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會(huì)計(jì)檔案具體應(yīng)該如何處理
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，整理好的會(huì)計(jì)檔案要怎么處理？下面是小編為你整理的會(huì)計(jì)檔案的具體處理方法，希望對(duì)你有幫助。
會(huì)計(jì)檔案的具體處理方法
你們是否也想了解不同公司的財(cái)務(wù)部門(mén)都是怎么管理資料?財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)保管的資料，主要包括采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、會(huì)計(jì)檔案、憑證、發(fā)票等。資料的存儲(chǔ)方式包括電子、紙質(zhì)兩種。資料的內(nèi)容不同，存儲(chǔ)方式不同，管理流程肯定也各不相同。
小公司，銷(xiāo)售財(cái)務(wù)一式兩份
公司的財(cái)務(wù)部門(mén)，不同的文檔和資料都交給相應(yīng)崗位的財(cái)務(wù)人員。例如，合同原件附在憑證后面，電子檔合同由銷(xiāo)售文員、財(cái)務(wù)人員各一份，分別保管，原件沒(méi)有額外保留。
規(guī)范些的公司，會(huì)有專(zhuān)人管理合同、檔案資料
財(cái)務(wù)保留一份紙質(zhì)的合同原件，重要內(nèi)容掃描關(guān)鍵頁(yè)單獨(dú)存檔，其他的都掃描存檔，建立目錄，便于查找;財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)各留一份原件;由一個(gè)人專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)電子、紙質(zhì)檔案的歸檔、整理工作。平時(shí)由其他人整理好的資料給他存檔。
例如：年度打印好的賬薄。各崗位負(fù)責(zé)自己崗位檔案，包括紙質(zhì)和電子資料，年度或定期整理好，上交檔案管理人員。質(zhì)保金賬務(wù)單獨(dú)掛賬管理。作為債權(quán)方應(yīng)該有相應(yīng)的.臺(tái)帳進(jìn)行跟蹤，或者系統(tǒng)跟蹤。人少可以讓一個(gè)人兼管，管理標(biāo)準(zhǔn)可以降低。
重要合同必須存檔，一般的直接附在憑證后面。檔案需要規(guī)范管理，檔案管理如果比較差，很多經(jīng)營(yíng)活動(dòng)沒(méi)辦法查清楚，沒(méi)有資料支撐。財(cái)務(wù)資料要經(jīng)常備份，避免因?yàn)橐恍┎豢煽沽Γ斐韶?cái)務(wù)資料缺失。曾經(jīng)有個(gè)案例，公司財(cái)務(wù)軟件是單機(jī)版，服務(wù)器壞了，數(shù)據(jù)沒(méi)有備份，結(jié)果好多年的憑證從頭再輸一遍，浪費(fèi)了很多時(shí)間。檔案用U盤(pán)或者刻錄光盤(pán)存檔一份，其他的電腦也存檔一份。
事務(wù)所常見(jiàn)的管理資料的方法，是采用激勵(lì)與獎(jiǎng)懲政策
某會(huì)計(jì)所，合同也作為底稿的一部分，歸檔了。專(zhuān)門(mén)的法務(wù)出的套用模板，申請(qǐng)也是在單位的OA上申請(qǐng)。OA提交(信息輸入)—>辦公室處理—>拿合同—>蓋章—>歸檔。由于在報(bào)告審核，也是通過(guò)OA，信息都會(huì)備存電子檔案，檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。由質(zhì)監(jiān)部簽字后，交檔案室復(fù)核簽字，歸檔。不歸檔，不給提成，所以相關(guān)人員都很積極。大家一致認(rèn)為，國(guó)企或者上市公司，憑證的歸檔和裝訂都很到位。
專(zhuān)門(mén)的人管專(zhuān)門(mén)的事，其實(shí)放在哪個(gè)部門(mén)是次要的，只需明確一個(gè)部門(mén)管理此事，重要的是管理流程。
公司做的就比較規(guī)范或者說(shuō)成熟
合同統(tǒng)一存檔于行政部。行政部門(mén)把這些合同掃描件電子化，給相關(guān)人員開(kāi)通查閱權(quán)限。公司有檔案管理制度，制度里要求資料統(tǒng)一歸口部門(mén)是行政，分紙質(zhì)和電子兩種方式，檔案有公司證件資質(zhì)、法律文件、對(duì)外信函、會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議合同、規(guī)章制度等，都是分類(lèi)別的，并建立臺(tái)賬，做好目錄和索引。
資料移交、資料借閱，都有相應(yīng)的時(shí)間限制。資料借閱需要OA，資料外借比普通借閱要加兩個(gè)審核人。索引就是檔案編號(hào)，年份-公司名稱(chēng)-部門(mén)名稱(chēng)-小類(lèi)-編號(hào)。可以全員查閱的檔案，放在OA公共資料庫(kù)里。借閱OA審批流程一般是：申請(qǐng)人—>部門(mén)負(fù)責(zé)人—>行政—>通知檔案管理員。
大型企業(yè)管理比較規(guī)范的，那么小企業(yè)?有沒(méi)有什么好辦法?
小企業(yè)的資料一式兩份，涉及到財(cái)務(wù)的資料原件財(cái)務(wù)留存。同時(shí)復(fù)印一份給相關(guān)部門(mén)，憑證附件也是用合同復(fù)印件。掃描電子檔，按日期月份歸檔。查閱原件或者外帶需要手續(xù)。網(wǎng)上找個(gè)合同管理軟件就可以用。小企業(yè)好在資料也少，所以理順一下就好了。
原件及電子檔統(tǒng)一管理、電子資料多備份、建立臺(tái)賬、完善借閱制度、專(zhuān)人管理等等這一系列成為了資料管理必不可少的必要流程和關(guān)鍵步驟。
企業(yè)清算后的會(huì)計(jì)檔案處理方法
原來(lái)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字(1998)第32號(hào)，1998年8月21日財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布)
第十三條 單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(2015年財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào))
第二十條 單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
單位分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的'會(huì)計(jì)檔案。
單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。
會(huì)計(jì)檔案的整理方法
給會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)及編碼。(1)會(huì)計(jì)檔案一般分為：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其它。(2)會(huì)計(jì)檔案編碼示例：①會(huì)計(jì)憑證 J1
②會(huì)計(jì)帳簿 J2③財(cái)務(wù)報(bào)告 J3④其它 J4
給會(huì)計(jì)檔案分年度。分類(lèi)后按年度分檔案。
確定會(huì)計(jì)檔案保管期限。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)要求，確定會(huì)計(jì)檔案的.保管期限。如附圖。①會(huì)計(jì)憑證 J1②會(huì)計(jì)帳簿 J2③財(cái)務(wù)報(bào)告 J3④其它 J4
排列會(huì)計(jì)檔案案卷。在一個(gè)類(lèi)別的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)，按年度、保管期限將檔案順序排列。
填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。(1)全宗號(hào)：檔案館指定的歸檔單位編號(hào)。這個(gè)看情況，許多單位不需要這個(gè)。(2)目錄號(hào)：目錄的編號(hào)。(3)案卷號(hào)：案卷的順序號(hào)，案卷內(nèi)唯一，不能重復(fù)。
制作會(huì)計(jì)檔案目錄。
目錄應(yīng)包含：序號(hào)、類(lèi)別、檔案標(biāo)題、起止時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)頁(yè)數(shù)、備注。
打印會(huì)計(jì)檔案目錄。
將目錄打印出來(lái)，一式三份。
會(huì)計(jì)檔案歸檔。
檔案整理完畢，裝入檔案盒，填寫(xiě)檔案盒封面和背脊。填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，移交單位檔案管理部門(mén)管理。
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