電子檔案的定義及其特點

　　電子信息的檔案化管理是把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨立出來，形成用應(yīng)用無關(guān)的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。下面是小編給大家整理的電子檔案的定義簡介，希望能幫到大家!

　　電子檔案的定義

　　電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。

　　電子檔案的要點

　　1、應(yīng)該構(gòu)建一個公共的，獨立與應(yīng)用的檔案管理信息化平臺，以支撐各類業(yè)務(wù)所涉及的，實體和虛擬的檔案信息化管理，從而實現(xiàn)“實體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。

　　2、電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實體檔案(照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件)，檔案化的電子信息(版式數(shù)據(jù)文件)，結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(從應(yīng)用中卸載，且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫文件)等。

　　3、具有保存價值的歷史記錄和作為法律依據(jù)的電子信息(表證單書)，必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息；是直接形成的歷史紀錄”，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現(xiàn)性。

　　4、將作為檔案管理的電子信息必須要經(jīng)過一個歸檔過程處理后才能稱之為電子檔案，否則，只能稱其為文件，這個過程主要是將每件電子信息，封裝成為以卷為單位的檔案基本單位，并且每個卷都有一個標準的元數(shù)據(jù)(電子封面)。

　　5、電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實現(xiàn)實體檔案的信息化管理，以及電子信息和實體檔案的關(guān)聯(lián)管理。

　　電子檔案的特點

　　電子檔案優(yōu)勢

　　1、信息的非人工識讀性；

　　2、信息存儲的高密度性；

　　3、信息與載體之間的可分離性；

　　4、多種信息媒體的繼承性；

　　5、系統(tǒng)依賴性。

　　電子文件分類

　　1、文本文件；

　　2、命令文件；

　　3、圖像文件；

　　4、數(shù)據(jù)文件。

　　電子檔案管理信息化平臺

　　檔案管理信息化平臺的目標是：實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。

　　紙質(zhì)檔案的信息化管理是：以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進行管理。

　　電子信息的檔案化管理是：把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應(yīng)用系統(tǒng)中獨立出來，形成用應(yīng)用無關(guān)的，不可抵賴的，能夠直接閱讀的帶樣式的文檔。

　　為電子檔案管理搭建一個公共支撐環(huán)境，為各類檔案提供統(tǒng)一的采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)的平臺，主要實現(xiàn)以下功能：

　　統(tǒng)一電子檔案入口。

　　能夠以影像技術(shù)、條形碼技術(shù)、版式電子數(shù)據(jù)文件等技術(shù)為支撐，實現(xiàn)對不同介質(zhì)、不同類別的檔案進行標準化封裝處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的入口文件，形成電子檔案的最小粒度“件”，以統(tǒng)一的格式進行存儲，并保證電子檔案的不可抵賴性和可追溯性。

　　對采集的電子資料“件”進行統(tǒng)一管理。

　　根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采用流程化方式對電子資料實施統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理。主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復等覆蓋案卷整個生命周期的各環(huán)節(jié)管理。并能夠?qū)崿F(xiàn)對流程各個環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)痕跡進行記錄查詢等操作。

　　系統(tǒng)應(yīng)提供對檔案流程的管理。

　　使用產(chǎn)品化的流程管理工具，實現(xiàn)流程的可維護性。用戶可自行定制工作流環(huán)節(jié)、路徑，滿足流程變化時，操作人員能夠自行通過平臺新增或修改流程，并能夠根據(jù)業(yè)務(wù)需要，為每個環(huán)節(jié)設(shè)置分配不同的業(yè)務(wù)角色。同時滿足各類業(yè)務(wù)檔案管理流程不同的需要。

　　支持新的業(yè)務(wù)加載。

　　先期以搭建統(tǒng)一的電子檔案管理平臺為主，并在其上加載較規(guī)范的檔案管理業(yè)務(wù)(如公文檔案)，實現(xiàn)所有的操作人員能夠在同一個平臺上，對不同類別的檔案進行管理。該平臺應(yīng)支持新類別檔案的業(yè)務(wù)加載，使業(yè)務(wù)人員能夠僅使用平臺提供的工具，就可以實現(xiàn)其它業(yè)務(wù)電子檔案(如人事檔案、財務(wù)檔案等)的添加及修改。

　　實現(xiàn)電子檔案的可靠性、安全性管理。

　　一方面應(yīng)用支撐環(huán)境能夠通過數(shù)字證書、電子印章等先進技術(shù)保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值。另一方面要有安全機制保證電子檔案封裝、傳輸過程、整理、歸檔過程、保管和利用過程中的信息安全。要實現(xiàn)對電子檔案安全級別的劃分和標志，并根據(jù)不同的級別和權(quán)限進行訪問控制。

　　實現(xiàn)權(quán)限的靈活、方便管理。

　　系統(tǒng)能夠采用CA和數(shù)據(jù)加密技術(shù)實現(xiàn)用戶對數(shù)據(jù)訪問的身份控制。權(quán)限體系能夠適應(yīng)稅務(wù)系統(tǒng)不同的組織機構(gòu)設(shè)置、適應(yīng)不同的管理模式。能夠?qū)崿F(xiàn)權(quán)限的分級管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時發(fā)放等。

　　電子文件作為一種數(shù)字化的信息記錄形式，具有區(qū)別于紙質(zhì)檔案的明顯特征。具體表現(xiàn)為：

　　1.可復制性。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，檔案就是原件。而電子檔案則是對傳統(tǒng)檔案觀念的挑戰(zhàn)，其可不斷的復制性，是電子檔案區(qū)別于紙質(zhì)檔案最重要的特征之一。它可以從一個載體復制到另一載體，可以從這臺計算機傳輸?shù)搅硪慌_計算機，不再具有原先意義上的、有物理邊界的原件。

　　2.操作方便。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。

　　3.對計算機系統(tǒng)的依賴性。電子檔案的生成是在計算機系統(tǒng)的支持下完成的，所以如果離開了計算機，電子檔案既看不見也摸不著。

　　4.實現(xiàn)資源共享。在計算機環(huán)境中，文件的形式特征發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多方位的組合，不需要像紙質(zhì)文件那樣對其進行分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。通過計算機系統(tǒng)，一份檔案可以同時在不同的地方被多人使用，突破了紙質(zhì)檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價值。

　　5.方便快捷。一份紙質(zhì)檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質(zhì)檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。

　　6.節(jié)約存儲空間。無限增長的紙質(zhì)文件與有限的存儲空間之間本身就是一對矛盾，而電子檔案占據(jù)的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾。電子檔案幾乎無重量和體積可言，相比之下紙質(zhì)文件就顯得笨重了。

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