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Word辦公軟件應(yīng)用技巧
我們?cè)谑褂棉k公軟件進(jìn)行文檔的編輯時(shí)，基本都需要用到文字處理辦公軟件。微軟公司推出的Word辦公軟件，目前來(lái)說(shuō)是我們?cè)谌粘＾k公中最常見(jiàn)的一款文字處理軟件。下面是小編為大家?guī)?lái)的Word辦公軟件應(yīng)用技巧，歡迎閱讀。
1修復(fù)文件
相信很多小伙伴們都遇到過(guò)這么個(gè)尷尬事，我們?cè)谶M(jìn)行文檔的處理的時(shí)候，突然停電了!抓狂對(duì)，就是讓人抓狂的停電!現(xiàn)在可是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代啊，沒(méi)電怎么活?最重要的是自己辛辛苦苦碼了半天的文件還沒(méi)有保存!沒(méi)保存啊!沒(méi)保存! 以及文件找到卻無(wú)法打開(kāi)的情況。還有什么能比這更痛苦的呢?
今天你看到這篇文章算你走運(yùn)了，來(lái)來(lái)來(lái)，看我們有緣送你本秘籍。
微軟早已經(jīng)在Word中設(shè)計(jì)了一個(gè)修復(fù)程序，只不過(guò)它比較隱蔽，你沒(méi)有注意罷了。巧妙地使用它，能夠把你的工作成果恢復(fù)過(guò)來(lái)。
請(qǐng)點(diǎn)擊“文件”——“打開(kāi)”，在打開(kāi)文件對(duì)話框中的文件類(lèi)型下拉框中，選擇“從任意文件中恢復(fù)文本”項(xiàng)(請(qǐng)將鼠標(biāo)向下拖動(dòng)，否則無(wú)法看到這個(gè)項(xiàng)目)，再點(diǎn)擊原先打不開(kāi)的文件，耐心等待一會(huì)兒，凡是能夠被恢復(fù)的文本，都會(huì)出現(xiàn)在Word窗口中，這時(shí)候就麻煩你按一下存盤(pán)圖標(biāo)吧!
2一次保存多個(gè)文件
很多小伙伴可能知道在WPS文字/Office中，有一個(gè)“保存所有文件”命令，這個(gè)命令非常有用，只要執(zhí)行該命令，即相當(dāng)于將所有的文件進(jìn)行存盤(pán)操作，免去了一個(gè)文件窗口一個(gè)文件窗口切換：存盤(pán)之苦。(>^ω^<)喵(>^ω^<)喵
但是你未必知道，其實(shí)呢，我們也可以在Word中一次保存多個(gè)文件：只要在要保存文件前，按住Shift鍵然后鼠標(biāo)點(diǎn)擊“文件”，就可以發(fā)現(xiàn)，原來(lái)的“保存”命令已經(jīng)變成了“全部保存”命令了。此時(shí)單擊這個(gè)命令，相當(dāng)于WPS文字中的“保存所有文件”命令，即一次性將所有打開(kāi)的文件進(jìn)行存盤(pán)。
隱藏的很深是吧，真不懂這么設(shè)計(jì)的邏輯是什么。
3快速提取圖片文件
其實(shí)，我們利用Word辦公軟件，還可以非常方便地制作出圖文并茂的作品，不過(guò)有時(shí)往往出于特殊需要(如出版：發(fā)行等)，要求把其中內(nèi)嵌的圖片還原出來(lái)。
這時(shí)，我們固然可以使用Word打開(kāi)該文件，然后選中相應(yīng)圖像后復(fù)制，再啟動(dòng)畫(huà)圖程序進(jìn)行粘貼，最后存盤(pán)。這對(duì)于僅含有一個(gè)兩個(gè)圖片的文件尚可， 如果你的文檔中已經(jīng)內(nèi)置了圖片文件而且比較多，那么一個(gè)一個(gè)地拷貝：粘貼，相對(duì)來(lái)說(shuō)比較麻煩。其實(shí)，只要我們單擊“文件”——“另存為Web頁(yè)”命令，Word就會(huì)自動(dòng)地把其中內(nèi)置的圖片以 “image001.jpg”：“image002.jpg”：“image003.jpg”：“image004.jpg”等文件，存放在以另存后的 WEB頁(yè)為文件名加上“.files”的文件夾下(與在IE中保存的網(wǎng)頁(yè)一樣)，非常方便。( ˊˋ )*
4快速插入當(dāng)前日期或時(shí)間
有時(shí)寫(xiě)完一篇文章，覺(jué)得有必要在文章的末尾插入系統(tǒng)的當(dāng)前日期或時(shí)間，一般人是通過(guò)選擇菜單來(lái)實(shí)現(xiàn)的。其實(shí)我們可以按Alt+Shift+D鍵來(lái)插入系統(tǒng)日期，而按下Alt+Shift+T組合鍵則插入系統(tǒng)當(dāng)前時(shí)間，很快!d=====(￣▽?zhuān)?)b
也許你已經(jīng)知道了現(xiàn)在很多輸入法其實(shí)也是支持快速輸入時(shí)間的比如Windows10系統(tǒng)自帶的中文輸入法：在中文狀態(tài)下輸入"時(shí)間"的拼音首字母縮寫(xiě)“SJ”你就會(huì)看到時(shí)間出來(lái)了。
輸入日期的原理也是一樣的如圖：
5Word的兩種水印
1)文字水印
插入文字水印的步驟：?jiǎn)螕簟案袷健辈藛蔚摹氨尘啊弊硬藛沃械摹八 泵�，可以插入不同顏色：樣式：大小：方向和字體的水印，還可以根據(jù)需要選擇或輸入要作為水印的文字。
編輯文字水印的方法：?jiǎn)螕簟耙晥D”，選中“頁(yè)眉和頁(yè)腳”(出現(xiàn)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄)，把鼠標(biāo)移到文字水印處單擊，再單擊“藝術(shù)字”工具欄，可以設(shè)置藝術(shù)字格式：藝術(shù)字形狀：對(duì)藝術(shù)字作方位旋轉(zhuǎn)：進(jìn)行繞排等編輯操作，選中水印文字，單擊右鍵，選擇“設(shè)置藝術(shù)字格式——版式”，選擇“襯于文字下方”，滿意后，打開(kāi)“視圖”菜單，取消對(duì)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”的選中(即去掉該項(xiàng)目前面的鉤)。
2)圖片水印
單擊“插入——圖片”，視圖片的來(lái)源選“剪貼圖”或“來(lái)自文件”，選定圖片后向文檔中插入圖片。在圖片插入處單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)“圖片工具欄”(如果沒(méi)有，請(qǐng)依次打開(kāi)“視圖——工具欄——圖片”)。在“圖片工具欄”要進(jìn)行的幾個(gè)關(guān)鍵編輯操作是：“文字繞排”選“襯于文字下方”，“圖像控制”選“水印”。
此外，還可以對(duì)圖片亮度：對(duì)比度：尺寸等進(jìn)行設(shè)置，滿意后在文檔其它處單擊即退出水印編輯，一幅圖片水印就制作好了。
6快速輸入并注音生僻字
在日常的文字錄入和編輯過(guò)程中，有些時(shí)候可能會(huì)出現(xiàn)生僻字，如何能夠?qū)⒉皇煜さ臐h字迅速輸入到當(dāng)前文檔中成為困擾很多人的難題。其實(shí)現(xiàn)在很多輸入法當(dāng)中都內(nèi)置了手寫(xiě)板的功能，可以將一些生僻字直接通過(guò)手寫(xiě)輸入的方式進(jìn)行錄入。這里我們就來(lái)介紹下Windows10下如何在Word快速輸入并注音生僻字。
1)首先打開(kāi)Windows10觸摸鍵盤(pán)：在任務(wù)欄上點(diǎn)擊一下右鍵再點(diǎn)“顯示觸摸鍵盤(pán)按鈕(Y)”。
2)在任務(wù)欄上就出來(lái)一個(gè)觸摸鍵盤(pán)的圖標(biāo)，點(diǎn)擊一下它。
3)在出來(lái)的屏幕鍵盤(pán)上點(diǎn)擊簡(jiǎn)體鍵盤(pán)。
4)點(diǎn)擊一張紙和一支筆的那個(gè)圖標(biāo)。
5)在這個(gè)界面如果筆記本電腦有觸屏的功能的話，直接使用手寫(xiě)就可以了。如果沒(méi)有可以使用鼠標(biāo)在上面畫(huà)寫(xiě)。寫(xiě)好以后點(diǎn)擊插入到你想要的地方去。
為了幫助用戶快速的去了解當(dāng)前漢字的讀音，Word中內(nèi)置了拼音指南的功能。選中所要添加拼音的漢字，在開(kāi)始選項(xiàng)卡的字體選項(xiàng)組中，直接單擊拼音指南按鈕，在隨機(jī)打開(kāi)的對(duì)話框中單擊確定按鈕，即可將拼音添加到當(dāng)前所選的漢字上。
這樣不僅可以完成漢字的輸入，而且也可以非常容易的了解漢字的準(zhǔn)確讀音。
7給Word文件減肥
現(xiàn)在，我們的個(gè)人電腦上是Microsoft Windows的天下，軟件也越做越大，連一些文字資料的文件也不例外。如我們?cè)赪ord中打一點(diǎn)兒字，動(dòng)不動(dòng)就幾十k字節(jié)，文件一多，給我們交流、使用都帶來(lái)了不便(尤其是上網(wǎng)發(fā)附件)。
其實(shí)，只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會(huì)重新將信息進(jìn)行整理存盤(pán)，這樣會(huì)使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話，可以打開(kāi)Word，單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“保存”選項(xiàng)卡，在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項(xiàng)，以后Word就會(huì)在每次保存文件時(shí)，自動(dòng)進(jìn)行信息整理并存盤(pán)，實(shí)現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。
另外，如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù)， 則在選中“嵌入TrueType字體”后，還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，否則Word會(huì)把所用到的TrueType字體一同“打包”，使得文件增大。
8巧用“替換”功能，刪除Word文檔多余的空行
有時(shí)候需要?jiǎng)h除Word文檔中有許多空行(如從網(wǎng)站查找到復(fù)制過(guò)來(lái)的純文本形式的法規(guī)文件)，一行一行的刪除費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這時(shí)我們可用"替換"功能來(lái)輕松解決(在WPS中刪除空是很方便的)，方法如下。
打開(kāi)"編輯--替換"，把光標(biāo)定位在"查找內(nèi)容"輸入框中，單擊"高級(jí)"按鈕，選擇"特殊字符"中的"段落標(biāo)記(P)"兩次，在輸入框中會(huì)顯示"^P^P"，然后在"替換為"輸入框中用上面的方法插入一個(gè)"段落標(biāo)記(P)"(一個(gè)"^P")，再按下"全部替換"按鈕。
這樣多余的空行就會(huì)被刪除，如果發(fā)現(xiàn)還有一些去不掉，可再重復(fù)一下就可以了，如果是在處理復(fù)制網(wǎng)頁(yè)文章時(shí)還會(huì)出現(xiàn)段落標(biāo)記后有一些空格，那你就試一下在查找中的"^P"加個(gè)空格，再加上"^P"，替換為"^P"，那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的空行太多使得行數(shù)居高不下問(wèn)題就自然解決了。
此時(shí)如果上面的方法去不了空行，那你需要細(xì)心看一下?lián)Q行段落標(biāo)記，是自動(dòng)換行(頁(yè)面行末顯示的符號(hào)是"?")，還是手動(dòng)換行(頁(yè)面行末顯示的符號(hào)是"↓")，前面去空行的是自動(dòng)換行符。
對(duì)文件中手動(dòng)換行符("Shift+回車(chē)")形成的空行，在替換時(shí)需要選擇"特殊字符"中的"手動(dòng)換行符(L)"兩次，即用"^l^l"替換成"^l"，空行便可去除�？傊锰鎿Q的方法來(lái)刪除空行時(shí)，要靈活對(duì)待查找的內(nèi)容，不然可換不了啊。
9合并Word文件
我們?cè)谑褂肳ord制作文檔時(shí)，經(jīng)常要與別人合作，一般情況下，我們都是把別人的文件拷貝過(guò)來(lái)打印，這雖然方便，不過(guò)不利于文件的管理。試著單擊“插入” 菜單下的“文件”命令，在彈出的窗口中選擇“Word文件”，再找到同事的文件，點(diǎn)擊“插入”鈕，同事的文件已經(jīng)歷歷在目了，而且圖片：表格：字體：字號(hào)：格式都絲毫沒(méi)有任何變化。
10更改文件默認(rèn)存盤(pán)格式
在Word默認(rèn)情況下，我們都將文件存為Word的DOC格式。不過(guò)，有時(shí)候我們出于特殊的需要，如投稿時(shí)需要TXT格式：多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便，只要單擊“文件”——“另存為”命令，然后在保存對(duì)話框中選擇欲保存的類(lèi)型再點(diǎn)擊“保存”鈕就行了。不過(guò)， 每次這樣做未免有些麻煩。
其實(shí)，只要我們單擊“工具”——“選項(xiàng)”，打開(kāi)設(shè)置窗口，點(diǎn)擊“保存”標(biāo)簽，在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改為自己想要的格式，以后每次存盤(pán)時(shí)，Word就會(huì)自動(dòng)將文件存為你所預(yù)先設(shè)定的格式了。
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