秘書的績(jī)效考核方法技巧有哪些
有很多的企業(yè)都會(huì)對(duì)各類員工實(shí)行績(jī)效考核的制度，包括秘書。下面為您精心推薦了秘書的績(jī)效考核技巧，希望對(duì)您有所幫助。
秘書的績(jī)效考核方法
1、強(qiáng)迫分布法
為了避免由于大多數(shù)秘書與文員都得到比較高的等級(jí)而沒有真正把績(jī)效優(yōu)秀的秘書與文員區(qū)分出來，可以使用強(qiáng)迫分布法，即對(duì)各個(gè)等級(jí)的人數(shù)比例做出限制。一般來說，各個(gè)等級(jí)的比例分布應(yīng)該接近正態(tài)分布。
強(qiáng)迫分布法的比例規(guī)定只是一個(gè)對(duì)總體比例的控制，具體到各個(gè)部門，可以有一定的上下浮動(dòng)。例如，有的部門可能只有幾個(gè)人，很難要求它嚴(yán)格地按照比例來進(jìn)行評(píng)定。另外，很多組織將部門整體的業(yè)績(jī)完成情況與部門內(nèi)部員工績(jī)效等級(jí)比例聯(lián)系起來。當(dāng)部門整體的業(yè)績(jī)完成情況較好時(shí)，部門內(nèi)部秘書與文員被評(píng)定為較高的績(jī)效等級(jí)的比例相對(duì)比較高;相反，如果部門整體的業(yè)績(jī)完成情況不好，那么部門內(nèi)部的秘書與文員被評(píng)定為較高的績(jī)效等級(jí)的比例相對(duì)比較低。還是以上面的等級(jí)評(píng)定為例，將部門整體業(yè)績(jī)完成情況分為A、B、C、D、E五個(gè)等級(jí)。
為了盡量對(duì)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成一致意見，一方面在定義標(biāo)準(zhǔn)時(shí)盡可能地用比較清晰避免歧義的語(yǔ)言，另一方面，在進(jìn)行績(jī)效評(píng)估之前對(duì)評(píng)估者進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，使他們掌握一致的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。
2、排序法
排序法是一種相對(duì)比較的方法，主要是將秘書與文員按照某個(gè)評(píng)估因素上的表現(xiàn)從績(jī)效最好的秘書與文員到績(jī)效最差的秘書與文員進(jìn)行排序。排序法有利于識(shí)別出好績(jī)效的和差績(jī)效的秘書與文員。對(duì)于某個(gè)因素上績(jī)效有問題的秘書與文員，可以作為在該方面培訓(xùn)的對(duì)象。
排序法通常的做法是：將所有參加評(píng)估的人選列出來，分別針對(duì)每一個(gè)評(píng)估要素開展評(píng)估，首先找出該因素上表現(xiàn)最好的秘書與文員，將他排在第一的位置上，然后找出次最好的'秘書與文員，將他排在第二的位置上，依此類推。然后以同樣的方法就第二個(gè)因素進(jìn)行評(píng)估，排列秘書與文員的順序。
績(jī)效評(píng)估排序表是用排序法進(jìn)行績(jī)效評(píng)估的結(jié)果。
排序法可以比較清楚地看到在每一個(gè)因素上表現(xiàn)好和表現(xiàn)不足的秘書與文員，但排序法的不足是它只適合對(duì)人數(shù)較少的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，因?yàn)槿藬?shù)過多將會(huì)使排序工作變得非常繁瑣。另外排序法可能帶來的另一個(gè)負(fù)面影響就是秘書與文員之間的相互攀比和競(jìng)爭(zhēng)，競(jìng)爭(zhēng)本來是好事，但也不總是帶來積極的影響。
3 對(duì)偶比較法
對(duì)偶比較法與排序法類似，也是一種相對(duì)的績(jī)效評(píng)估方法。這種方法的基本做法是：在每一個(gè)評(píng)估因素上將每一個(gè)秘書與文員 與其他的秘書與文員進(jìn)行比較。
4 關(guān)鍵事件法
在進(jìn)行績(jī)效評(píng)估時(shí)可以對(duì)秘書與文員一些關(guān)鍵事件中的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，但是應(yīng)該注意的是，對(duì)關(guān)鍵事件的評(píng)估一定要與被評(píng)估者的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)聯(lián)系起來，也就是說，這些關(guān)鍵事件是與被評(píng)估者的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)有關(guān)的事件。
秘書的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)
一個(gè)月內(nèi)由于錯(cuò)誤而被返回的文件次數(shù)不超過5次。
一個(gè)月內(nèi)沒有在承諾的期限之內(nèi)完成的文件次數(shù)不超過5次。
秘書的主管通過向其他客戶的調(diào)查發(fā)現(xiàn)秘書的文件打印沒有文字上和語(yǔ)法上的錯(cuò)誤，能夠在認(rèn)同的期限內(nèi)完成。
優(yōu)秀績(jī)效的表現(xiàn)：主動(dòng)采取一些排版方式提高文件的信息交流質(zhì)量，例如，采用一些字體和格式的變化等;能夠主動(dòng)糾正原文中的語(yǔ)法、文字錯(cuò)誤;采用節(jié)省耗材的做法。
主管人員認(rèn)為僅對(duì)草稿做微小的修改就可以發(fā)送了。
優(yōu)秀績(jī)效的表現(xiàn)：起草文件時(shí)僅需要極少的指導(dǎo)，一些日常的信件無(wú)需主管干預(yù)就可以正確處理。
主管人員調(diào)查出差者，了解如下情況：安排符合出差者的要求?按時(shí)、準(zhǔn)確預(yù)定旅店、車輛費(fèi)用報(bào)表按時(shí)、準(zhǔn)確完成。
優(yōu)秀績(jī)效的表現(xiàn)：幫助出差人選擇最合理的旅程安排，使出差人節(jié)省時(shí)間，盡可能在旅程中舒適。
在會(huì)議開始前能準(zhǔn)備好會(huì)議所需的設(shè)備和材料。
會(huì)議進(jìn)程順利，與會(huì)者不至于中途離開會(huì)議去解決由于事先準(zhǔn)備不充分而造成的問題。
優(yōu)秀績(jī)效的表現(xiàn)：會(huì)議材料和安排無(wú)需主管的監(jiān)控。
企業(yè)績(jī)效考核方案
績(jī)效考核在中小企業(yè)的不是不能夠貫徹實(shí)施，只不過在確定實(shí)施績(jī)效考核方案的時(shí)候，要得到公司管理層的授權(quán)，讓更多的人參與其中，在制定考核方案的時(shí)候參考部門的意見，那么他們反對(duì)的聲音就會(huì)越來越弱。他們通過這種過程的參與，會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)企業(yè)管理者和人力資部門制定這套方案的目的不是為了給他們挑毛病，是為了使各個(gè)部門更好的開展工作。了解了這個(gè)初衷之后，他們也會(huì)向本部門傳遞類似的信息，在開始推行的時(shí)候他們就會(huì)成為你的支持者，促進(jìn)績(jī)效考核方案的推進(jìn)。
其次，要引起公司管理層和部門經(jīng)理足夠的重視。雖然說很多中小企業(yè)主時(shí)常將績(jī)效考核掛在嘴邊，然而并沒有真正去重視績(jī)效考核方案的實(shí)施方式是否正確。大多數(shù)情況下企業(yè)管理者告訴人力資源部門公司要采用績(jī)效考核的方式評(píng)價(jià)員工行為。而要被考核的部門卻完全蒙在鼓里，你想實(shí)施的時(shí)候又怎么會(huì)有人聽呢。這就是企業(yè)管理者不重視績(jī)效考核的結(jié)果，只是簡(jiǎn)單的把績(jī)效考核當(dāng)成人力資源部門的事情。殊不知，其實(shí)最重要的是要引起各個(gè)部門的重視。
再次，在績(jī)效考核制定之初，就應(yīng)該和各個(gè)部門進(jìn)行溝通，爭(zhēng)取大家的意見，看哪種方法能夠最直觀的反映員工的工作狀況，能夠使績(jī)效考核真正起到激勵(lì)的作用。因此績(jī)效考核方案必須獎(jiǎng)懲分明，在考核條款中獎(jiǎng)勵(lì)和處罰措施要運(yùn)用得當(dāng)，給被考核者灌輸一種理念，自己的貢獻(xiàn)和自己的收入是成正比的。把績(jī)效考核變成一種測(cè)量工具，客觀真實(shí)的反映員工的工作狀態(tài)和工作效果。千萬(wàn)不能將績(jī)效考核變成一種懲罰措施，只有在員工出現(xiàn)失誤的時(shí)候才能發(fā)揮效用，那只能使員工產(chǎn)生抵觸的心理，永遠(yuǎn)也無(wú)法客觀反映員工的真實(shí)水平。
其次，績(jī)效考核方案應(yīng)該能夠讓員工真正看到實(shí)惠，在基本工資和績(jī)效工資劃分的時(shí)候，根據(jù)職位的不同劃分出不同的檔次。職位越高，績(jī)效工資的比值越大。普通崗位的基本工資應(yīng)該能夠滿足員工的基本需求。不同部門的獎(jiǎng)懲制度應(yīng)該有區(qū)別。以銷售部門和研發(fā)部門為例。銷售部門以銷售業(yè)績(jī)來計(jì)算績(jī)效工資，根據(jù)市場(chǎng)的情況和公司的經(jīng)營(yíng)方針、政策。適時(shí)調(diào)整銷售的計(jì)劃，將銷售和業(yè)績(jī)掛鉤，起到激勵(lì)的作用。通過績(jī)效考核發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的員工，并加以重用。建設(shè)公司的梯形人才結(jié)構(gòu)。合理調(diào)整人才結(jié)構(gòu)。研發(fā)部門的績(jī)效考核應(yīng)該以項(xiàng)目進(jìn)展為依據(jù)，設(shè)立研發(fā)項(xiàng)目基金，如果能夠按期完成研發(fā)項(xiàng)目，則研發(fā)機(jī)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目研發(fā)基金分紅。根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況來確定研發(fā)基金是否可以進(jìn)行分紅。通過這些獎(jiǎng)勵(lì)措施，激發(fā)研發(fā)人員的工作積極性。讓他們看到工作的回報(bào)，使項(xiàng)目如期完工。
績(jī)效考核方案制定的好壞，和人力資源部門的人力資源水平是分不開的，如果人力資源從業(yè)者足夠?qū)I(yè)，在制定績(jī)效考核方案的時(shí)候會(huì)將很多因素考慮在制定考核方案當(dāng)中，對(duì)考核方案的推進(jìn)和實(shí)施起到非常重要的作用。進(jìn)行績(jī)效考核最重要的目的是促進(jìn)績(jī)效目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，因此采用“以結(jié)果為導(dǎo)向的過程的管理”，對(duì)于中小企業(yè)來說是非常重要的。因?yàn)橹行∑髽I(yè)并沒有完備的測(cè)評(píng)系統(tǒng)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)疏漏的環(huán)節(jié)。也沒有很好的預(yù)警機(jī)制，針對(duì)存在的問題進(jìn)行及時(shí)的處理，要想在中小企業(yè)推行績(jī)效考核，對(duì)于人力資源部門來說也是不小的挑戰(zhàn)，所以，對(duì)中小企業(yè)人力資源從業(yè)者的要求是非常高的，既要有過硬的專業(yè)知識(shí)，又要有良好的溝通協(xié)調(diào)能力。
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