采購付款內(nèi)部控制制度

　　在社會發(fā)展不斷提速的今天，需要使用制度的場合越來越多，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編幫大家整理的采購付款內(nèi)部控制制度，歡迎大家分享。

　　為加強公司的采購與付款工作，提高采購成效，特制訂本制度。

　　集團各級單位的采購和付款按照各自的業(yè)務(wù)情況另行制訂具體制度，報集團財務(wù)部審批后執(zhí)行。

　　各級單位的采購和付款如需集團公司配合的，必須執(zhí)行集團公司的規(guī)定（如承兌匯票的使用辦法等）。

　　集團公司的采購和付款具體辦法如下：

　　采購

　　采購部門應(yīng)視材料使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習(xí)慣及價格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購作業(yè)方式辦理采購業(yè)務(wù)。

　�。�1）采購作業(yè)方式包括；

　　1．定期合同采購：主要用于采購生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價穩(wěn)定的材料。

　　2.特約廠商采購：主要用于采購用量、費用不太高的單項材料，在付款前應(yīng)送采購部門審核，不高于市價時予以付款。

　　3.一般采購：不適用以上兩種方式的采購由采購部門按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價、并了解交易條件后訂購。

　　（2）期限

　　采購部門應(yīng)按照請購部門提出的“需要日”辦理采購。采購部門應(yīng)召集有關(guān)部門按照材料特性、采購地區(qū)及市場供需狀況擬訂各項材料采購作業(yè)處理期限，呈集團主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。應(yīng)以供貨合同擬明的交貨期限為準(zhǔn)，加記請購呈交批準(zhǔn)及驗收所需時間。

　　原訂采購作業(yè)處理期限變更時，采購部門應(yīng)專函報告具體原因，呈集團主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，通知各有關(guān)單位，以利于存量管制及適時提出請購。

　�。�3）詢價

　　1.采購部門收到“請購單”時，即加蓋受件章，轉(zhuǎn)采購經(jīng)辦人員辦理詢價。

　　2.采購經(jīng)辦人員收到“請購單”，先判斷請購材料的名稱、規(guī)格、需求日期、數(shù)量等是否填寫明確，有無供應(yīng)廠商報價。對于資料填寫不全或規(guī)格不詳者，注明“填單異常，說明欠祥”等字樣后退請購部門修訂。

　　3.對于加工合同采購項目，采購部門應(yīng)要求廠商填具“成本分析表”連同報價單一并送來，作為議價參考。

　　4.詢價完成后，采購經(jīng)辦人根據(jù)全部報價資料進行議價。

　　（4）議價

　　1.議價時除注意質(zhì)量、價格外，還應(yīng)注意交貨期有無保證，能否向廠商爭取分期付款。

　　2.議價完成后，由經(jīng)辦人員擬訂合作對象，呈請集團主管領(lǐng)導(dǎo)核批。

　　（5）訂購

　　由采購經(jīng)辦人員于“請購單”上填記訂購日及約定日，再交由采購助理人員填制采購聯(lián)絡(luò)函，寄送廠商。將“請購單”第二聯(lián)送材料庫以待收料。

　　預(yù)付定金或采購金額較大，或附有條件的采購項目，采購經(jīng)辦人員應(yīng)先與廠商簽定供銷合同書。合同書正本兩份，一份存采購部門，一份存供應(yīng)廠商，副本若干，分存請購部門、收料部門、會計部門。

　�。�6）采購作業(yè)要求：

　　1.集團必須指定專人或機構(gòu)負(fù)責(zé)采購，對采購商品的質(zhì)量和價格負(fù)責(zé)。采購的執(zhí)行人必須與倉儲、會計、驗收人分離。

　　2.大額的采購應(yīng)通過招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商。

　　3.所有采購要經(jīng)采購發(fā)起部門負(fù)責(zé)人簽批后，報財務(wù)部和集團主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　4.所有采購應(yīng)有合同，如無合同則采購發(fā)起單位和采購執(zhí)行人應(yīng)進行書面說明。

　　5.采購訂單應(yīng)連續(xù)編號。

　　6.所有采購應(yīng)取得合法發(fā)票，如無發(fā)票則采購發(fā)起單位和采購執(zhí)行人應(yīng)進行書面說明。

　　7.集團應(yīng)指定專人對所購商品進行驗貨和入庫

　　（7）供應(yīng)廠商管理

　　1.各項材料的供應(yīng)廠商至少應(yīng)有3家（獨家供應(yīng)和總代理等特殊情況除外），各家背景及交易資料應(yīng)記載于“供應(yīng)廠商資料卡”存檔備用。

　　2.對于未達到公司標(biāo)準(zhǔn)的材料，采購部門應(yīng)開發(fā)新供應(yīng)廠商。

　　3.新供應(yīng)商的開發(fā)，由生產(chǎn)管理部門會同采購人員實地考察新供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備，工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量后，填制供應(yīng)廠商資料卡呈主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后通知對方。

　　4.對于交貨質(zhì)量不良或無法按期繳獲或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤消。屆時由采購部門說明原因，送生產(chǎn)管理部門復(fù)查，并呈集團主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，通知對方。

　　驗收

　　1.驗收部門收到有效的采購合同后，應(yīng)對供應(yīng)商發(fā)運的商品進行驗收。驗收部門需比較所收商品與訂單上的要求是否相符，包括：商品的名稱、說明、數(shù)量、到貨時間等。然后再盤點商品，檢查商品有無損害。

　　2.驗收后，驗收部門對已經(jīng)收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先連續(xù)編號的驗收單。

　　3.驗收人員將貨品送交倉庫或其請購部門時，應(yīng)取得倉庫或請購部門簽收的驗收單副聯(lián)第一聯(lián)和第二聯(lián)，第一聯(lián)留做備查，第二聯(lián)送交財務(wù)部。

　　付款

　　付款應(yīng)嚴(yán)格按照合同的約定執(zhí)行。

　　采購執(zhí)行人或采購發(fā)起單位應(yīng)在合同約定的付款時間內(nèi)填寫支出憑單，由本單位的負(fù)責(zé)人簽批后報財務(wù)部，財務(wù)部審核并由財務(wù)部負(fù)責(zé)人簽批后報集團主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　以暫借款采購，采購經(jīng)辦人員應(yīng)該在“請購單”采購記錄欄內(nèi)加蓋“采購部門整理付款章”，以免會計部門重復(fù)付款。

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