關(guān)于水電廠企業(yè)員工檔案管理的研究論文
摘要：企業(yè)員工檔案是員工歷年來學(xué)習(xí)和工作活動的真實(shí)記錄，是員工身份信息不可或缺的重要組成部分，也是企業(yè)知人善用、選賢舉才的重要資料依據(jù)。水電廠多為國有企業(yè)，具備員工檔案接收資格，必須重視員工檔案管理工作。本文總結(jié)了我國水電廠企業(yè)員工檔案管理中普遍存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決對策，以供參考。
關(guān)鍵詞：水電廠；檔案管理；問題；對策
近年來，隨著人事制度的持續(xù)改革和深入，企業(yè)用工形式呈現(xiàn)多元化發(fā)展，企業(yè)員工人事檔案管理制度也在不斷改革和發(fā)展。企業(yè)員工的人事檔案是員工歷年來學(xué)習(xí)、工作等社會活動的真實(shí)、完整記錄，也是企業(yè)人事部門在招用、調(diào)配、考核、任用人才的重要依據(jù)材料，對于促進(jìn)企業(yè)人才引進(jìn)、培育和發(fā)展都有著非常重要的作用。為了便于企業(yè)員工人事檔案的存放和管理，我國在各地相繼建立了人才市場，但企業(yè)員工檔案管理工作依舊存在很大的問題，其中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象屢見不鮮，其員工檔案管理問題尤為突出。以我國水電廠為例，全國各地大中型水電廠不下百家，在職員工多大數(shù)百萬人，如此龐大的人事檔案管理工作給企業(yè)帶來不小的壓力，因此，加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問題。
一、水電廠企業(yè)員工檔案管理存在的問題分析
1.對員工檔案重要性缺乏足夠的認(rèn)識
目前，我國水電廠企業(yè)員工檔案管理整體上觀念相對落后。由于員工檔案管理工作對于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益沒有明顯的聯(lián)系，使得一些單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作存在一些誤區(qū)，也就是造成了企業(yè)對于員工檔案管理工作的忽視。企業(yè)對員工檔案重要性缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為其不能給公司帶來直接的經(jīng)濟(jì)收益，投入再多也做不出明顯成績，對于檔案管理，保存得當(dāng)、不丟失缺損就好，也因此，在對于員工檔案管理上，其資金、人才等方面的投入相對欠缺，造成檔案存放和管理?xiàng)l件較差，管理人員投入力度不足，檔案管理場所、經(jīng)費(fèi)以及人員投入得不到有效保障，檔案管理工作自然出現(xiàn)問題百出的'情況。
2.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
我國水電廠企業(yè)員工檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊，給企業(yè)員工檔案管理工作帶來很大的影響。一方面，由于對檔案管理的重要性缺乏科學(xué)的認(rèn)識，管理人員也就并不把檔案管理工作當(dāng)回事，并不積極主動，從而工作中屢見失誤，造成了一些員工檔案的丟失、破損等現(xiàn)象；另一方面，檔案管理人員整體學(xué)歷不高、老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，由于檔案管理人員工作相對單調(diào)乏味，其相關(guān)福利待遇也不高，具備專業(yè)管理素質(zhì)的年輕人員并不熱衷于企業(yè)人事檔案管理工作，因此，在職管理人員多為臨近退休、學(xué)歷不高的高齡工作人員；此外，檔案管理工作也需要管理人員具備專業(yè)的管理技能，然而，在我國水電廠企業(yè)中，除一些相對效益較高的大型水電廠重視檔案管理人員的自身管理素質(zhì)之外，多數(shù)水電廠企業(yè)檔案管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理能力，給檔案管理工作帶來很大的問題。
3.檔案管理缺乏科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一規(guī)范
目前，我國的檔案管理機(jī)制相對欠缺，并未建立統(tǒng)一的檔案管理?xiàng)l例和準(zhǔn)則規(guī)范，同樣會給檔案管理帶來很大的影響。一方面，由于缺乏科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各水電廠對于員工檔案管理工作相對混亂，對于檔案編號、排序、接受、調(diào)離等業(yè)務(wù)程序缺乏科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)流程，使得在檔案管理過程中出現(xiàn)錯拿、錯改等各種問題；另一方面，由于缺乏相應(yīng)的規(guī)范限制，也使得企業(yè)員工檔案操作違規(guī)現(xiàn)象嚴(yán)重，企業(yè)員工檔案屬于機(jī)密資料，管理人員缺乏規(guī)范意識，也會造成檔案被私自打開、更改、帶離等現(xiàn)象出現(xiàn)。
4.檔案管理方式的落后
管理方式的落后也是目前我國水電廠企業(yè)員工檔案管理出現(xiàn)問題的一大因素。隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷提高，檔案管理也逐漸向數(shù)字化、信息化方向轉(zhuǎn)變。然而，目前我國水電廠企業(yè)員工檔案管理方式整體相對落后，其信息化管理方式的普及程度較低，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時代發(fā)展的步伐。檔案的信息化管理離不開計算機(jī)硬件和軟件的支持，由于企業(yè)員工檔案信息量大，經(jīng)常出現(xiàn)檔案繁冗及積聚量大等問題，如果硬軟件跟不上，則很容易造成系統(tǒng)遲鈍、緩慢，甚至出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰；此外，企業(yè)員工檔案管理是一項(xiàng)較為繁瑣龐大的工作，而我國大多數(shù)企業(yè)檔案管理使用的軟件缺少信息管理功能和信息通用功能，到目前為止，企業(yè)員工檔案管理相關(guān)軟件的開發(fā)與應(yīng)用還比較落后。
二、提高水電廠企業(yè)員工檔案管理效率的有效對策
1.強(qiáng)化宣傳教育，提高企業(yè)對員工檔案管理的重視
企業(yè)只有認(rèn)識到了員工檔案管理的重要性，才能有效提高檔案管理質(zhì)量。為此，一方面，要加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳教育，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識，促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)增加對檔案管理的資金和人力投入，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，改善檔案管理工作條件和人員配置，提高檔案管理工作效率；另一方面，通過教育和引導(dǎo)，提高檔案管理人員對工作的重視，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，提高做好檔案工作的積極性和自覺性。
2.加強(qiáng)人才培訓(xùn)，建立高素質(zhì)的檔案管理人才
企業(yè)員工檔案管理工作并不是簡單的存放管理，需要管理人員既具備高度的工作責(zé)任感和扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識，尤其是對于科技發(fā)展迅速的今天，更要求管理人員具備運(yùn)用先進(jìn)管理方法和技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的能力。為此，首先要提高檔案管理崗位的福利待遇，吸引年輕優(yōu)秀的檔案管理人才；其次要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，有針對性的舉辦檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)知識和管理技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)；此外，企業(yè)還應(yīng)定期組織檔案管理人員到先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，提升檔案管理經(jīng)驗(yàn)和操作技能，促進(jìn)檔案管理工作健康平穩(wěn)發(fā)展。
3.加強(qiáng)制度建設(shè)，建立科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
建立健全企業(yè)員工檔案管理制度有助于提高企業(yè)員工檔案管理效率。首先，要規(guī)范檔案管理工作流程，通過制定檔案工作相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理人員的日常操作流程；其次，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對員工檔案的分類、編目等執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，做到檔案文件排列有序、保管期限準(zhǔn)確易查、案卷封面美觀統(tǒng)一，以方便檔案的保管和利用；再次，加強(qiáng)對檔案管理的法制規(guī)范，嚴(yán)厲禁止員工檔案被私自查閱、更改和帶離，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)懲不貸，保證員工檔案的信息安全。
4.轉(zhuǎn)變管理方式，提高檔案管理的信息化水平
企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變陳舊落后的管理觀念和方式，運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)管理方法，提高檔案管理的信息化水平。為此，企業(yè)應(yīng)在員工檔案管理中盡快普及電子文件歸檔以及檔案管理數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案存儲的信息化，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為提高檔案管理的快捷服務(wù)和工作效率，企業(yè)應(yīng)加快數(shù)字化檔案管理進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的完美應(yīng)用，不但加強(qiáng)檔案管理相關(guān)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的投入，強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理中相關(guān)軟、硬件的研發(fā)工作，如內(nèi)部局域網(wǎng)的構(gòu)建、各種通信子網(wǎng)、寬帶網(wǎng)的建立、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)以及相關(guān)操作系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用、高性能服務(wù)器、大容量儲存設(shè)備等等，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理軟、硬件的及時更新與支持。
三、結(jié)束語
企業(yè)員工檔案管理對于企業(yè)人才建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展至關(guān)重要，管好、用好員工檔案是企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。水電廠企業(yè)具備接受員工檔案資質(zhì)，就必須對員工檔案安全管理負(fù)責(zé)，通過科學(xué)的方法和負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)做好企業(yè)員工的檔案管理工作，提高企業(yè)員工檔案管理效率，確保企業(yè)員工檔案的信息安全。
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