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干部檔案管理人員崗位職責
一、認真執(zhí)行《干部檔案管理工作條例》，不斷完善檔案的科學管理，做到分類合理、編號清楚、方便檢索、便于統(tǒng)計。
二、認真執(zhí)行中組部《關于干部檔案材料收集歸檔的暫行規(guī)定》，積極、主動、及時地向各有關單位收集反映教職工的“德、能、勤、績、廉”等各類檔案材料，認真做好歸檔材料的鑒別、選留、歸檔等工作。 三、檔案整理應按《條例》的要求，達到“完整、真實、條理、精練、實用”的標準，及時、準確地提供利用。
四、認真執(zhí)行《查（借）閱干部人事檔案制度》的規(guī)定，嚴格查（借）閱手續(xù)，對借出檔案限期歸還，并做好流動人員檔案的轉遞工作。
五、根據新收集的檔案材料，及時登記干部職務變動情況；填好干部人事檔案底帳卡片。
六、根據每月“教職工增減變動表”，及時對已調離及校內變動人員的檔案、卡片、各類名冊進行調整；同時做好新增教職工檔案的接收工作，及時做好新進檔案的清理、鑒別、整理等工作。發(fā)現缺少的內容，應及時登記，及時發(fā)函或打電話索取。
七、每學期初，對仍然欠缺的檔案材料及已轉出檔案而未回執(zhí)的進行一次全面的催討；每學期末核對一次檔案順序號，有錯及時糾正，做到名冊與檔案相符，人頭與檔案相符，目錄與材料相符。 八、辦理教職工各類政審業(yè)務，出具各類證明材料。
九、受理教職工入伍時間、工齡計算、學歷、政歷問題的申訴，并及時予以審核、答復；負責辦理教職工從事教育工作男滿三十周年、女二十五周年的審核與頒證工作。
十、切實做好檔案的安全、保密、工作，為國家積累檔案史料。
十一、 加強干部檔案工作的業(yè)務指導，研究干部檔案工作中出現的新情況新問題，認真總結經驗，完善管理規(guī)章制度。
十二、完成領導交辦的其他各項工作任務。
檔案管理人員崗位職責
１、認真學習和貫徹執(zhí)行《檔案法》以及黨、國家有關檔案工作的政策，立足國土資源管理本職工作，樹立為經濟建設服務的思想，熱愛檔案事業(yè)，做到嚴格依法辦事，認真搞好檔案的使用管理，主動為經濟社會發(fā)展服務。
２、認真做好檔案入庫的接受、保管、統(tǒng)計工作，編制必要的目錄、卡片及檢索工具，積極開展檔案利用工作，為本單位各項工作服務，并注意搜集檔案利用效果。
３、做好庫房的防水、防火、防蟲、防曬、防盜工作，及時檢查檔案安全情況，發(fā)現破損和變質檔案，應及時進行修補、復制。
４、嚴格執(zhí)行檔案保密制度，自覺遵守檔案管理的規(guī)章制度。
5、充分利用現代化信息技術，搞好檔案目錄和有關檔案的微機錄入，提高檔案管理和利用的科技水平。
6、檔案管理人員和兼職檔案人員應及時地做好檔案的收集、整理、歸檔工作，確保材料的完整性。
7、檔案人員工作調動時，應做好交接手續(xù)，不準泄密。
8、積極、主動完成領導交辦的其他臨時任務。
檔案資料查閱制度
檔案是黨和國家的寶貴財富，是進行各項國土資源工作的重要依據，為了充分發(fā)揮檔案在國土資源中的作用，特制定本制度。
一、查閱檔案、資料時，必須嚴格履行手續(xù)。外單位應持介紹信，本機關應經檔案管理人員允許，辦理查閱手續(xù)后方可查閱。
二、查閱重要檔案資料或需摘抄、復制時，需經單位負責人批準，并辦理摘抄復印手續(xù)。
三、檔案資料一律不外借，查閱人員應在檔案室閱覽，特殊情況必須借出時，需經單位領導批準辦理借閱手續(xù)，并交納抵押金后，限期歸還。
四、查閱人員，對檔案資料要嚴加保護，不得涂改或損壞，更不準抽掉或撕毀張頁，嚴禁失密，違者罰款，情節(jié)嚴重者追究責任。
五、對批準摘抄、借閱的檔案資料，應交納有償使用費，歸還時經檔案管理人員審查無訛，辦理退還手續(xù)。
各類檔案歸檔制度
為進一步加強文件材料的管理，確保本單位在各項工作活動中形成的文件材料在處理完畢后及時收集、整理、組卷、保存、特制定本制度。
１、歸檔范圍
見本單位《各類檔案歸檔范圍保管期限表》
２、歸檔時間
２、１、課題研究、基建工程文件材料、在項目、任務完成或告一段落時，由承辦單位組成保管單位，項目負責人審定，然后交檔案室存檔。
２、２、設備文件材料在設備開箱驗收、安裝、調試完畢后整理歸檔。
２、３、文書檔案在次年第一季度末向綜合檔案室移交。、
２、４、會計檔案在會計年度終了后在財務部門暫存一年，期滿后交檔案室存檔。
２、５、音像檔案隨形成隨立卷歸檔。
３、歸檔份數
各類文件材料歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的適當增加歸檔份數。
４、歸檔要求
４、１、各類文件材料的歸檔要堅持誰形成、誰立卷歸檔的原則，如文書檔案必須由文書或文書處理部門立卷歸檔，會計檔案由財務部門立卷歸檔等。
４、２、各類應歸檔的文件材料必須收集齊全、完整（不缺定稿）準確、系統(tǒng)；分類清楚、組卷合理；編目準確清楚，裝訂前必須去掉金屬物、裝訂要牢固美觀。
４、３、音像檔案中照片檔案的底片、照片、文字說明齊全且相符；錄音、錄像、影片檔案聲音清楚、畫面清晰與文字說明相符。
４、４、按進館要求及時向檔案館移交各類檔案。
檔案庫房管理制度
１、檔案庫房應落實防火、防盜、防破壞、防潮濕、霉爛、防塵、防蟲蛀鼠咬、防強光、防震等措施，嚴禁在庫房內吸煙及存放易燃易爆物品，確保檔案資料的完整、安全。
２、非檔案工作人員不得擅自進入庫房，外單位人員參觀時，須經分管領導同意，由檔案工作人員帶領方可進入。
３、檔案、櫥具要按類別順序規(guī)范排列，檔案要按其類別順序自左至右，自上而下系統(tǒng)排列整理上架。
４、采取有效措施及時調節(jié)庫內溫濕度。
５、定期檢查、清理檔案資料保存情況，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄、統(tǒng)計工作。 ６、庫內檔案資料不得攜帶外出，不得任意泄露檔案情況。
７、對庫房全部檔案要建立管理臺帳，收進、移出檔案要及時登記和注冊，做到出入有據，張實相符。
檔案資料統(tǒng)計制度
１、檔案資料的統(tǒng)計工作要實事求是，按照《統(tǒng)計法》的要求，如實提供全面、準確的統(tǒng)計數據。
２、按規(guī)定要求建立必要的登記、統(tǒng)計表和臺帳，每季度進行一次檔案清點，做到帳物相符，如發(fā)現不符，應及時查明原因，報分管領導予以解決。
３、檔案室接收、征集的各類檔案、資料的情況，要及時準確地進行登記統(tǒng)計，做到不漏卷、不漏統(tǒng)。
４、每次統(tǒng)計要進行整理和分析，及時向領導提供新情況、新問題，便于改進工作和提出新的工作任務。
５、按規(guī)定及時準確地向檔案行政管理機關報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表，統(tǒng)計報表做到準確可靠，不虛報、瞞報、遲報。
檔案鑒定銷毀制度
為提高室藏檔案的內在質量，達到重點保護的目的，特制定本制度。
１、凡本室保存的檔案，均應定期進行鑒定檢查，對超期保存的案卷，要根據保管期限要求，提出舍存意見。
２、鑒定要以全面的、歷史的、發(fā)展的觀點分析檔案的價值，要充分體現本機關職能、職權的原則以確保重要檔案的保存利用，以防誤銷。
３、鑒定前要制訂計劃，統(tǒng)一標準要求，在縣檔案局（館）指導下，有領導、有組織、有計劃地進行，決不能隨意銷毀。
４、鑒定工作完成后要寫出鑒定報告，對失去保存價值，需銷毀的檔案，要編制銷毀清冊，提出銷毀意見，經分管領導批準，報縣檔案局備案后方可銷毀。
５、檔案銷毀一律采取打漿方法，并有二人在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要在銷毀登記簿上簽字，銷毀登記簿永久保存。
檔案設備維護制度
為嚴格加強綜合檔案室檔案設備的使用管理，確保檔案設備的正常使用和運轉，特制定本制度。
１、進入綜合檔案室的設備要進行登記造冊，由專職檔案員專門進行管理。
２、要嚴格按照設備的使用說明書來進行操作使用，嚴禁違章違規(guī)操作,以確保設備的安全運行。
３、對檔案設備要定期進行檢查、保養(yǎng)，對確需外出維修的設備，需提前寫出維修報告，經分管領導批準后，方可到指定地點進行維修。
４、檔案管-理-員要珍惜和愛護檔案設備，加強管理，嚴禁其他人員使用檔案設備，以確保檔案設備的正常運行。
５、對損壞檔案設備的，要追究檔案當事人的責任，待查明原因后，按照有關規(guī)定進行賠償。
保密守則
一、不該說的國家秘密，絕對不說；
二、不該問的國家秘密，絕對不問；
三、不該看的國家秘密，絕對不看；
四、不該記錄的國家秘密，絕對不記錄；
五、不在私人交往中涉及國家秘密；
六、不在公共場所談論和處理國家秘密事項；
七、不在沒有保障的地方存放國家秘密；
八、不用普通電話、明碼電報、普通郵政傳遞國家秘密；
九、不準擅自復制國家秘密；
十、不攜帶國家秘密文件、資料、物品參觀、游覽和探親訪友。
干部檔案查閱和借用制度
干部檔案是黨的重要機密，是考察干部德才情況的重要依據。查閱和借用干部檔案，應遵守以下制度：
一、查閱干部檔案應依據檔案管理規(guī)定，憑《查閱干部檔案審批表》到檔案管理部門查閱，要寫明查閱內容和理由。不得憑借調查證明材料或單位聯系工作介紹信查閱干部檔案；查閱干部檔案應由兩名中共-黨員干部到保管檔案單位查閱。
二、檔案保管單位，應根據查閱檔案的用途，確定是否提供和提供什么材料。
三、查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得將檔案拿出閱檔室，閱檔時不準吸煙，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得向無關人員泄露或向外公布檔案內容，違者視其情節(jié)輕重，予以批評教育，直至紀律處分。
四、摘抄所需的有關材料，要經檔案管理人員審閱、核對蓋章，并要妥善保存，切勿丟失
。 五、檔案一般不外借，在特殊情況下，經過分管負責人批準，可以借用，借出時間一般不超過7天，必須嚴格履行登記手續(xù)，用后及時歸還。
六、干部不得查閱和借用本人和親屬的檔案。
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