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Word的替換和轉(zhuǎn)換的組合應(yīng)用
本文介紹如何巧妙利用Word的替換和轉(zhuǎn)換的組合應(yīng)用，高效完成人員登記表、產(chǎn)品參數(shù)表等含有大量相同格式表格并需要快速匯總表格數(shù)據(jù)的工作。
最近接到的一項(xiàng)收集公司所有技術(shù)人員資料的工作就有這樣的要求。事先需要把用Word制作好的技術(shù)人員登記表文件分發(fā)給大家，請(qǐng)大家分別填寫好后再匯總給我。我則需要把回收的上百?gòu)埍砀裎臋n合并匯總成技術(shù)人員資料匯總表。該如何把這么多相同格式的word表格按每個(gè)表格一行記錄的方式匯總生成匯總表呢？下面就以匯總技術(shù)人員登記表為例介紹一下在Word 2007中的操作方法。
匯集表格文件
回收的技術(shù)人員登記表都是一個(gè)文件一張表的情況，也就是說(shuō)上百人就得有上百個(gè)表格文檔。我們得先把所有表格匯集到同一文件中才好匯總，這可以通過(guò)Word的插入文件功能實(shí)現(xiàn)。
先把所有表格文件集中保存在同一文件夾中，例：D:技術(shù)人員。打開(kāi)Word2007新建一個(gè)文檔，切換到“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文字”區(qū)域的“對(duì)象”選擇“文件中的文字”。在“插入文件”窗口中打開(kāi)“D:技術(shù)人員”文件夾，按Ctrl+A鍵選中所有的技術(shù)人員登記表文件，單擊“插入”按鈕，即可把所有文件中的表格都匯集到當(dāng)前文檔中。
消除分段
由于后面的匯總操作需要以段落標(biāo)記來(lái)區(qū)分各單元格數(shù)據(jù)，因此需要先通過(guò)替換消除表格內(nèi)外的所有分段，以免在后面操作中出現(xiàn)偏差。
切換到“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，單擊“編輯”區(qū)域的“替換”打開(kāi)“查找和替換”窗口。把光標(biāo)定位到“查找內(nèi)容”輸入框中，單擊“更多”按鈕展開(kāi)高級(jí)選項(xiàng)，再單擊“特殊字符”按鈕選擇“段落標(biāo)記”輸入查找內(nèi)容^p。替換為則輸入@@，單擊“全部替換”按鈕，把所有段落標(biāo)記替換成@@�，F(xiàn)在文檔中的所有分段已經(jīng)消失。
在此，只替換成@@而不刪除是為了在進(jìn)行匯總以后還可以通過(guò)替換恢復(fù)單元格中的分段。此外，替換用的@@也可以換成其他文字內(nèi)容，但要確保這文字在所有表格中都不會(huì)出現(xiàn)，這樣后面恢復(fù)分段時(shí)才不會(huì)出錯(cuò)。轉(zhuǎn)換成文本
Word 2007雖然有提供表格轉(zhuǎn)文本功能，但它一次只能對(duì)一個(gè)表格進(jìn)行轉(zhuǎn)換。像這樣需要把上百?gòu)埍砀袢哭D(zhuǎn)換成文本，直接用表格轉(zhuǎn)文本非累死不可。解決的方法其實(shí)很簡(jiǎn)單，只要先把所有表格和文字轉(zhuǎn)換成一個(gè)嵌套表格，就可以一起轉(zhuǎn)換成文本了。
先按Ctrl+A鍵全選所有文字和表格，單擊“插入”選項(xiàng)卡的“表格”選擇“文本轉(zhuǎn)換成表格”。在“將文本轉(zhuǎn)換成表格”窗口中“文字分隔位置”下選中“段落標(biāo)記”單選項(xiàng)，確定完成轉(zhuǎn)換。馬上切換到“表格選項(xiàng)”的“布局”選項(xiàng)卡，單擊“數(shù)據(jù)”區(qū)域的“轉(zhuǎn)換為文本”，在“將表格轉(zhuǎn)換成文本”窗口中選中“段落標(biāo)記”單選項(xiàng)和“轉(zhuǎn)換嵌套表格”復(fù)選項(xiàng)，確定完成轉(zhuǎn)換�，F(xiàn)在可以看到表格中每一單元格的數(shù)據(jù)都獨(dú)占了一行，空單元格也會(huì)占一行，還有表格外的內(nèi)容也獨(dú)占了一行。由于各單元格數(shù)據(jù)的對(duì)齊方式不同，轉(zhuǎn)換后文本有的在中間有的在左邊，這不影響后面操作。
生成匯總表格
匯總操作需要很大的頁(yè)面寬度來(lái)顯示，因此得先單擊“頁(yè)面布局”選項(xiàng)卡下的“紙張大小”選擇“其他頁(yè)面大小”，在“頁(yè)面設(shè)置”窗口中設(shè)置寬度為最大值55.87厘米。若提示超出打印區(qū)域時(shí)請(qǐng)單擊“忽略”按鈕。
現(xiàn)在按Ctrl+A鍵全選所有文本，單擊“插入”選項(xiàng)卡的“表格”選擇“文本轉(zhuǎn)換成表格”。在“將文本轉(zhuǎn)換成表格”窗口中輸入列數(shù)為23、自動(dòng)調(diào)整操作選擇“根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格”、文字分隔位置選擇“段落標(biāo)記”，確定完成轉(zhuǎn)換。現(xiàn)在已經(jīng)可以看到每張表格的數(shù)據(jù)獨(dú)占一行的數(shù)據(jù)匯總表了。
接下來(lái)只要去除無(wú)關(guān)列再整理一下就行了。先單擊把輸入光標(biāo)定位到第1列中，單擊“表格工具”“布局”選項(xiàng)卡中的“刪除列”刪除第1列。重復(fù)這一步把匯總表中不需要的2、4、6、8等列逐一刪除，并重新調(diào)整列寬和對(duì)齊方式。接著單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡的“替換”，查找@@替換成^p，以恢復(fù)單元格中的原有分段。然后選中第一行右擊選擇“插入行”在最前面插入一個(gè)空行，并在其中輸入標(biāo)題文字。在第1個(gè)單元格標(biāo)題前回車可以在表格上插入空行，并輸入表格總標(biāo)題。最后重新設(shè)置好紙張尺寸，再把當(dāng)前文件保存為“技術(shù)人員匯總表.DOCX”就大功告成了。
注：轉(zhuǎn)換時(shí)設(shè)置的列數(shù)23是根據(jù)轉(zhuǎn)換成文本后單張表格全部數(shù)據(jù)所占的段落數(shù)來(lái)的。你可在轉(zhuǎn)換成匯總表操作前先選中第一張表格的全部文本(包括總標(biāo)題)，單擊一下Word窗口下?tīng)顟B(tài)欄左側(cè)的“字?jǐn)?shù)”，在“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”窗口中即可看到選中內(nèi)容的段落數(shù)。<
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