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銀行檔案管理人員條件
銀行會計檔案管理辦法
第一條為規(guī)范銀行會計檔案管理，維護銀行會計檔案的安全完整，根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》和中國人民銀行頒布的《銀行會計基本規(guī)范指導(dǎo)意見》，制定本辦法。
第二條中國人民銀行、政策性銀行、國有獨資商業(yè)銀行、股份制商業(yè)銀行、城市商業(yè)銀行、農(nóng)村商業(yè)銀行和城鄉(xiāng)信用社(以下統(tǒng)稱銀行)實施會計檔案管理適用本辦法。
第三條銀行會計檔案是銀行各項業(yè)務(wù)活動的會計記錄和重要史料，是金融檔案的重要組成部分。
銀行會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告及其他會計資料。
第四條銀行應(yīng)建立會計檔案的歸檔、保管、查閱和銷毀制度，做到會計檔案的妥善保管、有序存放、方便查閱，防止會計檔案毀損、散失、泄密。
銀行應(yīng)改善保管設(shè)施，采用先進技術(shù)，實現(xiàn)會計檔案管理現(xiàn)代化。
第五條銀行會計檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便實用、易于保管的介質(zhì)保存。原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料，應(yīng)保存紙質(zhì)檔案。
第六條銀行會計檔案應(yīng)按內(nèi)容和形成時間分類索引，以便查閱。采用非紙介質(zhì)存儲會計檔案的，應(yīng)能滿足閱讀及打印要求。
第七條銀行會計檔案保管地點應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件，磁介質(zhì)檔案保管應(yīng)具備防磁條件。按規(guī)定需雙備份的會計檔案應(yīng)異地分別存放。
第八條銀行會計檔案的保管期分為3年、5年、15年和永久保管。會計檔案保管期限從會計檔案形成的次年度算起，如有必要可以延長，但不能縮短。
同一介質(zhì)上有不同保管期限會計檔案的，應(yīng)按最長期限保管。同一會計檔案采用不同介質(zhì)保存的，至少應(yīng)有一種介質(zhì)的會計檔案滿足保管期限的要求。
第九條會計電子化系統(tǒng)開發(fā)和修改的文檔資料應(yīng)作為會計檔案管理，保管期限為該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后5年。
第十條當年形成的會計檔案，在會計年度終了后可暫由會計部門保管1年，期滿后由會計部門移交本單位檔案管理部門統(tǒng)一保管。未設(shè)立檔案管理部門的，由會計部門指定專人保管。
出納人員不得兼管會計檔案。
第十一條銀行應(yīng)定期檢查會計檔案，及時對破損、變質(zhì)會計檔案進行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理。
第十二條銀行應(yīng)嚴格會計檔案調(diào)閱管理，防止會計檔案丟失和泄密。
內(nèi)部查閱會計檔案,應(yīng)由調(diào)閱人提出申請,并經(jīng)會計部門和檔案管理部門負責人批準。采用網(wǎng)絡(luò)形式查閱的，應(yīng)嚴格有關(guān)控制制度。法律、法規(guī)授權(quán)的部門查閱會計檔案時,應(yīng)持有效證件和文件，經(jīng)銀行機構(gòu)負責人或其授權(quán)人批準，在銀行專人陪同下查閱。
查閱人可以抄錄、照相、復(fù)印或復(fù)制,但不得將會計檔案拆封和借出。銀行會計檔案保管部門應(yīng)對查閱情況進行記錄，并由查閱人簽字確認。
第十三條保管期限界滿的會計檔案，按下列程序銷毀：
（一）由檔案管理部門會同會計部門編制會計檔案銷毀清冊；
（二）本行行長在會計檔案銷毀清冊上簽署意見；
（三）除銀行另有規(guī)定外，分支機構(gòu)銷毀會計檔案應(yīng)經(jīng)上級行批準；
（四）應(yīng)由本行會計部門、稽核部門、檔案管理部門共同派人現(xiàn)場監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽章確認。
銀行銷毀會計檔案，應(yīng)將檔案信息與其保存介質(zhì)一同銷毀。
第十四條保管期限界滿但涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或其他未了事項的原始會計資料，銀行不得銷毀，應(yīng)單獨保管到未了事項完結(jié)為止。
第十五條銀行機構(gòu)分立，原機構(gòu)存續(xù)的,會計檔案由原機構(gòu)保管；原機構(gòu)解散的,會計檔案應(yīng)經(jīng)分立各方協(xié)商后由其中一方代管，或移交檔案館代管。
銀行機構(gòu)合并，會計檔案應(yīng)由合并后的銀行機構(gòu)保管。銀行分支機構(gòu)關(guān)閉，會計檔案由其上級行代管。銀行機構(gòu)撤銷或破產(chǎn)清算，會計檔案應(yīng)移交有關(guān)檔案館代管。
法律、法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
第十六條銀行交接會計檔案應(yīng)編制移交清冊，辦理交接手續(xù)，由雙方負責人監(jiān)交并簽章確認。
第十七條銀行有違反本規(guī)定行為的，按照《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》的相關(guān)規(guī)定追究有關(guān)人員責任。
第十八條本規(guī)定自2003年1月1日起施行。各銀行可結(jié)合本行具體情況制定實施辦法，報中國人民銀行備案。
銀行會計檔案保管期限
（一）永久保管的會計檔案
1.年度財務(wù)會計報告
2.資本金、股金及股權(quán)明細
3.掛失登記及補發(fā)憑單收據(jù)
4.會計檔案保管及銷毀清冊
5.存、貸款開銷戶記錄
6.機構(gòu)變動交接清冊
7.有權(quán)機關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書
8.賬銷案存記錄
9.銀行認為應(yīng)永久保管的其他會計資料
（二）保管15年的會計檔案
1.會計憑證及附件
2.總賬及明細核算資料
3.中期財務(wù)會計報告
4.重要單證和重要印章的領(lǐng)發(fā)、保管和繳銷記錄
5.會計人員及會計檔案移交清冊
6.銀行認為應(yīng)保管15年的其他會計資料
（三）保管5年的會計檔案
1.下級行上報的財務(wù)會計報告
2.聯(lián)行往來核算資料
3.密押表使用、保管記錄
4.對賬回單
5.已處置固定資產(chǎn)卡片
6.銀行認為應(yīng)保管5年的其他會計資料
（四）保管3年的會計檔案
1.日報表
2.計算機應(yīng)用系統(tǒng)運行日志
3.流水賬
4.不定期報表
5.銀行認為應(yīng)保管3年的其他會計資料
中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)加強檔案科學(xué)管理
中國人民銀行通過在內(nèi)部網(wǎng)上查閱Adobe PDF格式的檔案文件，提高了工作效率并減少了紙張文件的處理費用
中國人民銀行的檔案文件是人民銀行和國家的寶貴財富，它是中國人民銀行工作活動的歷史記錄，反映人民銀行貫徹執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策的情況，也反映人民銀行在不同時期的歷史面貌，是進行日常工作、經(jīng)驗總結(jié)、金融研究的依據(jù)和必要條件。以前，中國人民銀行檔案歸檔的文件材料一直采用紙介質(zhì)，管理及查尋這些信息非常耗時且容易發(fā)生人為錯誤。自從使用了基于Adobe Acrobat及Adobe PDF的中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)后，情況就完全不同了：中國人民銀行各項工作中形成的應(yīng)歸檔保存的發(fā)文文件材料可以自動轉(zhuǎn)為PDF文件，并及時歸入檔案庫，全行各部門辦公人員能夠隨時查詢和閱讀最新的檔案文件。有效地提高了查尋檔案的運作效率，業(yè)務(wù)運作的安全性和準確性得到了顯著的提升。
中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)建立了統(tǒng)一的檔案文件數(shù)據(jù)庫，集中保存中國人民銀行總行黨、政、工、團等在各項工作中形成的應(yīng)歸檔保存的發(fā)文文件材料，包含了自1948年至今的全部歷史檔案，共10萬余份檔案文件，達96萬頁。電子檔案系統(tǒng)支持BS和CS兩種模式，為辦公廳檔案處管理人員提供文件分類組織、編制和打印檔案目錄、權(quán)限分配及歷史檔案管理等強大管理功能。系統(tǒng)提供網(wǎng)絡(luò)瀏覽器查詢界面，支持文件編號、文件標題、責任者、主送單位、主題詞和文件日期關(guān)鍵字等多種組合查詢方式，能夠讓全行各級領(lǐng)導(dǎo)、工作人員方便快捷地查閱檔案文件。
PDF加快了文件歸檔速度
中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式管理檔案。以前，中國人民銀行總行每年的檔案整理工作于第二年的1-3月份進行，檔案管理人員要從眾多的機關(guān)部門收集檔案資料，然后進行手工的編輯、分類、存檔等工作。不但工作強度大，而且容易發(fā)生人為錯誤；文件歸檔周期過長，降低了檔案利用的時效性，直接影響各部門的工作效率和質(zhì)量。在應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)后，各種文件入庫工作變得非常簡單，所有PDF格式的新檔案都做到了即有即入、及時快捷，大大減輕了檔案管理人員的工作量。
中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)基于J2EE體系結(jié)構(gòu)，能夠通過局域網(wǎng)與公文傳輸系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接，所有文件能夠自動轉(zhuǎn)換為Adobe PDF格式并自動加密，之后會及時歸入檔案庫，令全行各部門辦公人員能夠隨時查詢和閱讀最新的檔案文件。
隨時訪問提高效率
中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)改變了行政辦公事務(wù)中傳統(tǒng)的檔案借閱方式。以往，在需要調(diào)閱檔案文件時，借閱人員必須親自到檔案室，向檔案管理人員提出申請，并提供所需資料的主題和范圍，管理人員則使用檔案目錄進行人工檢索，最后將查詢到的相關(guān)檔案文件從資料庫里搬出提供給借閱人。如果借閱人發(fā)現(xiàn)檢索出的資料并不符合自己的要求，那么，檔案管理人員要再次重復(fù)上述工作，直到找到借閱人實際需要的檔案。這樣的重復(fù)工作有時還要進行多次，極大地浪費了辦公人員的時間和精力。人民銀行檔案管理工作人員表示："基于紙張的系統(tǒng)意味著昂貴的保管設(shè)施，易丟失和歸錯的文檔，對于兩個或更多的人同時瀏覽同一份文檔更是無能為力。"
在應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)后，各部門的辦公人員可以在Windows、Macintosh或UNIX等不同平臺上登錄機關(guān)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，進入電子檔案系統(tǒng)后，利用下載的免費Adobe Reader軟件就可查詢和瀏覽自己所需的Adobe PDF格式檔案文件。Adobe PDF格式能夠保留原文檔包括字符、字體、版式和色彩在內(nèi)的全部信息，并且文件瀏覽不會受到操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、應(yīng)用程序版本及字體的限制，這是檔案文檔必不可少的條件，而且由于文檔所占存儲空間較小使得網(wǎng)上下載的速度非�？�。
系統(tǒng)為查詢?nèi)藛T提供了靈活多樣的檢索方式，同時系統(tǒng)還根據(jù)不同人員的所屬部門和職務(wù)設(shè)置了不同的電子檔案查閱范圍與權(quán)限。如果希望查看更多自己權(quán)限范圍外的檔案，系統(tǒng)還會自動提醒用戶進行申請，在獲得批準后，才能進行查閱，有效防止檔案文件網(wǎng)上泄密。使用電子化管理讓整個檔案查詢、文件閱覽工作都變得簡單方便，大大提高了辦公效率。
與人行LDAP系統(tǒng)緊密集成
利用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)實現(xiàn)了對文件的集中統(tǒng)一管理，避免分散保存，確保檔案完整、準確和有效利用。電子檔案系統(tǒng)與人行內(nèi)部的LDAP系統(tǒng)的有效集成，實現(xiàn)了單點登錄和目錄同步。系統(tǒng)實施統(tǒng)一的文檔格式標準PDF，擴大了電子檔案的共享范圍，充分保證檔案的安全、保密性。通過采用已成為全球電子文檔分發(fā)的事實工業(yè)標準PDF，系統(tǒng)輕松實現(xiàn)與國內(nèi)單位和國際組織的文件交換。通過加密PDF文件，實現(xiàn)對上網(wǎng)發(fā)布的檔案文件進行防打印、防下載和防刪改等技術(shù)性保護處理，防止泄密、侵權(quán)或信息內(nèi)容被刪改的發(fā)生。系統(tǒng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口規(guī)范，為與公文傳輸系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等其它應(yīng)用系統(tǒng)的高度集成奠定了堅實的基礎(chǔ)，極大提高各類文件歸檔的實時性。
中國人民銀行之所以選用Adobe PDF作為其電子檔案文檔的標準，是因為PDF已經(jīng)成為在線文件傳遞的標準，以及免費Adobe Reader軟件的普及。中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)的建立也帶來明顯的經(jīng)濟效益。如果沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理方式，總行每年檔案借閱達2600人次，被借閱文件共達26500頁，其中大部分的文件被借閱人復(fù)印作為資料。使用電子檔案后，就復(fù)印設(shè)備損耗和復(fù)印紙兩項可每年節(jié)省數(shù)萬元，而人力和時間的節(jié)約更是用金錢無法衡量的。
作為中央銀行，人民銀行堅持采用先進的信息技術(shù)，深入推動本單位信息化建設(shè)的進程。電子檔案系統(tǒng)加強了中國人民銀行文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮檔案在人民銀行工作中的重要作用。
銀行業(yè)務(wù)檔案室做好檔案管理工作的幾點認識
辦公室是檔案管理的歸口管理部門，當前，隨著銀行業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，銀行檔案的種類在不斷增多，對檔案管理的要求也越來越多，如何做好檔案管理工作，也顯得更加重要。
一、建立健全各項規(guī)章制度是做好檔案管理工作的重要保障。
檔案管理是銀行各項業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)工作之一，檔案管理與業(yè)務(wù)管理具有不可分性。無論是信貸業(yè)務(wù)、會計業(yè)務(wù)、儲蓄業(yè)務(wù)、還是其它工作都離不開檔案為其服務(wù)，任何業(yè)務(wù)的發(fā)生，必然形成原始的文件材料、帳薄、憑證等資料，這就需要以一定的方式進行保管。而且任何業(yè)務(wù)活動，又必須遵照一定的方針、政策、原則，而一定的方針、政策、原則又是依據(jù)檔案材料形成的。因此說檔案管理和業(yè)務(wù)管理是密不可分的。同時，檔案還是了解我行發(fā)展史、掌握銀行發(fā)展過程的一個重要途徑，特別是會計檔案、信貸檔案等還是銀行重要的業(yè)務(wù)依據(jù)，因此，強化各類檔案數(shù)據(jù)的管理，保證檔案的完整性、真實性、可信性和保密性是檔案管理工作的重要內(nèi)容。
隨著銀行各項管理制度和業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案管理中也需要對其內(nèi)容陳舊、不能適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需要的規(guī)章制度進行更新，因此應(yīng)及時根據(jù)檔案管理的實際情況，對《檔案管-理-員崗位職責》、《檔案人員工作守則》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案借閱利用制度》、《庫房管理制度》等各項制度重新進行梳理和完善。通過對相關(guān)管理制度的進一步梳理，可以使檔案管理制度更加完善和健全，使系統(tǒng)檔案管理工作向規(guī)范化、標準化進一步邁進。
二、加強“硬件”建設(shè)，完善檔案設(shè)施是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。
搞好檔案工作必須有一定的設(shè)施做保證。要有合適的庫房、閱覽室、檔案人員辦公室，按照有關(guān)規(guī)定，做到庫房、閱檔室、辦公室三分開，并配置微機、溫濕計等設(shè)備；并配備用于防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防有害氣體等九防的必要設(shè)施，為檔案開創(chuàng)良好的條件。
當前，隨著業(yè)務(wù)發(fā)展速度的加快，各類檔案的數(shù)量也在加速增加。相比較而言，檔案的硬件建設(shè)速度與業(yè)務(wù)發(fā)展的速度在某種程度上還不是非常匹配，這種不匹配特別體現(xiàn)在基層行處。近年來，年年不斷新增的檔案使檔案庫房日顯緊張。解決這一問題，一方面需要加快硬件建設(shè)，積極推行集中化管理的新模式；另一方面，也要做好到期檔案的鑒定和銷毀工作。對超過保管期限的檔案內(nèi)容、完整程度、利用價值等方面進行分析，按規(guī)定做好鑒定工作，篩選出無保存及利用價值的檔案進行銷毀處理，以便于騰出更多的存放空間。
三、堅持檔案工作與業(yè)務(wù)發(fā)展工作相結(jié)合是做好檔案管理工作的核心。
檔案的收集整理、保管和利用等都是為銀行業(yè)務(wù)服務(wù)的，因此檔案管理中最重要的就是要積極開展檔案的利用工作，千方百計地提高服務(wù)質(zhì)量，編制各種檢索工具，采用新技術(shù)和先進的工作方法以滿足業(yè)務(wù)工作對檔案的需要。隨著建行事業(yè)的不斷發(fā)展，當前案卷數(shù)量也越來越多，數(shù)量的龐大給保管和利用帶來了很多困難；同時我行的文書檔案目前還采用電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的雙軌制，工作量非常大。加強檔案的現(xiàn)代化管理，能有效地解決檔案管理中存在的這些問題。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大,而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在實際工作中要盡量發(fā)揮計算機等現(xiàn)代化管理方式，盡量減少手工操作，以便提高工作效率，更好的服務(wù)于建行發(fā)展的需要。
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