- 相關(guān)推薦
秘書辦事的10大技巧
1、洗耳恭聽：
秘書是辦事的，聽懂事情是辦好事的前提。在聽的過程中秘書要注意不要隨便打斷別人，不要漫不經(jīng)心，不要強(qiáng)加于人。這些都是秘書與同事相處時(shí)候必須掌握的。作為秘書，經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)，如何傾聽領(lǐng)導(dǎo)的談話，接受指示，領(lǐng)會(huì)意圖，也是非常重要的。所以秘書要學(xué)會(huì)注意聽，拼命記，聽不明白一定要及時(shí)請(qǐng)示，以免執(zhí)行中出現(xiàn)偏差。平時(shí)多注意事情的來龍去脈，避免聽不明白。此外，秘書還要盡可能站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去想問題，這樣才能深切領(lǐng)會(huì)他們的意圖。
2、處處留心：
越是煩雜的工作就越需要細(xì)心。秘書在平時(shí)的工作生活中如果不能做到處處留心，辦事能力肯定不會(huì)提高。
3、一目十行：
有的秘書在工作中需要看大量的文件，一目十行的技巧對(duì)于他們來說是必需的。有經(jīng)驗(yàn)的秘書面對(duì)大量文稿時(shí)不會(huì)認(rèn)為這是壞事，文件多，接受的信息也就多�？创罅课募䲡r(shí)候的技巧主要是抓住頭尾，先看提要，記住要點(diǎn)，注意但是等轉(zhuǎn)折詞等。一目十行的能力需要逐步培養(yǎng)，不可操之過急。
4、百問不煩：
秘書人員為了工作要經(jīng)常與人打交道，要弄明白一些事情就難免要向人提問。問得不好，一句話就可能把局面弄緊張；問得不妙，幾句話就可能讓對(duì)方厭煩。所以在這個(gè)過程中也是要掌握一些技巧的：了解談話對(duì)象的身份、年齡、經(jīng)歷、文化程度、脾氣性格等。不同的人區(qū)別對(duì)待。向?qū)Ψ浇淮约旱纳矸�、來意，特別說明為什么找對(duì)方，盡快建立融洽關(guān)系。問題要問得簡(jiǎn)單明確而具體，對(duì)方能夠回答。給對(duì)方留下思考的時(shí)間，不要緊追不舍，引起對(duì)方的反感。關(guān)鍵地方請(qǐng)對(duì)方講清楚，不可爭(zhēng)辯，更不可說教。要認(rèn)真傾聽，不要輕易打斷對(duì)方。要邊聽邊想，發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的問題繼續(xù)深挖下去。盡量縮短時(shí)間。注意給對(duì)方保密，尤其在取得對(duì)方的信任后就更需要如此。
5、不可輕信：
要注意分析自己的談話對(duì)象。在沒有弄清楚情況的前提下，不妨把談話對(duì)象所說的東西簡(jiǎn)單記錄下來，以便分析。
6、給選擇題而不是問答題
向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，你在提出問題的同時(shí)，給出幾種建議或方案，以及每種方案的優(yōu)劣勢(shì)，最后闡述自己認(rèn)為合理的建議和相應(yīng)的理由，以備領(lǐng)導(dǎo)選擇和決定。
實(shí)際工作中還會(huì)有更多細(xì)節(jié)需要羅列，領(lǐng)導(dǎo)很有可能針對(duì)某些細(xì)節(jié)繼續(xù)追問，只要你能夠?qū)⒄{(diào)研工作提前做好，將每個(gè)方案的優(yōu)劣勢(shì)羅列出來，并提出自己的建議，領(lǐng)導(dǎo)綜合評(píng)估后，最優(yōu)方案就會(huì)脫穎而出。
7、重點(diǎn)突出，邏輯清晰
提前想好與領(lǐng)導(dǎo)談話的目的和核心要點(diǎn)，比如重點(diǎn)1、2、3。還需要注意將重要的事情放在最前面說。即需要開篇簡(jiǎn)明扼要，第一時(shí)間開門見山指出匯報(bào)要點(diǎn)，快速引起領(lǐng)導(dǎo)注意。
這樣做一方面便于領(lǐng)導(dǎo)提前知情和預(yù)判此次談話涉及的內(nèi)容，其次可以幫助匯報(bào)人整理思路，否則很容易失去焦點(diǎn)，一件事沒說清楚，又馬上切入另一個(gè)話題。
8、先講結(jié)論，再展開具體說明
我們需要先給出結(jié)論，讓領(lǐng)導(dǎo)知道你的態(tài)度和想法，然后他才有可能帶著問題去聽下一步關(guān)于細(xì)節(jié)的具體說明和論述。
9、重要匯報(bào)需要提前做演練
一定要事先針對(duì)匯報(bào)內(nèi)容做模擬練習(xí)，從把控時(shí)間、匯報(bào)語言、邏輯框架等幾方面準(zhǔn)備，做到熟練掌握，爛熟于心。
在排練過程中將自己的“臺(tái)詞”設(shè)計(jì)好，既包括幻燈片頁之間的過渡用語，也包括介紹每一頁幻燈片時(shí)的語言描述，以做到用語精煉和精準(zhǔn)，思路清晰，重點(diǎn)突出。最好能夠先把這些用語記在紙面上，邊演練邊反復(fù)修改，這些都能幫助我們?cè)谧詈蟮恼故经h(huán)節(jié)完美表現(xiàn)自己。
其次除了準(zhǔn)備匯報(bào)內(nèi)容的本身，還要針對(duì)容易被問到的問題進(jìn)行精心準(zhǔn)備，尤其針對(duì)一些數(shù)據(jù)來源和結(jié)論的推導(dǎo)。這樣會(huì)顯得你做事非常認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)。
10、多問幾個(gè)問題
為了避免工作做完最后被領(lǐng)導(dǎo)罵，或者重新返工，最好在工作開展前多問幾個(gè)問題。在領(lǐng)導(dǎo)給了明確的方向后再動(dòng)手工作，最后任務(wù)的完成質(zhì)量也會(huì)八九不離十。如果領(lǐng)導(dǎo)在下達(dá)任務(wù)時(shí)還沒時(shí)間梳理清楚，可以先試著將自己抽離出來，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考，他讓我做這項(xiàng)工作或者完成這項(xiàng)任務(wù)的背景是什么，對(duì)單位業(yè)務(wù)影響有哪些？為什么要做這件事？因?yàn)槿魏问虑槎加幸蚬蛢?nèi)部邏輯，當(dāng)你能這么想的時(shí)候，不妨整理好分享給領(lǐng)導(dǎo)，向他確認(rèn)。
如果得到積極確認(rèn)，就非常好了，如果沒有，這個(gè)過程領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)發(fā)現(xiàn)你是個(gè)愛思考的人，也許在這個(gè)過程中也激發(fā)了他，很多時(shí)候，他自己的想法也隨之梳理清楚了。
【秘書辦事的10大技巧】相關(guān)文章：
職場(chǎng)說話辦事的技巧05-20
秘書選拔面試技巧04-17
秘書面試技巧04-17
秘書助理面試技巧04-04
面試總裁秘書的技巧04-04
秘書面試技巧05-18
街道辦事處面試技巧03-28
行政秘書面試技巧05-17
應(yīng)聘秘書面試技巧05-17