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Excel單元格中條件格式的技巧
對于Excel表格中的不同數(shù)據(jù)，我們可以按照不同的條件和要求設(shè)置它顯示的格式，以便把不同的數(shù)據(jù)更加醒目地表示出來，這就是Excel單元格中條件格式的應(yīng)用。也就是說，我們可以根據(jù)單元格中數(shù)據(jù)所滿足的不同條件為單元格設(shè)置不同的格式。那么，如果我們希望某單元格的格式根據(jù)其他單元格數(shù)據(jù)所滿足的條件來進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置，能不能實現(xiàn)呢?當(dāng)然能，在Excel 2007中，用條件格式同樣可以讓這種希望變成現(xiàn)實。
考試號在A列，總分成績在G列，畢業(yè)學(xué)校則在H列，各科成績分布在C至F列，現(xiàn)在我們根據(jù)指定的條件為相應(yīng)單元格設(shè)置格式。
一、根據(jù)單條件設(shè)置
現(xiàn)在我們希望把畢業(yè)學(xué)校為“工業(yè)職�！钡乃袑W(xué)生的考試號填充顏色，并設(shè)置字體加粗。當(dāng)然，不能進(jìn)行排序等操作。
先選中A2單元格，點擊功能區(qū)“開始”選項卡“樣式”功能組中“條件格式”按鈕下的小三角形，在彈出的菜單中點擊“新建規(guī)則”命令，打開“新建格式規(guī)則”對話框。
選中“選擇規(guī)則類型”列表中“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”項目，在“為符合此公式的值設(shè)置格式”下方的輸入框中輸入公式“=$H2="工業(yè)職專"”（注：不包含外邊的雙引號）。然后再點擊對話框右下角的“格式”按鈕，打開“設(shè)置單元格格式”對話框。
在新打開的對話框中點擊“字體”選項卡，設(shè)置“字形”為“加粗”。再點擊“填充”選項卡，在顏色列表中點擊需要的顏色，一路確定下來，關(guān)閉所有對話框。
最后，選中A2單元格，點擊功能區(qū)“開始”選項卡“剪貼板”功能組中“格式刷”命令按鈕，然后刷選A3以下至最后一行的全部單元格�，F(xiàn)在就可以看到，所有“畢業(yè)學(xué)�！睘椤肮I(yè)職�！钡腁列單元格均實現(xiàn)了指定的格式。
二、根據(jù)多條件設(shè)置
有時候用來設(shè)置格式的條件比較復(fù)雜，可能要根據(jù)多個條件來設(shè)置。比如設(shè)置“畢業(yè)學(xué)�！睘椤肮I(yè)職�！�、G列“總分”大于等于580分的考試號所在單元格填充顏色并設(shè)置字體加粗。那么該如何設(shè)置呢?
其實還是使用前面的方法，在“新建格式規(guī)則”對話框的公式輸入框中輸入公式“=AND($H2="工業(yè)職專",$G2>580)”（注：不包含外邊的雙引號），然后設(shè)置相應(yīng)的格式。別忘了完成后要用格式刷刷選A列其他的單元格區(qū)域，就一切OK了。
Excel函數(shù)的輸入方法
Excel公式輸入其實可以歸結(jié)為函數(shù)輸入的問題。
(1)“插入函數(shù)”對話框
“插入函數(shù)”對話框是Excel輸入公式的重要工具，以公式“=SUM（Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9）”為例，Excel輸入該公式的具體過程是:
首先選中存放計算結(jié)果（即需要應(yīng)用公式）的單元格，單擊編輯欄(或工具欄)中的“fx”按鈕，則表示公式開始的“=”出現(xiàn)在單元格和編輯欄，然后在打開的“插入函數(shù)”對話框中的“選擇函數(shù)”列表找到“SUM”函數(shù)。如果你需要的函數(shù)不在里面，可以打開“或選擇類別”下拉列表進(jìn)行選擇。最后單擊“確定”按鈕，打開“函數(shù)參數(shù)”對話框。
對SUM函數(shù)而言，它可以使用從number1開始直到number30共30個參數(shù)。對上面的公式來說，首先應(yīng)當(dāng)把光標(biāo)放在對話框的“number1”框中，單擊工作簿中的“Sheet2!”工作表標(biāo)簽，“Sheet2!”即可自動進(jìn)入其中，接著鼠標(biāo)拖動選中你要引用的區(qū)域即可。接著用鼠標(biāo)單擊對話框的“number2”框，單擊工作簿中的“Sheet3!”工作表標(biāo)簽，其名稱“Sheet3!”即可自動進(jìn)入其中，再按相同方法選擇要引用的單元格區(qū)域即可。
上述方法的最大優(yōu)點就是引用的區(qū)域很準(zhǔn)確，特別是三維引用時不容易發(fā)生工作表或工作簿名稱輸入錯誤的問題。
(2)編輯欄輸入
如果你要套用某個現(xiàn)成公式，或者輸入一些嵌套關(guān)系復(fù)雜的公式，利用編輯欄輸入更加快捷。
首先選中存放計算結(jié)果的單元格;鼠標(biāo)單擊Excel編輯欄，按照公式的組成順序依次輸入各個部分，公式輸入完畢后，單擊編輯欄中的“輸入”（即“√”）按鈕（或回車）即可。
手工輸入時同樣可以采取上面介紹的方法引用區(qū)域，以公式“=SUM（Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9）”為例，你可以先在編輯欄中輸入“=SUM（）”，然后將光標(biāo)插入括號中間，再按上面介紹的方法操作就可以引用輸入公式了。但是分隔引用之間的逗號必須用手工輸入，而不能像“插入函數(shù)”對話框那樣自動添加。
Excel中如何自定義格式
Excel中預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式，基本能夠滿足使用的要求，但對一些特殊的要求，如強(qiáng)調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息、設(shè)置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數(shù)格式，負(fù)數(shù)格式，零格式，文本格式，在這個通用模型中，包含三個數(shù)字段和一個文本段：大于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式;小于零的數(shù)據(jù)使用負(fù)數(shù)格式;等于零的數(shù)據(jù)使用零格式;輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過使用條件測試，添加描述文本和使用顏色來擴(kuò)展自定義格式通用模型的應(yīng)用。
(1)使用顏色 要在自定義格式的某個段中設(shè)置顏色，只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為：[黑色]、[紅色]、[白色]、[藍(lán)色]、[綠色]、[青色]和[洋紅]。Excel也識別按[顏色X]指定的顏色，其中X是1至56之間的數(shù)字，代表56種顏色（如圖1）。
圖1
(2)添加描述文本 要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之后自動添加文本，使用自定義格式為："文本內(nèi)容"@;要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之前自動添加文本，使用自定義格式為：@"文本內(nèi)容"。@符號的位置決定了Excel輸入的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)相對于添加文本的位置。
(3)創(chuàng)建條件格式 可以使用六種邏輯符號來設(shè)計一個條件格式：>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果你覺得這些符號不好記，就干脆使用“>”或“>=”號來表示。
由于自定義格式中最多只有3個數(shù)字段，Excel規(guī)定最多只能在前兩個數(shù)字段中包括2個條件測試，滿足某個測試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段中指定的格式，其余數(shù)字使用第3段格式。如果僅包含一個條件測試，則要根據(jù)不同的情況來具體分析。
自定義格式的通用模型相當(dāng)于下式：[>;0]正數(shù)格式;[<;0]負(fù)數(shù)格式;零格式;文本格式。
下面給出一個例子：選中一列，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然后在“類型”文本框中輸入“"正數(shù):"（$#,##0.00）;"負(fù)數(shù):"（$ #,##0.00）;"零";"文本:"@”，單擊“確定”按鈕，完成格式設(shè)置。這時如果我們輸入“12”，就會在單元格中顯示“正數(shù)：($12.00)”，如果輸入“-0.3”，就會在單元格中顯示“負(fù)數(shù)：($0.30)”，如果輸入“0”，就會在單元格中顯示“零”，如果輸入文本“this is a book”，就會在單元格中顯示“文本：this is a book”。 如果改變自定義格式的內(nèi)容，“[紅色]"正數(shù):"($#,##0.00);[藍(lán)色]"負(fù)數(shù):"（$ #,##0.00）;[黃色]"零";"文本:"@”，那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零將顯示為不同的顏色。如果輸入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本將分別顯示上面的顏色（如圖2）。
圖2
再舉一個例子，假設(shè)正在進(jìn)行帳目的結(jié)算，想要用藍(lán)色顯示結(jié)余超過$50，000的帳目，負(fù)數(shù)值用紅色顯示在括號中，其余的值用缺省顏色顯示，可以創(chuàng)建如下的格式： “[藍(lán)色][>50000] $#,##0.00_);[紅色][<0]（>999999]#,##0,,_m"噸"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數(shù)目就可以改進(jìn)工作表的可讀性和效率。
另外，我們還可以運用自定義格式來達(dá)到隱藏輸入數(shù)據(jù)的目的，比如格式";##;0"只顯示負(fù)數(shù)和零，輸入的正數(shù)則不顯示;格式“;;;”則隱藏所有的輸入值。 自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀，并不改變數(shù)據(jù)的值，也就是說不影響數(shù)據(jù)的計算。靈活運用好自定義格式功能，將會給實際工作帶來很大的方便。
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