怎樣管理好人事檔案

人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案能歷史全面地記載個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績(jī)等信息，是企業(yè)的各類人才都能在適合自己的工作崗位上充分發(fā)揮每個(gè)人的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，做好人事檔案管理對(duì)人才資源的開(kāi)發(fā)起著重要作用，現(xiàn)就如何做好人事檔案管理的認(rèn)識(shí)：

一、人事檔案管理存在的問(wèn)題

“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”是現(xiàn)在人們對(duì)于人事檔案的寫真，“人事檔案無(wú)用論”正在流行。隨著社會(huì)的發(fā)展、人才流動(dòng)頻率的加快，越來(lái)越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，然而，許多人把檔案轉(zhuǎn)到人才中心后一去不復(fù)返，有的干脆懷揣檔案去了天涯海角。突然之間，人事檔案好象不重要了，失去了作用，“棄檔族”日增，“廢檔”、“死檔”不斷增加。而另一方面，社會(huì)各方面面臨信-用-危-機(jī)，各行業(yè)、部門及用人單位對(duì)于個(gè)人的信用記錄及以往經(jīng)歷無(wú)處可查，檔案沒(méi)有，一些單位只好由人力資源部的人通過(guò)非正常的方式和途徑去了解，操作起來(lái)很麻煩，加大了用人成本。

還不如原來(lái)國(guó)企的時(shí)候，有什么重要的東西都入檔案，人事檔案一直是記錄個(gè)人成長(zhǎng)工作經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)的重要載體。裝載著個(gè)人最原始憑證材料，是組織人事部門、用人單位及相關(guān)單位考察和了解個(gè)人的重要依據(jù)，是決定一個(gè)人的命運(yùn)的重要工具。

出現(xiàn)上述問(wèn)題，一方面與個(gè)人的主觀原因有關(guān)系外，與現(xiàn)行人事檔案管理的混亂且制度不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有很大關(guān)系。

(一)、多頭管理。

早在一九八八年，中組部、人事部“關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理http://emrowgh.com工作的通知‘人調(diào)發(fā)[1988]5號(hào)’”文件規(guī)定，流動(dòng)人員人事檔案統(tǒng)一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心等機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。其它機(jī)構(gòu)不得承擔(dān)人事檔案的管理工作。但由于歷史的、體制的原因，現(xiàn)在很多部門都在公開(kāi)或私自管理人事檔案，除人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)外，勞動(dòng)部門、失業(yè)管理部門、社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、一些社會(huì)團(tuán)體也在管理;國(guó)企在管，一些私企也在管，一些民辦中介機(jī)構(gòu)利用各種名目也在管，甚至于把保管檔案當(dāng)成了謀利的手段，并不惜惡意競(jìng)爭(zhēng)。眾多部門管理檔案，混淆了視聽(tīng)，令許多人茫然不知所往。

(二)、都不管。

人事檔案多頭管理的同時(shí)，又存在都不管的問(wèn)題，只是方便流轉(zhuǎn)，所做的只是檔案的收發(fā)手續(xù)，調(diào)一下沒(méi)用的檔案工資，至于檔案材料的收集與歸檔，難于上青天。有的管理單位進(jìn)出的人事檔案，甚至于可以做到連封口都不開(kāi)。

(三)、管理水平差。

1、硬件環(huán)境差，參差不齊。有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處撒放，造成極大隱患，令存檔人員忐忑不安，不能一心一意搞建設(shè)。

2、管理人員人員少，素質(zhì)低。一個(gè)人管理幾千份檔案，能管過(guò)來(lái)嗎?另外，一些檔案管理人員素質(zhì)低，水平差，對(duì)檔案缺乏責(zé)任感，不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的業(yè)務(wù)知識(shí)，不懂微機(jī)的使用，有的管理人員竟然分不清大專學(xué)歷和本科學(xué)歷的區(qū)別，讓人大跌眼鏡!

3、人事檔案管理手段落后。管理手段原始粗放，手工記帳，重復(fù)無(wú)效勞動(dòng)，人事檔案管理軟件落后且軟件不統(tǒng)一，現(xiàn)代化管理手段缺乏。

4、檔案服務(wù)開(kāi)發(fā)意識(shí)差。不能及時(shí)收集信息入檔，檔案不能滿足用人單位了解和掌握一個(gè)人全部信息的要求，不能滿足新形勢(shì)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相關(guān)領(lǐng)域?qū)�個(gè)人資信材料的需求，不能有針對(duì)性地提供有權(quán)威的證明材料。利用價(jià)值低，功能越來(lái)越弱化。

5、管理混亂，保管手續(xù)不嚴(yán)格。一些管理單位，尤其是那些私自保管檔案的單位，違反規(guī)定出具假證明，私自抽取、涂改、銷毀有關(guān)憑證材料，使假學(xué)歷、假經(jīng)歷、假身份合法化，擾亂了市場(chǎng)秩序。

(四)、人事檔案調(diào)動(dòng)流轉(zhuǎn)手續(xù)繁雜。尤其是異地調(diào)動(dòng)，有時(shí)一個(gè)人為調(diào)檔來(lái)回奔徙幾次，搞得疲憊不堪，無(wú)奈放棄檔案。一些檔案管理單位故意刁難、滯留檔案，違反規(guī)定保管、接收人事檔案，給人事檔案的管理帶來(lái)許多副面影響。

人事檔案出現(xiàn)的各種問(wèn)題，原因是多方面的、深層次的，

也不是一兩個(gè)部門、一個(gè)地區(qū)的事，它是全社會(huì)共同要面對(duì)的問(wèn)題，是社會(huì)發(fā)展到一定階段必然要出現(xiàn)的問(wèn)題，關(guān)鍵是解決問(wèn)題，要根據(jù)發(fā)展要求，賦予其新的生命力，更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。人事檔案作為最原始的信用記錄，不能沒(méi)有，其功能不僅不能弱化，反而更要豐富，要強(qiáng)化!

“沒(méi)規(guī)矩不成方圓”，社會(huì)生活的方方面面需要秩序，人才流動(dòng)也要有序流動(dòng)，人事檔案管理的改革勢(shì)在必行，亂后必有大治!其出路就是提升人事檔案的利用價(jià)值，結(jié)合人事檔案建立個(gè)人信用檔案，進(jìn)而聯(lián)網(wǎng)建立全國(guó)統(tǒng)一的公共信用體系，真正決定一個(gè)人在社會(huì)生活中的命運(yùn)，使其深入到每個(gè)人的經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活的方方面面，時(shí)刻提醒人們凡事要三思而后行。

人事檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息時(shí)代和電子政務(wù)的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理信息將大大提高人事檔案工作的全面性、真實(shí)性和時(shí)效性，以人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化為突破口進(jìn)行人事檔案管理方式的改革，是一項(xiàng)刻不容緩的重要任務(wù)。

(一)、實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1、能很好將人事信息資源共享，有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案主要職責(zé)之一即為有關(guān)部門提供人員信息，使組織領(lǐng)導(dǎo)能直觀快捷地了解和掌握各級(jí)隊(duì)伍狀況。

2、能有效地提高人事檔案信息的利用率和使用價(jià)值，通過(guò)鏈接人事檔案信息到信息庫(kù)以供查詢調(diào)閱，既提高了檔案的利用率，又最大限度地保護(hù)了紙質(zhì)檔案。

3、能保證檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性，能使人事檔案存放更加規(guī)范、系統(tǒng)，使查詢檔案方便、快捷。

4、在選拔任用、調(diào)整配備和交流等工作中，均可利用信息庫(kù)，直接產(chǎn)生任免審批表、基本情況表、名冊(cè)等，大大提高了工作的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。

(二)、當(dāng)前推進(jìn)人事檔案信息化管理的主要工作

一要建立個(gè)人電子檔案系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案自動(dòng)化管理。將人事基本信息(如履歷表上的信息)通過(guò)專門的人事信息軟件輸入微機(jī)，制成電子卡片的形式，形成電子檔案，以便于人事信息的查閱流轉(zhuǎn)，適應(yīng)人才流動(dòng)的需求。

二要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)和無(wú)紙化管理。要利用計(jì)算機(jī)、掃描儀，照相機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將常用的檔案資料、表格等制成PDF文件或用制成JPG格式的圖片文件，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化 操作。也可減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞，達(dá)到長(zhǎng)期保存使用的目的。

三要建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)施人事檔案的分級(jí)管理。逐層逐級(jí)建立人事檔案局域網(wǎng)，實(shí)行檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，重點(diǎn)要解決好使用權(quán)和管理權(quán)問(wèn)題。

(三)、需要注意的方面

1、加強(qiáng)對(duì)電子文件原始性、真實(shí)性認(rèn)定和管理。對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，人們可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性，但電子文件的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，沒(méi)有相對(duì)固定的形式，要對(duì)采集的電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查�？赏ㄟ^(guò)電子信息加密技術(shù)、簽署技術(shù)、身份驗(yàn)證和防寫措施等技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。

2、是根據(jù)實(shí)際工作，制定相關(guān)檔案信息化法規(guī)。為了防止工作中的盲目性和隨意性，要結(jié)合工作實(shí)際，從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)方面提出并完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以保證電子信息的采集、制作、分類、存儲(chǔ)等各方面工作有章可循，職責(zé)明確，以保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)、規(guī)范、統(tǒng)一。

3、要加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔管理。加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證本單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和長(zhǎng)期可讀性。

4、要在人事檔案信息化管理工作制度中嚴(yán)肅檔案管理工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息安全保密方面的各項(xiàng)規(guī)定，嚴(yán)格限定上網(wǎng)信息的內(nèi)容和范圍，嚴(yán)禁處理業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)連接，確保信息安全。

5、加強(qiáng)檔案信息安全保障工作。切實(shí)抓好網(wǎng)絡(luò)信息安全保密教育，增強(qiáng)干部人事檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)意識(shí)，提高安全防護(hù)的技術(shù)水平，防止失泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

總之，信息化建設(shè)作為加強(qiáng)人事檔案管理日常工作的一個(gè)重要內(nèi)容，能為廣大職工提供優(yōu)質(zhì)便捷服務(wù)，也是實(shí)現(xiàn)人事檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展的必然趨勢(shì)。

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