(shù)降至最低，否則，傳送與復(fù)本轉(zhuǎn)送的用途將混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。
掌握“廣播”清單
2、“廣播”功能是電子郵件系統(tǒng)最具威力的功能之一。使用者只須將其問題或意見傳送至特定網(wǎng)絡(luò)廣場(chǎng)或群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多在線朋友的回復(fù)。然而問題在于：一個(gè)人的問題或建議是否會(huì)成為另一個(gè)人的垃圾郵件，甚或無心地觸怒他人？因此，當(dāng)使用者有“廣播”需求時(shí)，務(wù)必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。
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1、切記收信對(duì)象是一個(gè)「人」，而不是一臺(tái)機(jī)器
因?yàn)殡娮佑嵪⒌幕?dòng)是透過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的，使用者經(jīng)常會(huì)不自覺地「忘記」與自己真正互動(dòng)的.是遠(yuǎn)程的「人」。許多情緒激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對(duì)方甚至引起沖突。記住寫電子郵件，實(shí)際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。
2、電子信件「標(biāo)題」要明確且具描述性
電子郵件一定要注明標(biāo)題（Subject），因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)使用者是以標(biāo)題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標(biāo)題應(yīng)盡量寫得具描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。
3、信件內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要
在線溝通講求時(shí)效，經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語(yǔ)、客套語(yǔ)、祝賀詞等，在在線溝通時(shí)都可以省略。盡量掌握「一個(gè)訊息、一個(gè)主題」的原則。
4、考慮他人計(jì)算機(jī)的容量
上線溝通的網(wǎng)友所擁有的系統(tǒng)與硬件不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統(tǒng)的終端機(jī)和陳舊的電子郵件系統(tǒng)（如系統(tǒng)無法自動(dòng)斷行）。為確保對(duì)方能讀到自己發(fā)出的訊息，撰寫郵件時(shí)應(yīng)特別注意傳送對(duì)象，考慮其是否有系統(tǒng)的限制。以一般的英文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過80個(gè)字母，并以Enter鍵結(jié)束每一行文字。
5、了解傳送出去的訊息將潛在會(huì)永久留存
盡管信件有一定的郵寄對(duì)象，但經(jīng)過無遠(yuǎn)弗屆的網(wǎng)絡(luò)，也許郵寄出去的信件將會(huì)永久被存于某處私人檔案或轉(zhuǎn)印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎地評(píng)閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。
6、理清建議或意見
若要表達(dá)對(duì)某一事情的看法，可先簡(jiǎn)要地描述事情緣起，再陳述自己的意見；若是想引發(fā)行動(dòng)，則應(yīng)針對(duì)事情可能的發(fā)展提出看法與建議。有時(shí)因訊息太過簡(jiǎn)短或標(biāo)明不夠清楚，收信對(duì)象可能會(huì)不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動(dòng)。
7、避免使用太多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)
我們經(jīng)常會(huì)看到一些電子信件中夾雜了許多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，特別是驚嘆號(hào)的使用！若真要強(qiáng)調(diào)事情，應(yīng)該在用詞遣字上特別強(qiáng)調(diào)，而不應(yīng)使用太多不必要的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
8、小心幽默的使用
在缺乏聲調(diào)的抑揚(yáng)頓挫、臉部表情與肢體語(yǔ)言的電子郵件中，應(yīng)特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現(xiàn)幽默或特定情緒，發(fā)信者必須寫明或使用“情緒符號(hào)”（smilies，如：）代表笑臉、高興）。無論所開的玩笑是多么明顯，最好加注以提醒收信者真正的意思。
9、切勿講一些不會(huì)在公眾場(chǎng)所對(duì)他人講的話
在發(fā)信之前問問自己，你會(huì)在公眾場(chǎng)所中公開面對(duì)面地對(duì)他人講這些話嗎？如果答案是否定的，請(qǐng)?jiān)僦刈x重寫，或重新思考到底要不要發(fā)出這么一份訊息。千萬不可以因?yàn)闆]看到對(duì)方的臉，就毫不客氣講一些沒有經(jīng)大腦思考的話語(yǔ)。切勿在不給予響應(yīng)或申辯機(jī)會(huì)的情況下批評(píng)或污蔑他人。
職場(chǎng)電子郵件禮儀3
現(xiàn)如今，可能已經(jīng)找不到?jīng)]有電子郵箱的網(wǎng)民了。特別是職業(yè)人士，還擁有使用公司域名的郵箱。職業(yè)人士的利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)別，存在著職場(chǎng)郵件禮儀方面的新問題。
據(jù)統(tǒng)計(jì)，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達(dá)數(shù)百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。
寫email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封email的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封email，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)勿對(duì)別人之回答過度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對(duì)別人之回答不屑一顧。
關(guān)于主題
主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。
1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的
2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題
3.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”
4.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理
5.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
6.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要rere一大串。
關(guān)于稱呼與問候
1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的.回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、all.
如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。
2.email開頭結(jié)尾最好要有問候語(yǔ)
最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)“hi”，中文的寫個(gè)“你好”；結(jié)尾常見的寫個(gè)bestregards，
中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。
關(guān)于正文
1.email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順
email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。
2.注意email的論述語(yǔ)氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。
尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓(xùn)！
3.email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長(zhǎng)篇大論。
怎么樣，經(jīng)過這一系列的討論，大家對(duì)職場(chǎng)電子郵件中的禮儀應(yīng)該有初步的認(rèn)識(shí)了吧！歸結(jié)到底，兩句話：只發(fā)有必要的郵件，認(rèn)真發(fā)郵件！
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