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控制采購(gòu)成本的方法
企業(yè)采購(gòu)作為一家企業(yè)成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)效益產(chǎn)生直接的影響。如何高效地進(jìn)行采購(gòu)管理?控制采購(gòu)成本的方法有哪些，我們一起來(lái)看看。
1.采購(gòu)計(jì)劃：
采購(gòu)成本最大的浪費(fèi)在于缺乏準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃。因?yàn)橛?jì)劃不準(zhǔn)確導(dǎo)致原材料的大量積壓或者停工待料的現(xiàn)象比比皆是。8thManage的采購(gòu)管理系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，以便在合適的時(shí)間、用合適的資金采購(gòu)合適的物料。
2.供應(yīng)商管理：
選擇合適的供應(yīng)商是采購(gòu)管理的重要工作，供應(yīng)商的好壞直接決定企業(yè)的采購(gòu)工作是否有效、采購(gòu)成本能否得到控制。系統(tǒng)可以幫助企業(yè)加強(qiáng)供應(yīng)商的準(zhǔn)入控制和供應(yīng)商資質(zhì)的審批，能夠建立完整的供應(yīng)商檔案和完備的價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠根據(jù)供應(yīng)商歷史表現(xiàn)(價(jià)格、交期、質(zhì)量等)幫助企業(yè)綜合評(píng)估、選擇與淘汰供應(yīng)商。
3.采購(gòu)價(jià)格管理：
每一個(gè)企業(yè)都會(huì)有嚴(yán)格的采購(gòu)價(jià)格規(guī)定，但是能否有效遵守是難點(diǎn)。系統(tǒng)能夠預(yù)配置企業(yè)采購(gòu)價(jià)格政策，并在此基礎(chǔ)上提供包括供應(yīng)商比價(jià)、采購(gòu)最高限價(jià)、采購(gòu)按質(zhì)論價(jià)在內(nèi)的多種價(jià)格控制手段，以幫助企業(yè)降低采購(gòu)成本;系統(tǒng)能夠記錄采購(gòu)人員詢價(jià)的全過(guò)程，使得每一次采購(gòu)都能夠有據(jù)可查。
實(shí)際上，這完全構(gòu)成了一套按需采購(gòu)的方法。采購(gòu)成本一般來(lái)說(shuō)包括實(shí)際采購(gòu)原料成本、原料運(yùn)輸費(fèi)用成本、原料存貨存儲(chǔ)成本、原料采購(gòu)相關(guān)人工費(fèi)用。這些都是事后發(fā)生的結(jié)果，難以為企業(yè)找到改進(jìn)的鑰匙。企業(yè)要看成本更要從為什么要采購(gòu)、采購(gòu)多少、采購(gòu)時(shí)點(diǎn)、向誰(shuí)采購(gòu)、如何采購(gòu)以及以多少價(jià)格來(lái)采購(gòu)。成本殺手一定要從這些問題上著手，尋找降低成本、提高供應(yīng)鏈效率的手段。這一切，如今，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者而言，在ERP的平臺(tái)上進(jìn)行規(guī)范和控制就可以完全達(dá)到采購(gòu)的良好管理效果了。
延伸閱讀：如何通過(guò)采購(gòu)管理提升企業(yè)利潤(rùn)
從優(yōu)化采購(gòu)決策平臺(tái)的過(guò)程可以看出，采購(gòu)管理系統(tǒng)是關(guān)系到企業(yè)戰(zhàn)略的核心業(yè)務(wù)，通過(guò)對(duì)采購(gòu)過(guò)程的戰(zhàn)略規(guī)劃，通過(guò)科學(xué)的方法論基礎(chǔ)以及量化的分析，企業(yè)不僅可以重新樹立降低TCO和提升贏利能力的信心，還可以尋找到更好的采購(gòu)戰(zhàn)略和合作伙伴一起優(yōu)化供應(yīng)鏈管理，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
改進(jìn)你的采購(gòu)管控。再好的戰(zhàn)略都需要周密的計(jì)劃和執(zhí)行。從戰(zhàn)略到流程、再到組織結(jié)構(gòu)、最終是信息化的手段，對(duì)采購(gòu)的管理和控制其實(shí)是一件復(fù)雜的事情。因?yàn)楣芸夭少?gòu)涉及的范圍十分廣闊，涉及的形式多種多樣，控制什么，如何控制，如何評(píng)估控制的結(jié)果?這些問題提高了管控的難度，僅僅考察結(jié)果沒有太大的意義。因此，采購(gòu)的組織和人員，對(duì)于采購(gòu)的績(jī)效考核，采購(gòu)流程的精心設(shè)計(jì)都是保證有效管控的重要手段。此三者密不可分：采購(gòu)戰(zhàn)略確定了一個(gè)企業(yè)合理的集分權(quán)采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)，根據(jù)采購(gòu)組織及管控模式確定適宜的采購(gòu)崗位，制定清楚明確的崗位說(shuō)明書和采購(gòu)職責(zé)描述，依據(jù)公司戰(zhàn)略和目標(biāo)設(shè)立采購(gòu)組織和個(gè)人的考核指標(biāo)體系，對(duì)如何獲取和保持技能制定戰(zhàn)略計(jì)劃并付諸行動(dòng)。首先，采購(gòu)的主體是人，所以對(duì)采購(gòu)人員的管理十分重要。僅僅砍價(jià)能戰(zhàn)略和目標(biāo)設(shè)立采購(gòu)組織和個(gè)人的考核指標(biāo)體系，對(duì)如何獲取和保持技能制定戰(zhàn)略計(jì)劃并付諸行動(dòng)。
首先，采購(gòu)的主體是人，所以對(duì)采購(gòu)人員的管理十分重要。僅僅砍價(jià)能力強(qiáng)的采購(gòu)人員不一定是合格的采購(gòu)人員。為了幫助采購(gòu)人員更深入地了解TCO的概和以TCO為核心的采購(gòu)戰(zhàn)略，采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)?shù)玫奖匾呐嘤?xùn)。從人員招聘、崗位培訓(xùn)到采購(gòu)文化的管理都必不可少，專業(yè)化的采購(gòu)人員建設(shè)，也應(yīng)當(dāng)納入公司人力資源建設(shè)中來(lái)，并堅(jiān)持成為一項(xiàng)重要的組成部分。
當(dāng)然，績(jī)效考核對(duì)于采購(gòu)人員完成既定目標(biāo)至關(guān)重要，需要詳細(xì)的關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)(KPI)，這些指標(biāo)應(yīng)當(dāng)盡量標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)量化，通過(guò)這些項(xiàng)目的推行就可以對(duì)采購(gòu)進(jìn)行全面的評(píng)估。 以供應(yīng)存貨、物料中斷和損耗為例，這兩個(gè)重要的KPI在某種程度上有一些矛盾，但是實(shí)際上是從兩個(gè)方面要求采購(gòu)滿足生產(chǎn)的需求。前者的目標(biāo)在于保證公司的庫(kù)存成本在大部分情況下保持在一個(gè)合理的水平，不要成為企業(yè)的負(fù)擔(dān);后者則要求庫(kù)存降低卻不能影響生產(chǎn)，不能由于物料的缺少導(dǎo)致停產(chǎn)。對(duì)前者的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)是物料供應(yīng)鏈周期天數(shù)的減少，對(duì)后者的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)是因采購(gòu)造成的停產(chǎn)是零。
同樣的KPI還包括供應(yīng)商的可靠性、每個(gè)物料類別的供應(yīng)商數(shù)量、每個(gè)供應(yīng)商類別的供應(yīng)商數(shù)量(戰(zhàn)略級(jí)供應(yīng)商、一般級(jí)供應(yīng)商等等)。這些KPI如同銷售人員被要求除了考核銷量還要考核客戶滿意度、利潤(rùn)等等，采購(gòu)人員除了要求能砍價(jià)還要保證TCO最小化。這些具體的KPI是可以量化并最終決定采購(gòu)人員是得到獎(jiǎng)勵(lì)還是懲罰，這種明確的目標(biāo)也保證了對(duì)采購(gòu)人員工作的指導(dǎo)。 為了保證員工知道在什么時(shí)候會(huì)得到何種激勵(lì)及懲罰，還需要更加詳細(xì)的《采購(gòu)手冊(cè)》用于規(guī)范采購(gòu)行為和施行采購(gòu)管控。
永遠(yuǎn)的變革和改進(jìn)對(duì)采購(gòu)的改進(jìn)不會(huì)輕易結(jié)束。沃爾瑪?shù)膭?chuàng)始人沃爾頓非常重視成本控制。很多時(shí)候供應(yīng)商的確已經(jīng)到了降低供貨價(jià)格的極限，沃爾頓通過(guò)分析，發(fā)現(xiàn)供貨商把商品送貨上門的物流成本很高，仔細(xì)核算以后決定成立自己的物流部門，直接到供貨商倉(cāng)庫(kù)提貨，又把自身的成本降低了一大截。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，表面看來(lái)已經(jīng)沒有改善空間的采購(gòu)方面，其實(shí)是可以做到進(jìn)一步壓縮和控制的。
分析、改進(jìn)、運(yùn)行、評(píng)估、再改進(jìn)，企業(yè)的轉(zhuǎn)變是個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，其間很多因素都會(huì)變化。但讓企業(yè)變得更加強(qiáng)大這個(gè)目標(biāo)不會(huì)變化，從采購(gòu)這個(gè)環(huán)節(jié)做起，企業(yè)一定會(huì)發(fā)現(xiàn)，原來(lái)價(jià)值鏈還可以這樣逐步改善。
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