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行政秘書怎樣做好會(huì)議記錄
會(huì)議記錄是公司里行政秘書的一項(xiàng)日常工作,看似簡(jiǎn)單,真正做好并不容易。它需要在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后投入足夠的時(shí)間和精力,充分考慮多種細(xì)節(jié)與因素。會(huì)議記錄是記載會(huì)議基本情況的文字材料,是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會(huì)議紀(jì)要、下達(dá)與上報(bào)會(huì)議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何,不僅直接影響其日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此必須重視會(huì)議記錄工作。
某些會(huì)議記錄的質(zhì)量問(wèn)題是由于“先天不足”的原因造成的,具體表現(xiàn)有:
1.會(huì)議記錄本內(nèi)無(wú)目錄。
特別是不填寫會(huì)議議題時(shí),在利用時(shí)就要逐頁(yè)查閱,不僅效率很低,而且人為地增加了對(duì)案卷的磨損,不利于檔案的保護(hù)和保密。
2.記錄不完整。
有些會(huì)議記錄未記載會(huì)議日期、地點(diǎn)、主持人、記錄人;有些會(huì)議記錄只記了參加人、發(fā)言人的姓而沒(méi)有記全名;有些會(huì)議記錄只有參加人、時(shí)間和主持人而無(wú)會(huì)議內(nèi)容;有些會(huì)議記錄雖有會(huì)議內(nèi)容卻沒(méi)有記錄會(huì)議的議題等,使人很難了解會(huì)議的全貌。
3.會(huì)議記錄本沒(méi)有按工作性質(zhì)分開(kāi)。
如有的系黨總支同系行政共用一個(gè)會(huì)議記錄本(聯(lián)席會(huì)議例外),給保管和利用帶來(lái)不便。
4.會(huì)議記錄本不固定。
有些單位是兩三個(gè)記錄本交叉使用,有的本子只記錄了幾頁(yè)就再也不用了;更有甚者,每次開(kāi)會(huì)時(shí)臨時(shí)找?guī)讖埜宓陀涗洠^(guò)后就不知去向了。5.記錄字跡潦草、書寫材料不符合歸檔要求。有的會(huì)議記錄人經(jīng)常使用圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久字跡材料,而且書寫潦草,不利于會(huì)議記錄的日后查考和歸檔后的長(zhǎng)久保存。
做好會(huì)議記錄應(yīng)著重把握好以下三點(diǎn):
1、準(zhǔn)備細(xì)致到位
認(rèn)真細(xì)致的準(zhǔn)備工作是做好會(huì)議記錄的重要保障。會(huì)前,記錄人要對(duì)會(huì)議議題、主要內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)了解,對(duì)以往相關(guān)會(huì)議討論情況、會(huì)議決議等做到心中有數(shù)。
會(huì)議記錄通常采用現(xiàn)場(chǎng)文字記錄(筆錄或電腦記錄)和錄音(或錄像)記錄相結(jié)合的方式,一方面可以確保記錄內(nèi)容的全面、準(zhǔn)確;一方面也對(duì)有關(guān)準(zhǔn)備工作提出了較高要求。
對(duì)此,記錄人應(yīng)養(yǎng)成一種職業(yè)習(xí)慣:提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)、提前調(diào)試記錄設(shè)備,避免因準(zhǔn)備不足而影響會(huì)議記錄效果。
2、記錄完整真實(shí)
一份完整的會(huì)議記錄,除了會(huì)議主要內(nèi)容外,還應(yīng)包括會(huì)議名稱、地點(diǎn)、起止時(shí)間、主持人、記錄人、參會(huì)人員、列席人員、缺席人員、會(huì)議討論議題等要素。會(huì)議記錄的目的,就是要忠實(shí)記載會(huì)議召開(kāi)時(shí)的情景,以便日后查閱。這就要求會(huì)議記錄必須真實(shí),不能夾雜個(gè)人觀點(diǎn),更不能有意增減發(fā)言內(nèi)容。要盡量將發(fā)言人所說(shuō)內(nèi)容全部記錄下來(lái),保持語(yǔ)言的原汁原味。
3、整理準(zhǔn)確及時(shí)
會(huì)上記錄的內(nèi)容只是一個(gè)草稿,會(huì)議結(jié)束后,須在草稿基礎(chǔ)上盡快整理成要素完整、文通字順、格式規(guī)范的會(huì)議記錄。
在此過(guò)程中應(yīng)注意以下幾點(diǎn):一是對(duì)記錄內(nèi)容查漏補(bǔ)缺。根據(jù)會(huì)議錄音等對(duì)記錄文稿進(jìn)行核對(duì),對(duì)遺漏內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充,對(duì)記錄有誤處加以修正。二是對(duì)人名、地名、機(jī)構(gòu)名、事件名等專有名詞逐一核實(shí)。對(duì)個(gè)別無(wú)法確定的專有名詞,應(yīng)根據(jù)錄音記錄,標(biāo)注拼音。三是對(duì)記錄文稿進(jìn)行全面整理。在不影響記錄真實(shí)性、完整性的前提下對(duì)文稿內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)整合,確保記錄體例的規(guī)范統(tǒng)一。會(huì)議記錄經(jīng)有關(guān)部門審批后,應(yīng)及時(shí)歸檔留存。
為提高檔案質(zhì)量,做會(huì)議記錄應(yīng)該注意以下問(wèn)題
一、使用固定的會(huì)議記錄本。記錄人員應(yīng)選用紙質(zhì)較好的會(huì)議記錄本,按會(huì)議性質(zhì)分別記錄并按照會(huì)議的時(shí)間順序規(guī)范、完整地做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄本前三頁(yè)應(yīng)寫有目錄,包括會(huì)議日期、內(nèi)容摘要、頁(yè)碼、備注等欄目。會(huì)議記錄人應(yīng)把每次會(huì)議的情況按目錄欄中的要求逐項(xiàng)填寫清楚,這樣不但查找起來(lái)一目了然、十分方便,而且有利于檔案的保密和保護(hù)。
二、按照規(guī)范格式做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄一般分為兩個(gè)部分:
1、會(huì)議基本情況。包括會(huì)議名稱、開(kāi)會(huì)時(shí)間(要寫明年、月、日及會(huì)議開(kāi)始時(shí)間)、會(huì)議地點(diǎn)、出席人(人數(shù)不多的會(huì)議要把出席者的姓名都寫上,注明其他人員全部到會(huì);人數(shù)過(guò)多的會(huì)議可只寫出席范圍和人數(shù))、列席人、主持人、記錄人。上述內(nèi)容要在會(huì)議主持人宣布開(kāi)會(huì)前寫好。
2、會(huì)議內(nèi)容。包括會(huì)議議題、會(huì)議發(fā)言、會(huì)議結(jié)論等。會(huì)議內(nèi)容是會(huì)議記錄的重點(diǎn),記錄時(shí)必須聚精會(huì)神,邊聽(tīng)邊記,耳、腦、手并用,不能因注意力分散而出現(xiàn)疏漏。
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