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國家行政公文寫作格式

時間:2024-01-11 12:11:43 辦公文秘 我要投稿
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國家行政公文寫作格式

  一、新《格式》的幾個主要特點

國家行政公文寫作格式

  1、改變了名稱,確定了適用范圍

  原《公文格式》(98版)稱為《國家機關公文格式》,而新《公文格式》(99版)名稱改為《國家行政機關公文格式》。確定了《國家行政機關公文格式》的適用范圍。保證了公文的統(tǒng)一性,名稱的變化不影響非國家機關的單位和部門采用該標準。

  2、改變了公文用紙幅面尺寸

  公文用紙的幅百尺寸是這次修訂主要調(diào)整的內(nèi)容。原標準中,用紙采用16開型(260 mm×184mm)。新修訂的標準中規(guī)定一般采用a4型(297mm×210mm)這是公文新標準的最大特點。

  3、實行了新的定位方法

  在新修訂的標準中,為使公文制作者能夠比較方便清楚地掌握標準。采用了比較通俗易懂的形式來確定公文中各要素的定位,即采用了“字“和“行“的概念,然后按定義的字和行確定公文中各要素的具體位置。同時,新標準將公文分為眉頭、主題、版記三部分。并把各要素進行了歸類。

  4、縮小了圖文區(qū)

  新修訂的標準時,將左右白邊增加19mm,,天頭地角增加了45mm。這樣的版心制作公文一方面為領導閱示發(fā)文留有相對寬余的批示空間,另一方面也使公文更加美觀。

  5、增加了內(nèi)容

  新修訂的標準在原標準的基礎土增加了一些內(nèi)容,主要有:公文的排版規(guī)格、印刷要求、裝訂要求、公文中表格的處理。還增加了公文的特定格式,即信函式公文格式、命令格式、會議紀要格式。增加新內(nèi)容的出發(fā)點就是從開始制作到最后形式公文的全過程能夠有統(tǒng)一的依據(jù)。使公文制作的水平和質(zhì)量有較大提高。

  6、提高了公文的防偽性

  公文具有法定效力,目前社會上偽造公文招搖撞騙的犯罪活動時有發(fā)生。新標準對公文防偽性做了一些硬性規(guī)定。例如:不得出現(xiàn)空白印章;不得再使用“此頁無正文“、空白頁不標識頁碼等等。這樣不給別有用心偽造公文可乘之機,從格式上維護了法律地位,是新標準最顯著的特點之一,也是掌握和執(zhí)行新標準時特別注意的一個重點。

  7、有利于計算機的處理

  新標準主要目的有兩個,一個是行政機關公文格式達到規(guī)范和統(tǒng)一,提高公文制作的水平和質(zhì)量,二是有利于辦公自動化的實現(xiàn)。

  二、“文件式“公文的格式變化

  1、尺寸的變化

  上行文:凡上報的公文發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm,也就是說發(fā)文機關紅頭上邊緣至上頁邊為37十80=117mm。

  下行文:凡用于平行文或下行文的公文發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm,也就是說發(fā)文機關紅頭上邊緣至上頁邊為37+25=62mm。

  2、各標識中部分要素變化

  發(fā)文字號:凡是上報的公文,發(fā)文字號一律在紅線上方左側(cè),左空1個字,簽發(fā)人右空1個字,發(fā)文字號與簽發(fā)人同處在紅反線上同一行。

  3、增加的要素標識

  ①新標準中增加了發(fā)文的保密期限,按照國家保密局的要求,在密級后標注保密期限,中問用“實心五角星“隔開。如“絕密空一個字實心五角星6個月“。根據(jù)國家機密保密期限規(guī)定,如不標識保密期限,就等同于“絕密“為三十年,“機密“為二十年,“秘密“為十年。

 、谏闲形膽斪⒚骱灠l(fā)人、會簽人姓名,其中“請示“性公文在“附注“處注明聯(lián)系人姓名和電話。

  4、公文格式中應注意的幾個問題

 、偕闲形牡臉俗R位置及文頭。

 、谏蠄蠊谋仨氉⒚骱灠l(fā)人或會簽人姓名。

 、鄢皶h紀要“和以電報形式發(fā)出的外都應加蓋印章。

 、苈(lián)合上報公文,主辦機關加蓋印章,聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機關都應加蓋印章。

 、莩齼蓚以上機關聯(lián)合行文外,任何公文的落款處不落發(fā)文機關名稱,下發(fā)的公文標題一般冠發(fā)文機關名稱。

 、薰闹胁坏贸霈F(xiàn)空白印章(指三個以上聯(lián)合行文)。

 、哂≌乱c正文同處一版面,如不處在同正文一百,應采用縮短或加寬行距、字距辦法解決,不得使習“此頁無正文“字樣。

  ⑧公文如有空白頁,不標頁碼。

  三、特定公文的格式變化

  1、信函式公文格式

  發(fā)文機關標識用全稱,但不加“文件“二字,發(fā)文機關名稱上邊緣距土頁邊的距離為30mm,用紅色小標宋體字(20mnm×14mm),發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細),距下頁邊20mm處,為一條文武紅(上細下粗),兩條線均為170 mm,每頁排22行,每行居中排28個字,首頁不顯頁碼。其他各要素的標識方法均同“文件式“公文格式標識(發(fā)文文號、秘密等級和緊急程度標識在紅線下右或左項格標識)。

  2、命令格式

  發(fā)文機關名稱加“令“組成,不能用簡稱,用紅色標識。命令標識上邊緣距版心邊緣為20mnm,下邊緣空2行居中標識令號〈用黑體字〉,令號下空2行標識正文;正文下空1行右空4字標識簽發(fā)人簽名章,簽名章右空2字標識簽發(fā)人職務。簽發(fā)人簽名章下空1行右空2字標識成文日期。其他要素均同“文件式“公文格式相同。

  3、會議紀要格式

  發(fā)文機關用紅色小標宋體字,位置用“文件式“發(fā)文機關標識方法一樣,即距版心上邊緣25mm,不加蓋印章。

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