開會(huì)最大化效率的原則
在每天的絕大部分工作時(shí)間中，大家是不是都在忙于參加一場(chǎng)接一場(chǎng)看不到盡頭的眾多會(huì)議，由于還要手忙腳亂地回復(fù)各種電子郵件，因而連關(guān)注會(huì)議的實(shí)際進(jìn)行情況也無法做到。如果大家給出了肯定答案的話，我還有幾條好消息要公開：你并不孤單。所有人都在這么做。但從另一方面來看，這也并不能證明該做法就是完全正確的。實(shí)際上，由于系統(tǒng)已經(jīng)完全崩潰了，因此只有從內(nèi)部才能進(jìn)行修復(fù)。
最近，《哈佛商業(yè)評(píng)論》就針對(duì)如何打破沉迷于會(huì)議之中的錯(cuò)誤模式進(jìn)行了專門介紹，這篇文章提出了很有啟發(fā)性的觀點(diǎn)。之前的時(shí)間，我就對(duì)不必要的會(huì)議進(jìn)行過多次嚴(yán)詞抨擊;實(shí)際上，我甚至對(duì)無用會(huì)議的成本情況進(jìn)行過詳細(xì)論述(提前披露一下：有73%的專業(yè)人員承認(rèn)自己在參與不關(guān)注的會(huì)議時(shí)將進(jìn)行不相關(guān)的其它工作，這是一個(gè)很高的比例)。
我們?nèi)绾尾拍艽蚱七@個(gè)循環(huán)?我們提供了一個(gè)非常酷的決策樹小模型，能夠幫助大家跳出到循環(huán)之外。當(dāng)然，它也并不屬于什么內(nèi)容高深的火箭科學(xué);不過，我們只要認(rèn)真考慮一下這些說法的話，還是能夠獲得相當(dāng)有價(jià)值的領(lǐng)悟：
* 如果一場(chǎng)會(huì)議的主題并不屬于本團(tuán)隊(duì)優(yōu)先事項(xiàng)，正確的選擇就應(yīng)該是謝絕邀請(qǐng)。
* 如果會(huì)議主題并不屬于個(gè)人優(yōu)先事項(xiàng)，就應(yīng)該將邀請(qǐng)委托給其它人。
* 如果會(huì)議主題確實(shí)屬于當(dāng)前優(yōu)先事項(xiàng)，而坐在會(huì)議室里進(jìn)行交流卻不屬于最佳處理方式時(shí)，正確的做法就應(yīng)該選擇謝絕邀請(qǐng)將時(shí)間留給解決問題的規(guī)劃之中。不要在意所付出的代價(jià)：電話、晃動(dòng)某人的辦公桌……大家明白了吧。
* 如果確實(shí)必須參加會(huì)議的.話，就應(yīng)該在到場(chǎng)之前花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間對(duì)所參與部分進(jìn)行全面規(guī)劃。在這里，正確的做法就是一定要確保能夠利用最小的投入，最短的時(shí)間來達(dá)到最大的效果。
大家務(wù)必牢記，如果試圖打破遍及全美絕大多數(shù)企業(yè)的會(huì)議文化，唯一的途徑就是從內(nèi)部干掉這只怪獸。在這里，為了實(shí)現(xiàn)減少人們對(duì)于會(huì)議的依賴讓工作變得更加有效率的目標(biāo)，就有下面列出的幾件事情可以去做：
* 不要僅僅因?yàn)?0或者60分鐘是outlook對(duì)于會(huì)議時(shí)間的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置就直接作出選擇。如果實(shí)際情況容許的話，將會(huì)議時(shí)長(zhǎng)控制在15分鐘以內(nèi)或許會(huì)是更可行的做法。
* 必須竭盡全力將會(huì)議實(shí)際參與者的人數(shù)降到最低程度。實(shí)際上，對(duì)于大型會(huì)議來說，能夠獲得的實(shí)際效果就與參與者名單的長(zhǎng)度成反比。
* 在自己的日程安排中標(biāo)注出完成工作的時(shí)間。畢竟，對(duì)于不必要會(huì)議來說，一份所有時(shí)間全面開放的日程規(guī)劃就屬于最佳邀請(qǐng)。
* 絕對(duì)不要安排僅僅會(huì)對(duì)情況進(jìn)行說明的會(huì)議——這項(xiàng)工作使用電子郵件就可以完成。
* 務(wù)必確保每次會(huì)議上都會(huì)有指定人員來對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行記錄，并負(fù)責(zé)交辦事項(xiàng)的分配工作。
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