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開票人員管理制度
一、費(fèi)用發(fā)票的管理
1、 定義。費(fèi)用發(fā)票指因購入的產(chǎn)品或獲取的勞務(wù)而取提的發(fā)票。
2、 管理規(guī)定。
1） 凡購入的產(chǎn)品或獲取的勞務(wù)必須取得合法的發(fā)票，取得的發(fā)票根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)粘貼于公司印制的相應(yīng)報(bào)銷憑證后。
2） 對于真實(shí)、合法、合理但內(nèi)容不完整、計(jì)算有誤的發(fā)票，應(yīng)將其退回經(jīng)辦人，由其負(fù)責(zé)將發(fā)票調(diào)換后再行報(bào)支。
3） 收到真實(shí)、合法、合理的發(fā)票，但發(fā)票金額小于報(bào)支金額的，按發(fā)票實(shí)際金額報(bào)支。
4） 收到不真實(shí)、不合法的發(fā)票，財(cái)務(wù)必須拒絕報(bào)支。
5） 財(cái)務(wù)將費(fèi)用憑證和原始發(fā)票作為入帳的依據(jù)和附件，與記帳憑證裝訂成冊，按規(guī)定年限保管。
3、 禁止條例。
1） 對于無法提供合法正確的原始發(fā)票的費(fèi)用，不得報(bào)銷；對于無法取得發(fā)票的，必須經(jīng)主管部門經(jīng)理證明，財(cái)務(wù)管理中心審核后方可報(bào)支。
2） 對于無原始憑證的付款憑證（修正分錄除外），不得進(jìn)行帳務(wù)處理，即不得虛列支出。
4、 處罰條例。
1） 費(fèi)用申報(bào)人提供虛假發(fā)票且造成公司損失的，除全額補(bǔ)償公司損失外，另處損失金額30%且不低于100元的罰款。
2） 現(xiàn)金出納不嚴(yán)格保管原始發(fā)票，使費(fèi)用申報(bào)人無法進(jìn)行報(bào)銷的，由出納承擔(dān)該筆費(fèi)用。
二、進(jìn)貨發(fā)票的管理
1、 定義。指購進(jìn)商品用于銷售而獲取的發(fā)票（一律為增值稅發(fā)票），包括進(jìn)貨退貨獲取的紅字發(fā)票，在我公司商業(yè)類公司進(jìn)貨必須獲得增值稅發(fā)票（手機(jī)卡除外）。
2、 管理規(guī)定。
3） 收到進(jìn)貨發(fā)票必須辦理簽收手續(xù)，公司內(nèi)部業(yè)務(wù)員與臺帳或結(jié)算員間轉(zhuǎn)讓進(jìn)貨發(fā)票也必須嚴(yán)格進(jìn)行簽收，以明確責(zé)任。
4） 代為收取的進(jìn)貨發(fā)票應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交相應(yīng)的財(cái)務(wù)人員，并辦理簽收手續(xù)。
5） 收到進(jìn)貨發(fā)票必須進(jìn)行審核發(fā)票的真?zhèn)�，開具的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，記帳聯(lián)與抵扣聯(lián)的一致性，對于有疑問的發(fā)票應(yīng)詢問財(cái)務(wù)人員辯別，對收到的假發(fā)票、開具錯誤、開具不規(guī)范和與進(jìn)貨不符的發(fā)票應(yīng)退回，退回發(fā)票進(jìn)也必須做好簽收手續(xù)。
6） 進(jìn)貨發(fā)票的供應(yīng)商名稱應(yīng)與進(jìn)貨、付款名稱一致，對于母-子性質(zhì)的集團(tuán)供應(yīng)商必須出具相關(guān)證明文件和委托文件（加蓋母-子公司公章）。
7） 收到發(fā)票必須嚴(yán)格保管，在未確認(rèn)入帳前，保證發(fā)票記帳聯(lián)和抵扣聯(lián)的完整性。
8） 進(jìn)貨發(fā)票是商品所有權(quán)轉(zhuǎn)讓的證明，是付款的重要依據(jù)，進(jìn)貨發(fā)票必須及時(shí)處理，自開票日起超過三個(gè)月的增值稅發(fā)票自動作廢。
9） 財(cái)務(wù)入帳后，增值稅發(fā)票的記帳聯(lián)必須作為相應(yīng)的記帳憑證附件，一并裝訂成冊，按規(guī)定年限保管。
10） 增值稅發(fā)票入帳后，抵扣聯(lián)抽下另外整理安全存放，定期交稅務(wù)專員（或其他指定人員）進(jìn)行抵扣聯(lián)錄入，每月月末結(jié)帳后，稅務(wù)專員必須核對帳務(wù)科目“應(yīng)交稅金/應(yīng)交增值稅/進(jìn)項(xiàng)稅”本月發(fā)生額與抵扣聯(lián)-總額是否一致，如有差異，必須找出原因，防止發(fā)生抵扣聯(lián)遺失現(xiàn)象。
11） 抵扣聯(lián)錄入后應(yīng)按稅務(wù)規(guī)定裝訂成冊，并編號存檔并存放指定檔案室。
12） 進(jìn)貨增值稅發(fā)票遺失，必須向分公司財(cái)務(wù)部副經(jīng)理（分管核算），并及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，若為電腦打印發(fā)票可到稅務(wù)所進(jìn)行認(rèn)證手續(xù)，誰遺失誰負(fù)責(zé)。
3、 禁止條例。
1） 不得根據(jù)開具錯誤、開具不規(guī)范、與進(jìn)貨不符的發(fā)票進(jìn)行入帳處理。
2） 不得收取三不符發(fā)票（進(jìn)貨、結(jié)算、付款供應(yīng)商名稱不一）。
3） 未收到發(fā)票不得進(jìn)行結(jié)算帳務(wù)處理。
4） 發(fā)票未進(jìn)行結(jié)算帳務(wù)處理前，不得將發(fā)票記帳聯(lián)與抵扣聯(lián)拆分，防止出現(xiàn)遺失造成不一致現(xiàn)象。
5） 不得將發(fā)票隨意擺放，抵扣聯(lián)錄入后不得隨意散放。
4、 獎懲條例。
1） 每年對臺帳或結(jié)算員的發(fā)票管理入帳工作進(jìn)行檢查，若嚴(yán)格執(zhí)行上述規(guī)定，從不發(fā)生違規(guī)操作的，獎勵300元。
2） 發(fā)生進(jìn)貨發(fā)票（包括抵扣聯(lián)）遺失，造成無法抵扣的，由責(zé)任人補(bǔ)償稅金，并扣罰200元。
3） 增票隨意擺放，每發(fā)現(xiàn)一次，對保管責(zé)任人扣款100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。
4） 帳務(wù)科目發(fā)生額與抵扣聯(lián)金額不一致，查清原因，對責(zé)任人扣款100元；若發(fā)票管-理-員據(jù)實(shí)不報(bào)的，對其扣款100元。
5） 增票移交不進(jìn)行簽收手續(xù)的，每發(fā)現(xiàn)一次對移交人扣款50元。
三、銷售發(fā)票的管理
（一） 定義。指銷售商品或提供勞務(wù)后向客戶開具的發(fā)票，包括增值稅發(fā)票（下稱增票）和普通發(fā)票（下稱小票）。向供應(yīng)商進(jìn)行退貨時(shí)，應(yīng)開具退貨證明，由供應(yīng)商開具紅字發(fā)票。
（二） 增值稅發(fā)票的管理
1、 購買。增票只能由發(fā)票管-理-員購買，發(fā)票管-理-員根據(jù)實(shí)際用量進(jìn)行購買，其他任何人員無權(quán)購買。
2、 領(lǐng)用。
1） 增票的領(lǐng)用人必須限于指定的少數(shù)人，且領(lǐng)用人限臺帳、門店財(cái)務(wù)主管、主管會計(jì)和其他指定開票員（財(cái)務(wù)人員），收銀、出納和其他非財(cái)務(wù)人員一律不得領(lǐng)用。
2） 領(lǐng)用時(shí)必須在發(fā)票管理簿（稅務(wù)印發(fā)）上辦理簽收手續(xù)。
3） 領(lǐng)用人必須建立“增票領(lǐng)用歸還登記簿”。
3、 開具。
1） 增票只能由領(lǐng)用人開具，其他人員不得開具，出納在獲得準(zhǔn)許時(shí)臨時(shí)代為開具；
2） 將開具增票發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交客戶或供應(yīng)商時(shí)，必須由收取人在記帳聯(lián)上簽收。
3） 增票的開具必須符合法律規(guī)定，不得虛開、不得開具與實(shí)際貨物不一致的增票，必須填寫完整，注明開具人姓名。
4、 保管。
1） 完全未使用的增票由發(fā)票管-理-員保管，且必須鎖入保險(xiǎn)箱內(nèi)；
2） 領(lǐng)用后的增票由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)保管，營業(yè)終了后必須鎖入保險(xiǎn)箱內(nèi)；增票使用完畢，按序排列，填寫封面。
3） 使用完畢的增票必須歸還發(fā)票管-理-員，發(fā)票管-理-員進(jìn)行審核增票的連續(xù)性、開具的規(guī)范性，并在原領(lǐng)用人的“增票領(lǐng)用歸還登記簿上”辦理簽收手續(xù)，并在自身登記簿上勾銷登記，經(jīng)稅務(wù)局消號后，按序按號存放于指定檔案室；
4） 另：電腦打印增票必須裝訂成冊，每100份裝訂成一冊，并打印開具匯總表，加蓋封面后一齊裝訂，此工作由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)，發(fā)票管-理-員監(jiān)督。存放要求同3）
5、 增票的紅沖與作廢。
1） 因增票開具錯誤且財(cái)務(wù)尚未入帳的，可直接將增票作廢，每一聯(lián)次均需加蓋“作廢”章。作廢發(fā)票必須保證聯(lián)次完整性、一致性，并按序粘貼，不得簡單用針別在一起。
2） 對于因退貨或發(fā)票開具錯誤且財(cái)務(wù)已入帳的，必須填寫相應(yīng)的紅字增票，將原發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)附于紅字增票后，紅字增票上備注原發(fā)票的開具日期和號碼，只需撕下記帳聯(lián)即可。
3） 不管是否財(cái)務(wù)已入帳，凡紅沖或作廢增票，必須收到原發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，缺一不可，否則紅字發(fā)票的開具必須獲得對方稅務(wù)同意的“退稅證明”。
6、 換票。
1） 換票指客戶需要增值稅發(fā)票，但因條件限制無法當(dāng)即開出，或事后客戶要求換票的，先給客戶小票，等增票開具后再換回小票的行為。
2） 對顧客要求開具的增票，自收到日起，保管期最多為二個(gè)星期，二星期內(nèi)顧客未換取的，將增票還與開票人，不得積壓。
3） 小票的換票期限為一個(gè)月，超過一個(gè)月的不得更換。
4） 門店應(yīng)在收銀臺顯要位置張貼以上二項(xiàng)須知。
5） 對于換回的小票，應(yīng)進(jìn)行紅沖，并將原小票貼粘于紅沖發(fā)票后，紅沖發(fā)票記帳聯(lián)與增票記帳聯(lián)捏對，隨對帳單上交財(cái)務(wù)。不得將原小票與增票直接捏對。
6） 門店收到待換增票，需進(jìn)行登記，交付客戶時(shí)，由其在登記簿上簽收。
7） 換票工作由門店財(cái)務(wù)主管操作，門店財(cái)務(wù)主管嚴(yán)格保管增票，不得有遺失現(xiàn)象。
（三） 普通發(fā)票的管理
1、 購買或印制。
1） 小票只能由發(fā)票管-理-員購買，發(fā)票管-理-員根據(jù)實(shí)際用量進(jìn)行購買，其他任何人員無權(quán)購買；
2） 小票的印制必須經(jīng)稅務(wù)所批準(zhǔn)后，由發(fā)票管-理-員辦理相關(guān)的印制手續(xù)；印制發(fā)票由發(fā)票管-理-員進(jìn)行驗(yàn)收、登記、保管工作。
2、 領(lǐng)用。
1） 發(fā)票管-理-員和門店財(cái)務(wù)主管必須設(shè)置“發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”。
2） 發(fā)票由發(fā)票管-理-員負(fù)責(zé)發(fā)放，若發(fā)票管-理-員不在應(yīng)授權(quán)指定人進(jìn)行發(fā)放工作。
3） 門店領(lǐng)用發(fā)票后，必須由領(lǐng)用人在“發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上簽收。
4） 發(fā)票應(yīng)由門店財(cái)務(wù)主管（無財(cái)務(wù)主管的，由臺賬負(fù)責(zé)，下同）進(jìn)行領(lǐng)用，填寫“小票申領(lǐng)單”，若無法直接親自領(lǐng)用的，必須在申領(lǐng)單上注明授權(quán)人，經(jīng)授權(quán)的人員方可進(jìn)行代為領(lǐng)用，否則發(fā)票管理不得發(fā)放。獨(dú)立核算門店若小票購買、印制后存放于門店的，可不必填寫“小票申領(lǐng)單”，若由分公司統(tǒng)一保管的，也需填寫“小票申請單”。
5） 門店財(cái)務(wù)主管應(yīng)注意發(fā)票的用量和庫存，制定小票安全庫存量（庫存足以滿足3天以上銷售需要），對于低于安全庫存量的應(yīng)立即提出申領(lǐng)。
6） 門店財(cái)務(wù)主管根據(jù)銷售需要（滿足2天的銷售量），向收銀發(fā)放小票，必須由收銀在“門店發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上簽收。臺帳根據(jù)后臺開票需要按需領(lǐng)用，即開具幾份領(lǐng)用幾份，辦理簽收。除收銀、臺帳外，其他人一律不得領(lǐng)用。
7） 收銀領(lǐng)用小票后應(yīng)登記“發(fā)票領(lǐng)用歸還登記簿”，登記領(lǐng)用日期、小票號碼、份數(shù)或本數(shù)。
3、 開具。
1） 小票實(shí)行“誰領(lǐng)用誰開具”，不得互相借用，收銀應(yīng)直接向門店財(cái)務(wù)主管領(lǐng)用。
2） 使用機(jī)打小票的，嚴(yán)格按操作要求進(jìn)行開具，有贈品的應(yīng)注明，贈送禮金券或讓利必須加以注示，機(jī)打小票不得手工涂改，凡涂改的發(fā)票一律無效。
3） 手工開票的，嚴(yán)格按規(guī)定開具，開票內(nèi)容必須齊全，準(zhǔn)確填寫商品ID、品名規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、營業(yè)員、收款人，大小寫金額一致，有贈品的應(yīng)注明，贈送禮金券或讓利必須加以注示。
4） 小票必須按真實(shí)的銷售單開具，不得虛開小票，對于不符規(guī)定的銷售單或違規(guī)開票指示，收銀必須拒絕，并向門店財(cái)務(wù)主管匯報(bào)。
5） 收銀開具小票同時(shí)必須保證貨款全額收到，對于預(yù)收款的一律不得開具，嚴(yán)格禁止應(yīng)收款銷售。
4、 小票的紅沖與作廢
基本同增票，對于不提供原始小票的，不得開具紅字小票。
5、 保管。
1） 發(fā)票管-理-員和門店財(cái)務(wù)主管必須嚴(yán)格保管未開具的小票，并根據(jù)使用需要加蓋發(fā)票專用章，小票必須存放在帶鎖的房間或桌柜內(nèi)，不得隨意擺放。
2） 營業(yè)終了，對于未開具的小票應(yīng)存放在財(cái)務(wù)室內(nèi)，不得放在收銀臺，各門店財(cái)務(wù)室應(yīng)提供帶鎖的柜子供收銀存放，門店財(cái)務(wù)主管（或臺帳）必須每天對發(fā)票進(jìn)行清對，為明確各收銀責(zé)任，對未開具的小票應(yīng)包扎后存放，注明收銀員姓名，收銀應(yīng)自行進(jìn)行登記存放數(shù)量。次日領(lǐng)取時(shí)，收銀進(jìn)行檢查封口和實(shí)際數(shù)量的完整性。
3） 收銀將一批次已開具完小票存根聯(lián)交回門店財(cái)務(wù)主管，機(jī)打小票每100份為一冊，裝訂成冊，加蓋封面；門店財(cái)務(wù)主管審核發(fā)票的連續(xù)性、開票的規(guī)范性，審核無誤在收銀的“發(fā)票領(lǐng)用歸還登記簿”上簽收，同時(shí)在自身的“門店發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上進(jìn)行登記工作。
4） 門店財(cái)務(wù)主管對于收回存根聯(lián)按序排列，并按月按號存放。小票存根聯(lián)在門店的保管期限為半年至一年，半年后將小票上交公司發(fā)票管-理-員，上交小票時(shí)排列必須與領(lǐng)用時(shí)的批次一致，以便于勾銷登記。上交時(shí)間為每年3月和9月。例：3月份上交上年4月至9月的小票
5） 公司發(fā)票管-理-員按門店按序號存放存根聯(lián)，便于以后查用。
6） 公司發(fā)票管-理-員和門店財(cái)務(wù)主管每日必須清點(diǎn)庫存小票與登記簿庫存是否一致，發(fā)生不一致必須查明原因，發(fā)生遺失必須立即報(bào)分公司財(cái)務(wù)部副經(jīng)理（核算）。
7） 小票遺失必須立即發(fā)布公告，通知相關(guān)倉庫人員，嚴(yán)密注意遺失小票，防止虛假提貨現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)用遺失小票提貨的，立即通知門店經(jīng)理和財(cái)務(wù)主管，倉管人員對異常提貨人員、一次性提貨在三件以上的，應(yīng)及時(shí)和收銀人員核實(shí)，收款情況；如屬支票付款的，必須在財(cái)務(wù)主管簽字確認(rèn)支票必須到帳后，方可發(fā)貨。
（四） 獎懲條例
1、 獎勵條例
1） 每年對門店進(jìn)行發(fā)票管理檢查，門店嚴(yán)格執(zhí)行上述規(guī)定，安全有序完整的保管發(fā)票，發(fā)票的收發(fā)領(lǐng)用和監(jiān)控嚴(yán)密清晰，發(fā)票庫存與登記簿一致，嚴(yán)格執(zhí)行增票的調(diào)換工作，小票不缺號、填寫準(zhǔn)確完整、裝訂整齊，查詢方便，且門店從不發(fā)生發(fā)票管理不善狀況的，對門店財(cái)務(wù)主管獎勵500元，由分公司財(cái)務(wù)副經(jīng)理（分管核算）簽發(fā)；受獎勵的門店中，若收銀、臺帳積極配合財(cái)務(wù)主管做好相關(guān)的工作的，對門店收銀和臺帳獎勵100元，由門店財(cái)務(wù)主管提出申請，由分公司財(cái)務(wù)副經(jīng)理（分管核算）簽發(fā)。
2） 發(fā)票管-理-員嚴(yán)格保管各類發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián)，并對門店加強(qiáng)監(jiān)控，存根聯(lián)保存有序、整齊，發(fā)票庫存量與登記簿一致，當(dāng)年未發(fā)生發(fā)票遺失現(xiàn)象，對發(fā)票管-理-員獎勵500元。
2、 處罰條例
1） 不按實(shí)、完整、連續(xù)進(jìn)行發(fā)票收發(fā)領(lǐng)用的登記工作，每發(fā)現(xiàn)一次對相關(guān)登記責(zé)任人（發(fā)票管-理-員、財(cái)務(wù)主管、收銀）扣罰100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。
2） 未開具的發(fā)票隨意擺放，每發(fā)現(xiàn)一次，對保管責(zé)任人扣款100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。
3） 發(fā)票存根聯(lián)保管凌亂、不按序排號、裝訂的，每發(fā)現(xiàn)一次，根據(jù)情節(jié)對門店財(cái)務(wù)主管扣罰50—100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。
4） 發(fā)生小票遺失的，對責(zé)任人每缺一份處100元以上罰款；造成公司損失的，必須全額賠償，情節(jié)嚴(yán)重的直接除名。
5） 虛開發(fā)票，對開票人和開票指示人各處罰500元以上罰款，并除名。
6） 開票不規(guī)范，視情況對開票人扣款10~100元，造成損失的，除補(bǔ)償損失外，處損失金額30%以上不低于100元罰款。
7） 門店財(cái)務(wù)主管不按規(guī)定進(jìn)行增票換票工作和保管待換取的增票的，每發(fā)現(xiàn)一次，對臺帳扣款100元。
8） 增票未經(jīng)客戶或供應(yīng)商簽字就交付的，對責(zé)任人扣款50元。
四、適用與執(zhí)行
1、 外省分公司門店財(cái)務(wù)主管一般為主辦會計(jì)或臺賬。
2、 上述規(guī)定均以商業(yè)類核算分公司為基礎(chǔ)，其他行業(yè)分公司參照執(zhí)行。
本規(guī)定即日起執(zhí)行，請各財(cái)務(wù)部門作好指導(dǎo)和宣傳工作并嚴(yán)格執(zhí)行。
開票人員管理辦法
開票員工作是為實(shí)現(xiàn)銷售的重要環(huán)節(jié)，同事肩負(fù)著公司對外聯(lián)系的重要責(zé)任，是窗口部門。開票人員服務(wù)態(tài)度的好壞、工作責(zé)任心的強(qiáng)弱，都會直接影響到公司的利益及對外形象。開票人員的工作單一而繁瑣、枯燥而乏味，因此，開票人員要提高工作激-情，調(diào)整好心態(tài)。 為使開票工作明確化、規(guī)范化、程序化，達(dá)到工作職責(zé)分明，簡單易行，特制定一下開票員管理辦法。
一、 思想品德素質(zhì)要求：
1、 思想道德品質(zhì)好，遵紀(jì)守法，自覺維護(hù)公司利益，遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、 為人正直、誠實(shí)、工作責(zé)任心強(qiáng)，盡職盡責(zé)。
3、 待人和善，不拉幫結(jié)派、搬弄是非、造謠生事，影響公司團(tuán)結(jié)與和睦。
4、 嚴(yán)守公司機(jī)密，不得做有損公司形象或利益的事。
5、 工作中與上下級之間，各部門間要積極配合，要善于溝通，盡量避免發(fā)生誤會，如產(chǎn)生誤會和矛盾，應(yīng)積極消除誤會和矛盾，努力創(chuàng)造一個(gè)和睦的、團(tuán)結(jié)的工作環(huán)境。
二、 工作技能與業(yè)務(wù)素質(zhì)要求：
1、 熟悉電腦操作，達(dá)到一定的漢字輸入速度；懂得一些基礎(chǔ)的電腦應(yīng)用維護(hù)知識及故障排除技能；熟悉打印機(jī)的使用。
2、 能熟練使用財(cái)務(wù)開票系統(tǒng)軟件進(jìn)行開票、查詢、建立客戶檔案資料、統(tǒng)計(jì)資料。
3、 熟悉公司各種品牌貨物所在倉庫。
4、 熟悉公司各種品牌貨物的所有型號、配套產(chǎn)品。
5、 逐步熟悉公司各品牌貨物的花色。
6、 熟悉各類貨物的價(jià)格。
7、 熟悉各品牌的銷售客戶。
8、 熟悉個(gè)別客戶的特殊價(jià)格。
9、 能熟練接聽電話，并做好電話記錄。
10、能按公司規(guī)定的要求及工作程序有始有終地完成工作。
三、 工作要求描述：
1、 對貨物的熟悉方面：要求熟悉公司所有貨物所在倉庫，在客戶報(bào)貨物編號時(shí)就能第一時(shí)間知道是什么品牌，有沒有該型號，如果是內(nèi)墻磚，該型號的配套產(chǎn)品是什么，什么價(jià)格；要求逐步做到在客戶不知道型號，報(bào)什么花色時(shí)，開票人員也能迅速知道是什么型號。
2、 對客戶的熟悉方面：要求熟悉每個(gè)客戶所在區(qū)域，每個(gè)客戶所銷售我司什么品牌，如果該客戶沒有銷售該品牌，在未征得營銷總監(jiān)或市場總監(jiān)同意的情況下，不得將未銷售品牌樣品或貨物開票給該客戶。
3、 熟悉客戶的信用程度，對于信用度差的客戶，協(xié)助分銷業(yè)務(wù)員、出納員進(jìn)行欠款控制。
4、 熟悉客戶銷售門店的電話號碼，以及與我司主要聯(lián)系人的聲音，熟悉為客戶提貨的提貨人或司機(jī)。
5、 能熟練地接聽電話，進(jìn)行電話記錄，做好客戶交代的事。設(shè)立2本記錄本，將電話記錄本與訂貨本分開，開票人員應(yīng)有電話記錄的習(xí)慣，如客戶交代的事情需其他人員配合貨完成的，應(yīng)做好交代工作，保證客戶交代的每一項(xiàng)事情都有人完成。
6、 對于大客戶，一次性所要裝貨物較多，原則上我們要求客戶以傳真的形式報(bào)貨，如不能用傳真報(bào)貨而用電話報(bào)貨的，我們需在記錄完畢后，重復(fù)報(bào)一遍給客戶確認(rèn)有無錯誤，并將記錄時(shí)間，記錄人，什么時(shí)間提貨都記錄清楚。對于已開單提貨的，要將記錄勾掉，以免造成重復(fù)開單發(fā)貨。
7、 對于客戶晚上提貨的，我們盡量要求客戶在下班前將貨物報(bào)過來，確認(rèn)晚上會裝貨的，開好票據(jù)，注明是收現(xiàn)金還是欠款，并向倉管員做好交代。
8、 開票員實(shí)行輪班制，分兩班即早晚兩班開票，早班8點(diǎn)上班，下午5點(diǎn)半下班，晚班8點(diǎn)半上班，下午6點(diǎn)下班。晚班的一班為當(dāng)天主要開票，另一班為接聽電話，做電話記錄，查詢貨物，并同時(shí)負(fù)責(zé)處理處理臨時(shí)事務(wù)等。
9、 交接-班時(shí)應(yīng)交代清楚，包括開票人員之間的交接-班，晚上下班前與倉管員之間的交接，都應(yīng)清楚，如因交接不清造成的差錯及損失，將分清責(zé)任記入考核。
10、服務(wù)態(tài)度方面，接聽電話應(yīng)聲音清楚，禮貌、不卑不亢，對客戶和氣生財(cái)，始終堅(jiān)持客戶就是上帝的宗旨，對于個(gè)別客戶有時(shí)的不禮貌言行，我們要盡量以平和的態(tài)度去對待，對于太過分的客戶，我們也要和他講道理，不能對客戶大喊大叫，或在電話里罵人；對于客戶交代的事，要記清楚后才能掛電話，嚴(yán)禁對方電話未講完就先掛電話。
11、對于客戶的抱怨與牢騷，如因我司配合或者其他原因而發(fā)生的問題，我們要耐心地解釋，不能對客戶發(fā)脾氣；對于客戶的投訴，我們要堅(jiān)持“有則改之無則加勉”的態(tài)度；公司會本著實(shí)事求是的原則，了解事情的是非曲直去解決問題。
12、對于業(yè)務(wù)人員要求開票人員控制如貨源、價(jià)格、欠款等，我們要清楚地記錄，并協(xié)同配合控制。
13、對于客戶退貨，要求必須是倉管人員填寫收貨清單，然后才能退貨，不能根據(jù)業(yè)務(wù)人員或客戶直接口頭報(bào)貨開退單，如果業(yè)務(wù)人員結(jié)賬寫明退貨清單，開票人員要與倉庫核對，要求倉庫人員寫收貨清單才能退，對于業(yè)務(wù)人員寫的清單與倉庫人員寫的清單不符，則以倉管人員的清單為準(zhǔn)，以保證公司倉庫準(zhǔn)確；但如果業(yè)務(wù)人員已與客戶結(jié)賬，則按退貨物或差價(jià)開單退款，與業(yè)務(wù)人員退給客戶的金額一致。
14、開票人員應(yīng)配合出納人員，做好銷售收款、欠款控制，做到單、款準(zhǔn)確，開票人員不得私自答應(yīng)客戶欠款。
15、開票人員要配合出納人員做好每日單據(jù)清理核對，保證所答應(yīng)單據(jù)與電腦里單據(jù)一致，以便于公司會計(jì)核算賬目。
16、開票人員涉及公司客戶、價(jià)格、銷售狀況等一系列公司機(jī)密，開票人員應(yīng)自覺遵守公司的機(jī)密，不可將公司機(jī)密外泄，在開票時(shí)盡量不要讓客戶在電腦前面，尤其是零售時(shí)，另外不可將查詢的銷售情況在公眾場合進(jìn)行討論，以免造成公司機(jī)密外泄。
17、對于陶藝軒產(chǎn)品提貨，在確切知道廠方庫存后，應(yīng)先開銷售單再開提貨單，保證提貨與銷售相符，減少差錯，開廠方提貨單時(shí)應(yīng)將編號前的字母填寫清楚；如果要求調(diào)貨的，注意采購與銷售相符，以免造成公司損失。
18、對于新增客戶的資料，應(yīng)要求業(yè)務(wù)人員填寫清楚客戶資料，并要求開票人員在建檔資料時(shí)將客戶所屬部門、地址、聯(lián)系方式都填寫進(jìn)檔案資料。
19、每月定期召開2次會議，以商討、解決工作中所遇的各種問題與困難，對于工作中所遇到的問題，開票人員也可及時(shí)向主管人員反應(yīng)，以利于及時(shí)解決問題，保證業(yè)務(wù)正常開展。
20、開票人員在自覺遵守公司考勤制度的情況下，其作息時(shí)間可很據(jù)開票值班需要稍作調(diào)整。
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