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辦公自動化系統(tǒng)在高校中的應(yīng)用
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近些年，我國高等教育飛速發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，管理方式不斷改進(jìn)，校區(qū)之間格局不斷調(diào)整，舊的辦公體制已很難滿足當(dāng)今信息時代的需求。借助電子科技的軟、硬件快速發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)成為數(shù)字化校園建設(shè)中的重要組成部分，在高等院校行政管理工作中的作用越來越重要。因此，推進(jìn)和使用辦公自動化系統(tǒng)成為高校實行現(xiàn)代化教育的必要環(huán)節(jié)。
一、高校使用辦公自動化系統(tǒng)的必要性
1.辦公自動化可以大大提高工作效率，規(guī)范管理流程
在高校中建設(shè)一個安全、可靠、高效的辦公自動化系統(tǒng)，為高校管理部門提供智能化的辦公環(huán)境及開放式的綜合信息服務(wù)平臺，是如今高校行政管理部門的重點工作之一。大多數(shù)高校辦公面積較大，辦公室分布比較零散，不同部門(單位)之間公文流轉(zhuǎn)、會簽常常要花費(fèi)大量的時間，尤其在有多個校區(qū)的高校，花費(fèi)時間更多。而通過辦公自動化系統(tǒng)，從文件擬稿、修改、審核再到領(lǐng)導(dǎo)的會簽、簽發(fā)，都在電腦或移動手機(jī)等上進(jìn)行處理，可以節(jié)約大量的時間，從而提高了辦公效率。在傳統(tǒng)辦公模式中，有時發(fā)布一個會議的通知，需要工作人員逐個打電話通知，極大地拖延了時間，影響了辦事效率，更造成了人力、物力、財力的浪費(fèi)。而通過辦公自動化系統(tǒng)，一個會議通知可以同時發(fā)送給所有教職工，迅速完成信息的傳達(dá)。運(yùn)用辦公自動化系統(tǒng)辦文、發(fā)文必須通過一定的軟件應(yīng)用程序，大大降低了行文過程中人為因素的干擾，從而規(guī)范了管理流程。
2.辦公自動化可以減少資源浪費(fèi)
伴隨著辦公自動化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，無紙化辦公變得更加綠色和環(huán)保。高校行文的流轉(zhuǎn)從紙質(zhì)流轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊木W(wǎng)絡(luò)方式流轉(zhuǎn)，起草、審閱、修改、簽批、發(fā)布、存檔、查詢一系列流程均可以用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。無紙化辦公在操作中大大減少了紙質(zhì)文件的印發(fā)，節(jié)約了資源，文件的傳遞和查閱變得更加準(zhǔn)確高效，管理更加方便，體現(xiàn)出紙質(zhì)文件不可比擬的優(yōu)勢。
3.辦公自動化可以加速信息傳遞
在傳統(tǒng)辦公模式中，高校師生向校領(lǐng)導(dǎo)反映問題只能通過教代會或?qū)W生座談會等途徑層層上傳，時效性低，容易耽誤問題的解決。而運(yùn)用了辦公自動化系統(tǒng)之后，師生們可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的書記信箱、校長信箱等板塊第一時間將工作、學(xué)習(xí)過程中遇到的困惑和發(fā)現(xiàn)學(xué)校管理上存在的問題反映給校領(lǐng)導(dǎo)。信箱的匿名信也可以讓師生無顧慮地真實反映問題，從而推動學(xué)校民主化、和諧化進(jìn)程。
4.辦公自動化可以有效地實現(xiàn)資源共享
高校管理工作中所涉及的信息量龐大且復(fù)雜，往往信息的傳達(dá)需要逐級傳達(dá)、層層落實，耗費(fèi)大量的時間，信息丟失、疏漏、削減情況時有發(fā)生。而通過運(yùn)用辦公自動化系統(tǒng)上傳通知、文件、通訊錄和教學(xué)等資源，能讓高校全體師生員工根據(jù)權(quán)限第一時間充分掌握和占有相關(guān)信息，隨時了解學(xué)校的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，有效地減少會議的召開。
二、高校辦公自動化系統(tǒng)實施中存在的問題
1.辦公人員使用辦公自動化系統(tǒng)的專業(yè)技能和熟練程度有待提升
辦公自動化系統(tǒng)對網(wǎng)絡(luò)等新的信息技術(shù)要求較高，有些高校行政管理工作人員對新技術(shù)不了解、不熟悉，導(dǎo)致操作失誤，從而降低了工作效率。還有部分人員習(xí)慣于多年工作中養(yǎng)成的規(guī)律，很難脫離紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)的形式，甚至排除使用辦公自動化系統(tǒng)，導(dǎo)致系統(tǒng)推進(jìn)的初期阻力較大。
2.辦公自動化模式與傳統(tǒng)辦公模式的銜接問題
目前，雖然多數(shù)高校已經(jīng)啟動了信息化辦公，但還未全面進(jìn)入常態(tài)化。許多高校辦公自動化系統(tǒng)的使用由于缺乏對系統(tǒng)的管理經(jīng)驗，缺少完善、嚴(yán)格的管理機(jī)制，許多網(wǎng)上辦公進(jìn)程得不到很好的實現(xiàn)。例如一些文件的簽發(fā)還是需要手簽名，文件存檔還需要存紙質(zhì)版，再加上電子文檔的法律效應(yīng)還未完全得到公認(rèn)，因此在一段很長的時間內(nèi)，還是需要自動化辦公與傳統(tǒng)辦公模式相并存，這樣反而增加了工作量。但是完全無紙化辦公依舊是社會未來發(fā)展的趨勢及高校今后努力的方向。
3.辦公自動化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全問題
高校辦公自動化系統(tǒng)的順利運(yùn)行需要強(qiáng)有力的安全保障支撐。在高校行政辦公各個環(huán)節(jié)中包含著許多重要資料和文件，一旦系統(tǒng)被破壞，電子文件很容易就被復(fù)制、修改和刪除，辦公數(shù)據(jù)將會丟失和遭到篡改，從而給學(xué)校帶來重大的損失。因此，學(xué)校必須定期加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)方面軟、硬件的投入及建設(shè)，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識，使一些非法人士無機(jī)可乘，保障高校各項工作順利開展。
三、解決方案
1.領(lǐng)導(dǎo)重視是辦公自動化系統(tǒng)全面推廣的保障
辦公自動化的應(yīng)用是高校發(fā)展的重要工程，也體現(xiàn)了高校的管理水平。高校領(lǐng)導(dǎo)如果能積極參加辦公自動化系統(tǒng)的前期調(diào)研、論證，建設(shè)實施，推廣應(yīng)用，那么辦公自動化在全校范圍內(nèi)推廣會更加順利。反之如果領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，自己都不太愿意嘗試使用辦公自動化系統(tǒng)，那么原本就在全校推廣應(yīng)用中存在的困難與阻力無形中就會增大。所以，領(lǐng)導(dǎo)如能認(rèn)識到辦公自動化在高校工作中的重要作用，為推行辦公自動化系統(tǒng)營造良好的發(fā)展環(huán)境，那么辦公自動化的推廣和應(yīng)用將會順利進(jìn)行。
2.增強(qiáng)教職工的服務(wù)意識
教職工的服務(wù)意識是辦公自動化系統(tǒng)全面推廣的基礎(chǔ)，高校教職工學(xué)歷層次較高，相比其他一些單位更具有信息化辦公的優(yōu)勢，但是部分管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的辦公模式，不愿主動接受新鮮事物，甚至拒絕使用網(wǎng)絡(luò)辦公。因此，增強(qiáng)教職工的服務(wù)意識，能夠從本質(zhì)上推動辦公自動化系統(tǒng)在高校管理中的順利運(yùn)行。
3.做好全校教職工的培訓(xùn)和推廣工作
辦公自動化技術(shù)是一門新興科學(xué)，借助電腦網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)、信息技術(shù)及多種先進(jìn)的自動化設(shè)備來實現(xiàn)。高校工作人員必須了解相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和掌握一定的操作技能。在辦公自動化系統(tǒng)試運(yùn)行之前，應(yīng)該組織全校辦公自動化系統(tǒng)的使用者進(jìn)行全面的培訓(xùn)，并且根據(jù)權(quán)限、部門等不同用戶做相對應(yīng)的培訓(xùn)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、部門秘書、系統(tǒng)管理員的操作權(quán)限及內(nèi)容不同，應(yīng)該分別培訓(xùn)，做針對性的講解。在辦公自動化試運(yùn)行的初期，應(yīng)當(dāng)從紙質(zhì)文件和電子文件流轉(zhuǎn)并行，過渡到只采用電子文件流轉(zhuǎn)的方式，讓全校使用系統(tǒng)的人員能夠逐步適應(yīng)并且熟練操作辦公自動化系統(tǒng)的流程。對于積極學(xué)習(xí)、參與和推廣的部門、單位及個人，可以進(jìn)行表揚(yáng)，以充分調(diào)動廣大教職工的積極性。
4.電子文件與紙質(zhì)文件同步運(yùn)行與管理
在辦公自動化系統(tǒng)運(yùn)行的過程中，雖然紙質(zhì)文件大幅度減少，學(xué)校的行政管理工作基本都以電子化辦公的形式運(yùn)轉(zhuǎn)。但電子文件并不能在所有環(huán)節(jié)都取代紙質(zhì)文件，如，在存檔環(huán)節(jié)紙質(zhì)文件作為實實在在存在的物質(zhì)，具備原始性、真實性、永久性，這是電子文件不能取代的。還有對待某些涉密文件，根據(jù)保密法相關(guān)規(guī)定，不能通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行辦理、傳遞，還是得使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件。所以高校在實際工作中，必須采取電子文件和紙質(zhì)文件相結(jié)合的方式，同步運(yùn)行，取長補(bǔ)短，建立電子方式和紙質(zhì)方式一體化的辦公自動化綜合系統(tǒng)。
隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校的行政管理工作更加復(fù)雜和繁重，在信息化的大背景下，辦公自動化成為高校未來發(fā)展的必然趨勢，綠色、環(huán)保的電子化、無紙化辦公也必將帶來管理模式的新變革。辦公自動化系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用是一項長期工程，要根據(jù)在各學(xué)校中實際運(yùn)行狀況隨時維護(hù)和更新，不斷完善。我們應(yīng)該積極發(fā)揮辦公自動化的優(yōu)勢，最大限度地發(fā)揮其管理、服務(wù)功能，提升工作效率，提高高校管理水平，使高校行政管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)達(dá)到新的高度，促進(jìn)高校和諧發(fā)展。
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