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什么是秘書
導(dǎo)語(yǔ)：秘書經(jīng)常需要與辦公室的其他人員進(jìn)行溝通或是交流，因此需要有很強(qiáng)的文字和口頭表達(dá)能力，如果會(huì)一門外語(yǔ)，則會(huì)獲得更多參與培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，如果各方面表現(xiàn)優(yōu)秀，尤其具備較強(qiáng)的組織管理、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)能力，則有機(jī)會(huì)晉升為行政經(jīng)理。
什么是秘書
《辭海》：秘書即領(lǐng)導(dǎo)的助手。
《英漢詞典》：秘書緣于拉丁文secretarius，意即“可靠的職員”。
《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》：秘書是掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。
1998年5月，國(guó)家勞動(dòng)部(現(xiàn)勞動(dòng)和社會(huì)保障部)在其新頒布的《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財(cái)務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。目前我國(guó)秘書從業(yè)人員約達(dá)2300萬人。
秘書節(jié)的由來
1952年春天，兩位美國(guó)的資深秘書共同向美國(guó)商業(yè)部部長(zhǎng)提出創(chuàng)立秘書周的計(jì)劃，其主要宗旨是肯定秘書人員的工作技能、忠誠(chéng)及工作效率以及給予政府及各企業(yè)的貢獻(xiàn)，并且通過有效的宣傳，引起人們重視秘書工作者在工作中發(fā)揮無限潛能。經(jīng)過兩人在華盛頓各界友人的協(xié)助，這個(gè)夢(mèng)想終于在同年達(dá)成。
美國(guó)商業(yè)部長(zhǎng)宣布，1952年的6月1日至7日為美國(guó)第一個(gè)秘書周，6月4日為秘書日。到了1955年，美國(guó)的秘書協(xié)會(huì)將秘書周改為四月份的最后一個(gè)星期，而這周的星期三為秘書日，并一直沿用至今。
1981年美國(guó)秘書協(xié)會(huì)更名為“國(guó)際專業(yè)秘書協(xié)會(huì)”又于1998年更名為“國(guó)際專業(yè)行政人員協(xié)會(huì)”，簡(jiǎn)稱IAAP。
三種秘書職業(yè)資格證書
在中國(guó)，有三種國(guó)家承認(rèn)的秘書職業(yè)資格證書，它們分別是由勞動(dòng)和社會(huì)保障部推出的全國(guó)秘書證書，它是在國(guó)內(nèi)從事秘書職業(yè)的資格準(zhǔn)入證明;由英國(guó)劍橋大學(xué)考試委員會(huì)和教育部考試中心中英中心推出的劍橋秘書證書，獲得此證書之后，學(xué)生可以選擇就業(yè)或繼續(xù)深造;還有英國(guó)倫敦工商會(huì)考試局推出的LCCIEB秘書證書，這是國(guó)際認(rèn)可的職業(yè)資格證書，獲得學(xué)員可繼續(xù)進(jìn)修專業(yè)資格文憑或到國(guó)外大學(xué)進(jìn)一步深造，世界上許多大學(xué)都承認(rèn)LCCIEB的證書為入學(xué)條件之一。
目前，這三種秘書職業(yè)證都分初、中、高三個(gè)級(jí)別。
我國(guó)外企秘書的劃分
一般來說，初級(jí)秘書應(yīng)包括公司前臺(tái)接待、電話接線生、部門事務(wù)助理等，他們的職責(zé)一般比較單一，事件技術(shù)含量較低，薪金相對(duì)低一些。
中級(jí)秘書包括部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經(jīng)理秘書，他們的權(quán)力和責(zé)任相對(duì)大一些，外語(yǔ)水平和計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較高，能用英文寫一般信函、起草報(bào)告和準(zhǔn)備會(huì)議等。具有很好的協(xié)調(diào)能力，薪水自然也高一些。這些人的年齡一般在25～35歲左右，他們不輕易跳槽，更關(guān)心發(fā)展機(jī)會(huì)。
高級(jí)秘書則包括跨國(guó)公司首腦秘書、董事會(huì)秘書、地區(qū)總裁秘書等。這是處于高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層的要職，他們的領(lǐng)導(dǎo)能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉，因此年齡偏大，35～45歲，能起草重要的合同文本、懂法律、稅務(wù)知識(shí)，有應(yīng)急處理能力。這是秘書職位的頂點(diǎn)，到此時(shí)才能真正領(lǐng)悟秘書工作的全部?jī)?nèi)涵，而具備這些條件的女性鳳毛麟角。
八成秘書需補(bǔ)課
有調(diào)查顯示，目前在我國(guó)年?duì)I業(yè)額5000萬元以上的企業(yè)中，約有80%的企業(yè)總裁秘書早期所受的專業(yè)教育都是中文、外語(yǔ)等，缺乏從公司的戰(zhàn)略高度整合商務(wù)管理問題的理論基礎(chǔ)和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。
具有一定素質(zhì)的秘書助理人員應(yīng)該是具備優(yōu)秀商務(wù)人員素質(zhì)的行業(yè)精英，懂得國(guó)際商務(wù)禮儀、人際關(guān)系與溝通技巧、壓力管理、財(cái)務(wù)的精算與操作等。而企業(yè)高級(jí)秘書或助理人員，應(yīng)該十分了解秘書與企業(yè)戰(zhàn)略的關(guān)系，知道如何有效地處理商務(wù)事件，協(xié)助總裁完成上下級(jí)的溝通，并在任何場(chǎng)合下保持良好的心態(tài)、優(yōu)雅的風(fēng)度、冷靜的頭腦。
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