大型會議接待流程是怎樣的

　　公司準備舉辦大型會議，而作為會議接待工作人員的你是否對開會議的流程接待清楚呢?下面是小編為你整理的大型會議接待流程，希望對你有幫助。

　　 大型會議接待流程

　　一、 會議報道之前的工作

　　1、與會議主辦單位確認會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設(shè)方式、會務組老師(或工作人員)到達日期(確認航班或車次)、會務組的會議要求(會議主辦單位內(nèi)容， 到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關(guān)會議安排的細節(jié)問題、會后考察的具體行程安排);同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內(nèi)。

　　2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥(房間、餐標、會議室價格按天計算、酒店位置)，落實在會議報到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式(需根據(jù)報到人數(shù)安排相應接站用車);落實會后考察行程的用車、導游、火車票、飛機票、地接社(只是提前進行大致預訂)。

　　▲會議場地要求：9個多媒體教室;容納2-300人左右

　　3、在酒店預訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準確的所在地理位置和從機場或火車站出發(fā)到達酒店的乘車(公交車)方式告知會議主辦方;同時可再次與對方確認會議報到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。

　　4、第三項(3、)工作完畢后可向行程用車單位或個人、導游、機車票、地接社作出相對準確的答復，以便對方作出相應的安排和接會準備。

　　5、準備會議所用相關(guān)用具(會議在酒店或團隊車輛使用的各類標識、簽到登記的表格、文具用品、學習資料袋包括：筆記本、筆、文件袋】、預訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應的返程交通價格表、會后考察的紀念品【禮品】、座簽牌)同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學員如何安排住宿。

　　6、通知酒店，會務工作人員需要提前一天也可根據(jù)到會人員的情況而定進駐酒店并準備會務組用房;同時通知接站的用車和確認司機的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務組房間號;同時與會議主辦方聯(lián)系告知會務工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務組所在房間通知辦公室職守人員

　　二、 會議報到前準備工作

　　1、入住酒店的工作人員須將會務組房間布置好以便會議報到時使用;同時與酒店各個相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細節(jié)問題(如：會議用布標、水牌、會議室、餐廳的情況);將會務組標識張貼好在容易看到的地方。

　　2、詳細了解本會議所用場所的位置。如: 餐廳、會議室、會務組老師和講課老師所用的房間。

　　3、相關(guān)會議使用設(shè)備的準備情況。如：會場布置情況、多媒體投影儀。

　　三、 會議期間的工作

　　1、會議在報到期間最重要的是收費。在收費過程中必須細致、準確、書面登記。

　　收費過程中必須嚴格按程序操作，及：

　　(1)確定學員情況

　　(2)根據(jù)情況計算應交費用

　　(3)填寫收費據(jù)不撕!

　　(4)收款

　　(5)將收據(jù)撕下交于學員

　　(6)填寫報到表。

　　2、在出現(xiàn)收費后，收據(jù)已開出的情況下;學員行程出現(xiàn)變化必須在原收據(jù)的基礎(chǔ)上進行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。

　　四、會議期間需要注意注意問題

　　1、會務組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。

　　2、會務組所用的書面文件需保存完好。

　　3、會務費的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn);及相互出據(jù)憑證。

　　4、各人會務款必須保管好，做到每天進行清點，保險安全的寄存。

　　 大型會議預定籌備的流程

　　一、會議預訂

　　1. 如果公司沒有單獨的大型會議室，我們就需要先從各酒店預訂會場，最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開始尋找會場，并做好預訂。

　　2. 會議預訂確定內(nèi)容事項

　　1)會議時間、會議地點、公司名稱、會務組聯(lián)系人、會議人數(shù)、場地租金、免費項目、收費項目、結(jié)帳方式、其他要求。

　　2)會場布置形式：課桌式、劇院式、U字形、T字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。

　　3)會議用品基礎(chǔ)配置：大便簽紙、鉛筆(刀筆)、話筒、移動白板套裝、投影儀、幕布、會議臺，會場指示牌。(如無特殊說明，不得使用KTV系統(tǒng))

　　4)會議收費項目：茶歇(紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水)，橫幅制作。

　　3. 完成會議預定流程后，一般需要提前兩天下會議通知書給各參會人員，抄送給公司上級。

　　二、會場布置

　　1. 會場布置一般由承接會議的酒店負責安排按會議通知單要求布置會場工作，會議籌備組協(xié)助酒店布置。

　　2. 會議期間的茶水服務由酒店方負責，會務組可以根據(jù)需求選擇茶水的品種。

　　3. 會議擺放標準：會議桌椅橫豎一條線，便簽橫豎一條線，鉛筆統(tǒng)一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對齊。

　　4. 橫幅放置最好是會場最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時的整體效果提現(xiàn)。鮮花布置可以放在講臺的最中央，最好是重要領(lǐng)導的前方。

　　三、會議開始前檢查

　　1. 會前檢查一般由承辦酒店帶領(lǐng)會務組組成檢查小組負責

　　2. 會前檢查要求：桌椅是否符合標準、紙筆水擺放是否符合標準、整體無垃圾、無污漬，臺面干凈、整潔。

　　3. 會議設(shè)備檢查要求：提前半個小時確保會議區(qū)域照明全部正常使用;夏季空調(diào)保證在25度、冬季保證在28度;會議室音響、話筒、投影等設(shè)備確保運行正常。

　　4. 復審會議通知單上的內(nèi)容，會務組及時與酒店方跟進。

　　四、會議清場

　　1. 會場清理一般由承辦酒店負責，但作為會務組要清點下自己帶的物品和工具，整理好，以免落下。

　　2. 使用后的多媒體設(shè)備內(nèi)的U盤或資料盡量妥善保管好，如使用酒店電腦，切記不要把重要資料留在電腦里，以免泄漏。

　　五、賬務結(jié)算

　　1、一般會務組都會有一個財務人員負責會議籌備組織的財務支出和收入。

　　2、結(jié)算時記得根據(jù)公司的要求開具發(fā)票(增值稅普票和專票)。

　　3、賬務結(jié)清后回到公司要整理下這次會議成功召開的報告以備向上級匯報。

　　 大型會議接待工作注意事項

　　(一)儀容儀表儀態(tài)注意事項

　　1.儀表：工作時必須著工裝上班，配戴統(tǒng)一配置(絲巾、工牌)。

　　2.儀容：保持面部干凈，化淡妝。工作中耳部和手部不可配戴飾品(手表除外)。

　　3.儀態(tài)：微笑式服務，笑容自然親切。言談舉止得體大方。

　　(二)工作時間注意事項

　　1.在會議之前要保持辦公室門敞開，以示我們工作人員已經(jīng)到崗。

　　2.不論有無會議，每天先備兩壺熱水，為臨時通知會議急用。無會議通知就在辦公室坐班。

　　3.從當天開展工作的第一刻起，對于每一件事都要做好工作筆記，以便查詢。

　　4.前一天在下班之后清潔領(lǐng)導辦公室衛(wèi)生時，如有取回已批閱的文件，要在次日規(guī)定時間之前交于總經(jīng)理辦公室主管文件的工作人員，并做好記錄，其中包括批閱文件的標題、哪位領(lǐng)導已批閱、文件字號等，以防文件丟失我們有據(jù)可查，便于查詢。

　　5.到收發(fā)室取回各領(lǐng)導當天的報紙，并按照《局領(lǐng)導當年報刊訂閱表》開始逐一分類和分配。盡量在上午規(guī)定時間送入各領(lǐng)導辦公室。

　　6.中午11：40到二層小餐廳接待領(lǐng)導用餐，必須提前做到五件事：1〉打開小餐廳門;2〉檢查小餐廳衛(wèi)生;3〉核對消毒柜領(lǐng)導用餐碗具姓名與編號相符;4〉熟知當天午餐飯菜花樣;5〉將飯菜花樣告知用餐領(lǐng)導，征詢并按個人要求確保無誤送到。

　　7.下午上班，有會議接待會議，無會議就在辦公室等待處理總經(jīng)辦或其他領(lǐng)導以及各部門(各公司)隨時交辦的其它工作任務。

　　8.及時了解哪位領(lǐng)導不在辦公室，可在下午規(guī)定時間之后有計劃安排清理各層領(lǐng)導辦公室衛(wèi)生。

　　9.清潔完各領(lǐng)導辦公室衛(wèi)生，在離開辦公室之前，記得查看當天的工作記錄，次日有無重要事情以及會議安排，力爭做到第二天的工作順利開展。

　　(三)領(lǐng)導辦公室衛(wèi)生清潔

　　1.禮儀式敲門：握緊拳頭用中指輕輕敲動，每次連續(xù)三下(1、2、3)，連續(xù)三次，每次中間間隔兩秒，等無人應答時，再用鑰匙開門，開門后先稱要進入房間的稱謂，xx總：您好!如無反應，才方可進入。

　　2.1〉進入主要領(lǐng)導辦公室清潔工作流程依次是：茶杯--煙灰缸--垃圾筐--桌面、茶座、書架--窗臺--花盆--洗手間(整體浴室、整體面池、馬桶、地面)。2〉進入其余局領(lǐng)導及四公司領(lǐng)導辦公室工作流程依次是：茶杯--煙灰缸--垃圾筐--桌面、茶座、書架--窗臺--花盆--洗臉盆。

　　3.檢查事項：1〉有無要帶回的批閱件;2〉抽紙是否還需配備;3〉瓶裝純凈水是否需要再備;4〉飲水機是否還要續(xù)水。注明：每次另需檢查主要領(lǐng)導洗手間配置生活用品(衛(wèi)生紙、香皂、毛巾)等。

　　4.收拾完畢，出辦公室切記鎖好房門。

　　(四)接待會議

　　1.會前籌備：1〉確定會議地點;2〉確定會議名稱和參會人數(shù);3〉清潔會議室衛(wèi)生并將桌椅擺放整齊;4〉和總經(jīng)辦做好溝通，確保會議要求和服務標準;5〉根據(jù)季節(jié)性掌握續(xù)水標準要求。6〉提前半小時將會議室門、燈打開，并備好茶葉、水和抽紙。

　　2.會中服務：〈1〉續(xù)水：1〉等會議開始，領(lǐng)導就坐，從本次參會的最高領(lǐng)導(或主賓)處依次加水;2〉夏季第一次續(xù)水10--15分鐘，依次是15--20分鐘，第三次以后每25--30分鐘續(xù)水。冬季第一次續(xù)水15--20分鐘，第二次續(xù)水20--25分鐘，第三次以后每25--30分鐘續(xù)水�！�2〉解決隨機問題：1〉指引不了解會場周圍環(huán)境的入會人員上洗手間;2〉傳遞文件〈3〉休會期間：大型會議在休會期間為領(lǐng)導更換茶杯。〈4〉接待會議途中，要確保業(yè)務聯(lián)系暢通，在辦公室無人情況下，桌面必須有留言條，告知來人去向，并留下本人移動電話號碼。移動電話隨時隨地帶于身上，設(shè)置為振動模式，以便及時聯(lián)系。

　　3.會后服務：〈1〉會議結(jié)束提醒參會人員帶好自己物品;〈2〉待人員走完，檢查有無遺忘物品;〈3〉清潔會場衛(wèi)生。

　　(五)隨機性事務處理

　　1〉領(lǐng)悟清楚各位領(lǐng)導交辦事宜;2〉做好相關(guān)記錄;3〉以及時、高效、優(yōu)質(zhì)的服務方式處理并完成。

　　會議記錄怎么寫

　　標題有兩種情況，一是會議名稱加紀要，如《全國農(nóng)村工作會議紀要》。

　　二是召開會議的機關(guān)加內(nèi)容加紀要，如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會議紀要》。

　　(一)會議概況。

　　主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。

　　(二)會議的精神和議定事項。

　　常務會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內(nèi)容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。

　　工作會議、專業(yè)會議和座談會的紀要，往往還要寫出經(jīng)驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。

　　落款。

　　包括署名和時間兩項內(nèi)容。

　　署名只用于辦公室會議紀要，署上召開會議的領(lǐng)導機關(guān)的全稱，下面寫上成文的年、月、日期，加蓋公章，一般會議紀要不署名，只寫成文時間，加蓋公章。

　　會議紀要一般分兩大部分。

　　開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。

　　第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。

　　根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

　　(一)集中概述法。

　　這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關(guān)事項(包括解決問題的措施、辦法和要求等)，用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。

　　這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。

　　如果會議的議題較多，可分條列述。

　　(二)分項敘述法。

　　召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。

　　這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。

　　這種紀要一般用于需要基層全面領(lǐng)會、深入貫徹的會議。

　　(三)發(fā)言提要法。

　　這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。

　　這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。

　　某些根據(jù)上級機關(guān)布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。

　　時間：二○○六年六月二十六日

　　地點：公司辦公樓二樓會議室

　　主持：xxx

　　參加人員：改制小組成員

　　記錄人：xx

　　會議內(nèi)容：

　　本次會議是公司領(lǐng)導班子調(diào)整后召開的第一次改制工作會議。

　　會議對公司改制調(diào)研情況進行通報，對下一步工作進行安排。

　　一、會議首先通報原集團公司直屬單位——xx勘察設(shè)計院改制情況。

　　會議認為，xx勘察設(shè)計院從2003年開始進行改制，歷時2年時間，于2005年9月正式掛牌，其中與我公司有很多共性。

　　目前，退休退養(yǎng)人員待遇問題是公司改制的最大制約因素，我們要借鑒xx勘察設(shè)計院對這類人員的安置辦法，積極爭取集團公司支持和建設(shè)公司政策優(yōu)惠，妥善解決這一問題。

　　二、會議決定加強公司內(nèi)部管理。

　　以改制為契機，進行自身錘煉，不斷提高企業(yè)市場生存能力。

　　三、會議決定進一步加大資產(chǎn)清理力度。

　　要在以前清產(chǎn)核資的基礎(chǔ)上，進行深層次的細化清理，列出明細。

　　對于處理較困難的要取得合法依據(jù)，有理有據(jù)進行處理。

　　會議就有關(guān)事項對相關(guān)部室做出具體工作要求：

　　1.會議責成財務部完成以下工作：

　　(1)本著“先易后難，先近后遠”的原則，盡快清理應收賬款和呆壞死賬。

　　由xx負責協(xié)調(diào)各部室間的清理工作。

　　(2)提取壞帳準備金。

　　(3)完善臨建基礎(chǔ)資料。

　　(4)清理長期投資，完善相關(guān)手續(xù)。

　　(5)未完施工進行清理。

　　2.會議責成人力資源部完成以下工作：

　　(1)進行待分配人員情況摸底。

　　(2)進行退休、退養(yǎng)人員年齡和在本企工作年限等情況采集。

　　3.會議責成資產(chǎn)管理部完成以下工作：

　　(1)進一步加大設(shè)備清理力度。

　　對有清查難度的設(shè)備實行“一事一報告”制度，做到一事一議，加快帳外設(shè)備及遺留問題的清理速度。

　　(2)進一步進行房產(chǎn)清理。

　　4.會議責成經(jīng)營計劃部完成以下工作：

　　(1)加速分包結(jié)算工作。

　　要求逐個項目進行清理，如被清理項目出現(xiàn)問題馬上轉(zhuǎn)入下一個項目繼續(xù)清理。

　　(2)清理應收款項。

　　5.會議責成綜合辦公室完成以下工作：

　　(1)清理辦公設(shè)備、辦公用品。

　　(2)7月5日之前，清空西區(qū)車庫。

　　四、會議決定清理外埠項目銀行帳戶。

　　外埠項目銀行帳戶須隨項目部的撤消同步進行銷戶。

　　項目部所有施工人員全部撤離視為撤消該項目部。

　　對暫不能撤消的外埠銀行帳戶，原則上留有少量余額(100元以下)即可。

　　會議責成財務部擬定《外埠項目銀行帳戶清理通知》。

　　五、會議要求召開各類各層次人員座談會，就改制工作征求廣大職工建議和意見。

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