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員工檔案信息化管理辦法
1. 目的
1.1為了規(guī)范公司員工人事檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對員工成長過程中的動態(tài)跟蹤管理。
1.2加強對員工的管理，建立有關(guān)員工基本情況的資料以及歷次考核與異動等事項的資料，特制定本辦法。
2. 適用范圍
2.1公司所有員工的檔案管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。
3.權(quán)責
3.1公司員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部負責。
3.2公司員工的管理檔案，必須是部門經(jīng)理或副經(jīng)理（含）以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬部門員工晉升、獎懲、異動、了解基本情況時方可有權(quán)調(diào)閱。
4.員工檔案管理的對象
4.1 公司員工內(nèi)部檔案
4.1.1人事類檔案，包括：員工入職資料、勞動合同、培訓(xùn)記錄、崗位異動、獎勵與處分、晉升與降職等檔案。
4.2 公司員工外部檔案
4.2.1 員工干部介紹信及檔案的托管（市人力資源交流中心）。
5、員工檔案管理的內(nèi)容
5.1公司員工內(nèi)部檔案
5.1.1員工管理檔案的建立
5.1.1.1員工檔案應(yīng)在員工入職當天建立。由人力資源部負責將員工入職資料收集完整，整理建檔，并用于公司三級安全培訓(xùn)，待員工經(jīng)三級安全培訓(xùn)完成后，各部門將員工檔案返回人力資源部存檔。
5.1.1.2人力資源部對已歸檔的資料進行審查，以確保員工檔案的真實與完整。
5.1.1.3員工檔案建立后，人力資源部相關(guān)負責人應(yīng)在檔案上詳細填寫員工姓名、部門及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。
5.1.1.4人力資源部相關(guān)負責人應(yīng)將檔案資料分類存放、嚴格保管。
5.1.2員工檔案的健全及更新
5.1.2.1公司員工教育培訓(xùn)等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門應(yīng)及時協(xié)助人力資源部整理并提交相關(guān)資料。
5.1.2.2人力資源部相關(guān)負責人在對收集上來的各項資料審核無誤后，應(yīng)按規(guī)定歸檔。
5.1.3人力資源部本著對員工負責的態(tài)度，定期整理、歸檔員工資料。
5.1.4員工檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管。
5.2、公司員工外部檔案。
5.2.1、經(jīng)員工本人申請，公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意，人力資源部相關(guān)負責人協(xié)助員工辦理人事檔案調(diào)動相關(guān)事宜。
5.2.2、人力資源部有義務(wù)提供員工人事檔案調(diào)動相關(guān)信息的咨詢。
6、員工檔案的借閱
6.1員工檔案查閱、借閱及復(fù)印管理
6.1.1有下列情形之一時，方可查、借閱員工檔案：
6.1.1.1了解所屬員工基本情況。
6.1.1.2員工晉升、降職。
6.1.1.3員工獎懲。
6.1.1.4員工調(diào)動。
6.1.2查、借閱及復(fù)印員工檔案：
6.1.2.1查閱員工檔案
A、須查閱員工檔案時，需經(jīng)人力資源部經(jīng)理同意后，由人力資源部相關(guān)負責人提供所要查閱的資料。
B、查閱人不得進入檔案室，不準將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。
6.1.2.2借閱員工檔案
A、須借閱員工檔案時，借閱人需填寫申請單，經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準后，方可到檔案室辦理借閱手續(xù)。
B、員工檔案的借閱期限，一般為五天，特殊情況可延長至一個月。借閱人必須保證員工資料的安全、完整，不準私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。
C、借閱檔案人員應(yīng)按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，人力資源部相關(guān)負責人有責任進行追索。
D、歸還檔案時，人力資源部相關(guān)負責人應(yīng)檢查檔案資料的完整性，確認無誤后注明歸還日期。
7、離職人員檔案的處理
7.1、公司內(nèi)員工檔案由公司存檔保管，員工離職不予退還。
7.2、公司外員工檔案。
7.2.1、離職員工應(yīng)于離職手續(xù)辦理完成前，填寫《珠海市個人委托人事代理審批表》，交人
力資源部蓋章后，辦理人事檔案個人代理。
7.2.2、人力資源部人事專員有義務(wù)協(xié)助離職人員就《珠海市個人委托人事代理審批表》進行蓋章。
7.3、離職人員的員工檔案應(yīng)做離職標志，并注明離職日期和原因。
8、檔案的統(tǒng)計、清點
8.1人力資源部應(yīng)及時將員工信息歸檔，及時記錄，及時錄入電腦，保證實存檔案信息與電腦存儲信息一致。
8.2人力資源部次月5日前統(tǒng)計上月員工檔案清單及匯總。
8.3每年年初，對檔案進行年度清點。統(tǒng)計上年度歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、離職人員檔案總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，并與電腦存儲數(shù)據(jù)校對，要求二者一致。
8.4人事管理檔案保存期限：
8.4.1已辦理離職手續(xù)的員工，其員工檔案保存期為五年。
8.4.2未辦理離職手續(xù)但實際已離開公司的人員，其員工檔案保存期為五年，以當事人所在部門出具的書面報告中標明的離開公司時間為依據(jù)開始計算。
8.5每年三月份，對上年度已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進行銷毀。
9、本辦法自頒布之日起開始執(zhí)行。
員工檔案信息化管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強企業(yè)職工檔案的科學(xué)管理，有效地保護和利用職工檔案，更好地為深化企業(yè)改革服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國勞動法》和原國家勞動部、國家檔案局頒布的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》,結(jié)合本省實際，制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)職工檔案管理系指：本行政區(qū)域內(nèi)的各類企業(yè)、企業(yè)化管理的事業(yè)單位、個體經(jīng)濟組織（以下統(tǒng)稱用人單位）中，與之形成勞動關(guān)系的職工檔案管理，及與原用人單位終止（解除）勞動關(guān)系的退休人員、失業(yè)人員、靈活就業(yè)人員、自費出國等人員的檔案管理。
第三條 企業(yè)職工檔案是用人單位勞動、組織、人事部門在招聘、培訓(xùn)、考核、獎懲、晉級、選拔、任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的原始記錄；是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)；是職工享受各項勞動待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證，是國家和用人單位檔案工作的重要組成部分。
第四條 用人單位、勞動和社會保障部門設(shè)立的勞動保障代理機構(gòu)、失業(yè)保險經(jīng)辦機構(gòu)、社會保險經(jīng)辦機構(gòu)，是職工檔案的具體管理機構(gòu)。檔案管理機構(gòu)，由勞動和社會保障部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
第五條 企業(yè)職工檔案管理工作必須嚴格貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理和保密工作的法規(guī)和制度，確保職工檔案的完整、真實和安全。
第二章 檔案管理機構(gòu)和職責
第六條 在職職工檔案由職工所在用人單位的勞動（組織人事）職能機構(gòu)管理，應(yīng)指定專人專庫（柜）管理。實行檔案集中統(tǒng)一管理的單位，應(yīng)設(shè)專人負責管理職工檔案。
就業(yè)轉(zhuǎn)失業(yè)人員的檔案，由各級勞動和社會保障部門設(shè)立的勞動保障代理機構(gòu)、失業(yè)保險經(jīng)辦機構(gòu)保管。實行社會化管理的退休人員的檔案，由縣區(qū)級以上社會保險經(jīng)辦機構(gòu)負責管理。
檔案保管部門暫不具備保管條件的單位，可移交所在地綜合檔案館代管。
第七條 下列情況，由用人單位或勞動者個人將檔案交給勞動保障代理機構(gòu)、失業(yè)保險經(jīng)辦機構(gòu)代管，簽訂代保管合同：
(一）破產(chǎn)或轉(zhuǎn)制企業(yè)的失業(yè)人員；
（二）離職、開除、終止（解除）勞動關(guān)系的人員；
（三）自謀職業(yè)、自費出國人員、個體工商戶雇用人員；
（四）不具備檔案保管條件的用人單位；
（五）各類技工學(xué)校、職業(yè)學(xué)校已畢業(yè)尚未就業(yè)的人員；
（六） 靈活就業(yè)人員；
（七）其他有檔案保管要求的用人單位或個人。
第八條 職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由用人單位在辦理有關(guān)手續(xù)后，可移交當?shù)貏趧颖Ｕ洗頇C構(gòu)或按管理權(quán)限移交用人單位所在地綜合檔案館寄存保管。
第九條 死亡職工檔案在原檔案保管部門保管十五年以上，可以按規(guī)定進行銷毀。對國家和用人單位有特殊貢獻的獲省級以上英雄、模范人物稱號的職工死亡以后，其檔案由用人單位或檔案保管機構(gòu)移交所在地綜合檔案館保管。
第十條 勞動保障代理機構(gòu)代管檔案的資格，須經(jīng)各級檔案行政管理部門、勞動和社會保障部門審核認定。未經(jīng)資格審核認定或資格審核認定不合格的，不得擅自接收、保管職工檔案。
第十一條 任何單位不得將檔案交給個人保管，凡個人持有檔案的，應(yīng)按本規(guī)定的要求，將檔案移交有關(guān)部門保管。
第十二條 用人單位職工檔案管理部門工作職責：
（一）收集、鑒別、整理、保管職工檔案；
（二）辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；
（三）登記職工工作變動、簽訂勞動合同、辦理社會保險等情況；
（四）為有關(guān)部門提供職工情況；
（五）做好職工檔案的安全、保密和保護工作；
（六）定期向用人單位綜合檔案室（館）移交檔案；
（七）辦理其他涉及職工檔案的有關(guān)事項。
第十三條 勞動保障代理機構(gòu)、失業(yè)保險經(jīng)辦機構(gòu)檔案管理工作職責：
（一） 受用人單位或勞動者委托保管個人檔案，整理、記錄、查閱、借閱、傳遞檔案；
（二）做好職工檔案的安全、保密、保護工作；
（三） 辦理其他用人單位或勞動者委托辦理的相關(guān)事項。
第十四條 社會保險經(jīng)辦機構(gòu)檔案管理工作職責：
（一）集中統(tǒng)一保管各企業(yè)移交的退休人員職工檔案；
（二）做好檔案的安全、保密、保護和利用工作。
第三章 檔案收集、保管與銷毀
第十五條 用人單位必須為職工建立職工檔案。其內(nèi)容和分類見附件一。
第十六條 檔案管理機構(gòu)對職工應(yīng)歸檔的材料要及時收集、整理立卷，保持檔案材料的完整齊全。
第十七條 立卷歸檔的材料必須經(jīng)過認真鑒別，做到材料真實、文字清晰、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)用人單位審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在簽字蓋章后歸檔。
第十八條 歸檔職工檔案的載體介質(zhì)應(yīng)有利于檔案的永久保管。職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，紙質(zhì)檔案保證書寫質(zhì)量，字跡要端正、清晰。不得使用鉛筆、圓珠筆、紅色墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不利于檔案永久保管的書寫材料，只能使用碳素墨水。
第十九條 職工檔案卷皮、目錄和檔案盒（袋）的樣式、規(guī)格按檔案行政管理部門和勞動保障行政管理部門的規(guī)定執(zhí)行（見附件二）。
第二十條 檔案管理機構(gòu)在做好檔案材料的接收、整理、保管、利用及內(nèi)容的充實工作的同時，要嚴格遵守檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，防止檔案材料丟失、損壞。不得擅自涂改、銷毀、偽造檔案。不得擅自泄露檔案內(nèi)容。一旦出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，丟失部門應(yīng)對丟失的職工檔案做出說明，并采取相應(yīng)的補救措施。
第二十一條 委托勞動保障代理機構(gòu)保管職工檔案的用人單位應(yīng)及時將歸檔材料移交勞動保障代理機構(gòu)。勞動保障代理機構(gòu)在接受委托代保管用人單位職工檔案和勞動者個人檔案時，必須經(jīng)過認真鑒別和清點，經(jīng)雙方簽字蓋章后方能接收歸檔。企業(yè)向縣區(qū)級以上社會保險經(jīng)辦機構(gòu)移交退休職工檔案實行屬地化管理，移交時雙方應(yīng)嚴格履行移交手續(xù)，填寫移交清冊，同時移交案卷目錄和電子文件。
第二十二條 職工檔案保管應(yīng)具備以下條件：
（一）建立堅固的專用檔案庫房，配備鐵質(zhì)的檔案柜；
（二）庫房要具備防火、防潮、防蛀、防塵、防盜、防光、防高溫及消毒等條件；
（三）溫度控制在14℃—24℃，相對濕度控制在45%—60%；
（四）檔案庫房和檔案管理人員辦公室要二室分開；
（五）檔案管理人員必須忠于職守、遵守紀律、具備專業(yè)知識；
（六）有條件的要實行計算機管理，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第二十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)檔案管理機構(gòu)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準。
第四章 檔案的提供利用
第二十四條 檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立健全職工檔案查閱、借閱工作制度，明確檔案查閱條件及利用范圍。因查閱和借閱檔案，須遵循下列規(guī)定：
（一）查閱檔案應(yīng)憑蓋有用人單位公章的介紹信，申明查閱理由，檔案管理部門根據(jù)規(guī)定和需要提供檔案材料；
（二）檔案管理部門和勞動保障代理機構(gòu)對高級專業(yè)技術(shù)人員和涉及國家秘密的靈活就業(yè)人員檔案要嚴格保管，嚴格查閱手續(xù)；
（三）除特殊情況外，檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)檔案管理機構(gòu)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴格履行登記手續(xù)，并按期歸還；
（四）任何個人不得查閱或借出本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案；
（五）查閱檔案必須嚴格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容；
（六）因工作需要從檔案中取證的，須請示主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準后，才能復(fù)制辦理。
第五章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十五條 檔案的轉(zhuǎn)遞必須通過機要部門或?qū)Ｂ毴藛T取送，不得交本人或其他人員攜帶。
第二十六條 職工在勞動合同期限內(nèi)變動工作單位、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退，應(yīng)由職工所在用人單位在15日內(nèi)（跨地區(qū)調(diào)動除外）將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的勞動保障代理機構(gòu)。
第二十七條 委托勞動保障代理機構(gòu)管理檔案的，勞動保障代理機構(gòu)應(yīng)與委托方簽訂檔案管理協(xié)議書，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)、違約責任等內(nèi)容。并向委托管理者的原檔案所在單位開具調(diào)檔函，轉(zhuǎn)移檔案。勞動保障代理機構(gòu)接到檔案后要進行清查登記，無誤后方可存檔。如發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來的檔案材料不齊全或不清楚的，退回原單位補齊或查清。
第二十八條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
（一）對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一印制的《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項目登記，并密封包裝（見附件三）；
（二）對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出；
（三）接收單位或勞動保障代理機構(gòu)收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。轉(zhuǎn)出單位逾期15日（跨地區(qū)調(diào)動逾期一個月）未收到回執(zhí)的，應(yīng)及時追查，以防丟失�！堵毠n案轉(zhuǎn)遞通知單》由原部門保存15年以上。
第六章 法律責任
第二十九條 未經(jīng)批準從事檔案托管業(yè)務(wù)活動的機構(gòu)，由勞動保障行政管理部門和檔案行政管理部門責令停止托管檔案活動；情節(jié)嚴重的，提請工商部門吊銷其營業(yè)執(zhí)照，或提請原登記管理機關(guān)辦理撤銷登記；對當事人造成損害的，應(yīng)承擔賠償責任。
第三十條 有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，縣以上檔案行政管理部門、勞動和社會保障部門依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《遼寧省檔案條例》等有關(guān)法律法規(guī)給予處罰，造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)依法承擔責任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任：
1、不按照本《規(guī)定》要求集中管理檔案的；
2、擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的；
3、無故扣留職工檔案的；
4、職工檔案整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)違反本《規(guī)定》，造成檔案丟失或其它嚴重后果的；
5、不按規(guī)定歸檔、按期不移交或接收檔案的；
6、檔案保管部門明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；
7、損毀或者擅自銷毀檔案的；
8、泄露職工檔案秘密者。
第七章 附則
第三十一條 企業(yè)中由國家任命的干部，其檔案管理，仍按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。與國家機關(guān)、事業(yè)組織和社會團體建立勞動合同關(guān)系的勞動者，參照本規(guī)定執(zhí)行。
第三十二條 本規(guī)定由省檔案局、省勞動與社會保障廳負責解釋。
第三十三條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。原《遼寧省貫徹執(zhí)行〈企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定〉實施細則》（遼勞調(diào)字[1993]52號）同時廢止。
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