Word2007文檔審閱技巧
市油脂公司的張潔利用Word2007的審閱工具，通過網(wǎng)絡(luò)輕松實(shí)現(xiàn)了公司“2007年第四季度營銷計劃書”的文件審批工作，改進(jìn)了工作流程，大大提高了辦公效率。下面我們就來看看她是怎么做的。
新舊對比
Word2003：審閱僅僅為一項(xiàng)輔助功能且只能進(jìn)行簡單的文檔比較、合并項(xiàng)目操作。
Word2007：審閱已經(jīng)成為一個主要工具，大大增強(qiáng)了功能，可以比較合并不同版本或作者的文檔，集成了文檔保護(hù)功能。
在Word2007中，進(jìn)行文件的審閱工作，主要包括將原文件保存在共享文件夾、領(lǐng)導(dǎo)審閱文檔以及比較合并文檔等操作。
共享欲審閱文檔
由于這幾年公司已經(jīng)建立比較完善的局域網(wǎng)，因此張潔就將文件的存放位置選在一個共享文件夾中，這樣公司的王經(jīng)理通過打開共享文件夾中的文件就可以進(jìn)行審閱了。在“保存類型”中選擇“word97-2003文檔（*.doc）”文件格式，單擊“保存”按鈕即可。
小提示：由于Word2007默認(rèn)采用的文件格式docx并不被以前版本的Word所兼容，為了保證能夠在老版本W(wǎng)ord的電腦上正常打開此文檔，保存文檔時，盡量采用老版本格式，即doc文件類型。
專業(yè)化的審閱操作
當(dāng)王經(jīng)理需要審批張潔所報送的文件時，使用Word2007打開共享文件夾中的“2007年第四季度營銷計劃書”，然后單擊菜單欄上的“審閱”菜單，即可彈出“審閱”浮動工具面板，在其中王經(jīng)理就可以進(jìn)行文件的修改以及添加批注等操作了。
1.啟用修訂功能
王經(jīng)理在閱讀這個文件過程中，看到一些地方不恰當(dāng)，因此需要進(jìn)行修改，單擊“審閱”浮動工具面板中的“修訂”按鈕，就可以進(jìn)入文件的修訂狀態(tài)了。
在修訂過程中，王經(jīng)理覺得在文件右側(cè)的批注框太多，反而顯得文件凌亂不堪，這時候他單擊“批注框”按鈕，然后選擇“僅在批注框中顯示批注和格式”命令，這樣對文檔的插入、刪除等操作會直接在文檔中予以標(biāo)記，而不會顯示批注框，批注框中只顯示新增加的批注以及格式的修改等操作。
新特性：相對Word2003來說，Word2007在標(biāo)記的顯示方式上變化很大，Word2003只能夠顯示“最終狀態(tài)”、“原始狀態(tài)”兩個選項(xiàng)，而單擊Word2007工具面板上的“顯示已審閱”按鈕，就會列出四種顯示方式：顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)、最終狀態(tài)、顯示標(biāo)記的原始狀態(tài)、原始狀態(tài)。其中Word2007 的“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”、“顯示標(biāo)記的原始狀態(tài)”與Word2003的“最終狀態(tài)”、“原始狀態(tài)”功能相同，而Word2007新增加的“最終狀態(tài)”、“原始狀態(tài)”，能夠直接查看文檔未修改前或者修改后，且沒有顯示標(biāo)記的文檔狀態(tài)。
2.通過審閱窗格查看
雖然在文件中的所有修改，都會用標(biāo)記或者批注框予以標(biāo)志，但是查看起來還是太費(fèi)勁，而王經(jīng)理通過審閱窗格，就可以迅速查看對文件的各種修改操作了。啟動審閱窗格時，單擊工具欄上的`“審閱窗格”按鈕，然后選擇一種顯示方式，比如“垂直審閱窗格”選項(xiàng)，即可在右側(cè)的單獨(dú)窗格中，顯示對文件的所有修訂操作了。而單擊這個窗格上右上角的“顯示詳細(xì)匯總”按鈕，就可以顯示對這個文件所有修訂操作的統(tǒng)計信息了。
3.給修訂文檔添加保護(hù)鎖
文件修改完畢后，王經(jīng)理準(zhǔn)備將它存放在張潔的共享文件夾中，但是擔(dān)心被別人惡意修改，怎么辦呢？還好Word2007充分考慮到這一點(diǎn)，在“審閱”工具面板中新增加了“保護(hù)文檔”功能。
為文檔設(shè)置保護(hù)密碼時，單擊“保護(hù)文檔”按鈕，在彈出的“保護(hù)文檔”任務(wù)窗格中，從“編輯限制”下面的“僅允許在文檔中進(jìn)行此類編輯”列表中選中“未做任何更改（只讀）”選項(xiàng)。然后單擊下面的“是，啟動強(qiáng)制保護(hù)”按鈕，在彈出的對話框中輸入保護(hù)密碼，這樣王經(jīng)理就可以將密碼告訴張潔，而其他人在打開這個文件時，由于不知道密碼就只能夠?yàn)g覽文檔，而無法進(jìn)行修改。
小提示：當(dāng)需要編輯或者比較合并已經(jīng)添加強(qiáng)制保護(hù)密碼的文檔時，必須先打開文檔，然后單擊工具欄上“審閱”菜單中的“保護(hù)文檔”按鈕，然后單擊彈出任務(wù)窗格中的“停止保護(hù)”按鈕，在彈出的對話框中輸入密碼，從而取消對文檔的保護(hù)。
設(shè)置多種顯示方式合并文檔
由于王經(jīng)理在文件“2007年第四季度營銷計劃書”進(jìn)行了很多修訂，內(nèi)容變化很大，因此張潔需要將這些修訂內(nèi)容與原文件進(jìn)行比較，同時將必要的修訂內(nèi)容合并到自己的原文檔中。
比較合并文檔時，張潔單擊“審閱”工具面板中的“比較”按鈕，然后選擇“合并多位作者的修訂”命令，在彈出的“合并文檔”對話框中，單擊“原文檔”右側(cè)的打開按鈕，選擇要比較的原文檔，如“××公司2007年第四季度營銷計劃書.doc”；單擊“修訂的文檔”右側(cè)的打開按鈕，選擇修訂后的文檔，如“××公司2007年度第四季度營銷計劃書（wangkai）.doc”，然后單擊“確定”按鈕。
小提示：如果需要對比較合并操作的項(xiàng)目做進(jìn)一步的精確設(shè)置，比如是否比較大小寫更改、文本框、域以及修訂的顯示位置等，可以從“合并文檔”對話框中的“比較設(shè)置”以及“顯示修訂”等選項(xiàng)中設(shè)置。如果沒有顯示這些選項(xiàng)，可以單擊這個對話框中的“更多”按鈕。整個窗口被分為四個部分：右側(cè)是兩個子窗口，分別為顯示原文檔以及修訂后的文檔；中間為合并的文檔；左側(cè)則為審閱窗格。在比較各個文檔過程中，可以通過這兩個子窗口任意查看各個子文檔中的內(nèi)容，但是不可以進(jìn)行再編輯，而在合并后的文檔中可以進(jìn)行編輯。
小提示：如果覺得這種顯示模式，窗口太擁擠，則可以不顯示原文檔以及修訂文檔或者僅僅顯示其中的一個子文檔。
合并文檔時，操作也很簡單，張潔在“合并的文檔”窗口中，單擊進(jìn)行準(zhǔn)備接受修訂意見的某處位置，然后單擊“接受”按鈕，從其中選擇“接受修訂”命令即可。如果需要接受所有的修訂，選擇“接受對文檔的所有修訂”命令即可。
文檔合并完畢后，單擊“顯示以審閱”按鈕，從其中選擇“最終狀態(tài)”命令，以取消文檔中的各種修訂標(biāo)記，合并后文檔臨時名稱一般為“合并結(jié)果×”（×為合并文檔序號），如：合并結(jié)果4，最后單擊工具欄上的“保存”按鈕，將合并文件保存。
新特性：Word2007除了能夠?qū)Σ煌髡叩奈臋n進(jìn)行比較合并外，還可以對同一作者的不同版本文件進(jìn)行比較合并操作，進(jìn)行這種操作時，單擊“比較”按鈕，然后選擇“比較文檔的兩個版本‘精確比較’”命令，其余操作與對不同作者的文檔進(jìn)行比較合并基本相同。
【W(wǎng)ord2007文檔審閱技巧】相關(guān)文章：