文秘人員如何辦好公文?

　　文秘人員主要的工作就是辦文、辦會、辦事。其中，辦文是文秘人員最基本的工作，也是最難做好的工作。文秘人員如何辦好公文?

　　我認(rèn)為，寫材料不同于一般寫作，文筆好、套路通、格式對，未必就能寫好公文材料，因為這三者可能只是公文寫作的基本手段、工具和途徑，而內(nèi)容才是公文寫作的關(guān)鍵。事實上，如果公文沒有充實的內(nèi)容，就難免空洞無物、文不對題、不知所云，不可能產(chǎn)生任何公文功效和價值。這樣的公文向上報，則無法反映情況、爭得支持；向下發(fā)，則無法凝聚人心、統(tǒng)一思想、指導(dǎo)工作；橫向送，則無法溝通情況、求得協(xié)同；放在內(nèi)部用，則無法總結(jié)得失、查找問題、推動工作。那么，公文的內(nèi)容來自哪里？絕對不是憑幾個文秘人員“拍腦袋”憑空想出來的，也不是拼拼湊湊摘抄出來的，而是主要來自于一個單位主要領(lǐng)導(dǎo)及其團(tuán)隊的所思、所想、所見、所聞和所為，以及實際工作的開展情況。從這點上說，公文材料從一個側(cè)面代表了一個班子特別是主要領(lǐng)導(dǎo)的思想高度、履職能力和領(lǐng)導(dǎo)水平。事實也是這樣，沒有主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和簽發(fā)，沒有一個公文可以發(fā)出去、可以產(chǎn)生實際效應(yīng)。平時我們說的文責(zé)自負(fù)，其責(zé)任主體只能是主要領(lǐng)導(dǎo)或分管負(fù)責(zé)人。那么，公文質(zhì)量是否與文秘人員沒有絲毫聯(lián)系呢？這肯定也是不對的。如果文秘人員基本素質(zhì)好，且善于學(xué)習(xí)、勤于思考、勤奮工作，特別是在廣泛積累的基礎(chǔ)上融會貫通地應(yīng)用，就可以輔助單位領(lǐng)導(dǎo)把公文辦得更好。因此，作為一名合格的文秘人員，不能簡單作為單位領(lǐng)導(dǎo)的小跑腿、傳聲筒、留聲機(jī)，而更應(yīng)融入整個團(tuán)隊成為單位工作的參與者、策劃者、輔政者。只有這樣，代擬的公文才能真實反映單位實際、體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖、履行單位職能，才能通過公文來更好地指導(dǎo)面上工作、推動事業(yè)發(fā)展。這里，圍繞辦好文，與大家分享我對辦文規(guī)律的認(rèn)識和把握。

　　第一，文秘人員辦好文，要參與單位重要工作和熟悉相關(guān)情況。我們也經(jīng)�？吹竭@樣一種現(xiàn)象：寫的人不做，做的人不寫。如上面要求某單位報一份材料，多半由該單位辦公室同志捉筆代勞。讓人揪心的是，這些辦公室同志從未參與過這項工作的推進(jìn)，只是看其他科室同志報來的情況以及他們的臆想，整合一下了事。設(shè)想一下，這樣的上報材料質(zhì)量能高嗎？在“兩辦”這段日子，我們經(jīng)�？匆恍﹩挝簧蠄蟮臅�議精神貫徹落實材料，情況很糟糕，基本上是小辦公室在應(yīng)付大辦公室，因為這些小辦公室同志根本就沒有參加過區(qū)里會議，連區(qū)領(lǐng)導(dǎo)講話也因未下發(fā)而沒看過，這樣的上報材料難免是牛頭不對馬嘴、瞎說一氣，有時幾個街鎮(zhèn)上報的材料基本雷同，有相互抄襲的嫌疑。相對而言，我就比較幸運，在“兩辦”工作的八年里，一直有機(jī)會旁聽各類會議，特別是跟隨區(qū)政府主要領(lǐng)導(dǎo)參與其絕大部分會議和活動，翻看其參加市里會議的筆記以及會議材料。即便如此，有些材料自感寫不出、寫不好，但主要領(lǐng)導(dǎo)也不埋怨。他認(rèn)為，畢竟我不了解情況，寫不出來很正常，于是他就自己動手撰寫、補(bǔ)充和修改文稿�；�于這一因素，區(qū)府辦一直要求文字口同志必須旁聽區(qū)長辦公會、區(qū)政府常務(wù)會議以及區(qū)政府其它重要會議，有時還要求他們跟隨區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)一起調(diào)研。

　　第二，文秘人員辦好文，要積極開動腦筋聽會和錄音整理領(lǐng)導(dǎo)講話。我們說，言為心聲，文如其人。公文既然是由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，其實質(zhì)就代表領(lǐng)導(dǎo)和單位的意見，特別是講話稿，由領(lǐng)導(dǎo)自己在讀，就代表他的思想與水平。文秘人員如何使自己的代擬稿不被領(lǐng)導(dǎo)否決或少改動，關(guān)鍵要使文稿反映領(lǐng)導(dǎo)的思想、體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的水平、符合領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格。我認(rèn)為，要做到這一點，無需挖空心思地揣摩領(lǐng)導(dǎo)想法，也無需絞盡腦汁地主觀瞎想，關(guān)鍵是經(jīng)常參與領(lǐng)導(dǎo)主持和參加的會議和活動，領(lǐng)會其決策藝術(shù)和處事風(fēng)格；注意整理領(lǐng)導(dǎo)講話錄音，掌握其對一些事情的基本觀點和態(tài)度。在起草文稿時，適度作些方法遷移和觀點移植。由于領(lǐng)導(dǎo)一般不會自己否定自己，因此你代擬的文字材料就不會通不過。我們說，領(lǐng)導(dǎo)開會議、搞活動，都是為了解決某些問題、推動某項工作。這時候領(lǐng)導(dǎo)講話一般不會泛泛而談，更多地是為達(dá)到會議或活動目的服務(wù)的。由于會議或活動類型、級別、性質(zhì)等因素，領(lǐng)導(dǎo)有時講得隨便，有時講得正規(guī)，有時需要代擬稿，有時可以脫稿進(jìn)行。所以，我認(rèn)為，一場會議準(zhǔn)備得如何，其中很重要的一項工作是起草好相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話稿，并事先得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。

　　第三，文秘人員辦好文，要經(jīng)常就一些工作推進(jìn)或事務(wù)處理作思考和感悟。我們說，只有有自己獨立的思考和見解，才可以避免人云亦云情況的出現(xiàn)。如果文秘人員能談出自己的見解思路和解決方案，才能引發(fā)領(lǐng)導(dǎo)更具有廣度和深度的思考，輔助領(lǐng)導(dǎo)完善思路、科學(xué)決策。那么，獨立的思考和觀點、可行的見解思路和解決方案哪里來？我認(rèn)為，一方面向書本學(xué)，另一方面更多地來自于平時的鍛煉。其實，文秘人員在旁聽區(qū)政府常務(wù)會議、現(xiàn)場辦公會等各類會議時，經(jīng)常看到領(lǐng)導(dǎo)在聽情況、作甄別、作診斷、作歸納、作決策。如果文秘人員在獲知一項議題后，可以在心里默默地模擬甄別、診斷、歸納、決策，并與領(lǐng)導(dǎo)的最后結(jié)論作個比對，就能找到自身差距所在。長此以往，不僅可以幫助抓住要點寫好會議紀(jì)要，還可以鍛煉和提高處理事務(wù)、解決問題和科學(xué)決策的能力。

　　第四，文秘人員辦好文，要注重平時的學(xué)習(xí)積累和相關(guān)情況的收集。盡管政府工作涉及面廣、非常龐雜，但每個單位和每個領(lǐng)導(dǎo)年度主抓的工作還是可以粗線條區(qū)分出來。這些工作怎么推進(jìn)，你可以在看書讀報的過程中有的放矢去學(xué)習(xí)掌握，其實有些問題可以通過運用和借鑒經(jīng)典理論、最新研究、周邊做法加以解決。這就是平時所說的，結(jié)合工作去學(xué)習(xí)，帶著問題去學(xué)習(xí)，可以大大提高學(xué)習(xí)的針對性、實用性。如果平時學(xué)習(xí)積累跟不上，就難免會出現(xiàn)江郎才盡、才思枯竭的情況，則很難勝任文秘崗位。作為區(qū)政府文秘人員，需要每天必看《人民日報》《解放日報》《經(jīng)濟(jì)日報》《21世界經(jīng)濟(jì)報道》《福卡每日財訊》等報紙，每期必看《求是》《福卡分析》《科學(xué)發(fā)展》《一周要訊》等雜志，經(jīng)常翻閱上級下發(fā)文件材料和有關(guān)管理科學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)、區(qū)域經(jīng)濟(jì)、城市發(fā)展、社會管理等專業(yè)方面的書，如《城市論》《可怕的順德》等，與此同時，還要博覽群書拓寬知識面，提高人文素養(yǎng)。在看書閱讀過程中，必要時需要做好摘抄、剪報、復(fù)印和下載，只有這樣日積月累才會在寫材料時游刃有余，才會有很多思路、提法、觀點可以信手拈來。與此同時，文秘人員還要注意收集基層有關(guān)重點工作推進(jìn)情況、經(jīng)驗做法、成效問題和意見建議，使文字材料盡可能符合基層實際，對基層有更強(qiáng)的針對性和指導(dǎo)性。我們說，凡事不可能都做到親歷親為，通過信息收集系統(tǒng)，就可以使自己在辦公室里實現(xiàn)運籌帷幄。我們知道，目前基層單位普遍缺乏寫材料的文秘人員，信息斷路情況不同程度地存在。有時需要辦公室文秘人員主動下基層聽情況、作調(diào)研、寫材料，但有些部門管理內(nèi)容比較專業(yè)，還必須由他們提供材料、代擬文稿。

　　第五，文秘人員辦好文，要善抓機(jī)會動筆和主動撰寫文字材料。我們說，越不會寫越怕寫，越怕寫越不會寫。這也是一個規(guī)律。其實，寫材料確實是件痛苦的事，會寫的人寫材料也需要平時積累、查找資料，并經(jīng)過謀篇布局、遣詞造句、起承轉(zhuǎn)合、反復(fù)修改等“十月懷胎”的過程。所以，很多人寫得好也多半是被憋出來的，如工作需要、責(zé)任所驅(qū)，但只要方法得當(dāng)、肯下功夫，善抓機(jī)會練筆和主動擔(dān)當(dāng)一些文字材料撰寫工作，文字功底、寫材料水平就一定會有所提高。在現(xiàn)實工作中，經(jīng)�？吹揭恍┪拿厝藛T能不旁聽會議則不旁聽，只想逃避寫會議信息和紀(jì)要等工作；一些單位就會議或活動區(qū)領(lǐng)導(dǎo)講話代擬稿能推則推，或者報一大堆毫無頭緒的材料給辦公室算是完成任務(wù)。其實，這不僅使文秘人員失去了一次次鍛煉提高的機(jī)會，而且不利于本單位工作推進(jìn)和問題解決。

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