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招標采購檔案管理辦法

一、管理原則

“規(guī)范管理、規(guī)范流程、有效利用、服務經(jīng)營”。提供簡便、清晰的資料查詢。

二、歸檔范圍

本單位承擔代理的房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程勘察設(shè)計、監(jiān)理、施工、專業(yè)工程分包、重要材料和設(shè)備采購招標投標活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。

招標投標【招標采購】檔案存檔內(nèi)容包括：

（一）招標代理合同及招標項目摘要

（二）工程報建資料及相關(guān)附件材料

（三）招標【招標采購】工作全過程資料

三、歸檔程序

（一）資料移交：由項目負責人在項目招標工作結(jié)束在 5個工作日內(nèi)，按要求整理完整的資料一份，向檔案資料員（各部門指定的人作為資料員）辦理移交手續(xù)（詳見附件一）。

（二）資料歸檔保存：檔案資料員從接收檔案資料后5個工作日內(nèi)，按要求進行分類歸檔。（詳見附表二）

（三）涉及到以本公司名義簽訂的合同/協(xié)議需提交電子文檔和紙質(zhì)文檔交行政人事部統(tǒng)一編號和存檔，考慮到因履行合同進行的款項結(jié)算事宜，由財務部存原件，各職能部門保留復印件

一份并建立電子文檔和紙質(zhì)文檔查閱表（詳見附件三）。

備注：合同編號規(guī)則：各職能部門名稱首字母+順序號（三位）。例：ZBB-001(招標部第1號合同)。

（四）未中標單位投標文件作為短期保存資料，由項目負責人清理之后移至檔案資料員，由檔案資料員指定位置上架存放。

以上部分資料進行定期銷毀，銷毀前由項目負責人分別向部門負責人提出申請并獲得批準后以函件形式通知招標人或采購人，待招標人或采購人確認（如函告送達15天無回復的）后，方可統(tǒng)一銷毀�！静⒈４驿N毀記錄】

四、保存期限

招標投標【招標采購】檔案的保存期限，按照下列項目劃分，從工程竣工之日起至少保存十五年。

（一）大型基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)等關(guān)系社會公共利益、公眾安全的項目；

（二）全部或部分使用國有資金投資或者國家融資的項目；

（三）使用國際組織或者國外政府貸款、援助資金的項目。其他招標項目的檔案保存期應不少于五年。

五、檔案銷毀

檔案保存期滿后，由檔案管-理-員編制清單，組織相關(guān)人員進行鑒定后，經(jīng)質(zhì)量技術(shù)部審核后，按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定程序進行銷毀。

建設(shè)項目在建期間的檔案不得銷毀。

六、檔案利用規(guī)定

1、利用者要維護檔案資料的完整與安全，不準涂改、

污損、拆散，丟失和轉(zhuǎn)借。

2、借閱檔案、資料必須先完善登記手續(xù)后方可借閱，歸還時清點無誤后由檔案資料管理人員當面銷號。

3、查閱檔案資料均由檔案管理人員負責查找，任何人員均不能在室內(nèi)自行查找。

4、未經(jīng)檔案管理人員同意，不可將任何檔案資料外借、復印、或發(fā)送電子檔給外單位人員，如違反本規(guī)定由此帶來的不利影響由檔案資料管理人員自行承擔。

七、檔案保密、防范

加強防范，做好檔案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盜、和火災事故。加強對檔案室或柜的管理，杜絕腐蝕、潮濕、霉變和蟲蛀。

八、以上檔案管理制度自二〇一三年十月一日起執(zhí)行。

九、本制度解釋權(quán)歸招標部。

編寫：招標部審核：批準：

招投標檔案管理辦法2017-01-16 12:24 | #2樓

建設(shè)工程招標投標檔案，是建設(shè)工程交易全過程的原始資料，必須妥善保存，嚴格管理。為進一步加強檔案管理，更好的提供檔案查詢服務，為建設(shè)工程中標后的跟蹤管理和咨詢服務創(chuàng)造條件，結(jié)合實際情況，特制定本規(guī)定：

一、設(shè)立專用檔案室，存放招標投標檔案。由檔案管理人員具體負責登記、接收招標投標檔案。

二、招標投標檔案應統(tǒng)一整理編號、裝訂入卷，分類存放，并做好防火、防盜、防潮等工作。

三、做好安全保密工作，未經(jīng)允許，任何單位或個人不得進入檔案室，與招標投標檔案資料無關(guān)的物品不得存放于檔案室。

四、工程項目在開標結(jié)束后，經(jīng)辦人按照招投標資料形成的時間順序整理齊全后，移交給檔案管理人員存放于檔案室統(tǒng)一保管。

五、招標投標檔案，主要包括以下內(nèi)容：

1、招標投標檔案材料目錄；

2、招標情況報告；（內(nèi)容詳見附件1）

3、招標項目的前期資料，包括企業(yè)章程（邀請招標）、計劃批文、投資證明、土地使用權(quán)證、規(guī)劃許可證以及工作

聯(lián)系單等；

4、招標代理委托合同（代理協(xié)議）；

5、招標公告或邀請招標備案表；

6、投標報名表和匯總登記表；

7、招標文件以及對招標文件的澄清、修改文件；

8、工程量清單；

9、預算控制價或投標限價；

10、中標人標書，包括技術(shù)標、商務標等；

《招標采購檔案管理辦法》全文內(nèi)容當前網(wǎng)頁未完全顯示，剩余內(nèi)容請訪問下一頁查看。

11、中標通知書；

12、招標項目合同副本；

13、需要存檔的其他資料。

六、定期、按時移交檔案資料。凡列入招投標臺帳的工程項目，必須在規(guī)定時間內(nèi)將招投標檔案移交至檔案室。移交時間為每季度第一個月移交上季度的招標投標檔案，逾期未交檔案的，由經(jīng)辦人承擔相關(guān)責任。未列入招投標臺帳的檔案資料，檔案室不予接收。

七、檔案移交時，交接雙方應對照檔案目錄逐一核實，并簽字確認，做好交接登記，確保檔案資料完整齊全，保持檔案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系。

檔案資料不完整的，檔案室暫不接收，由經(jīng)辦人負責保存至資料齊全后再移交歸檔。

八、招標投標檔案應該真實準確、圖形清晰、字跡工整，

書寫時必須統(tǒng)一使用碳素墨水，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫。

九、查、借閱檔案，必須履行領(lǐng)導審批、登記手續(xù)，填寫“招投標檔案查閱審批單”（附件2）。查、借閱檔案人員要注意愛護檔案，妥善使用，確保完整無損，不準私自轉(zhuǎn)借、復印、抄錄、圈注、涂改、拆卷、抽頁、銷毀，并做好安全保密工作，閱后立即歸檔。

十、工程處、交易中心工作人員需借閱檔案的，應填寫檔案借閱登記表（附件3），借閱的檔案必須當日歸還。外單位因工作需要查、借閱檔案的，必須持單位介紹信，經(jīng)過建管局辦公室批準，方可查閱。

十一、本規(guī)定自2015年6月1日起執(zhí)行。

附件1：招標情況報告目錄

交卷人：收卷人：

附件2：青島市建設(shè)工程交易中心

招投標檔案（查）借閱審批單

青島市建設(shè)工程交易中心招投標檔案查詢、借閱審批單

附件3：檔案借閱登記表

招投標檔案材料目錄

項目名稱：招標人：公告號：

開標時間：年月日

交卷人：收卷人：年月日

招標采購檔案管理辦法2017-01-16 12:22 | #3樓

第一條為加強和規(guī)范我市招標采購檔案管理，保護招標采購檔案的完整和有效利用，發(fā)揮招標采購檔案在經(jīng)濟建設(shè)中的作用，根據(jù)《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本辦法。

第二條本市行政區(qū)域內(nèi)進行招標采購活動的檔案管理均適用本辦法。

第三條本辦法所稱招標采購檔案是指在招標采購活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。

第四條招標采購檔案應當齊全、規(guī)范、真實地反映招標投標活動過程中的全部內(nèi)容，檔案建立應遵循文件材料的形成規(guī)律，編碼清晰，保持卷內(nèi)文件、材料的系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案的利用和保存。

第五條招標采購檔案內(nèi)容以及排列順序如下：

1、立項批文（發(fā)改委立項文件、上級項目批復、政府會議紀要、政府領(lǐng)導批示鎮(zhèn)黨委、局黨組會議記錄等）

2 、土地使用權(quán)證或建設(shè)用地批準書

3、建設(shè)工程規(guī)劃許可證

4、圖紙審查意見書

5、資金落實情況表或證明

6、明光市招標采購入場交易申請表

7、招標代理機構(gòu)抽簽表

8、招標代理合同