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干部人事檔案?jìng)鬟f格式
加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
干部人事檔案是是歷史地、全面地了解干部和正確選用干部的基礎(chǔ)，是做好干部工作的必備條件之一。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和干部人事制度改革的不斷深入，干部人事檔案管理出現(xiàn)了許多新情況，新問(wèn)題，干部人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)。新時(shí)期如何提高檔案管理水平，開發(fā)檔案本身所具有的潛在價(jià)值，使檔案成為真正的信息資源，更好地為干部人事工作服務(wù)，已成為一個(gè)嶄新的重要課題。
一、當(dāng)前干部人事檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
1、檔案意識(shí)不強(qiáng)。干部人事檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，也不容易取得明顯成績(jī)。因此，少數(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案工作不夠重視，甚至存在著一些認(rèn)識(shí)誤區(qū)，在實(shí)際工作中存在一些突出問(wèn)題，如有些單位管檔人員配備不到位，沒有按規(guī)定比例配備工作人員;投入不夠，基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，保管條件比較落后;檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，變化比較大等。這些問(wèn)題既影響了干部檔案管理人員的積極性，又影響了干部人事檔案管理的工作水平。
2、管理不夠完善。由于形成材料的部門對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠等原因，檔案材料沒有及時(shí)收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成檔案材料內(nèi)容不完整。如《干部履歷表》、學(xué)歷材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表、甚至是入黨材料，都有缺失或不完備。由于時(shí)間過(guò)久，原單位已經(jīng)不存在或原管理檔案人員轉(zhuǎn)崗，導(dǎo)致相關(guān)材料難以收集。
3、立卷不夠規(guī)范。隨著社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的引入，人事檔案在就業(yè)和職位升遷方面的憑證參考作用越來(lái)越受到重視。這就要求人事檔案中每份材料的來(lái)源和內(nèi)容必須真實(shí)可靠，必須經(jīng)過(guò)組織嚴(yán)格的鑒別和認(rèn)真的審查核實(shí)。然而，在實(shí)際工作中卻發(fā)現(xiàn)不少問(wèn)題，有的檔案材料填寫格式不規(guī)范，紙張不符合要求，有的存在內(nèi)容填寫前后不一、記載不實(shí)、審核不準(zhǔn)等問(wèn)題，不利于檔案的保存和利用，也使干部人事檔案的真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、完整性功能逐漸趨于弱化。
4、整檔工序繁雜。按照干部人事檔案工作目標(biāo)管理的要求，對(duì)收集歸檔的材料在一個(gè)月內(nèi)歸入干部檔案內(nèi)，每?jī)赡暄b訂歸檔一次。按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)檔的材料要做到分類準(zhǔn)確、目錄清楚、裝訂整齊。由于每年都有新材料增加，檔案管理人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆開、裝訂等大量簡(jiǎn)單的、重復(fù)性的勞動(dòng)，使得檔案管理人員根本沒有時(shí)間和精力考慮開發(fā)案卷的內(nèi)在信息。
5、“人檔分離”增多。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和人才流動(dòng)等外部環(huán)境的逐步寬松，人才流動(dòng)速度加快，流動(dòng)方式更加靈活。各類人才“跳槽”頻繁，造成“人檔分離”現(xiàn)象越來(lái)越多。此外還有部分大、中專畢業(yè)生就業(yè)時(shí)，檔案沒有隨人走，學(xué)歷檔案和工作檔案分散保存。這不僅給人才引進(jìn)帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)，也給組織人事部門的管理帶來(lái)了難度。
二、加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
1、強(qiáng)化檔案意識(shí)。一是領(lǐng)導(dǎo)重視要落到實(shí)處。各級(jí)黨委及其組織人事部門必須高度重視干部人事檔案管理工作。要把它放在事關(guān)干部隊(duì)伍建設(shè)全局的高度來(lái)認(rèn)識(shí)，將其列入全年組織工作要點(diǎn)和重要議事日程。加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，定期研究干部人事檔案工作，定期監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。各單位均要明確一名檔案專干，由管檔部門加強(qiáng)對(duì)檔案專干的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)強(qiáng)化管檔單位和管檔人員的檔案意識(shí)，有效避免檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要，抓起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)象。二是宣傳要深入人心。要大力開展人事檔案管理工作的宣傳，努力營(yíng)造全社會(huì)關(guān)心人事檔案，自覺支持人事檔案管理的良好氛圍，提高大家對(duì)人事檔案工作的知曉率�？山n案管理輪流參與制度。在保證專職管檔人員的情況下，在一個(gè)部門、單位內(nèi)部，每年由非檔案部門人員參與檔案的管理工作，了解檔案管理的法律法規(guī)及管理的運(yùn)轉(zhuǎn)流程，增強(qiáng)對(duì)檔案工作的理解和支持。同時(shí)，可以聘請(qǐng)離退休老同志參與到對(duì)檔案的把關(guān)和核對(duì)工作中來(lái)，發(fā)揮他們對(duì)相關(guān)當(dāng)事人和事件情況了解的作用。
2、把好兩道關(guān)口。一是把好“入門關(guān)”。要對(duì)干部檔案缺少材料情況進(jìn)行集中清理，通過(guò)書面方式，責(zé)成材料形成單位將材料收集整理、經(jīng)單位審核后統(tǒng)一移交管檔單位，盡量減少、避免歷史遺留問(wèn)題的影響，保證干部檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。二是把好“更新關(guān)”。要建立檔案資料收集責(zé)任制，對(duì)負(fù)有提供資料責(zé)任的部門和人員作出歸檔內(nèi)容和時(shí)限的要求。同時(shí)，對(duì)在普遍性、階段性工作中形成的材料和特殊性材料，檔案人員主動(dòng)與相關(guān)部門聯(lián)系、索要，做到收集整理經(jīng)�；�，不拖延、不積壓，確保干部人事檔案材料完備，與實(shí)際情況同步。
3、簡(jiǎn)化整檔工序。一是要規(guī)范用紙。形成干部檔案材料的紙張與檔案規(guī)范用紙的規(guī)格不一致，致使有的材料印制超過(guò)裝訂線，給立卷歸檔工作帶來(lái)了麻煩。因此，要簡(jiǎn)化整檔工序首先必須規(guī)范公文用紙，或統(tǒng)一調(diào)整干部檔案用紙的規(guī)格，使二者一致。二是要改進(jìn)檔案盒。在干部檔案整理過(guò)程中，需要反復(fù)的拆裝、剪裁，不僅增加了整檔人員的工作量，而且也不可避免地使檔案本身遭受了損害，不利于干部檔案的長(zhǎng)久保存，還給提供利用帶來(lái)了不便。因此，制作更適用干部檔案管理的檔案盒很有必要，如借鑒文件夾形式，檔案整理立卷時(shí)，不裁剪，也不裝訂，只需分類、編號(hào)、登記卷內(nèi)目錄，夾入檔案夾，增加新的材料時(shí)只需把材料插入相應(yīng)類別中，需要利用檔案中某個(gè)材料也只要抽出需要部分，不必整本拿出，也有利于檔案保密，這樣既能提高-干部檔案整理質(zhì)量，方便利用，便于保管、保密、延長(zhǎng)檔案壽命，還能大大減少檔案整理繁瑣的工序，從而提高工作效率。
4、規(guī)范檔案管理。一是高標(biāo)準(zhǔn)完善基礎(chǔ)設(shè)施，確保安全管理。安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，配套建立干部人事檔案專用庫(kù)房，做到檔案室、閱檔室、辦公室“三室”分開，防火、防盜、防塵、防蛀、防潮、防霉“六防”措施到位;配備完善計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)等辦公設(shè)備，提升辦公硬件需要和檔案管理環(huán)境。二是嚴(yán)要求加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理程序。制度是做好工作的前提和保證，如果沒有一定的制度來(lái)制約，就會(huì)無(wú)章可循、無(wú)所適從。建立健全干部檔案查(借)閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對(duì)、保管保密、管理人員職責(zé)、轉(zhuǎn)遞等制度，做到制度上墻，責(zé)任落實(shí)，規(guī)范檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等管理程序，堅(jiān)決做到做到“五不查”、“四不借”“三不轉(zhuǎn)”，即：無(wú)《干部檔案查借閱呈報(bào)表》不查，非利用單位范圍的不查，非正式黨員干部不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續(xù)不全不查;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，本人及親屬檔案不借;個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)動(dòng)通知不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)。特別是針對(duì)人才流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞不同步，人才不合理地流動(dòng)，造成“人檔分離”越來(lái)越多的現(xiàn)象，要嚴(yán)格按照管理權(quán)限，對(duì)不在本單位的人員的檔案必須妥善處理，該轉(zhuǎn)遞的要及時(shí)轉(zhuǎn)遞，有效避免“人檔分離”情況的發(fā)生。
5、加快檔案信息化建設(shè)。一是做實(shí)基礎(chǔ)工作，加快檔案工作信息化建設(shè)步伐。在檔案日常工作方面盡量實(shí)行微機(jī)化操作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，將文字、圖片等資料變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案信息化，建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，利用干部檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計(jì)等工作，保證干部檔案信息的實(shí)效性、真實(shí)性和正確性。二是創(chuàng)新技術(shù)和手段，提高利用效率。在注重保密的前提下，利用信息化技術(shù)，探索新的方法，對(duì)檔案進(jìn)行合理、靈活地開發(fā)利用，充分挖掘信息作用，把“死”檔案變成“活”資源，有效服務(wù)社會(huì)。
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