審計業(yè)務檔案的整理方法

　　檔案管理工作看似簡單，其實有許多學問在里面。下面就為大家整理了一些審計業(yè)務檔案的整理方法，希望對大家有所幫助!

　　一、分類排序

　　審計項目檔案材料的整理，應遵循審計成文規(guī)律和特點，并保持文件材料之間的有機聯(lián)系，按照結論類、證明類、立項類、備查類四個單元進行排列，并按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原則排序。實踐中按以下單元分類歸檔排序比較合理：

　　第一單元：結論類文件材料(凡帶★號的條目為必備文件材料)

　　1.上級機關(領導)對審計項目形成的審計報告、審計決定、審計移送及《審計要情》、《專題報告》等審計信息的批示、簽報

　　2.審計情況報告及審計情況報告代擬稿

　　審計結果報告及審計結果報告代擬稿

　　審計綜合報告及審計綜合報告代擬稿

　　3.審計報告★

　　審計報告代擬稿

　　審計報告送達回證★

　　業(yè)務部門復核意見書★

　　審計組對被審計對象反饋意見的說明

　　被審計單位對審計報告(征求意見稿)的答復

　　審計報告征求意見書、審計報告征求意見稿及送達回證★

　　審計組審計報告

　　4.審計決定書★

　　審計決定書代擬稿

　　審計決定書送達回證★

　　5.審計移送處理書

　　審計移送處理書代擬稿

　　審計移送處理書送達回證

　　6.審計移送處理書審理意見書

　　審計項目審理意見書★

　　審理意見采納情況說明書

　　7.審計業(yè)務會議紀要★

　　8.審計組會議記錄★

　　9.重要管理事項記錄

　　第二單元 證明類文件材料

　　10.被審計單位承諾書★

　　11.匯總工作底稿★

　　12.審計工作底稿及審計證據(jù)★

　　13.審計移送處理書附件原始取證單

　　14.《審計要情》、《專題報告》涉及問題的證據(jù)材料

　　15.舉報問題情況核實材料或取證材料

　　16.查詢被審計單位銀行存款、賬戶有關資料

　　第三單元 立項類文件資料

　　17.上級審計機關或本級政府的指令性文件

　　舉報材料及領導批示

　　審計工作方案

　　審計工作方案調整及相關材料

　　審計報告模板

　　18.調查了解記錄★

　　調查了解記錄及相關的審計取證

　　19.審計實施方案★

　　審計實施方案調整說明及相關材料

　　20.審計通知書及送達回證★

　　審計通知書代擬稿

　　授權審計通知書

　　第四單元 備查類文件資料

　　21.審計結果公告

　　22.審計整改情況報告

　　審計整改檢查取證資料

　　被審單位整改情況報告

　　23.審計宣傳信息

　　24.審計工作報告

　　25.相關部門出臺的管理制度、辦法

　　26.審計移送案件受理、立案、起訴及判決、處理處分材料

　　27.審計評估表、測算表

　　28.被審計單位自查報告或自查表

　　二、加工整理

　　首先應檢查每一份檔案資料，察看是否留有充分的裝訂線;其次應對紙張破損、幅面不規(guī)則或字跡模糊的檔案材料進行加工處理。具體應注意做好以下幾項工作：

　　1. 確定每份審計工作底稿及附件審計取證材料的順序，避免把資料放錯位置，同時撤出冗余資料。

　　2.對紙張破損或字跡模糊不清的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制，復制件應附在原件后并注明復制原因。

　　3.幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁，保證每頁最終都為A4紙大小。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。

　　4.幅面過小的材料應進行托舉。有些材料幅面太小，無法裝訂，應當在材料的底部托上一層質量較好的紙張。

　　5.裝訂邊線過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。檔案材料一般應留夠2厘米的裝訂邊。

　　6. 拆除檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物。

　　三、編寫目錄

　　編寫目錄包括分卷、編頁、編目三個過程：

　　1.分卷。在所有資料都已經(jīng)齊全并且符合歸檔要求時，就可以分卷了。同類檔案如果太厚，應該分成多卷裝訂(并于編目時在文件標題或備注中注明分卷順序)。分卷裝訂時，必須保證同一份材料分在同一卷中。每卷厚薄以恰好能裝進檔案卷夾為宜，卷夾背脊等整體應做到不凹不凸。

　　2.編頁。每卷材料應獨立編頁以便于查閱，編寫頁碼要用鉛筆以便于修改;頁碼標記應在材料的正面右上角、背面左上角，字體不能過大或者過小，過大影響美觀，過小則可能在掃描后的電子檔案中顯示不清晰。

　　3.編目。檔案材料應按照排列順序，逐份逐項編寫目錄，做到目錄清楚，填寫準確。目錄包括順序號、文件作者、收發(fā)文號、頁碼、文件標題、文件日期、備注等。填寫“順序號”用阿拉伯數(shù)字;“文件作者”填寫單位、處科股室或審計組名稱;“收發(fā)文號”有文號的填寫，沒有的不填;“頁碼”按照編好的頁數(shù)如實填寫;“文件標題”根據(jù)材料題目或主要內容填寫，標題必須確切反映材料的主要內容或性質特點;“文件時間”填寫材料落款的具體年月日時間;“備注”填寫需要說明的情況。

　　四、裝訂成冊

　　裝訂時將檔案目錄置于卷首，卷內材料按目錄順序排列，左邊、下邊對齊，置于檔案卷夾在左側打孔裝訂。裝訂應嚴格按照“牢固、整齊、美觀，不丟頁、不錯頁、不倒頁、不壓字、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用”的要求進行

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